Tarkastushavaintojen käsittely

Transkriptio

1 Tarkastushavaintojen käsittely Koulutus välittäville toimielimille Työ- ja elinkeinoministeriö /Alueosasto /RARA Ylitarkastaja Henri Mattila

2 Tarkastusraporttien käsittelyohjeistus HVO-ohje (TEM/241/ /2010) VVC:n rakennerahastojen tarkastusviranomaisena rakennerahastolain (1401/2006) 50 :n nojalla suorittamiin tai sen vastuulla suoritettujen rakennerahastojen hanke- ja järjestelmätarkastuksien tarkastusraporttien käsittelyyn Ohjetta sovelletaan myös rakennerahastolain :ien nojalla suoritettujen tarkastusten (HVO:n ja TOVI:n) sekä muiden rakennerahastovaroja tarkastavien viranomaisten tarkastusraporttien käsittelyyn HVO:n järjestämä koulutus HVO-kirjeet

3 Hanketarkastukset v Vuonna 2011 tarkastettiin ESR 43 kpl (virheprosentti 0,2 %), EAKR 108 kpl (0,63 %) (v. 2010, ESR 62 kpl 0,2 % ja EAKR 81 1,2 %) Tavoitteena saada luotettava arvio komissiolle annettuihin välimaksupyyntöihin sisältyneistä tukikelvottomien menojen määrästä. Hanketarkastusraporteissa ei pääsääntöisesti raportoida toimenpide-ehdotuksia, vaan ainoastaan havainnot tukikelvottomista eristä ja tukikelvottomuuden perusteesta.

4 Havaintoluokkien prosenttijakauma 90,00 % 80,00 % 70,00 % 60,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % EAKR 2011 EAKR 2010 ESR 2011 ESR ,00 % 10,00 % 0,00 %

5 Tukikelvottomuusluokittelu 3- ja 4- luokan havainnoista EAKR kpl 2011 EAKR kpl 2010 ESR kpl 2011 ESR kpl

6 Tukikelvottomuusluokittelun avausta G. Kustannus ei liity hankkeeseen EAKR: matkakuluja, tilavuokra, 2x palkkakulu, hankinnan virheellinen kilpailuttaminen, kaupparekisterimerkintä ESR: 2x henkilöstökustannusten kohdistaminen projektille F. Kustannus on määritelty tukikelvottomaksi EAKR: yleiskaavan laadinta, 2x ALV, tavanomaisen toiminnan kuluja, PR-lahjoja ESR: 2x ALV

7 Tukikelvottomuusluokittelun avausta L. Kustannus on laskettu virheellisesti EAKR: 2x virheellisesti kohdistettu palkkameno, laskuvirhe hotellikustannuksissa ESR: sotumaksu, puhelinmaksu H. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana EAKR: verokonsultointia, kansainvälistymiskoulutus, käytetyt koneet, puhelimen hankintameno ESR: lehti-ilmoituksia

8 Tukikelvottomuusluokittelun avausta Useita tarkastushavaintoja tuli esille palkkojen, lomarahojen ja työaikojen laskemisesta ja kohdentamisesta hankkeelle. Merkittävää, koska vaikutusta flat raten laskemisen kannalta Etenkin euromääräisesti merkittäviä ovat hankinnat ja tuen myöntäminen/käyttö oikeaan tarkoitukseen.

9 Työnjako Tarkastusviranomainen tekee järjestelmä- ja hanketarkastukset, kirjaa niiden tulokset EURA 2007 tarkastus- ja valvontaosioon Hallintoviranomainen vastaa jatkotoimenpiteiden seurannasta ja siitä, että välittävissä toimielimissä (myöhemmin VTE) on tehty riittävät ja oikeat korjaavat toimenpiteet Korjaavien toimenpiteiden tekemistä varten oltava Jatkotoimenpiteiden tekijä rooli

10 Työnjako HVO tallentaa vastauksensa/arviointinsa VTE:n vastineeseen kommentti-sivulle Todentamisviranomainen arvioi välittävien toimielinten sekä hallintoviranomaisen tekemien korjaavien toimien riittävyyttä sekä arvioi havaittujen tukikelvottomuusvirheiden mahdollista systemaattisuutta

11 Tarkastusraporttien käsittely välittävissä toimielimissä Tarkastusraportit käsiteltävä viivytyksettä, viimeistään 4 kk:n kuluessa tarkastusraportin hyväksymispäivästä Koskee myös järjestelmätarkastuksia VTE tallentaa päätöksensä liitetiedostona tarkastus- ja valvontaosion vastine-painikkeen takaa avautuvalle sivulle EURA2007-järjestelmään tallennetaan: organisaation päätös tarkastushavaintojen johdosta tehtävistä toimenpiteistä, organisaatio ottaa vastuun toimenpiteiden tekemisestä varsinaiset korjaavat toimenpiteet esim. takaisinperintäpäätös EURA:an

12 Tarkastusraporttien käsittely välittävissä toimielimissä Tarkastusraporteissa voi olla huomioon otettavia havaintoja myös Havainnot ja perustelut kohdassa, vaikka yleisjohtopäätös olisikin 1-luokassa Havaitut ei-kvantitatiivisesti ilmaistavat virheet Havaitut kohdevuoden tukikelvottomat menot Muut havainnot Komissio kiinnittänyt huomiota tarkastusviranomaiseen kohdistuneessa tarkastuksessa siihen, että VTE oli ottanut selvästi lievemmän linjan korjaavissa toimenpiteissä kuin hanketarkastuksen havainto tulee varmasti seuraamaan tilannetta (etenkin kilpailutuksessa oltava tarkkana)

13

14

15 EURA2007-tietojärjestelmään tallennettavan päätöksen sisällöstä Liitetiedostona tallennettava kirjallinen päätös sisältää mm: Hankkeen projektikoodi ja nimi (myös tiedostonimessä) Tarkastushavainto/-havainnot ja havaintoon liittyvä korjaava toimenpide Päätöksen perustelut ja sovelletut säännökset Esittelijän ja päätöksentekijän allekirjoitukset Toimenpiteet eivät jää vain yksittäisen henkilön tietoon, parantaa tiedon jakamista Parantaa toimielimen sitoutumista korjaavien toimenpiteiden tekemiseen Tallennettava tieto ei saa olla ehdollisessa muodossa ei siis näin jos tuensaajalta saadaan riittävät selvitykset, niin sitten ehkä Ks. Korjaavien toimenpiteiden ohjeen liitteet

16 EURA2007-tietojärjestelmään tallennettavasta tiedosta Esimerkki: VTE:n 1. vastine: päätös toimenpiteisiin ryhtymisestä (keskeneräinen tai) valmis-tilassa (mahdollinen HVO:n kommentti käsitelty-tilassa) VTE:n 2. vastine: esim. takaisinperintäpäätös valmis-tilassa HVO:n ainakin yhden kommentin oltava valmis-tilassa, jotta hanke voidaan aikanaan sulkea EURA:n tarkastus- ja valvontaosion käyttöohjeet tulostettavissa tietojärjestelmästä

17 EURA2007-tietojärjestelmään tallennettavasta tiedosta Voi/kannattaa käyttää myös keskeneräinen -tilaa, jos lisätietoa tulossa vastineeseen Dokumentoinnin informatiivisuus tärkeää, huomioitava ulkopuolinen tarkastaja Dokumentoinnin informatiivisuuden vaatimus kasvaa, mitä poikkeuksellisempi tilanne/tapaus on Samat asiat tarkistamalla päädyttävä samaan lopputulokseen myöhemmin (toistettavuus)

18 Tarkastushavaintojen käsittelyn vaikutukset VTE:n tulee laajentaa korjaavat toimenpiteet tarvittaessa koskemaan Tuensaajan koko hankkeen menoja Kaikkien tuensaajan hankkeiden menoja Joissakin tapauksissa muihin samantyyppisiin hankkeisiin Korjaavien toimenpiteiden suorittamisesta vastaavan yksikön/ virkamiehen on saatettava tarkastusraporteissa esitetyt havainnot ja niiden korjaamiseksi suoritetut toimenpiteet viraston johdon tietoon. erityisen tärkeää välittävän toimielimen omaa toimintaa koskevien havaintojen osalta (oman tuotannon hankkeet ja omissa hallinnollisissa prosesseissa)

19 Tarkastushavaintojen käsittelyn vaikutukset Välittävän toimielimen tulee varmistaa viraston sisäisin valvontatoimin, että jatkossa samankaltaiset tarkastuksissa havaitut toiminnan puutteet ja virheellisyydet tullaan estämään. vaikutukset rahoitus- ja/tai maksatustoimintoihin, tuen saajien koulutukseen, neuvontaan ja ohjeistukseen Tarkastushavainnoista oppiminen tärkeää pyritään parantamaan toimintaa ja ennalta kiinnittämään huomiota riskialttiisiin kohtiin Korjaavien toimenpiteiden tekeminen hyväksytysti edellytys hankkeen sulkemiselle Tarkastushavainnot käsiteltävä joka tapauksessa, yritetään välttää loppuohjelmakauden ruuhkautuminen