Paikan päällä tehtävät tarkastukset Tarkastussuunnitelma Koulutus välittäville toimielimille Oulu; Siilasvuon talo K2 5.-6.2009 Kuopio; Kuopion yliopisto 7.-8.5.2009 Tampere; Museokeskus Vapriikki 12.-13.5.2009 Helsinki; Paasitorni 18.-19.5.2009 Työ- ja elinkeinoministeriö /Alueiden kehittämisyksikkö /RAHA Ylitarkastaja Henri Mattila
Tarkastustavoitteet /-vaatimukset Määrälliset vaatimukset A. Välittävät elimet tarkastavat TEM:n otannan perusteella kaikki julkiselta rahoitukseltaan yli 500 000 euron suuruiset hankkeet korkeaan riskiluokkaan arvioidut hankkeet vähintään kerran hankkeen aikana Lopuista hankkeista paikan päällä on tarkastettava vähintään 50 % otannalla ( tänä vuonna 15 %:n otanta), missä otetaan huomioon eri tuensaajien ja toimien kattava edustus. Lisäksi suoritetaan 10 %:n otanta jo aiemmin paikan päällä tarkastettuihin hankkeisiin, jotka ovat käynnissä. Otannan perusjoukon muodostavat hankkeet, jotka ovat 31.12. mennessä jättäneet maksatushakemuksen tai joille on tehty maksatuspäätös/-päätöksiä. Tuki2000 hankkeiden osalta otannan perusjoukon muodostavat hankkeet, joille on tehty rahoituspäätös 31.12. mennessä
Tarkastustavoitteet /-vaatimukset Määrälliset vaatimukset B. Välittävät elimet valitsevat lisäksi tarkastettavaksi hankkeita omien kriteerien pohjalta Riskiperusteista arviointia hankkeiden tuntemus Hankkeille tulee tehdä tarkastus paikan päällä aina kun siihen on aihetta.
Tarkastussuunnitelmat TEM:n RAHA-ryhmän valvontatiimi laatii vuosittain marraskuun loppuun mennessä tarkastussuunnitelman seuraavana vuonna paikan päällä tarkastettavista hankkeista. Tarkastussuunnitelma sisältää kuvauksen suoritettavan otannan perusteista Mikäli otannan perusteita on muutettu edellisestä vuodesta, suunnitelma sisältää perustelut otannan muutoksille. yhteenveto välittävien toimielimien suorittamien paikan päällä tehtyjen tarkastusten tuloksista.
Välittävän toimielimen tarkastussuunnitelman laadinta Välittävä toimielin laatii vuosittain helmikuun loppuun mennessä tarkastussuunnitelman kyseisenä vuonna tarkastettavista hankkeista. sisällyttää tarkastussuunnitelmaansa TEM:n suorittamassa otannassa paikan päällä tarkastettavaksi valitut hankkeet, Kuluvana vuonna neljän viikon kuluessa otannan tulosten tiedoksisaannista lisää edelliseltä vuodelta mahdollisesti tarkastamatta jääneet hankkeet (hankkeen tarkastusajankohtaa voi lykätä seuraavaan vuoteen, jos se on tarkoituksenmukaista) vuoden vaihteessa avoinna olevat paikan päällä tarkastukset siirretään alkavaa vuotta koskevaan suunnitelmaan päättyneellä vuodella vain loppuun saatettuja tarkastuksia luetaan kerralla vain yhtä suunnitelmaa
Välittävän toimielimen tarkastussuunnitelman laadinta Välittävä toimielin lisää hankkeet, jotka se edellisen vuoden tarkastushavaintojen sekä muulla perusteella katsoo tarpeelliseksi tarkastaa paikan päällä. Esim. maksatushakemuksen tarkastuksen yhteydessä tarkastettaviksi merkityt kuvaa/esittää hankkeen tarkastussuunnitelmaan valikoitumisen perusteet esim. TEM:n otanta, välittävän toimielimen riskiarviointi, havainnot jne. päivittää suunnitelmaa tarpeen/havaintojen mukaan, tarkastussuunnitelman oltava ajantasalla Rahoittajan ja maksajan/ulkopuolisen tarkastajan yhteistyö ja tiedonkulku tärkeää
Yleisimmät sääntöjenvastaisuudet 2000-2006 ESR 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % Otantarkastus Paikan päällä varmentaminen Kaikki tarkastuslajit 10 % 5 % 0 % Ohjelmanmukaisuus Valintaprosessi Kilpailuttaminen Hallinto- ja valvontakäytännöt Projektin hallinto Kulujen tukikelpoisuus Kustannusseuranta Tulojen käsittely OPSOT Arvonlisäverojen käsittely Muut puutteet Huomautuksen syyt eri tarkastuslajit Tuokko Tilintarkastus OY
Riskiluokittelu liikennevalot Riskienhallintamenetelmä Riskien ennakointi Toimien kohdentaminen Hankkeiden valinta-/arviointivaiheessa Hankkeita/toteuttajaa arvioitava riskiluokituksen kannalta koko toteutusajan Riskiluokka voi muuttua hankkeen ollessa käynnissä
Riskiluokittelu Hyödynnetään esim. paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa Tarkastettavien hankkeiden valinnassa (TEM huomioinut) Tositteiden tarkastusmäärää arvioitaessa Kolme riskiluokkaa Matala (vihreä) Normaali (keltainen) Korkea (punainen)
Hankkeen toteuttajan riskiluokittelu Matala Kokenut vastuuhenkilö/projektipäällikkö sekä hallinto-organisaatio Vastuuhenkilön/hallinto-organisaation aiemmassa toiminnassa ei ole ollut huomautettavaa Normaali Projektin vastuuhenkilöillä ja hallinto-organisaatiolla on aikaisempaa kokemusta rakennerahastohankkeen hallinnoinnista Vastuuhenkilön/hallinto-organisaation aiemmassa toiminnassa ei ole ollut huomautettavaa Korkea Kokematon hallinto-organisaatio tai toiminnallaan aiheuttanut aikaisemmin ongelmia Kokematon projektipäällikkö tai toiminnallaan aiheuttanut aikaisemmin ongelmia Projektin vastuuhenkilöillä tai hallinto-organisaatiolla luottotietoongelmia
Hankkeen riskiluokittelu Matala Luonteeltaan tekninen, kirjallinen selvitys. esim. teknisen tuen hanke ja selvityshanke Lyhytkestoinen ja rahoitukseltaan vähäinen hanke Normaali Rahoitukseltaan keskikokoinen hanke Hanke ei sisällä erityistä sisältöön/toimintatapaan liittyvää riskiä, ns. normaali rakennerahastohanke Korkea Pitkäkestoinen ja/tai rahoitukseltaan suuri hanke Samantyyppiset hankkeet on tarkastusraporteissa todettu riskialttiiksi ja riskien taloudelliset vaikutukset suuriksi Hankkeen tavoitteet haastavia Monirahoitteinen projekti
Varoitusmerkkejä riskeistä aikaisemmat ongelmat projektipäällikön tai organisaation kanssa projektipäällikön tai organisaation kokemattomuus hakemuksen yhteydessä ei ole annettu oikeita ja riittäviä tietoja puutteita maksatushakemuksissa esim.: epämääräisiä konsulttilaskuja itse tehtyjä tositteita käteissuorituksia puutteelliset tai epätäydelliset asiakirjat/hankkeelta ei löydy riittävää asiakirja-aineistoa tiliotteita puuttuu tositteet ovat sisällöltään puutteellisia, esim. matkalaskusta ei selviä matkan alkamis- tai päättymisaika, matkan kohde ja matkan aihe
Varoitusmerkkejä riskeistä kirjanpidon epäselvyys tai puutteet kirjanpitoa ei ole pidetty tai se on pahasti jäljessä alkuperäisiä laskuja ei ole; kirjanpidossa kopiot kassakirjaa ei ole, vaikka käteistä rahaa käytetään tositteita puuttuu runsaasti omistajan yksityisnostoja tai lainanottoa yhtiöltä projektisuunnitelma liian yleisellä tasolla, vaikeaselkoinen tai haasteellinen
Varoitusmerkkejä riskeistä tuensaaja kieltäytyy antamasta valvonnassa tarvittavaa aineistoa tai auttamasta tarkastustehtävässä runsas alihankkijoiden käyttö (alihankkijoiden taustojen selvittäminen jne.) tuen hakija /tuensaaja ei ole hoitanut yhteiskunnallisia velvoitteitaan