Sulkemistoimet ja aikataulut Ohjelmakausi

Transkriptio

1 Sulkemistoimet ja aikataulut Ohjelmakausi Rahoittajien ja maksajien työkokoukset Tampere , Kuopio , Helsinki ja Rovaniemi Ylitarkastaja Martta Viitaniemi TEM/ALUE/RARA

2 Esityksen sisältö Sulkemisen aikataulu Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä Sulkemisen työnjako Toteuttajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Maksajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Rahoittajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Korjaavat toimenpiteet ja hankkeen sulkeminen Asiakirjojen säilyttäminen

3 Sulkemisen aikataulu Sidonnat rahoituspäätöksillä viimeistään Hankkeiden toteutus päättyy hyvissä ajoin keväällä 2015 siten, että hankkeiden maksatukset ja muut sulkemistoimet ehditään hoitaa loppuun ennen tukikelpoisuusajan päättymistä Poikkeuksena: Työvoimapoliittiset- ja Pk-yritysten kehittämispalvelu-toimenpiteet Finnveran korkotukien päättymispäivämäärä on Pääomasijoitustoiminnan osalta aikataulua tarkennetaan myöhemmin Teknisen tuen hankkeet

4 Sulkemisen aikataulu Tukikelpoisuusaika päättyy , johon mennessä Maksatushakemukset käsitelty ja niitä koskevat maksatuspäätökset tehty, myös maksupäivä vuoden 2015 puolella Paikanpäällä tehtävät tarkastukset valmis-tilassa Korjaavien toimenpiteiden ml. takaisinperintöjen päätökset tehty ja niitä koskevat tiedot tallennettu rr-järjestelmiin Kaikki sulkemistoimenpiteet valmiina Lisätietoja: HVO:n kirje (TEM/244/ /2011)

5 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä EURA2007 ja Valtteri Kaikki EURA 2007:n ja Tuki 2000:n hankkeet merkitään suljetuiksi Kun hanke on suljettu, sen tietojen muuttaminen ja tallennus on estetty. Tämä ei koske: Valtterista tulevia takaisinperintä- ja palautustietoja EURAssa ylläpidettäviä peruutus-tietoja Tarkastus- ja valvontaosion tietoja Poikkeuksellisia hallinnollisia tiloja varten on omat sulkemista koskevat säännöt (toteuttajan keskeyttämä, maksatus lopetettu ja peruuntunut) Hankkeen sulkeminen ei ole mahdollista, jos sen hallinnollinen tila on hyväksytty, odottaa päätöstä, käynnissä, palautettu muutettavaksi, odottaa jatkopäätöstä, poistettu tai rahoittajan keskeyttämä

6 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä EURA2007 ja Valtteri Hanke voidaan merkitä suljetuksi sen jälkeen, kun Hallinnollinen tila on toiminta päättynyt Kaikki maksatushakemukset on toimitettu ja maksettu Maksupäivästä on kulunut aikaa vähintään 40 päivää (tai kun mahdolliset oikaisuvaatimukset on käsitelty loppuun) Seurantalomakkeet ovat valmiita (ei koske teknistä tukea) Hankkeella on valmiiksi merkitty loppuraportti (ei koske teknistä tukea) Paikan päällä tehtyjen tarkastusten tila on valmis tai jatkoseurannassa Mahdollisella hanketarkastuksella täytyy olla tietojärjestelmään tallennettuna kaikki asiaa koskevat välittävän toimielimen päätökset sekä niitä koskeva HVO:n kommentti tilassa valmis

7 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä EURA2007 ja Valtteri Merkinnän tekee rahoittaja, rahoittaja-käyttöoikeuksin Sulkemisen edellytykset kerrottu Euran käyttöohjeessa Projektin tilan hallinnointi Kannattaa hyödyntää projektien sulkemistilanneraporttia (numero 26) Raportista selviää suljettujen ja sulkemattomien hankkeiden lukumäärät Raportilla näkyy, mitä toimenpiteitä hankkeelle on tehtävä ennen sulkemista

8 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä EURA2007 ja Valtteri Tieto sulkemisen tilasta siirtyy Valtteriin Hankkeen tiedot lukittuvat Hankkeen käyttämättömät myöntämisvaltuudet purkautuvat Maakunnan liitot: purkautuneet myöntämisvaltuudet palautuvat suoraan maakunnan liiton käytettäväksi Valtion viranomaiset: purkautuneet myöntämisvaltuudet palautuvat uudelleenbudjetoinnin ja -jaon jälkeen välittävien toimielimien käytettäväksi Tieto purkautuneista myöntämisvaltuuksista siirtyy EURA 2007:ään Huom! Rahoittajan on päivitettävä käynnissä olevien hankkeiden varaustiedot vuosittain sidonnan mukaiseksi. Ohjeet annettu kirjeessä tietojärjestelmien tietojen ylläpitämisestä, TEM/216/ /2010

9 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä EURA2007 ja Valtteri Hankkeen sulkemisen yhteydessä sidonnat ja varaukset (EU+kansallinen) päivittyvät automaattisesti vastaamaan hankkeen toteumaa. Kunta/muu julkinen/yksityinen rahoitusosuudet pitää päivittää erikseen Tieto sulkemisen yhteydessä purkautuneista myöntövaltuuksista on nyt nähtävissä myös EURA järjestelmän raporteilla. Raporteille 4 ja 18 on lisätty valinta, jolla sulkemisen yhteydessä purkautuneet sidonnat ja muutetut varaukset voidaan valita näkyviin raportille

10 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä EURA2007 ja Valtteri EURA tehdyt päivitykset Lisätty Finnveran takaisinperintätapahtumien syöttötoiminto Lisätty ohjelmakehysten käyttö -raportti (numero 28) Päivitetty samalla rahoituskorjaustapahtumien ja raporttien käyttöohjeet EURA 2007 neuvontafoorumilla käyttäjätiedote päivityksistä Tulossa vielä joitakin uusia raportteja

11 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä Yleisiä kysymyksiä sulkemiseen liittyen Jos hankkeelle on toimitettu loppuraportti pelkästään paperiversiona, on se tallennettava myös järjestelmään ja merkittävä valmiiksi ennen sulkemista. Paperiversio on voitu toimittaa aikana, jolloin loppuraporttia ei voitu vielä tallentaa järjestelmään. Voi tallentaa myös viranomaisen palveluista rahoittajaoikeuksin Hanketarkastuksen vastine on tallennettu vahingossa kommentiksi tai vastineelta puuttuu hallintoviranomaisen kommentti Vastine on tallennettava, vaikka hanketarkastuksessa ei olisi löytynyt huomautettavaa Yksittäistapauksista voi kysyä -osoitteesta

12 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä Tuki 2000 Tuki järjestelmässä hanke merkitään suljetuksi kun Hankkeeseen liittyvät kaikki maksatushakemukset on maksettu tai kielteinen tilassa Viimeisimmän maksupäätöksen lähettämisestä on kulunut vähintään 40 päivää Päätöksestä ei ole avoimia oikaisuvaatimusasioita järjestelmässä eikä eri oikeusasteissa Mikäli hanke on liitetty tarkastussuunnitelmaan, sen paikan päällä tehtävä tarkastus on tallennettu järjestelmään Maksuun haun aikataulu on umpeutunut Tuki 2000 järjestelmässä on käytössä Eura 2007:ää vastaava sulkemistoiminto. Merkinnän sulkemisesta tekee rahoittaja

13 Hankkeen sulkeminen tietojärjestelmissä Tuki 2000 Uudelleenbudjetointipäätöksen (pienennyspäätöksen) käsittely Avustus pitää olla varmuudella loppuun maksettu, oikaisuvaatimusajan pitää olla kulunut umpeen (ellei ole täysin varmaa, ettei oikaisuvaatimusta tulla esittämään) ja avustukseen on jäänyt maksamatonta osuutta Pienennyspäätöstä (kuten ei muitakaan muutospäätöksiä) voida mitenkään jälkeenpäin perua! Pienennyspäätöksellä saadaan maksamaton osuus kuluvan vuoden myöntöpäätöksistä palautumaan suoraan myöntövaltuuksiin Pienennyspäätöksillä vapautuva (EAKR) maksamaton osuus aiempien vuosien myöntöpäätöksistä palautetaan myöntövaltuuksiin uudelleenbudjetoinnin ja jaon jälkeen

14 Sulkemistoimien työnjako Toteuttajan tehtävät Tarvittavien asiakirjojen toimittaminen ja säilyttäminen Maksajan tehtävät Viimeisen maksatushakemuksen ja -päätöksen käsittely Rahoittajan tehtävät Vastuu sulkemisesta, sulkeminen tietojärjestelmissä Jatkotoimenpiteiden tekijä Korjaavat toimet

15 Toteuttajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Viimeisen maksatushakemuksen toimittaminen HUOM! Viimeisen maksatushakemuksen määräajan jälkeen kustannuksia ei ole enää mahdollista hakea maksettavaksi! Seurantalomakkeen ja loppuraportin toimittaminen Asiakirjojen säilyttäminen

16 Toteuttajan tehtävät hankkeen sulkemisessa ELY-keskusten itse toteuttamat hankkeet: Siiri-järjestelmän täsmäyttäminen kirjanpitoon ja sulkeminen on edellytys hankkeen sulkemiselle Työvoimapoliittiset toimenpiteet: Toteutus päättyy Maksettuna URA-järjestelmässä viimeistään Pk-yritysten kehittämispalvelu-toimenpiteet: Toteutus päättyy Myyntilaskutus osallistumismaksuista viimeistään Maksettuna Siiri-järjestelmässä viimeistään Teknisen tuen hankkeet: toteutusaika saakka (jos maksatuspäätökset ja maksupäivä viimeistään ) Muut hankkeet: Toteutus päättyy Huomattava kuitenkin Kiekun mahdollinen käyttöönotto (joka kuitenkin siirtynee vuoden 2016 puolelle), johon mennessä sulkemistoimet on tehtävä Hankkeen päättämistoimien loppuun saattamiseksi tulee varmistua riittävistä henkilöstöresursseista

17 Maksajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Viimeinen maksatushakemus Tarkistuslistan kysymys 6: Sisältyykö maksatushakemukseen lomapalkkavarauksia Jos sisältyy, tuensaajan on toimitettava selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu tai kuitenkin 12kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä Tieto selvitysvaatimuksesta maksatuspäätökseen Maksajan on muistettava pyytää selvitys tuensaajalta Jos maksettu lomapalkka on pienempi kuin maksatushakemukseen sisältyvä lomapalkkavaraus, ylimenevä osa on perittävä takaisin

18 Maksajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Viimeinen maksatushakemus 12. Onko hanke saavuttanut tavoitteensa? Maininta, jos johtopäätös perustuu pelkästään siihen, että rahoittaja on hyväksynyt loppuraportin 13. Onko maksatushakemus toimitettu määräajassa? 14. Kuuluuko hanke pysyvyyssäännön soveltamisalaan? Kirjataan, kuka, missä ja miten jälkitarkastus hoidetaan Tieto jälkiseurannasta myös maksatuspäätökseen Pysyvyyssäännön (art. 57) noudattamisen valvominen hankkeen päättymisen jälkeen: Välittävä toimielin toteuttaa jälkiseurannan hvjkuvauksen mukaisesti paikan päällä käynnein, mahdollisesti otantana

19 Maksajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Viimeinen maksatushakemus 15. Onko kyseessä yleisasetuksen 55 artiklassa ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 10 :n mukainen tuloa tuottava hanke? Kirjataan kuka, missä ja miten hankkeen jälkitarkastus hoidetaan Tieto jälkiseurannasta tulee siirtää maksatuspäätökseen Jos kyseessä em. tuloa tuottava hanke, rahoittajan tulee lähettää tuensaajalle selvityspyyntö ennen viiden vuoden seurantajakson päättymistä

20 Maksajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Viimeinen maksatushakemus 16. Onko kyseessä vähämerkityksinen (de minimis) tuki? Kirjataan de minimis- tuen lopullinen määrä kunkin tuensaajan osalta, tieto siirretään myös maksatuspäätökseen Opas de minimis -tuista mm Onko tarkastukset paikan päällä suoritettu ja dokumentoitu asianmukaisesti ja onko tietojärjestelmien tiedot toimenpiteistä ajantasaiset? Paikan päällä tarkastukset on oltava tehtynä ja tiedot niistä tallennettuna tietojärjestelmään (valmis- tai jatkoseurannassa tilassa) ennen viimeistä maksatusta

21 Maksajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Viimeinen maksatushakemus 18. Kaikki tarkastushavaintojen edellyttämät toimenpiteet mukaan lukien hankkeen kustannusten tukikelpoisuuteen liittyvät oikaisut sekä päätökset jatkotoimenpiteistä on tehty, eikä hanketta rahoittaneella välittävällä toimielimellä ole muutoin tiedossaan seikkoja, jotka edellyttävät toimenpiteitä ennen kuin viimeinen maksatushakemus voidaan ratkaista?

22 Rahoittajan tehtävät hankkeen sulkemisessa Kokonaisvastuu sulkemisesta Varmistaa, että sulkemisen edellytykset ovat kunnossa Hankkeen merkitseminen suljetuksi EURA 2007 ja TUKI 2000 järjestelmissä Jälkiseuranta: Tuloja tuottavat hankkeet (art.55): rahoittajan tulee lähettää tuensaajalle selvityspyyntö ennen viiden vuoden seurantajakson päättymistä. Mahdollinen virheellisesti maksettu tuki peritään takaisin. Lisätietoja: TEM:n ohje (TEM/2351/ /2011) Pysyvyyssääntö (srt. 57): Rahoituspäätöksen ehdoissa tuensaajan raportointivelvollisuus ja velvollisuus ilmoittaa välittävälle toimielimelle (rahoittajalle) muutoksista pysyvyydessä. Välittävä toimielin toteuttaa jälkiseurannan hvj-kuvauksen mukaisesti paikan päällä käynnein, mahdollisesti otantana

23 Korjaavat toimenpiteet ja hankkeen sulkeminen Hanketarkastukset Vuoden 2012 hanketarkastuksia tallennetaan parhaillaan EURA2007 tietojärjestelmään Välittävän toimielimen päätös toimenpiteisiin ryhtymisestä 4 kk:n kuluessa lopullisen tarkastusraportin hyväksymisestä Käsittelyvelvoite koskee myös järjestelmätarkastuksia Lopullinen toimenpidepäätös (esim. takaisinperinnästä) tallennettava myös tietojärjestelmään

24 Korjaavat toimenpiteet ja hankkeen sulkeminen Hanketarkastukset Aiempien vuosien tarkastushavaintojen toimenpiteet saatettava loppuun ensitilassa tarkastusviranomainen raportoi vuosittain komissiolle Hankkeen sulkemisen edellytyksenä HVO:n kommentti valmis tilassa Tarkastusraporttien käsittely, TEM/241/ /2010, myös kirjeet ,

25 Korjaavat toimenpiteet ja hankkeen sulkeminen Takaisinperinnät, palautukset ja peruutukset Korjaavia toimenpiteitä voi tehdä myös hankkeen sulkemisen jälkeen Takaisinperinnät ja palautukset Päätökset on tehtävä viivyttelemättä Kaikki tiedossa olevat takaisinperintäpäätökset oltava tehtynä Maksuaika korkeintaan saakka Tietojen tallentaminen Valtteriin ja Tuki 2000:een Kirjataan TA-tilille , täsmäytys tietojärjestelmiin (kts. Vuodenvaihdeohje) Peruutukset Tarkemmat ohjeet: Korjaavat toimenpiteet rakennerahastoista myönnetyissä EU-osarahoitteisissa tuissa (TEM/1567/ /2011), Takaisinperintätietojen syöttäminen Tuki2000-järjestelmään (TEM/837/ /2012) sekä Valtterin käyttöohje

26 Korjaavat toimenpiteet ja sulkeminen Virheellisen päätöksen oikaiseminen Viranomaisella on velvollisuus oikaista oma-aloitteisesti virheelliset hallintopäätökset (hallintolaki 50-53) Oikaisu ei edellytä tuensaajan vaatimusta Maksatuspäätökseen liittyvät virheet korjaava päätös Takaisinperintäpäätöksen virheet korjaava päätös ja maksujen oikaisut tarvittaessa Tukikelvottoman kustannuksen ja takaisinperittävän rahoitusosuuden käsittelyssä tehdyt laskennalliset virheet maksujen oikaisut tarvittaessa sekä korjaukset Valtteriin Tuensaajan kuuleminen

27 Korjaavat toimenpiteet ja sulkeminen Virheellisen päätöksen oikaiseminen Korjaustyökalu virheellisen takaisinperintäpäätöksen oikaisemiseksi tietojärjestelmässä on työn alla Korjaavien toimenpiteiden tekemisestä vastaa tuen myöntänyt viranomainen Kaikki takaisinperinnät ja niitä koskevat oikaisut on vietävä tietojärjestelmään Hankkeita suljettaessa on varmistettava, että em. itseoikaisut on tehty tai niihin ei ole aihetta

28 Asiakirjojen säilyttäminen Neuvoston asetuksen mukaisesti (EY N:o 1083/2009 artikla 90) menoja ja tarkastuksia koskevat tositteet on säilytettävä kolmen vuoden ajan toimenpideohjelman sulkemisen jälkeen, eli vähintään vuoden 2020 loppuun asti Ohjelmakausi : Neuvoston asetuksen (EY 1260/1999) mukainen säilytysaika päättyy Kansallinen lainsäädäntö: kirjanpidon tositteet saakka ja kirjanpitokirjat saakka Lisätietoja HVO:n ohje 1/2012, TEM/2406/ /2012 Ohjelmakausi : Säilytysaika on päättynyt

29 Kiitos! HVO: Valtteri: EURA: