1 KH 27.5.2014 111 Vastine*) arviointikertomuksessa esitettyihin kehittämis- ja toimenpidesuosituksiin *) kirjoitettu punaisella 3 Tavoitteiden toteutumisen arviointi Toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen arviointi Kaupungin talousarviossa on asetettu ns. poikkihallinnollisia strategisia tavoitteita, joiden toteutumista on selostettu toimintakertomuksessa strategisten tavoitteiden toteutuminen 2013 osiossa. Toimialat ovat kuvanneet omaa toimintaansa ja siinä tapahtuneita muutoksia erikseen. Talousarviotavoitteiden ja niiden toteuttamista varten myönnettyjen taloudellisten resurssien yhteys on vaikeammin todennettavissa, kun talousarviotavoitteita ei ole esitetty toimialojen kohdilla. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden selkeyttäminen on erittäin tärkeätä, jotta varmistutaan siitä, että toimialoilla toimitaan valtuuston tahdon mukaisesti. Tavoitteiden asettamisessa hyvänä lähtökohtana voisi olla esim. kuntaliiton talousarviosuositus. Vuoden 2014 talousarviossa ja osavuosikatsauksissa on yritetty selkiinnyttää kaupungin tavoitteiden seurantaa. Vuoden 2015 talousarvio laaditaan nykyisen asetelman mukaan. KH käynnistää syksyllä yhteistyössä tarkastuslautakunnan kanssa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden esittämistavan kehittämistä koskevan arviointi- ja kehittämishankkeen. Kauniaisten kaupungin strategisten tavoitteiden toteutumisessa ei tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan ole merkittäviä poikkeamia talousarviossa asetetuista tavoitteista. Taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arviointi Alla olevaan taulukkoon on koottu käyttötalouden määrärahojen toteutuma toimielimittäin. Valtuustoon nähden sitova erä on toimialakohtainen toimintakate.
2 Käyttötalouden toteutuminen 1 000 TP TA muutokset muutettu toteuma poikkeama 2012 2013 TA Yleishallinto Toimintatuotot 3077 3213 3213 3252-39 Toimintakulut -6630-6977 -6977-7012 35 Toimintakate -3553-3764 -3764-3760 -4 Sosiaali- ja terveystoimi Toimintatuotot 3074 2628 10 2638 3209-571 Toimintakulut -25238-24906 -1199-26105 -27016 911 Toimintakate -22164-22278 -1189-23467 -23807 340 Yhdyskuntatoimi Toimintatuotot 11535 13148 13148 11915 1233 Toimintakulut -9795-10331 -10331-9551 -780 Toimintakate 1740 2817 2817 2364 453 Sivistystoimi Toimintatuotot 4705 4878 4878 5063-185 Toimintakulut -32565-34286 -168-34454 -33303-1151 Toimintakate -27860-29408 -168-29576 -28240-1336 YHTEENSÄ Toimintatuotot 22391 23867 10 23877 23439 438 Toimintakulut -74228-76500 -1367-77867 -76882-985 Toimintakate -51837-52633 -1357-53990 -53443-547 2012-->2013 toimintatuottojen kasvu- % 4,7 % toimintakulujen kasvu -% 3,6 % toimintakatteen muutos -% 3,1 % Tilikauden aikana myönnettiin lisämäärärahoja yhteensä n. 1,4 milj. euroa. Tästä 1,2 milj. euroa kohdistui sosiaali- ja terveystoimeen. Sosiaali- ja terveystoimi ylitti sitovan muutetun toimintakatteensa 0,3 milj. eurolla. Sosiaali- ja terveystoimen menoylityksistä suurin osa johtui ostopalvelumenojen kasvusta sekä erikoissairaanhoidon kustannusten ylittymisestä n. 0,3 milj. euroa. Erikoissairaanhoidon menoylitys johtui palveluiden ennakoitua suuremmasta käytöstä. Talousarviossa 2014 sosiaali- ja terveystoimen sitovaksi toimintakatteeksi on asetettu 22,8 milj. euroa, joka alittaa tilinpäätöksessä toteutuneen toimintakatteen n. 1,0 milj. euroa. Toimintakuluihin on budjetoitu vuodelle 2014 yhteensä 26,0 milj. euroa. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota budjetoinnin realistisuuteen toimialalla. Merkittävä osa sosiaali- ja terveystoimen ylityksestä johtuu erikoissairaanhoidon menoista. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille maksettavat menot ovat viime vuosina merkittävästi ylittäneet kuntayhtymän talousarvion laadintavaiheessa ilmoitetut ennakkoarviot. Mahdollisen alibudjetoinnin välttämiseksi vuoden 2015 talousarvioon otetaan edellisien vuosien toteuman perusteella arvioitu määräraha. Yhdyskuntatoimen toimintakate toteutui 0,5 milj. euroa tavoiteltua alhaisempana johtuen pääasiassa budjetoitujen myyntivoittojen jäätyä toteutumatta. Sivistystoimen toimintakate toteutui n. 1,3 milj. euroa talousarviota parempana. Toimintakatteen alittumiseen vaikuttivat toimintatuottojen budjetoitua parempi kertymä sekä kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluissa ja varhaiskasvatuksessa täyttämättä jääneet vakanssit. Sivistystoimen menokuri piti kokonaisuudessaan hyvin. Kokonaisuutenaan kaupungin toimintakate toteutui 0,5 milj. euroa muutettua talousarviota parempana. Kaupungin toimintamenot kasvoivat n. 3,6 % verrattuna edelliseen vuoteen. Henkilöstökulut kasvoivat 4,1
3 % ja palveluiden ostojen menokehitys vastasi lähes samaa (3,7 %). Toimintakulut kasvoivat Kuntaliiton tilinpäätösarvioiden mukaan kunta-alalla keskimäärin 2,6 %. Kauniaisissa toimintamenojen kasvu on ollut keskimääräistä suurempaa. Investointien toteutuminen Investointeihin käytettiin vuonna 2013 määrärahoja yhteensä 6,1 milj. euroa. Talousarvioon määrärahoja investointimenoihin oli varattu n. 10 milj. euroa. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota investointimäärärahojen käyttämättä jäämiseen. Talousarviossa on hyvä esittää investointihankkeiden kokonaiskustannusarviot. Talousarvioon investointimäärärahoja tulee varata suunnitelmallisesti vain hankkeita varten, jotka pystytään toteuttamaan halutussa aikavälissä. Investointiohjelma on kaupunginvaltuuston hyväksymä pitkän aikavälin hankekokonaisuus, jolla on myös poliittinen ulottuvuus. Investointiohjelmassa ilmaistaan valtuuston tahto edistettävistä hankkeista ja niiden aikatauluista. Toisinaan hankkeiden suunnittelu, päätöksenteko- tai hankintaprosessi vie tavoiteltua enemmän aikaa. Hankkeita toteuttavan organisaation resurssit ovat myös rajalliset. Hankkeiden onnistumisen ja hyvän lopputuloksen kannalta on kuitenkin erittäin tärkeää, että em. vaiheissa ei kiirehditä tarpeettomasti, mikäli hankkeen valmistumiselle tiettyyn päivämäärään mennessä ei ole poikkeuksellisia ja pakottavia tekijöitä. Investointimenojen siirtyminen vaikuttaa toisaalta vuoden 2013 tilinpäätökseen ja tunnuslukuihin positiivisesti, mikäli investoinnit olisivat toteutuneet tavoitteiden mukaisina, olisi kaupungin lainavelka myös kasvanut samassa suhteessa. Kaupungin taloudellinen asema 2013 Seuraavalla sivulla olevaan taulukkoon on kerätty kaupungin talouden kannalta keskeisimpiä tunnuslukuja ja verrattu niitä samankokoisiin kuntiin sekä Uudenmaan ja koko maan vastaaviin tunnuslukuihin. Jälkimmäisessä taulukossa on vertailtu muutamia Kauniaisten kaupungin keskeisiä tunnuslukuja kuntien vuoden 2013 tilinpäätösarvioiden perusteella samankokoisiin kuntiin sekä Uudenmaan maakuntaan. Tunnuslukujen vertailua Tunnusluku 2011 2012 2013 Vertailu 2012 tunnuslukujen osalta 6001-10.000 Uusimaa Koko maa asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,7 18,63 19,24 Asukasluvun muutos, % 1,4 1,2 2,2-0,2 1,1 0,5 Toimintatuotot/-kulut, % 21,1 17,4 18,1 18,8 27,9 24,4 Vuosikate %:a poistoista 136 103 86 61 102 71 Vuosikate, /as. 912 729 668 156 483 249 Omavaraisuus-% 31.12. 92,0 91,1 90,5 53,8 70,9 62,1 Suhteellinen velkaantuneisuus 31.12., % 11,2 12,8 13,5 44,8 46,1 48,2 Lainakanta 31.12., /as. 0 112 110 2123 2173 2261 Kassan riittävyys pv 28 24 29 23 47 30 Lähde: Suomen Kuntaliitto, Verohallinto ja tilastokeskus (kuntien taloudellisia tunnuslukuja)
4 Tunnuslukujen vertailua Tilinpäätösarviot 2013 6001-10.000 Uusimaa Tunnusluku 2011 2012 2013 asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,98 18,66 Vuosikate %:a poistoista 136 103 86 98 123 Vuosikate, /as. 912 729 668 270 581 Lainakanta 31.12., /as. 0 112 110 2380 2463 Lähde: Suomen Kuntaliitto, kuntien tilinpäätösarviot 2013 Kaupungin taloudellista tilannetta voidaan tunnuslukujen valossa luonnehtia hyväksi. Kaupungin tilinpäätös oli n. 1,0 milj. euroa alijäämäinen. Vuosikate heikkeni selvästi edellisvuoteen verrattuna, eikä riittänyt kattamaan suunnitelman mukaisia poistoja. Vertailussa on kuitenkin syytä ottaa huomioon suunnitelmapoistoihin kirjattu n. 0,7 milj. euron aiheellinen lisäpoisto (Klostret). Lisäksi tilinpäätökseen ei sisältynyt myyntivoittoja ennustetusti, vaan näiden realisoituminen siirtyi tuleville vuosille. Kaupungin omavaraisuusaste ja suhteellinen velkaantuneisuusaste ovat tällä hetkellä erinomaisella tasolla. Kaupungilla ei ollut pitkäaikaista lainaa tilikauden päättyessä. Kaupungin taseessa on kertyneitä ylijäämiä tilikauden 2013 tulos huomioiden yhteensä 39,4 milj. euroa. Kaupungin toimintatuotot (mm. myyntituotot, maksutuotot) kattavat toimintamenoista vain 18,1 %. Loppuosa katetaan verotustuloilla, joiden merkitys kaupungin kannalta on siten erityisen suuri. Kaupungin verotulot kehittyivät suotuisasti, mutta valtionosuuksia kertyi 0,6 milj. euroa edellisvuotta vähemmän. Valtionosuusuudistukset vähentävät kaupungin valtionosuuksia myös jatkossa. Kaupungin talousarvio 2014 on alijäämäinen n. 2,4 milj. euroa. Taloussuunnitelmavuodet 2015 ja 2016 odotetaan olevan positiivisia omaisuuden myyntivoittojen johdosta. Kaupungin toimintamenojen kasvu on ollut keskimääräistä korkeampi tilikaudella 2013 ja myös edellisellä tilikaudella. Kaupungin palvelutaso on haluttu säilyttää laadukkaana, jolloin kustannustaso on vastaavasti myös korkea. Palvelutason säilyttäminen nykyisellä tasolla voi lähitulevaisuudessa asettaa paineita verotustulojen kasvattamiselle ja/tai vaihtoehtoisesti palvelurakenteiden muutoksille. Valtionosuusjärjestelmän muutos on syytä huomioida tarkasteltaessa kaupungin taloudellista tilannetta pitkällä aikavälillä. Kaupungin saamat valtionosuudet ovat putoamassa lähivuosina merkittävästi. Kaupungin asukasluku on viime vuosina, ja varsinkin vuonna 2013, kasvanut nopeammin kuin maassa keskimäärin. Väestönkasvun seurauksena palvelujen kysyntä kasvaa. Muita palvelujen kysyntää kasvattavia tekijöitä on väestön ikääntyminen ja lakisääteisten velvoitteiden lisääntyminen. Kaupungin talous on viime vuosina, osittain satunnaisten tulojen ansiosta, pysynyt tasapainossa alhaisella 16,5 % tuloveroprosentilla. Kaupungin valtionosuudet ovat leikkausten johdosta alentuneet määrällä, joka vastaa 0,5 tuloveroprosentin tuottoa. Vuodesta 2015 toteutettava valtionosuusuudistus alentaa kaupungin valtionosuuksia siirtymäkauden jälkeen vuonna 2017 toisen 0,5 tuloveroprosentin verran. Veronkorotusten välttämiseksi kaupunki panostaa palvelujen taloudellisuuteen. Konsernin taloudellinen tilanne ja kehityssuunta Kaupunkikonserniin kuuluu tytäryhteisöinä lähinnä kiinteistöyhtiöitä, joiden tehtävänä on harjoittaa asuntojen vuokraustoimintaa. Kaupunki laatii vuosittain konsernitilinpäätöksen osana kaupungin tilinpäätöstä. Kaupungin kokonaistilannetta tarkasteltaessa ei sovi unohtaa konsernin osuutta, esimerkiksi konsernitaseessa 31.12.2013 on kertyneitä lainoja 2.246 euroa asukasta kohden. Konsernin tunnusluvut ovat hyvää tasoa vertailtaessa yleensä kuntakonsernien keskimääräisiin lukuihin. 4 Henkilöstö
5 Tarkastuslautakunta kuuli arviointivuoden aikana kaupungin henkilöstöpäällikköä sekä henkilöstöjärjestöjen edustajia. Kaupungin henkilöstöasioiden hoitoon oltiin pääosin tyytyväisiä. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupungin arvot heijastuvat hyvin toiminnassa. Kaupungissa toteutetaan säännöllisesti henkilöstön työtyytyväisyyskysely. Viimeisin kysely oli toteutettu syksyllä 2013. Keskimäärin tulokset olivat hyviä, vaikka hajontaa yksiköittäin tyytyväisten ja tyytymättömien välillä oli. Tuloksiin, joissa oli tyytymättömyyttä, onkin syytä kiinnittää erityistä huomiota. Kyselyn keskiarvo oli asteikolla 1-5 yhteensä 3,62. Edellisen kerran vuonna 2010 toteutettu kysely antoi keskiarvoksi 3,56. Kyselyn keskiarvo ylitti myös vertailukuntien toteuttamien kyselyiden tulokset. Kehityssuunta on siten ollut myönteinen ja toimenpiteitä henkilöstön työtyytyväiseen parantamiseksi on siten suositeltavaa jatkaa ja erityisesti huomioitava yksiköt, jossa tyytyväisyys oli alle kaupungin keskiarvon tai hajonta suurta. Henkilöstön työtyytyväisyyskyselyn tulokset on käyty läpi työsuojelussa ja yhteistyössä työterveyshuollon kanssa on välittömästi reagoitu niihin yksikköihin, joiden tulokset ovat olleet alle keskiarvon, tai huomattavasti edellisestä mittauksesta laskeneet. Toimialat ovat raportoineet henkilöstöhallinnolle työyksikköjen kehittämiskohteista ja tavoitteiden toteutumista haasteiden korjaamiseksi seurataan kuluvan vuoden aikana. Toimialojen raportit kehittämiskohteista ja toimenpiteistä saatetaan myös henkilöstöjaoston käsiteltäväksi. Kyselyn perusteella tarkastuslautakunta näkee erityisen tärkeänä esimiestyön kehittämisen kaupungissa. Palkitsemisjärjestelmien tasapuolisuus, ristiriitojen välitön selvittäminen ja avoin keskustelu sekä tiedottaminen nousivat tarkastuslautakunnan arviointihaastatteluiden ja työtyytyväisyyskyselyn tulosten perusteella erityisiksi kehittämiskohteiksi. Johtamisen perusedellytykset on syytä huolehtia asianmukaisiksi ja kehityskeskusteluiden käyminen rakentaa koko organisaation toimintatavaksi. Tarkastuslautakunta näkee, että kehityskeskustelut on hyvä käydä yhteistä mallia noudattaen. Keskusteluissa tulee kiinnittää huomiota henkilöstön tavoitteiden ja vastuiden riittävään määrittelyyn. Käydyistä keskusteluista ja henkilöstön kehittämistavoitteiden toteutumisesta on hyvä raportoida organisaatiossa esim. henkilöstöhallinnolle, jolloin turvataan riittävä valvonta ja yhdenmukaisten periaatteiden noudattaminen. Kaupungin strategiaprosessiin kuuluu työyhteisöjen itsearviointi ja kehittämistarpeiden määrittely suhteessa kaupungin arvoihin ja päämääriin. Työyhteisöt suunnittelevat ja arvioivat toimintaansa ja määrittelevät tavoitteiden toteuttamiseksi tarvittavan työyhteisön ja yksittäisen henkilön osaamisen. Arviointi auttaa löytämään työyhteisölliset ja yksilölliset kehityshaasteet suhteessa tavoitteisiin ja strategioihin. Tehtäväkuvien ja vastuualueiden tarkastelu tehdään vuosittain kehityskeskustelujen yhteydessä. Kehityskeskustelut ovat olleet käytössä jo pitkään ja henkilökohtaisen työsuorituksen osuus on vakiintunut kunta-alan palkkausjärjestelmään. Kehityskeskustelut voidaan käydä sekä henkilökohtaisella että ryhmä/tiimitasolla. Arviointikertomuksen kohtaan 6.2 viitaten kehityskeskustelujen yhteyteen ohjeistetaan myös tehtäväksi arvioida henkilöstön IT-osaaminen ja koulutustarpeet. Kaupungin palkitsemisperiaatteiden yhdenmukaisuus ja tasavertaisuus tulee tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan varmistaa. Kaupungissa on tarkastuslautakunnan haastatteluissa saamien tietojen mukaan esiintynyt myös työpaikkakiusaamista, jonka suhteen on sovellettava nollatoleranssia. Kaupungissa on käytössä kannustuslisäjärjestelmä (kertapalkkio), jonka myötä välittömän ja nopean palkitsemisen malli on vakiintunut palkitsemisen muodoksi. Kannustuslisäjärjestelmän toteutumista ja sen arviointiperusteita koskeva selostus saatetaan myös henkilöstöjaostolle.
6 Kiusaamisesta ja epäasiallisesta käyttäytymisestä on aina ilmoitettava esimiehelle, työsuojeluun tai henkilöstöhallintoon, jolloin asiaan voidaan puuttua. Menettelytapaohjeet epäasiallisen käyttäytymisen varalta ovat olemassa ja esimiehiä valmennetaan vuosittain konflikteihin puuttumiseen. Henkilöstön työtyytyväisyyteen vaikuttaa lisäksi kuntakentän rakenteelliset ratkaisut, joiden lopullinen sisältö on vielä avoin. Henkilöstön työhyvinvointia on myös haitanneet sisäilmaongelmat, jotka tulee selvittää ja tehdä tarvittavat toimenpiteet niiden poistamiseksi. Kaupungin moniammatillinen sisäilmatyöryhmä kokoontuu säännöllisesti käsitellen eri kiinteistöissä ilmenneitä sisäilmaan liittyviä ongelmia sekä tarvittavia toimenpiteitä niiden hoitamiseksi. Suurin osa esiin nousevista tilanteista saadaan ratkaistua ryhmän yhteistyönä. Selkeät, esim. vaurioituneiden rakennus- tai taloteknisten osien kosteusvauriokorjaukset pystytään käynnistämään välittömästi talousarvioon vuosittain varatun ns. Ennalta arvaamattomien hankkeiden määrärahavarauksen turvin. Haasteellisimpia ovat sellaiset kohteet, joissa mahdollisten sisäilmaoireiden aiheuttajaa joudutaan selvittämään pitempään oikeiden toimenpiteiden varmistamiseksi. Sisäilmatyöryhmä toimii yhteistyössä työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa. Henkilöstökertomuksen 2013 mukaan henkilökunnan määrä 31.12.2013 oli 727 (edellisenä vuonna 724). Henkilöstöstä naisia oli 76 %, miehiä 24 %. Henkilöstön keski-ikä oli 47,3 vuotta. Kasvava eläköitymisten määrä tuo lähitulevaisuudessa mahdollisuuden kehittää organisaatiota joustavasti vastaamaan tulevaisuuden tarpeita ja sen perusteella myös uusia rekrytointeja. Kaupungissa on syytä varautua riittävän ajoissa eläköitymisten tuomiin haasteisiin esimerkiksi tarkastelemalla millaista osaamista kaupunki jatkossa tarvitsee, millaista osaamista sillä tällä hetkellä on ja kuinka vastata tuleviin tarpeisiin. Toimialoilla tarkastellaan henkilöstön ikärakennetta, sairastavuutta ja vaihtuvuutta suhteessa asetettuihin palvelutuotannon tavoitteisiin. Henkilöstösuunnittelun kehittämisessä painotetaan mahdollisen lakisääteisen mitoituksen, valtakunnallisten suositusten ja seudullisen vertailun lisäksi, lainsäädännöllisiä ja toiminnan kehittämisen edellyttämiä muutoksia, tulevaisuuden osaamistarpeita sekä uusien rekrytointien vaikutusta tehtäväkuvien ja henkilöstömäärän kehitykseen. Samalla arvioidaan, millaista osaamista tavoitteiden saavuttaminen tarvitsee ja mitä muutoksia osaamisessa tapahtuu. Henkilöstön sairauspoissaoloissa ei juuri tapahtunut muutoksia verrattuna edelliseen vuoteen. Sairauspoissaoloprosentti oli 3,65 (2012; 3,67), ja on siten alle kunta-alan keskiarvon (n. 4,5 %). Kehityssuunta on myönteinen ja tarkastuslautakunta ilmaisee tyytyväisyytensä poissaolojen varhaiseen puuttumiseen. 5 Kuntakonsernille asetettujen tavoitteiden toteutumisen arviointi Kaupunkikonserniin kuuluu 10 yhtiötä, joista 9 on kiinteistöyhtiöitä. Konserniyhtiöille talousarviossa asetetut tavoitteet toteutuivat suunnitellusti. Tavoitteet koskivat vuokrausastetta. Tytäryhtiöille on hyvä asettaa myös taloudellisia tavoitteita. 6 Muut havainnot 6.1 Sosiaali- ja terveystoimi, yleistä Tarkastuslautakunnan arviointityö perustuu nelivuotiskauden kattavaan arvioinnin työohjelmaan. Työohjelmassa vuoden 2013 painopistealueena oli sosiaali- ja terveystoimi. Sosiaali- ja terveystoimeen on kohdistunut merkittäviä kustannuspaineita sekä toimintaympäristöön liittyviä muutoksia. Valtiohallinnon sote -uudistus, kuntarakenneselvitykset, tietojärjestelmien kehittäminen (Apotti-hanke) ja Villa Bredan laajennushankkeen suunnittelu ovat työllistäneet toimialueen henkilökuntaa. Näistä huolimatta sosiaali- ja terveystoimen strategiset tavoitteet on saavutettu hyvin ja tuotetut palvelut
7 on tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan korkealaatuiset. Toiminnallisten tavoitteiden arviointia vaikeuttaa se, ettei niitä ole kirjoitettu riittävästi auki. Palveluiden tuottaminen nykyisen laajuisena tuottaa myös tuotantokustannusten muodossa paineita. Sosiaali- ja terveystoimen budjetoinnin realistisuuteen verrattuna edellisen vuoden toteutumaan tulee kiinnittää huomiota. Erikoissairaanhoidon budjetointi perustuu Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin yhdessä kaupungin kanssa vuosittain vahvistamaan palvelusuunnitelmaan. Useimmat sosiaali- ja terveystoimen tuottamista palveluista ovat yksilöille lakisääteisiä subjektiivisia oikeuksia, jolloin ne on tarjottava toimialan taloudellisesta tilanteesta huolimatta. Esimerkiksi vaikeasti vammaisten palvelut ovat hyvin kalliita, joten uuden asiakkuuden syntyminen saattaa vaikuttaa välittömästi kyseiseen palveluun varatun määrärahan toteumaan. Erityisesti edellä mainitut seikat tekevät sosiaali- ja terveystoimen budjetoinnista haastavaa. 6.1.1 Sosiaalitoimi Sosiaalitoimen yksiköt ovat saavuttaneet lainsäädännön määräämät käsittelyaikavelvoitteet hyvin. Sosiaalityössä sosiaalityöntekijöiden vaihtuvuus on ollut kuitenkin suurta. Lisäksi sosiaalityön asiakasmäärien ennustetaan kasvavan, jolloin sosiaalityön resursseista voi tulla puutetta. Tarkastuslautakunnan kiinnittää huomiota riittävään seurataan siitä, miten resurssit riittävät lakisääteisistä velvoitteista suoriutumiseen määräaikoja noudattaen. Työjärjestelyillä ja tehtäväalueita tarkentamalla voidaan nykyisessä asiakastilanteessa varmistaa määräajoissa pysyminen. Taloustilanteen pysyessä huonona asiakasmäärät kuitenkin lisääntyvät edelleen ja mm. lastensuojelun lakimuutosten velvoitteiden myötä resurssitarve kasvaa. Sosiaalitoimessa hoidetaan myös vuokra-asuntopäätöksiä sekä vammaispalveluiden erityisavustajien palkanlaskenta. Tarkastuslautakunta suosittelee selvittämään, onko näiden toimintojen suorittamien sosiaalitoimessa tarkoituksenmukaista. Vuokra-asuntojen myöntäminen osana sosiaalipalveluja on hyvä lisä huono-osaisuuden poistamispyrkimyksissä. Vammaiset toimivat avustajiensa työnantajina. Selvitetään mahdollisuuksia käyttää yksityisten tilitoimistojen palveluita työnantajavelvoitteiden suorittamisessa. Kauniaisten kaupungin myöntämät sosiaalietuudet ovat ehkä naapurikuntia korkeammat. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että etuuksista tehdään vertailua ja että niiden tuottamien tulosten perusteella tehdään johtopäätöksiä. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota, että vammaispalveluiden osalta kaikilla palvelunsaajilla ei ollut vielä vammaispalvelulain mukaisia hoitosuunnitelmia laadittuna. Vammaispalvelun palvelusuunnitelma on tehty/päivitetty kaikille asiakkaille, pois lukien muutama asiakas, jotka eivät ole kokeneet palvelusuunnitelman tekemistä välttämättömäksi. 6.1.1.1 Vanhustenhuolto Tarkastuslautakunta tutustui arviointivuonna nykyisen Villa Bredan toimintaan. Tarkastuslautakunta totesi tilojen olevan viihtyisät. Vanhustenhuollon resurssimitoitus on tiukka ja toimintaan luo haasteita henkilöstön sijoittuminen eri toimintayksiköihin. Toimialalla on myös sairauslomia suhteellisen paljon ja tätä tilannetta on myös ratkaistu vuokratyövoimaa käyttämällä. Tarkastuslautakunta suositteleekin, että kaupungissa arvioitaisiin oman henkilöstön ja vuokratyövoiman käytön suhdetta ja mahdollisuuksia ratkaista resurssiongelmia myös omia työkäytäntöjä muuttamalla.
8 Kaikilla vanhuspalveluiden yksiköillä on oma sijaisreservinsä mikä mahdollistaa tuttujen sijaisten palkkaamisen suoraan kaupungille ilman vuokrafirmaa. Äkillisten poissaolojen kohdalla joudutaan kuitenkin usein turvautumaan vuokratyövoimaan. Tammikummun sairaalassa ollaan laatimassa suunnitelma henkilöstön joustavasta siirtymisestä tilapäisesti muihin yksiköihin, mikäli sairaalan täyttöaste on matala. Varhaisen tuen mallin aktiivisella käytöllä pyritään pureutumaan sairauslomiin. Vanhustenhuollon toiminnan kehittämisen painopistealue on tällä hetkellä laitosmaisessa hoidossa. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kehittämisresursseja tulisi käyttää myös kotona asumisen tukemiseen. Lisäksi tarkastuslautakunta suosittelee, että kaupungin ja vapaaehtoistyövoiman välistä yhteyttä kehitettäisiin esittämällä konkreettinen toimintasuunnitelma ja nimeämällä vastuuhenkilö. Vapaaehtoistyön osalta kysyntä ja tarjonta ei tällä hetkellä kohtaa, eikä koordinointivastuuta asiassa ole kenelläkään kaupungissa. Kotihoidossa on aktiivisesti kehitetty toimintatapoja vastaamaan asiakkaiden kasvaneeseen hoidon tarpeeseen esim. lisäämällä tarvittaessa iltaisin ja viikonloppuisin työskentelevien hoitajien määrää. Työajan seurantajakson tulosten avulla on mietitty tarvittavia toimintatapojen muutoksia välittömän työn osuuden lisäämiseksi. Kotihoidon asiakkaiden hoidon ja palveluiden tarpeen arvioinnissa on lisätty moniammatillista yhteistyötä ja tavoitteena on fysioterapeutin vuosittainen arviointi kaikkien asiakkaiden toimintakyvystä ja siihen liittyvästä avuntarpeesta sekä apuvälineistä. Osastonhoitajat vastaavat yksiköissään vapaaehtoisten toiminnan koordinoinnista ja tukemisesta. Vapaaehtoisten määrän lisääminen nähdään tulosalueella mahdollisuutena, mutta vaatii selkeitä vastuita ja toiminnan suunnittelua. Villa Bredan laajennushanke on Kauniaisten investointiohjelmassa varsin mittava hanke. Hanke on suunnitteluvaiheessa ja sen toteuttamiseen päästään vuoden 2014 aikana. Hankkeen suunnitteluun ja toteuttamiseen tulee varata riittävästi resursseja ja varmistaa riittävän laaja edustus hankkeen valmisteluelimiin. Rakennusvaiheen valvonta tulee järjestää asianmukaisesti, jotta varmistutaan rakentamisen laadusta ja suunnitelmien noudattamisesta. Tarkastuslautakunta seuraa hankkeen etenemistä. Kaupunginhallitus on asettanut Villa Breda -hankkeelle suunnittelutoimikunnan, jossa on kattava edustus kaupunginhallituksen, sosiaali- ja terveyslautakunnan ja yhdyskuntalautakunnan jäsenistöstä sekä näiden alaisia viranhaltijoita. Lisäksi hankkeessa työskentelee kokopäiväinen projektipäällikkö. Lausuntoja pyydetään tarvittaessa eri toimialoilta ja mm. vanhusneuvostolta. Hankkeeseen liittyen on järjestetty työpajoja asukkaille, omaisille ja henkilökunnalle. Rakennuksen toteutusvaiheeseen kytketään riittävä määrä valvojia myös erikoissuunnittelun toteutuksen osalle. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan rakentaminen käynnistyy kesällä 2015. 6.1.2 Terveystoimi Terveystoimen yksiköt saavuttivat hoitotakuuvelvoitteet päättyneeltä vuodelta hyvin. Suun terveydenhuollossa resurssien riittävyys on ollut haasteellista ja hoitotakuussa pysyminen on edellyttänyt ulkopuolisen vuokratyövoiman käyttämistä. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupungissa on hyvin toimiva terveyskeskus ja osaavaa henkilökuntaa. Tästä kertoo myös se, että Kauniaisten terveysaseman palvelut on valinnut arviointikertomusta kirjoitettaessa jo n. 500 ulkopaikkakuntalaista. Resurssien riittävyys voi osoittautua haasteeksi, mikäli terveysaseman omaksi perusterveydenhuollon hoitopaikaksi valitsee enenevässä määrin ulkopaikkakuntalaisia. Terveyskeskuksen käyttäjämäärä on lisääntynyt vaihtajien myötä n. 10%. Tämän takia vastaanotolle on jouduttu palkkaamaan ylimääräinen sairaanhoitajan sijainen. Palveluiden saatavuuden parantamiseksi vastaanotto osallistuu Hyvä Potku - hankkeeseen. Kiireettömän
9 lääkäriajan saa toukokuussa 2014 noin 4-6 viikon päähän. Terveysaseman vaihtajista useat ovat hakeutuneet myös suun terveydenhuollon palveluihin. Toimialalla suurena haasteena voidaan nähdä väestön ikääntyminen ja sitä kautta asiakkaiden määrän kasvu ja mitoittaa tietotekniikan kehittäminen vastaamaan tähän haasteeseen. Tietotekniikkainvestoinnit ovat rahallisesti merkittäviä, jolloin Kauniaisten terveyskeskus voi osoittautua liian pieneksi hankkeiden läpiviemiseksi. Lisäksi tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää huomiota siihen, että IT-palveluiden tai konsultointipalveluiden ostamiseen voidaan käyttää määrärahoja helpommin kuin sijaisten palkkaamiseen. Sosiaali- ja terveysministeriön vaiheistusasetuksen (165/2012) mukaan käyttöön otettavan potilasasiakirjojen sähköisen earkiston kustannukset arvioidaan vastaavan vuonna 2012 käyttöönotetun ereseptin kustannuksia, n. 150 000. earkisto-hankkeen valmisteluun ja potilastietojärjestelmä Mediatrin ylläpitoon menee pääsääntöisesti yhden henkilön työpanos. earkiston ja Apotti-hankkeen toteuttaminen vaatii valmisteluvaiheessa paljon myös muun henkilöstön työpanosta. It-palvelujen ostaminen on välttämätöntä toiminnan sujuvuuden varmistamiseksi. Nykyisillä resursseilla ei ole mahdollisuutta tehdä näitä toimintoja omana toimintana. Terveysasemalla otettiin käyttöön vuoden aikana ns. takaisinsoittojärjestelmä. Takaisinsoittojärjestelmän tavoite oli hyvä, mutta sen käyttöönoton yhteydessä on esiintynyt ongelmia. Kaupungissa on suositeltavaa varmistua, että resursseja on riittävästi järjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon. Tarkastuslautakunta seuraa järjestelmän toimivuutta jatkossa. Keväällä 2014 aloittaneen uuden sairaanhoitajan myötä takaisinsoittojärjestelmän kapasiteettia on kyetty lisäämään. 6.2 IT-toiminnot Sähköiset palvelut ovat kehityksessään vielä alkuvaiheessa. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että pyritään yhteistyöhön hankkeiden toteuttamisessa. Sähköisen asioinnin sovelluksen runko voidaan toteuttaa eri toimialojen palveluille samalla yleisellä yhteisellä osalla, kun määritellään ja suunnitellaan ensin yleisesti sähköisen asioinnin prosessi. Sähköisen asioinnin järjestelmän toteutuksessa riski eri toimialojen päällekkäisestä kehittämistyöstä on todellinen, jos yhteistä perusratkaisua ei ole ensin valittu. IT strategian mukaisesti on tehty kattava kartoitus mahdollisista kehittämiskohteista sähköisiä palveluja ja työprosesseja helpottavien sähköisten järjestelmien osalta. Kartoituksessa on tähdennetty organisaation yhteisten kehityskohteiden tunnistaminen jo tässä vaiheessa. Toimialojen tekemien toimenpide- ja aikatauluehdotusten jälkeen it-johtoryhmä yhteensovittaa sähköisten palveluiden kehittämissuunnitelman vuosille 2015 2017. Henkilöstön tietotekniikan käyttötaidoissa on suuria tasoeroja, mistä syystä uusien sovellusten käyttöönottovaihe voi kestää ja hyödyt sovellusten (esim HR-työpöytä, Intranet) käytöstä jäävät odotettua pienemmiksi. Henkilöstön IT-koulutustarve tulee selvittää vähintään vuosittain ja esimiesten huolehtia alaistensa IT-osaamisen kehittämisestä. Henkilöstön it-koulutustarpeen perusteellinen selvittäminen on varsin laaja kokonaisuus, ohjelmistojen kirjosta johtuen, joka tullaan esimiesten kanssa kartoittamaan sekä selvittämään tarpeellisten koulutusten tarve. 6.3 Ostopalveluiden käyttö Tarkastuslautakunta toteutti arviointivuonna konsulttipalveluiden ostoihin kohdistuvan tarkastuksen. Tarkastukseen valittiin kaikki yli 10.000 euron hankinnat, jotka eivät perustuneet pitkäaikaisiin sopimuksiin.
10 Selvityksen perusteella valtaosa konsultointitöistä toteutui yhdyskuntatoimen toimialalla (1,9 milj. euroa vuonna 2011-2013, aineiston kokonaisarvo n. 3,0 milj. euroa). Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota palveluhankintojen kilpailuttamiseen sekä siihen, että palveluostojen vaikuttavuuden arviointi tulee aina suorittaa hankinnan jälkeen (miten hankinnassa onnistuttiin, vastasiko laatu ja saatu hyöty odotuksia jne.). Usein käytettyjen toimittajien osalta sopiva kilpailuttamismenettely olisi esimerkiksi puitesopimusjärjestely. Tarkastuslautakunta palaa ostopalvelusopimusten toteuttamisen arviointiin vuoden 2014 arviointikertomuksessa. Esim. suunnittelua koskevissa toimeksiannoissa laatutekijät määritellään kilpailutusvaiheessa ja toimeksiannon toteutuksen edellytetään vastaavan kilpailutuksen pohjalta laadittua ja allekirjoitettua hankintasopimusta. Osa kilpailutuksista (esim. vuosisopimusurakoitsijat, jotkin vuoden aikana toistuvat palveluhankinnat) suoritetaan puitesopimusjärjestelyin, mutta merkittävä osa toimeksiannoista on kilpailutettava kertahankintana kulloinkin tarvittavaan esim. erityissuunnittelutehtävään. Tämä on paitsi suunnittelun laadun, myös kustannusten kannalta kaupungin edun mukaista. 6.4 Muut havainnot Tarkastuslautakunta kiinnitti vuoden aikana huomiota tilintarkastuksen väliraporteista siihen, että kaupungin omistamalla maalla olevan pujottelurinteen osalta on voimassa useita eri sopimuksia, jotka eivät näytä kumoavan toisiaan. Sopimusten ehdot näyttävät myös poikkeavan toisistaan. Hallinnon on syytä arvioida sopimuskokonaisuuden tarkoituksenmukaisuus. Sopimuskumppanina on kaikissa Idrottsföreningen Kamraterna, Grankulla r.f. Käynnissä on kokonaisvaltainen selvitys liikuntaseurojen tukimuodoista. Selvitys valmistuu syksyllä ja sen perusteella uusitaan tarvittaessa seurojen sopimukset tavoitteena että mahdolliset muutokset voidaan huomioida talousarviossa 2015. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota väliraporteissa myös siihen, että kaupungin erityisoppilaiden opetushallitukselle 20.9.2013 ilmoitettu lukumäärä ei näytä täsmäävän vastaavan ajankohdan oppilasluetteloista laskettuihin. Erityisoppilaita oli ilmoitettu liian vähän. Erityisoppilaista saadaan korotettua valtionosuutta, joten tietojen ilmoittamiseen ja tiedonkeruuprosessiin on syytä kiinnittää hallinnossa huomiota ja hyödyntää käytössä olevat tietojärjestelmät. Sivistystoimi on omassa selonteossa sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta tiedostanut asian ja etsii ratkaisua ongelmaan 20.9.2014 mennessä, jolloin seuraava ilmoitus oppilaista ja erityisoppilaista tehdään Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle. 7 Yhteenveto Tarkastuslautakunta katsoo edellä kerrottuihin tarkastushavaintoihinsa perustuen, että valtuuston hyväksymät tavoitteet on riittävässä määrin saavutettu. Toiminnan tavoitteiden asettamista tulee edelleen kehittää, jotta niiden toteutumisen seuranta ja arviointi toimialoittain on kattavampi. Kaupungin taloudellinen tilanne on heikentynyt edelliseen vuoteen verrattuna. Vuoden 2013 tilikauden tulos on alijäämäinen n. 1,0 milj. euroa. Alijäämään vaikutti kuitenkin Klostret kiinteistöön tehty aiheellinen lisäpoisto 0,7 milj. euroa. Kaupungin taloustilanne on haasteellinen johtuen myös tulevan valtionosuusuudistuksen myötä aiheutuvista valtionosuustulomenetyksistä. Kaupungin menojen kehitykseen tulee suhtautua maltillisesti sekä myös aktiivisesti etsiä mahdollisuuksia toimintatuottojen kasvattamiseen. Laadukkaan ja monipuolisen palvelutason ylläpito saattaa aiheuttaa jatkossa paineita verotulojen kasvattamiseen ja/tai palvelutarjonnan muuttamiseen. Kaupungin taseessa on kertyneitä ylijäämiä, jotka tuovat puskuria ja antavat mahdollisuuksia kehittää toimintoja suunnitelmallisesti entistä kustannustehokkaampaan suuntaan.
Tarkastuslautakunnan 2009-2012 havainnot on otettu toimintojen johtamisessa vakavasti ja toimintaa on kehitetty niiden pohjalta. Tarkastuslautakunta kiittää kaikkia lautakunnassa haastateltavana olleita viranhaltijoita ja toivoo, että tässä arviointikertomuksessa esitetyt havainnot otetaan huomioon vuoden 2014 toiminnassa ja vuoden 2015 talousarviota laadittaessa. 11