Art 13 paikan päällä tarkastukset TUKI2000- järjestelmässä hallinnoitavissa yritystuissa Tarkastuksen tavoitteet, sisältö ja vaiheet

Transkriptio

1 Art 13 paikan päällä tarkastukset TUKI2000- järjestelmässä hallinnoitavissa yritystuissa Tarkastuksen tavoitteet, sisältö ja vaiheet Työ- ja elinkeinoministeriö Alueosasto / rakennerahastoryhmä Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo

2 Johdanto työkokouksen teemoihin Käydä läpi art 13 paikan päällä tehtävän tarkastuksen vaiheet (erityisesti tarkastuksen tarkkuustaso, tarkistuslistan kysymykset, havaintojen kirjaaminen, tukikelvottomuusluokitukset jne.) yritystukien näkökulmasta Tarkastuksissa havaitut tukikelvottomat menot Tarkastustiedoissa havaittujen virheiden korjaaminen Tarkastuksia koskeva raportointi TUKI2000- ja EURA järjestelmissä Vaihtaa kokemuksia paikan päällä tarkastusten tekemisestä ja tarkastuksiin liittyvistä ongelmista Tarkastusten kustannustehokkuus -> miten varmistaa laatu ja minimoida käytettävät resurssit, asiakirjatarkastuksen ja paikan päällä tarkastuksen työn yhteensovittaminen 2

3 3

4 Hallinto- ja valvontajärjestelmän luotettavuus Luottamus ohjelmatasolla Sulkemisen tarkastuslausuma Komission tarkastukset Vuotuiset tarkastuskertomukset Menojen todentaminen (komission asetus 1828/2006 Art 13 varmennukset) Ohjelman toimeenpanovaihe VVC:n lausuma Ohjelmaneuvottelut FI-komissio

5 Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset Artikla 60 b-kohta 1083/2006 (EU.n yleisasetus) Hallintoviranomaisen tehtävänä on..tarkastaa osarahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toimituksen ja varmistaa, että toimien osalta tuensaajien ilmoittamat menot ovat todella aiheutuneet ja että ne ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset; yksittäisten toimien paikan päällä suoritettavia tarkastuksia voidaan tehdä otantaperiaatteella noudattaen yksityiskohtaisia sääntöjä, jotka komissio hyväksyy 5

6 Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset Artikla /2006 (EU-toimeenpanoasetus) Tarkastuksilla on varmistettava, että 1) ilmoitetut menot vastaavat todellisuutta, 2) tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti, 3) tuensaajan esittämät korvaushakemukset ovat oikeellisia ja 4) toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia ja 5) Niiden on sisällettävä menettelyt, joilla vältetään menojen rahoittaminen kahteen kertaan muista yhteisön hankkeista tai kansallisista hankkeista sekä muilla ohjelmakausilla. 2. Tarkastusten on tarvittaessa katettava toimien hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat = kaikki! 6

7 Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset Hallintoviranomaisen suorittamat art 13 mukaan tehtävät hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset -> osa organisaation normaaleja, päivittäiseen toimintaan liittyviä sisäisen valvonnan menettelyjä, joilla organisaatio varmistaa sen vastuulla olevien tehtävien asianmukaisen toteutumisen. Artikla 13 mukaisilla tarkastustoimenpiteillä valvotaan, että tuensaajalle myönnetty julkinen tuki on käytetty käyttötarkoitukseensa päätöksessä mainituilla ehdoilla 7

8 Art 13 menojen varmentaminen sisältää seuraavat toimenpiteet : a) tuensaajan kutakin maksatushakemusta koskevat hallinnolliset tarkastukset; -> Asiakirjatarkastus /hallinnollinen tarkastus / desk-based check b) yksittäisiä toimia koskevat, paikan päällä tehtävät tarkastukset -> Paikan päällä tehtävä tarkastus / Paikan päällä tehtävä varmennus / artikla 13 varmennus/tarkastus/ 1. asteen kontrollikäynti / on the spot- käynti 8

9 Paikan päällä tarkastuksen prosessi osana art 13 menojen tukikelpoisuuden ja tosiasiallisuuden varmentamista 1. Maksatushakemusten käsittelyyn liittyvä hallinnollinen so. asiakirjatarkastus - koskee kaikkia maksatushakemuksia - asiakirjojen perusteella saavutetaan ennen maksatuspäätöksen tekoa riittävä varmuus esitettyjen menojen tosiasiallisuudesta ja tukikelpoisuudesta, ja menojen päätöksen sekä EU- ja kansallisten sääntöjenmukaisuudesta - maksatushakemuksen tarkastuksessa havaitut tukikelvottomuushavainnot luokiteltuina talletetaan järjestelmiin tämän prosessin vaiheen tuloksina 2. Paikan päällä tehtävä tarkastus 9 - koskee rajattua määrää hankkeita - täydentää maksatushakemusten käsittelyn yhteydessä tehtyä tukikelpoisuusym. tarkastusta menojen tosiasiallisuuden, tuotteiden ja palveluiden tosiasiallisen toimittamisen, tiedotus- ym. horisontaalisten vaatimusten jne. varmistamisen osalta - paikan päällä tehdyssä tarkastuksessa havaitut tukikelvottomuus havainnot (ei samat kuin jo maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä todetut!)luokitteluineen talletetaan järjestelmiin tämän prosessin vaiheen tuloksina

10 Paikan päällä tehtävien tarkastusten kansallinen ohjeistus HVOn ohje Dnro 645/023/2009 paikan päällä tehtävistä tarkastuksista - Yleisohje + Tarkistuslista/pöytäkirja (yleiset tarkistukset/ kustannusten tarkistuslista) täyttöohjeineen (suomi/ruotsi) -> Koskenut lukien sekä EAKR- että ESR- rahastojen hankkeita - perustana EU lainsäädänto sekä komission ohje art kohtien mukaisista tarkastuksista : Guidance document on management verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the programming period Final version of 05/06/2008 COCOF 08/0020/04-EN HVOn ohje EU-osarahoitteisten hankkeiden artikla 13:n mukaisissa, menojen tukikelpoisuutta ja tosiasiallisuutta koskevissa tarkastuksissa havaittujen tukikelvottomien kustannusten kirjaaminen tietojärjestelmiin 10

11 Paikan päällä tehtävät tarkastukset TUKI2000- järjestelmässä Paikan päällä tarkastukset tehty ohjelmakauden alusta ohjeiden mukaan ja talletettu TUKI2000-järjestelmään Paikan päällä tarkastuksia koskeva osuus TUKI2000:ssa: otettiin käyttöön EAKR-hankkeita (lain 1336/2006 mukaiset, energiatuet sekä Tekesin EAKR-hankkeet) koskeva HVO-ohjeen mukaisesti uudistettu paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskeva osio, joka korvasi nykyisen ns. varmennusosion alkaen kaikkien uusien paikan päällä tehtävien tarkastusten tiedot sekä ne tarkastukset, joiden osalta paikan päällä tehtävä tarkastuskäynti on jo tehty, mutta tietoja ei vielä ole tallennettu TUKI2000- järjestelmään on tallennettava uuteen järjestelmään. Käyttöön ottoa koskeva TEM/ Sirpa Hautalan viesti , joka sisälsi hallintoviranomaisen ohjeistusta täydentävää ohjetta tarkistuslistan eräiden kysymysten osalta 11

12 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen vaiheet Tarkastuksen suunnittelu- /valmisteluvaihe Tarkastuksen tekeminen paikan päällä Tarkastuksen jälkeiset toimenpiteet Päätös jatkotoimista ja jatkotoimien seuranta 12

13 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen vaiheet Välittävän toimielimen tarkastussuunnitelma HVO:n tarkastussuunnitelma Paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskeva hallintoviranomaisen ohjeistus (tarkistuslistat) Tarkastettava hanke Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Tarkastus paikan päällä Hallintoviranomaisen muut rr-ohjeet EU:n rr- lainsäädäntö ja ohjeet Kansallinen erityislainsäädäntö Muu kansallinen ja EU-lainsäädäntö Valtteri Eura 2007 TUKI2000 Finnvera Tarkastuksen jälkeiset toimenpiteet Päätös jatkotoimista Jatkotoimien seuranta

14 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Erittäin tärkeä vaihe tarkastuskäynnin onnistumisen ja kustannustehokkaan tekemisen kannalta! -Tarkastettavan hankkeen erityispiirteet huomioon ottaen selvitetään, mitä paikan päällä nimenomaan kyseisen hankkeen kohdalla tulee tarkastaa ja miten Suunnittelun lopputuloksena: -Syntynyt kuva hankkeen ja tuensaajan tilanteesta ja niihin mahdollisista liittyvistä riskikohdista -Syntynyt (riskiperusteinen) suunnitelma tarkastuksen toteuttamisesta käytännössä paikan päällä (laajuus, paikan päällä todennettavat tarkistuslistan kohdat, mistä saadaan varmuus jo asiakirja-aineiston avulla, yksittäisten menojen todentamisen periaatteet, tarkastuskertojen määrä jne.) -Päätetty tarkastuksen lopullinen ajankohta -Päätetty, ketä tarkastuksesta vastaavan maksajan lisäksi käynnille mahdollisesti lähtee -Saatu riittävä varmuus asiakirjojen perusteella siitä, että Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritettu hallinnollinen tarkastus yksin tai yhdessä muiden hankkeeseen liittyvien asiakirjojen kanssa voi korvata paikan päällä tehtävän tarkastuksen HUOM!!! art 13 maksatushakemusten asiakirjatarkastuksen laajuus <-> paikan 14 päällä tarkastusten laajuus

15 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Hanketta ja tuensaajaa koskevien tietojen kerääminen -Tietojärjestelmätietojen hyväksikäyttö : Tuki2000, Valtteri, Asko. Tuensaajaa koskevat tiedot Tuensaajan muut hankkeet (ilmoitukset tuensaajista, netti, tiedonhankinta viraston sisällä, maaseutuviraston rahoittamat hankkeet, kansalliset hankkeet jne) - > menojen tuplarahoituksen estäminen! Tuensaajaa koskevat tarkastushavainnot Tuensaajan tilintarkastuslausuntojen mahdollinen hyödyntäminen Hanketta koskevat tiedot * Tukihakemus (muutoshakemus) liitteineen * Tuki(ml. muutokset)päätös ml. projektisuunnitelma (hankkeen toteuttamista koskevat ehdot ja erityisehdot, hankeselvitysraportti * Maksatushakemukset liitteineen, maksatuspäätökset, asiakirjatarkastusten tarkistuslistat, rahoittajan lausunnot * Hanketta koskevat tarkastusviranomaisenym. tarkastusraportit * Väli- ja loppuraportit, ohjausryhmän pöytäkirjat (mikäli edellytetty) * Seurantatiedot 15 * Tarkistettava, onko ko. hankkeelle erikseen merkitty tarkastettavia kohteita esimerkiksi maksatushakemuksen tarkistuksen yhteydessä

16 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Hanketta koskevat tiedot (jatkuu) - Myönnettyyn tukeen liittyvät ehdot Yrityksen kehittämisavustus (investointi, palkat ja muut toimintamenot, kehittämistoimenpiteet, T&K hankkeet) Yritysten toimintaympäristön kehittäminen Energiatuki Kustannusten tukikelpoisuutta säätelevää lainsäädäntöä EY:n perussopimus ja sen nojalla annetut säädökset RR- yleisasetus (EY) N:o 1083/2006 ja rahastokohtainen EAKR asetus (EY) N:o 1080/2006 Komission täytäntöönpanoasetus (EY) N:o 1828/2006 (mm. tarkemmat tiedotusja viestintävelvoitteet) Komission jäsenvaltiota sitova päätös EAKR ohjelmasta Ohjelman seurantakomitean vahvistamat perusteet (hankkeiden valintakriteerit; yleisasetus art.) Kansallinen lainsäädäntö: Yritystukilaki ja asetus, hankintalainsäädäntö, kirjanpitolaki ym.ym. Kansallinen rr- tukikelpoisuusasetus Hallintoviranomaisen määräykset ja ohjeet, tukilainsäädäntöä koskevat ohjeet ja 16 määräykset (Yritystukikäsikirja) Välittävän toimielimen rahoituspäätöksen ehdot tuensaajalle

17 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Eräitä TUKI2000- / ja EURA hankkeita koskeva erityispiirre -Tuensaajalta tulee ainoastaan yksi maksatushakemus ennen hankkeen päättymistä -Tässäkin tapauksessa tulee pystyä erottamaan maksatushakemuksen käsittelyn prosessi ja tulokset paikan päällä tarkastuksen prosessista tuloksista -> 1. valmistellaan maksatushakemus maksatuspäätösluonnosvaiheeseen asti (hyväksytyt kustannukset, kirjataan hylätyt tukikelvottomat menot määrineen ja luokitteluineen) 2. täydennetään tehtyä työtä paikan päällä tarkastuksen tuloksilla HUOM! Milloin on mahdollista saavuttaa riittävä varmuus hallinnollisen tarkastuksen yhteydessä 17

18 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Tarkastuskäynnistä ilmoittaminen Hallintoviranomaisen ja välittävän toimielimen rahoittamaansa hankkeeseen kohdistuvasta tarkastusoikeudesta on määräykset rakennerahastolain 51 :ssä. Tuensaajan velvollisuudet on määritelty rakennerahastolain 56 :ssä. > rahoituspäätös Tarkastuksen asianmukaiseksi suorittamiseksi on yleensä tarpeen sopia tarkastusajankohdasta etukäteen. Jos ennakkoilmoittaminen vaarantaisi tarkastuksen tarkoituksen toteutuminen, voidaan tarkastus tältä osin suorittaa siitä ennalta ilmoittamatta. TUKI2000-hankkeille kirjallinen ilmoitus mallin mukaan! 18

19 3.2. Tarkastusta ei ole voitu toteuttaa tuensaajasta johtuvasta syystä Jos tuensaajaa ei sovitusta tarkastuskäynnistä tai yhteydenottoyrityksistä huolimatta tavoiteta tai hankkeen kirjanpito ja/tai asiakirjat eivät ole tarkastajien tarkastettavissa, ei tarkastusta ole voitu toteuttaa. Tällaisessa tapauksessa on molempien osapuolten oikeusturvan kannalta pöytäkirjattava havainnot ja toteutetut toimenpiteet yksityiskohtaisesti. Tähän kohtaan ei ole tarkoitus kirjata tilanteita, joissa sovittua tarkastusta joudutaan siirtämään toiseen ajankohtaan yhteisestä sopimuksesta (esim. sairaustapaus), vaan ne kirjataan kohtaan 1.4. Kirjataan perustelut sille, miksi tarkastusta ei ole voitu suorittaa. 19

20 Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu 4. PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄN TARKASTUKSEN KORVAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN HALLINNOLLISELLA TARKASTUKSELLA Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen Kyllä Perustelut: Paikan päällä tarkastuksen tulee 13 artiklan 2 alakohdan mukaisesti tarvittaessa kattaa hankkeen hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat. Jos kyseessä on hanke, jonka tuotteiden ja palvelujen toimittamisesta saadaan riittävä varmuus jo maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä suoritetulla hallinnollisella tarkastuksella, (esimerkiksi siitä syystä että tehty työ konkretisoituu aikaan ja paikkaan liittymättöminä raportteina tai selvityksinä), paikalla tehtävä tarkastus voi olla tarpeeton tai mahdoton suorittaa. Tällöin komission 1828/2006 asetuksen 13 artiklan a-alakohdan mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan poikkeuksellisesti katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen. 20

21 4. PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄN TARKASTUKSEN KORVAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN HALLINNOLLISELLA TARKASTUKSELLA Vapaassa tekstikentässä perustellaan, miksi ja miten hankkeessa on voitu luotettavasti varmistaa tuotteiden ja palvelujen toimittaminen ilman paikan päällä tarkastusta. -> tärkeää perustella niin, että ulkopuolinen taho voi jälkikäteen vakuuttua perustelujen riittävyydestä. -> kuvataan, a) miksi ko. hanke voidaan korvata hallinnollisella tarkastuksella (hankkeen luonne, tuotokset), b) selostetaan lyhyesti, mitä hallinnollisen tarkastuksen yhteydessä on tehty Mikäli maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen, ei kohdan 5 mukaisiin kysymyksiin tällöin vastata. 21

22 Esimerkkejä hallinnollisella tarkastuksella korvatuista Yrityksen kehittämisavustus Hankkeen nimi : Markkinointiselvitys ja kv-valmiuksien kehittäminen Yrityksen uudistuneen tuotteiston ja laajemman kontaktipinnan selvityshanke kohdemaana Ruotsi. Perustelu hallinnollisella tarkastuksella korvaamiselle: Yritys on toimittanut laskujäljennökset, tiliotteet maksuista, kirjanpidon otteen, markkinointiselvityksen sekä messuilla olleen esiteaineiston ELY-keskukseen. Yrityksen kehittämisavustus Hankkeen nimi: Kansainvälisen Rxx-tuotteiden myynnin laajentaminen ja vahvistaminen laajemmalla tuotetarjonnalla Perustelu hallinnollisella tarkastuksella korvaamiselle: Kaikki tositteet saatu tarkastettaviksi. Paikan päällä ei mitään varsinaista todennettavaa. -> mikä on hankkeen tuotos?

23 Tarkastus paikan päällä - Perustana hankekohtainen tarkastussuunnitelma (esitäytetty tarkistuslista jne.) - Tarkastuskäynnin alussa tuensaajalle kerrottava tarkastuskäynnin tarkoitus - Tarvittaessa pystyttävä todistamaan henkilöllisyys ja oikeus tarkastuksen tekemiseen - Itse tarkastuksen tekeminen (tehdyn suunnitelman mukaan) -> * tuensaajan ym. haastattelut * hanketta koskevan asiakirja- ja kirjanpitoaineiston läpikäynti (aineiston sisältö vaihtelee tukimuodoittain) * havainnoimalla toteutettujen käyttö- ja pääomainvestointien olemassa oloa 23

24 Tarkastus paikan päällä -tehdään käyttäen apuna hallintoviranomaisen tarkistuslistaa: TARKASTUSTA JA TARKASTETTAVAA HANKETTA KOSKEVAT YLEISET TIEDOT - Päätös siitä, että asiakirjatarkastus korvaa paikan päällä tarkastuksen TARKASTUSHAVAINNOT PAIKAN PÄÄLLÄ 5.A. HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET 5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Yksittäisten menojen varmentaminen tehdään täyttämällä ohjeen liitteenä oleva excel-lomake. Kuvaus ja perustelut yksittäisten menojen varmentamiselle: 5.C. MUUT TARKASTUSKÄYNNILLÄ ESILLE TULLEET ASIAT: 5.D. YHTEENVETO HAVAINNOISTA JA LISÄTIETOJA TARKASTUKSEN TULOKSESTA JOHTOPÄÄTÖKSET TARKASTUKSEN PERUS 24

25 Art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkistuslista 1. TARKASTUSTA KOSKEVAT YLEISET TIEDOT 1.1.Välittävä toimielin, 1.2.Tarkastuksen suorittajan/ suorittajien tiedot 1.3.Toteuttajan edustaja(t), 1.4.Tarkastusaika/-ajat ja paikka/paikat 1.5.Tarkastuksesta ilmoitettu 2. HANKKEEN TIEDOT (pääosin tietojärjestelmästä) Tuensaajaa ja hanketta koskevat tiedot Hankkeeseen tai tuensaajaan kohdistuneet aikaisemmat tarkastukset Maksajan paikan päälle tarkastettavaksi esittämät seikat Muita tarkastuksessa huomioitavia asioita (rahoituspäätöksen ehdot jne.) 3. TARKASTUKSEN TIEDOT Hankkeen hyväksytyt kustannukset/rahoitus Paikan päällä tarkastettavat maksatushakemukset (kustannukset/rahoitus) Tarkastusta ei ole voitu toteuttaa tuensaajasta johtuvasta syystä 4. PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄN TARKASTUKSEN KORVAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN HALLINNOLLISELLA TARKASTUKSELLA Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen Jos kyllä -> riittävät perustelut 25

26 Paikan päällä tehtävä tarkastus Logica <YEAR>. All rights reserved

27 Logica <YEAR>. All rights reserved No. 27

28 28