Tarjouspyyntö 1 (6) Ydinlaitosten luvanhaltijoiden/luvanhakijoiden johtamisjärjestelmien arviointi ja valvonnan kehittäminen Säteilyturvakeskus (jäljempänä STUK) (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 30.8.2016 julkaistavaksi lähetetyn hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti asiantuntijapalveluista, jotka koskevat ydinlaitosten luvanhaltijoiden/luvanhakijoiden johtamisjärjestelmien arviointia ja valvonnan kehittämistä (jäljempänä palvelu ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Oman valvontatyön tueksi sekä valvonnan kehittämiseksi STUK tilaa riippumattomalta palveluntuottajalta asiantuntijatyötä. Palveluntuottaja ei toimi tarkastajana, vaan STUKin valvontatyön tukena. STUK tarvitsee alan ulkopuolista vahvistusta seuraaviin tehtäviin, joiden mukaisesti hankinta on jaettu seuraaviin neljään osa-alueeseen: 1. Luvanhaltijan/luvanhakijan johtamisjärjestelmän arviointi 2. Luvanhaltijan/luvanhakijan suorittaman toimittajavalvonnan arviointi 3. Luvanhaltijan/luvanhakijan projektinhallinnan arviointi 4. Johtamisjärjestelmävalvonnan kehittämisen konsultointi Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä: Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus (Liite 1), Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset (Liite 2.1) Tarjoajaa koskevat referenssivaatimukset osa-alueille 1-4 (Liitteet 3.1 3.4) Henkilöstöä koskevat vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet osa-alueelle 1 (Liite 2.2.) Henkilöstöä koskevat vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet osa-alueelle 2 (Liite 2.3.) Henkilöstöä koskevat vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet osa-alueelle 3 (Liite 2.4.) Henkilöstöä koskevat vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet osa-alueelle 4 (Liite 2.5) Sopimus (Liite 5A) ja Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Liite 5B JYSE 2014 Palvelut) Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osaaluetta. Tarjouksen tulee kuitenkin kattaa kaikki kyseiseen osa-alueeseen kuuluvat palvelut. Mikäli tarjoaja tarjoaa useampaan kuin yhteen osa-alueeseen, tarjoajan ei
Tarjouspyyntö 2 (6) tarvitse tehdä erillisiä tarjouksia kustakin osa-alueesta, mutta kutakin tarjottavaa osaaluetta koskevat lomakkeet on täytettävä. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Hankinnassa on kyse puitejärjestelystä, jossa kaikkiin osa-alueisiin valitaan useita toimijoita. Puitejärjestelyä kuvataan jäljempänä kohdassa 3, Hankintamenettely. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on kahdeksan vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Hankintalain 31 3 momentin mukaan puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankinnan kohteen välttämättä sitä edellyttäessä puitejärjestely voi olla poikkeuksellisesti kestoltaan pidempi. Hankinnan kohteeseen liittyvät erityiset syyt edellyttävät kestoltaan pitkää sopimuskautta. STUK valvoo ja arvioi ydinlaitoksen suunnittelun ja rakentamisen eri vaiheita sekä voimalaitoksen käyttöä. STUK ostaa asiantuntijapalveluita valvonnan tueksi. STUKin valvontatehtäviin (sisältöön, määrään, aikataulutukseen) vaikuttavat voimayhtiöiden hankkeiden toteutus ja eteneminen. Tästä syystä STUKin tilaustarpeet (ennakoitavuus sekä määrä) vaihtelevat suuresti eri vuosina. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.11.2016. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa on kyseessä puitejärjestely. Kuhunkin osa-alueeseen valitaan vähintään kolme (3) Palveluntuottajaa, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjoajia on näin monta. Sopimuskaudella tilaukset tehdään kevennettyjen kilpailutusten perusteella. Kunkin yksittäisen hankinnan osalta järjestetään kevennetty kilpailutus, johon saavat osallistua kaikki palveluntuottajat, jotka on valittu tässä kilpailutuksessa ao. osa-alueen palveluntuottajiksi. Kevennettyjen kilpailutusten valintaperusteena on aina hintalaatusuhde (kokonaistaloudellinen edullisuus). Laadun vertailukriteerit liittyvät nimettävän henkilöstön osaamiseen ja kokemukseen kulloinkin hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamisesta. Kevennetyssä kilpailutuksessa vertailukriteerinä huomioidaan myös palvelun hinta. Hinta huomioidaan sen tuntihinnan mukaan, jonka tarjoaja on ilmoittanut tässä kilpailutuksessa.
Tarjouspyyntö 3 (6) Kevennetyissä kilpailutuksessa hinnan ja laadun painoarvot saattavat poiketa tässä tarjouspyynnössä käytetyistä painoarvoista. Painoarvot ja tarkat laatukriteerit ilmoitetaan kussakin kevennetyssä kilpailutuksessa erikseen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja sähköpostitse, lähettämällä kysymykset 19.9.2016 kello 16.15 mennessä osoitteeseen stuk@stuk.fi. Kirjoita sähköpostin aihekenttään Kysymykset: Tarjouspyyntö, Johtamisjärjestelmien arviointi. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti, saman sisältöisenä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Myöhemmin tarjouskilpailusta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia edellä mainitusta STUKin sähköpostiosoitteesta. Kirjoita sähköpostin aihekenttään tunnistetieto: Kysymykset/vastaukset: Tarjouspyyntö, Johtamisjärjestelmien arviointi. STUK vastaa pyyntöihin kolmen (3) arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Tarjoajan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet
Tarjouspyyntö 4 (6) tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite 3 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUSTEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN Laadi tarjous sekä toimita pyydetyt selvitykset suomen kielellä. Tarjous on toimitettava Säteilyturvakeskuksen kirjaamoon viimeistään 13.10.2016 kello 16.15 alla olevaan osoitteeseen: Postiosoite: Säteilyturvakeskus (STUK), Kirjaamo, PL 14, 00881 Helsinki Käyntiosoite: Laippatie 4, 00880 Helsinki Tarjous on toimitettava kahtena allekirjoitettuna paperiversiona suljetussa kirjekuoressa. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä, samassa kirjekuoressa paperiversioiden kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Merkitse kirjekuoreen tunniste Tarjous, Johtamisjärjestelmien arviointi sekä tarjoajan nimi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 7. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista sekä tarjoajan soveltuvuutta koskevista lomakkeista 3 ja 3.1 3.4. 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset osa-alueittain 5. Valitsee parhaat tarjoukset puitejärjestelyyn osa-alueittain 6. Pyytää ja tarkastaa voittavien tarjouksien antajilta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
Tarjouspyyntö 5 (6) 8. Solmii hankintasopimukset voittajien kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. 8. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILU Tarjousten vertailu suoritetaan kunkin osa-alueen osalta erikseen. Tarjousten valintaperuste on hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 60 % Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintalomakkeen (Liite 4) perusteella. Vertailussa halvin vertailtavaa osa-aluetta koskeva tarjous saa 60 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 60. 2. NIMETYN ASIANTUNTIJAN KOKEMUS YDINENERGIASEKTORILTA 40 % Hankintayksikkö vertailee nimettyjen asiantuntijoiden työkokemusta ydinenergia-alalta sekä ydinenergia-alaan liittyviä opintoja ja pisteyttää asiantuntijat osa-alueittain tarjouslomakkeiden 2.2., 2.3., 2.4. ja 2.5. perusteella sen mukaan, mitä osa-alueita tarjoaja on tarjonnut. Vertailun pisteytys on seuraava: Työkokemus ydinenergia-alalta: o Työkokemus yhteensä 1-2 vuotta: 2 pistettä o Työkokemus yhteensä yli 2-4 vuotta: 4 pistettä o Työkokemus yhteensä yli 4-6 vuotta: 6 pistettä o Työkokemus yhteensä yli 6-8 vuotta: 8 pistettä o Työkokemus yhteensä yli 8 vuotta: 10 pistettä Ydinenergia-alaan liittyvät opinnot: 1 piste Pisteet skaalataan siten, että paras tarjoaja saa 40 pistettä ja muiden pisteet lasketaan kaavalla: vertailtavat pisteet/parhaat pisteet x 40. Lopuksi lasketaan yhteen hinnan vertailupisteet sekä laadun vertailupisteet kullakin osa-alueella erikseen. Sopimustoimittajiksi valitaan kullekin osa-alueelle vähintään kolme (3) korkeimmat pisteet saanutta tarjoajaa, mikäli vertailussa on ollut mukana niin monta tarjoajaa.