SOPIMUS TIETOHALLINTOPALVELUJEN HANKINNASTA Sopimusmuutos 19.5.2015 1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: Rantasalmen kunta (jäljempänä Tilaaja ) Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Kristiina Järvenpää Palveluntuottaja: Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jäljempänä Palveluntuottaja ) Y-tunnus: 02159250 Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Pekka Martikainen Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan Jyse 2014 Palvelut (jäljempänä JYSE )-ehtoja. Selvyyden vuoksi todetaan, että Tilaajaan sovelletaan JYSE 2014 Palvelut ehtojen mukaisia tilaajaan liittyviä ehtoja. 3. MÄÄRITELMÄT JYSE kohdan 1 lisäksi Sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: Hintaliite tarkoittaa tämän Sopimuksen mukaista hintaliitettä. Sopimus tarkoittaa tätä palvelusopimusta liitteineen. Palvelu tarkoittaa tässä Sopimuksessa ja Hintaliitteessä yksilöityä Palvelua. 4. SOPIMUKSEN KOHDE Rantasalmen kunnanvaltuusto on 15.9.2014 kokouksessaan valinnut Terveystalon kunnan sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottajaksi. Tämän sopimuksen kohteena on 11.8.2014 päivätyn Rantasalmen kunnan julkistaman tarjouspyynnön ja sosiaali- ja terveyspalvelujen hankkimisesta kappaleen Tietohallinto mukaiset IT-palvelut. Palvelut on kuvattu tarkemmin kappaleessa 6 ja liitteessä Hintaliite Sopimusmuutos 19.5.2015 Kohde: Rantasalmen kunnan sosiaalipalveluiden Effica IT-tuki Arkistopalvelut Tietosuojavastaavapalvelut 5. ALIHANKKIJAT JYSE kohdan 3.2 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Palveluntuottaja voi teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviään kolmansilla osapuolilla, kuten omilla palvelutoimittajillaan ja
alihankkijoillaan. Alihankkija tai alihankkijoiden vaihtuminen ei kuitenkaan saa nostaa Tilaajan kustannustasoa. 6. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä ja palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. Palveluiden sisältö ja laatu tuotetaan Palveluntuottajan välineillä ja resursseilla sekä kolmansilla palvelutoimittajilla Palveluntuottajan ja palvelutoimittajien sopimusten mukaisesti. Palvelun sisältö on pääsääntöisesti sama kuin mitä Palveluntuottaja on Rantasalmen kunnalle aiemmin tuottanut. Seuraavassa listassa on ylätason kuvaus palvelun sisällöstä: Järjestelmien lisenssit ja lisenssipalvelut Järjestelmien (sovellukset) tuki- ja ylläpitopalvelut Järjestelmien käyttöpalvelut konesalipalvelut Sovellustuki- ja pääkäyttäjäpalvelut Työasemapalvelut sisältäen käyttötuki- ja lähitukipalvelut Tietoliikennepalvelut Olemassa olevien järjestelmien ja laitteiden investoinnit Palvelunhallintapalvelut sisältäen laadunhallintatyökalut Toimikorttien myöntäminen Hintaliitteessä on kuvattu yksityiskohtaisemmin Sopimuksen mukaiset järjestelmät ja palvelut. Koska IT-palvelua tuotetaan Palveluntuottajan tiloista ja Palveluntuottajan järjestelmillä tulee sopimukseen kuuluvien palveluiden osalta Tilaajan ja Tilaajan omien palveluntarjoajien (mm. Terveystalo) sitoutua Palveluntuottajan tietoturvapolitiikkaan ja tietoturvaohjeisiin sekä varmennepolitiikkaan. Sopimusmuutos 19.5.2015 Sopimuksen mukaista palvelua laajennetaan seuraavasti: 1. Sosiaalihuollon palveluiden Effica IT-tuki Nykyisen järjestelmien lisenssit ja lisenssipalvelut Nykyisten järjestelmien (sovellukset) tuki- ja ylläpitopalvelut Nykyinen sovellustuki- ja pääkäyttäjäpalvelut Palvelunhallintapalvelut sisältäen laadunhallintatyökalut 2. Arkistopäällikkö: Yleisesti - asiakirjojen käytön, käsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistus - säilytysaikojen määrittely Paperit ja kuvat - arkistojen seulonta - asiakirjojen hävittäminen Sähköiset - sähköinen arkisto (X-Archive, ennen Sosteria olevat potilastiedot) - Sosterin aikana syntyneistä potilasasiakirjoista huolehtiminen (esim. siirto Kantaarkistoon) Kanta-palvelut - arkistonhoitajan käyttöliittymään liittyvät palvelut (esim. selvitystehtävät potilaiden yhteydenottojen perusteella) 3. Tietosuojavastaava: - Rekisterin käytön ohjeistus ja valvonta (mm. lokiajot) - Henkilöstön koulutus tietosuoja- ja tietoturva-asioissa - Asiantuntija-apu henkilötiedon käsittelyyn liittyvissä asioissa
- Yhteydenpito valvoviin viranomaisiin - Tietoturvariskien kartoittaminen organisaatiossa - Raportointi organisaation johdolle tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa (mm. riskit ja kehittämistarpeet) 7. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Nimetyt avainhenkilöt Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa tarjouksessaan nimeämiään avainhenkilöitä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa Palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä ennen sopimuksen tekemistä tai kesken sopimuskauden ilman tilaajan suostumusta. Edellä mainittu ei estä sairaudesta, perhevapaasta tai henkilön irtisanoutumisesta johtuvia Palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia, mutta Palveluntuottajan on todennettava tilaajalle on em. itsestään riippumattomat syyt. Tällöin Palveluntuottajan tulee esittää tilalle vastaavan pätevyyden ja kokemuksen omaavaa avainhenkilöä. Uuden avainhenkilön nimeäminen edellyttää Tilaajan hyväksyntää. 8. TILAAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa siihen, että Tilaaja toimittaa riittävät tiedot, mm. esittämällä kysymyksiä ja toimittamalla Tilaajalle listan tarvittavista tiedoista. 9. IMMATERIAALIOIKEUDET Palveluntuottajalla on tekijänoikeus kaikkeen Palveluntuottajan aikaansaamaan, Palvelun toimittamisen yhteydessä syntyvään materiaalin. Tilaajalla on vapaa ja rajoitukseton käyttöoikeus kaikkeen Palveluntuottajan aikaansaamaan materiaaliin tämän Sopimuksen käyttötarkoituksessa. Tilaaja ei kuitenkaan ole oikeutta käyttää sopimuksen mukaisia palveluja muihin tarkoituksiin kuin Rantasalmen kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. Palveluntuottaja ja tilaaja sitoutuvat noudattamaan palvelussa käytettyjen kolmansien osapuolten sopimusten mukaisia määrittelyjä immateriaalioikeuksissa. Palveluntuottaja palauttaa ja siirtää palvelun päättyessä Tilaajalle räätälöidysti laaditun ICTarkkitehtuuridokumentaation, prosessikuvaukset ja muut vastaavat asiakaskohtaiset aineistot. 10. HINNAT Hinnat on esitetty erillisellä hintaliitteellä. Palvelun hinnat sisältävät kaikki Palvelun tuottamisesta Palveluntuottajalle aiheutuvat kulut, kuten henkilötyö-, kopiointi-, tulostus-, ja laitekulut sekä muut mahdolliset toimistokulut. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä sovittujen hintojen lisäksi eikä matka- tai majoituskustannuksia. Mikäli Tilaaja poikkeuksellisesti korvaa matkakuluja, noudatetaan valtion matkustussääntöä. Matkakulujen korvaamisesta on aina sovittava Tilaajan kanssa ennen matkaa kirjallisesti (esim. sähköpostilla). Palveluun tehtävät muutokset sekä isommat projektit neuvotellaan erikseen ja eivät sisälly kiinteään kuukausihintaan. Sopimuksen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa.
11. HINNANMUUTOKSET Kiinteän hinnoittelujakson (sopimuskauden) jälkeen hintaliitteen yksikköhintoja voidaan tarkistaa kerran vuodessa syys lokakuussa koskien seuraavan vuoden hintoja, siten että alkuperäiseen tarjottuun yksikköhintaan lisätään hinnan muutos (Hm) seuraavan kaavan mukaisesti: Hm= H * [ (Indeksi A1 /Indeksi A0) -1] Missä Hm = hinnanmuutos (tarjouksen alkuperäisen hinnan ja uuden hinnan euromääräinen ero) H= sopimuksen mukainen perushinta (eli tarjouksessa tarjottu alkuperäinen yksikköhinta) A1= Palvelujen tuottajahintaindeksin A arvo tarkistusajankohtana A0= Palvelujen tuottajahintaindeksin pisteluku III/2014: 106,9 Lokakuussa 2016 Palveluntuottaja tai Tilaaja voi tehdä hinnanmuutosesityksen koskien vuotta 2017 ja sen jälkeen enintään kerran kalenterivuodessa. Seuraavaa vuotta koskevasta hinnanmuutosehdotuksesta tulee antaa kirjallinen, perusteltu selvitys viimeistään edellisen vuoden Lokakuun viimeisenä arkipäivänä. Mikäli hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, on osapuolilla oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Palveluntuottajan irtisanomisoikeus edellyttää, että hinnankorotusehdotus ei ole ylittänyt edellä kuvatulla kaavalla laskettua hinnanmuutosta. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassa olevaa hinnoittelua. 12. MAKSUEHDOT Hinnaston mukaiset kiinteät palvelut laskutetaan jälkikäteen kyseisen kuukauden osalta. Palveluun suoritetut lisätyöt laskutetaan tehdyn työn mukaisesti kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaan. Maksuehto on 45 pv netto. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan selvityksen tehdyistä lisätöistä laskutuksen perusteeksi (laskuerittely). JYSE kohtien 10.2, 10.3 ja 10.4 selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksenmukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua. 13. VAKUUTUKSET Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. 14. VAHINGONKORVAUS JYSE-ehtojen kohdan kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero eli kateoston korvaus. Välillistä vahinkoa on vahinko, joka johtuu tuotannon tai liikevaihdon vähentymisestä tai keskeytymisestä, muu vahinko, joka johtuu siitä, ettei tavaraa voida käyttää tarkoitetulla tavalla, voitto, joka on jäänyt saamatta sen vuoksi, että sopimus sivullisen kanssa on rauennut tai jäänyt täyttämättä oikein, vahinko, joka johtuu muun omaisuuden kuin myydyn tavaran vahingoittumisesta sekä muu samankaltainen, vaikeasti ennakoitava vahinko.
15. SOPIMUSKAUSI Tämä Sopimus tulee voimaan 1.1.2015 ja on voimassa vähintään 24 kuukautta. Kiinteän (24 kuukautta) sopimuskauden päätyttyä sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Osapuoli voi irtisanoa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen siten, että irtisanomisaika on Tilaajan irtisanoessa sopimuksen 6 kuukautta ja Palveluntuottajan irtisanoessa Sopimuksen 6 kuukautta. Selvyyden vuoksi todetaan, että Tilaaja voi irtisanoa myös yksittäisen hinnastorivin mukaisen Palvelun 3kk irtisanomisajan mukaisesti niin, että koko Sopimusta ei irtisanota. Tapauskohtaisesti voidaan sopia lyhyemmästä irtisanomisajasta yksittäisen palvelun kohdalla. Tämä Sopimus päättyy kuitenkin automaattisesti, kun Tilaajan ja Rantasalmen kunnan välinen hankintasopimus liittyen sosiaali- ja terveyspalveluiden ulkoistamiseen päättyy. 16. SALASSAPITO Sen lisäksi mitä JYSE 21 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. 17. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN JYSE kohdassa 18 mainittujen tilanteiden lisäksi Tilaajalla on oikeus irtisanoa Sopimus, mikäli tilaajan toiminta päättyy. Palveluntuottaja voi irtisanoa tämän sopimuksen, mikäli palveluntuottajan toiminnassa tai organisaatiossa tapahtuu olennaisia muutoksia. Tällöin noudatetaan 6 kuukauden irtisanomisaikaa. 18. SOPIMUSMUUTOKSET Palveluntuottajalla on oikeus muuttaa omia kolmansia palvelun tuottajia tai Palveluun sisältyviä ohjelmistoja tai laitteita. Näistä on kuitenkin tiedotettava Tilaajaa ja Palvelun sisältö ei saa muuttua sovitusta. JYSE luvussa 22 tarkoitettuja sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on Tilaajan ja Palveluntuottajan organisaatiossa allekirjoitusoikeus. Sopimusmuutos 19.5.2015 korvaa kokonaisuudessaan aiemmat osapuolten väliset sopimukset: Effica-kotihoidon ja vanhustenhoidon lisenssit ja ylläpitomaksu Rantasalmen kunnalle Sopimus tietohallintopalveluiden hankinnasta (16.12.2014) 19. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä (pienempinumeroinen on ensisijainen): 1. Sopimus 2. Hintaliite 3. Palvelukuvaukset 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut
20. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. Päiväys: TILAAJA Rantasalmella PALVELUNTUOTTAJA Savonlinnassa Pekka Martikainen / vs. sairaanhoitopiirin johtaja
HINTALIITE: Sopimuksen tarkempi sisältö ja vuosihinta määräytyy alla olevan taulukon mukaisesti. Laskelmassa käytetty kapitaatioprosentti 8,71% määräytyy Rantasalmen asukasluvun (3 872) ja ISSHP:n väestöpohjan (44 466) suhteesta (tilanne 1.1.2014). Tietojärjestelmä Toimittaja Palvelun hinta (vuosimaksu) HINTAPERUSTE 287 247 Potilastietojärjestelmät Effica -potilastietojärjestelmä Tieto 24 730 Kapitaatio-% Kertomus Ajanvaraus Osastonhallinta Määräys Hoitokertomus Kuumekurva Cardiax; tulossa alue -EKG Ateriatilaus Effica Ostopalvelu Effica raportointi Hoidonsaatavuus/PTH AVOHilmo poiminta Kotihoito JONSS Effica kuva-arkisto/effica Viewer Effica Kutsu Tekstiviestipalvelut Laskutusjärjestelmä; Effica uusi laskutus Tieto 3 788 Kapitaatio-% EfficaLaboratorio Tieto 3 831 Kapitaatio-% Effector/KuntoApu apuvälinelainaus Polycon Oy 1 589 Kapitaatio-% SAI infektiorekisteri Neotide 888 Kapitaatio-% Commit RIS ja PACS (+ kuvankatselu) Commit 5 178 Kapitaatio-% RAI (hoidon tarpeen, laadun ja voimavarojen systemaattiseen Oy Raisoft Ltd 1 074 Kapitaatio-% X-Archive; sähköinen arkistonhallinta/arkistokatselu Avain Tecnologies oy 1 916 Kapitaatio-% Vanhat potilastietokannattieto / Avain Tecnologies oy 871 Kapitaatio-% Lokitietojärjestelmä Neotide 554 Kapitaatio-% Johtamisen ja raportoinnin järjestelmät Thinking Business Hankesalkku AE Business Care Group 209 Kapitaatio-% Exreport Neotide 2 790 Kapitaatio-% Requeste SysArt 357 Kapitaatio-% Viestintä-, tiedotus- ja opetusjärjestelmät Miratel -potilaskutsujärjestelmä Ascom Miratel Oy Summa 976 Kapitaatio-% Puhelinjärjestelmä Siemens Enterprise Comm. 1 412 Kapitaatio-% Sähköinen asiointi; HYVIS.FI 3 100 Kapitaatio-% Ensemble -välityspalvelu InterSystems Coporation 5 328 Kapitaatio-% Muut järjestelmät Tarkastaja -ohjelma Digia Finland Oy 396 Kapitaatio-% WebMarela/OSTI Affecto Finland Oy 2 796 Kapitaatio-% Kertakirjautuminen, SSO CA software Finland Oy 3 753 Kapitaatio-% Kelan tietojärjestelmän käyttö KELA 261 Kapitaatio-% eresepti käyttömaksu KELA 1 306 Kapitaatio-% earkisto käyttömaksu KELA 2 177 Kapitaatio-% Tukipalvelut Patja -sopimus Fujitsu 99 609 Erillinen laskelma Tietoliikennekulut Telia-Sonera, Istekki 21 728 Erillinen laskelma Effica sovellustuki, käyttövaltuushallinta, testaus ja koulutus Medi-IT 31 086 Kapitaatio-% Sosterin IT-henkilöstökulut (vain ne jotka osallistuvat RS toimintaan) 65 545 Kapitaatio-% Kuukausihinnaksi muodostuu: 23 937 euroa
FUJITSU Patja-palvelun hintaerottelu: Tietoliikenteen hintojen erottelu: Versio 19.5.2015 Palvelu RS Hinta Hintaperuste KOKONAISHINTA / kk 8 301 työasemat 1 555 44 kpl Internet Access 59 kapitaatio % SMTP 14 kapitaatio % WWW 9 kapitaatio % Virustorjunta asiakkaan lisenssein 144 kapitaatio % AD hallinta ja ylläpito 113 kapitaatio % Miradore-palvelu 48 50 kpl Mallinnus, kokoonpanojen hallinta 27 kapitaatio % Paketointi 67 kapitaatio % Jakelu 58 kapitaatio % IDM-palvelu 273 kapitaatio % Lisenssienhallintapalvelu 104 kapitaatio % Kriittinen kytkin 160 kapitaatio % Normaali kytkin 142 4 kpl Wlan -verkon tukiasemat + kontrollerit 134 10,5 kpl Internet-palomuuri 91 kapitaatio % Palomuuripalvelu sairaalan tiloissa 46 kapitaatio % Verkkolaitteiden huolto 289 kapitaatio % IPS-palvelu 68 kapitaatio % 24-7 tuki 104 kapitaatio % Lync Std Management 21 60 kpl Lync Enterprise Management 11 60 kpl KONESALIPALVELUT 4 119 kapitaatio % FUJITSUN ERILLISHINNOITTELU 643 kapitaatio % Lähituen erillistyöt 349 kapitaatio % Muutoshallinta 80 kapitaatio % Trim 160 kapitaatio % Muut pientyöt 53 kapitaatio % 12 kk 99 609 Tietoliikennepalvelut kpl %-osuus á-hinta Hinta Rantasalmen TK liittymät 100MB 2 100 % 349,00 698,00 RS vanhainkoti Rauhala 100MB 1 100 % 349,00 349,00 Kouluterveydenhoitaja 10MB 1 100 % 169,00 169,00 Internetliittymä 1 8,71 % 349,00 30,39 Hyvis liittymä 1 8,71 % 349,00 30,39 Kantatietoliikenne 1 8,71 % 349,00 30,39 Istekki alueverkko 1 8,71 % 2 144,00 186,69 Runkoliittymä 2 8,71 % 549,00 95,61 Palomuuripalvelu 1 8,71 % 1 990,00 173,28 IPS-Palvelu 1 8,71 % 550,00 47,89 YHTEENSÄ per KK 1 810,65 Kokonaishinta 12 kuukaudelle on 21 728 euroa.
Palveluun kuulumaton lisätyö: Palvelutoimittajan hinnasto (alv. 0%): Järjestelmä- / ohjelmistosuunnittelija 50 / tunti Projektipäällikkö / pääsuunnittelija 75 / tunti Sopimusmuutos 19.5.2015 Rantasalmen kunnan sosiaalipalveluiden Effica IT-tuki 860 / kuukausi Arkistopalvelut 564 / kuukausi Tietosuojavastaavapalvelut 588 / kuukausi