Sulkemisen haasteet maksatuksen näkökulmasta

Transkriptio

1 Sulkemisen haasteet maksatuksen näkökulmasta Työkokous rakennerahastohankkeiden maksatuksista vastaaville rakennerahastojen ajankohtaisista asioista , Scandic Marski Ylitarkastaja Martta Viitaniemi, TEM/ALUE/RARA

2 Ohjelmakauden sulkeminen Sulkemiseen liittyy useita prosesseja: Rahoituspäätökset ja sidonnat Maksatusprosessi ja oikaisuvaatimukset Korjaavat toimenpiteet ja tarkastukset Sulkeminen tietojärjestelmässä Ohjelmakauden sulkeminen: loppumaksupyyntö, viimeinen välimaksupyyntö Asiakirjojen säilyttäminen

3 Ohjelmakauden sulkeminen Maksatusten päättyminen: Tukikelpoisuusaika päättyy Maksut tuensaajille (ml. oikaisuvaatimuksista): todellinen maksupäivä viimeistään Vuonna 2016 arviomäärärahaa ei saa enää käyttää ohjelmakauden maksuihin

4 Ohjelmakauden sulkeminen Muut sulkemiseen liittyvät prosessit: Sidonnat pääsääntöisesti viimeistään Viimeistään : Paikan päällä varmennukset valmis-tilassa Tiedossa olevat takaisinperintäpäätökset tehty Päätökset hanke- ja järjestelmätarkastushavaintoihin tehty Hankkeet pääsääntöisesti suljettuna tietojärjestelmissä Takaisinperittävät määrät maksettuna viimeistään

5 Ohjelmakauden sulkeminen Itse toteutettujen hankkeiden sulkemisaikataulu Työvoimapoliittiset siirtomenot: maksettuna URA-järjestelmässä viimeistään Pk-yritysten osaamisen kehittämispalvelut: maksettuna Siirijärjestelmässä viimeistään Muut kehittämishankkeet: hankkeen päättymispäivä viimeistään Tekninen tuki: hankkeen päättymispäivä viimeistään Välittävä toimielin vastaa siitä, että kaikki maksut tuensaajille (maksatuspäätökset ja oikaisuvaatimuspäätökset) suoritetaan viimeistään

6 Ohjelmakauden sulkeminen Hankkeiden päättymisajankohdan määritteleminen: Maksamisen takarajana tukikelpoisuusajan päättyminen Hankkeen rahoituspäätöksen tai lain mukainen määräaika viimeisen maksatushakemuksen palauttamiselle (1kk-4kk) Maksatustarkastuksen käsittelyaika Määräaika oikaisuvaatimuksen esittämiselle Oikaisuvaatimuksen käsittelyaika Suosituksena: Viimeisten maksatushakemusten palautuspäivä Hankkeiden toteuttamisen päättymispäivä

7 Ohjelmakauden sulkeminen Hankkeiden onnistuneen sulkemisen edellytykset: Henkilöstön riittävä määrä ja osaaminen Uuden ohjelmakauden teknistä tukea voi käyttää vanhan kauden sulkemistoimiin Selkeät roolit ja vastuut Rahoittaja: kokonaisvastuu sulkemisesta Maksaja: viimeisen maksatushakemuksen käsittely Tuensaaja: asiakirjojen toimittaminen, säilyttäminen, kirjanpidon sulkeminen

8 Viimeisen maksatushakemuksen käsittely Viimeistä maksatushakemusta koskevat maksajan tarkistuslistan kysymykset Onko hanke saavuttanut tavoitteensa? Onko maksatushakemus toimitettu määräajassa? Kuuluuko pysyvyyssäännön soveltamisalaan? Onko kyseessä tuloa tuottava hanke? Onko kyseessä de minimiksenä myönnetty tuki? Onko paikan päällä tehtävä tarkastus suoritettu? Onko tarkastushavainnoista johtuvat jatkotoimenpiteet suoritettu asianmukaisesti loppuun eikä tiedossa ole muita maksamiseen vaikuttavia seikkoja?

9 Viimeisen maksatushakemuksen käsittely Toteutuneiden rahoitussuhteiden tarkastaminen Mahdolliset takaisinperinnät ylitoteutuneesta ulkopuolisesta rahoituksesta johtuen Viimeinen maksatuspäätös voidaan tehdä, jos Paikan päällä varmennus jatkoseurannassa tai valmis-tilassa Loppuraportti on toimitettu ja hyväksytty Ongelmien ennakointi on tärkeää!

10 Maksatusten sujuvuus ja vauhdittaminen Tavoitteena 3kk:n käsittelyaika Maksatusten sujuvuuteen vaikuttaa merkittävästi ennen maksatusvaihetta tehty työ: Rahoituspäätösten ja hankesuunnitelmien laatu ja sisältö Yksinkertaistettujen kustannusmallien suosiminen Aloituspalaverit tuensaajan kanssa Muutospäätösten tekeminen riittävän ajoissa Yhteistyö rahoittajan ja maksajan välillä erityisen tärkeää!

11 Maksatusten sujuvuus ja vauhdittaminen Tavoitteena riittävä varmuus kustannusten tukikelpoisuudesta: Riskiperustainen tarkastaminen: kaikkia tositteita ei pyydetä eikä tarkasteta Maksajan arvio ja kokemus Tarkastustavan ja -tason perustelu ja dokumentointi Lisäselvityspyyntöjen vastausta ei tarvitse odottaa määräajan jälkeen Riittävät ja osaavat henkilöstöresurssit maksatuksessa

12 Lisätietoa Hallintoviranomaisen kirjeet: EAKR:n ja ESR:n ohjelmakauden sulkemiseen valmistautuminen, (TEM/244/ /2011) Rakennerahastohankkeiden maksatushakemusten käsittelyn nopeuttaminen, (TEM/2993/ /2009) Saatavilla mm. rakennerahastot.fi-sivulta