, Pori. EU-koordinaattori Marja-Leena Kymäläinen, Varsinais-Suomen ELY-keskus Taloustarkastaja Heli Tyyskänen, Varsinais-Suomen liitto

Transkriptio

1 Maksatuksen ajankohtaiskatsaus Ohjelmakausi : 2013 Onko vielä jotain opittavaa? , Pori EU-koordinaattori Marja-Leena Kymäläinen, Varsinais-Suomen ELY-keskus Taloustarkastaja Heli Tyyskänen, Varsinais-Suomen liitto

2 Kokemuksia flat rate-mallista Määritelmä: kiinteä prosenttiosuus, jolla korvataan välilliset kustannukset (ESR: aineet, tarvikkeet t ja tavarat, t matkakustannukset; k t k t EAKR: matkakustan- k t nukset, vuokrakustannukset, toimistokulut.) Prosenttiosuus lasketaan hankkeen palkkakustannuksista, joka on ESR- hankkeissa 17 % ja EAKR -hankkeissa 20%. Välittömät kustannukset on esitetty tyhjentävästi tukikelpoisuusasetuksessa 501/2011 ja HVO:n ohjeessa. Päätöstyyppiä ei voi muuttaa kesken hankkeen. Kaikki osatoteuttajat noudattavat samaa mallia. Flat rate -prosenttiin sisältyvät kustannukset tulee esittää kirjanpidossa omalla seurantakohteellaan. Ne eivät saa olla hankkeen kustannuspaikalla kirjanpidossa. Flat rate maksatushakemuksessa ei saa enää esittää välittöminä kustannuksina, esim. hakijaorganisaation sisäisiä tilakustannuksia, koska ne edellyttävät kirjanpidosta johdettavia laskentamalleja. Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle.

3 Kokemuksia flat rate-mallista jatkuu Vähäisiä kustannuksia on raportoitu väärässä kululajissa: esim. kohderyhmän koulutusmateriaali on raportoitu palveluiden ostoissa, hankkeen henkilöstön ulkopuolisille maksetut palkkiot henkilöstökustannuksissa, hallinnolliset tukipalvelut henkilöstökustannuksissa. Flat rate - kustannuksiin kuuluvia kuluja on esitetty jonkin verran hankkeen kirjanpidossa. Rahoittajaviranomaisen ohje ja rahoituspäätös kannattaa pitää aina käsillä ja tarkistaa oikea kululaji. Väärän kululajin korjaaminen, vaatii hakemuksen palauttamista hakijalle muutosta varten. Hankkeen toteutumista seurataan myös kululajeittain. Yleishallintokustannukset kuuluvat prosenttimääräisiin välillisiin kustannuksiin. Tähän sisältyvät myös yhteiset tukipalvelut, kuten taloushallinnon palvelut ja tietohallintopalvelut (sekä sisäiset että ostopalvelut), poikkeuksena hankkeen taloushallinnon vastuuhenkilö.

4 Kokemuksia flat rate-mallista jatkuu Tärkeää, että palkkakustannukset raportoidaan oikein. Työajan ja palkkakustannusten kohdentamisessa hankkeelle on ilmennyt jonkin verran ongelmia. Esimerkiksi: palkallisten vapaapäivien kirjaukset (koko vapaata ei saa laittaa hankkeelle, jos tehdään osaaikaisesti hanketyötä) ja loma-ajan palkan ja lomarahan laskennan perusteet (esim. ei ole käytetty lomanmääräytymisvuoden työaikaprosenttia vaan maksukuukauden prosenttia). Lomarahan ja palkan laskennan perusteet pitäisi toimittaa rahoittajalle viimeistään maksatuksen yhteydessä. Runsaat palkkakustannusten korjaukset tuovat epäselvyyttä tukikelpoisten kustannusten määrittämiseen. Palkkakustannusten hylkääminen aiheuttaa vähennyksen myös flat rate osuudessa.

5 Hyvä maksatushakemus Hyvä maksatushakemus on selkeä. Ei tarvetta lisäselvityspyyntöihin. Kustannukset ovat hankesuunnitelman mukaisia ja raportoitu oikeassa kululajissa. Hakemus sisältää vain tukikelpoisia kustannuksia, ks. maksatushakemuksen kohta VAKUUTUKSET ennen allekirjoitusta. Hakemuk- sen laatija varmistaa tukikelpoisuuden i etukäteen. Maksatushakemuksen laadintaa helpottaa Internet- sivuilta löytyvät ohjeet ja liitelomakkeet, myös ruotsiksi. Käsittely sujuu nopeasti! Ohjeet ja lomakkeet löytyvät osoitteesta: t

6 Hyvä hallinnointi, kun toteuttajalla useita hankkeita Hankkeen hallinnoijan ij eri hankkeet on pidetään selkeästi erillään ja kustannukset raportoitava juuri asianomaiseen hankkeeseen kuuluviksi. Kustannusten kohdentamisperuste tärkeä. Laskujen tiliöinti oikealle kustannuspaikalle kirjanpitoon. Hankkeen projektihenkilöstön ja taloushallinnon saumaton yhteistyö on tärkeää. Hankehenkilöstö tarvitsee ajantasaiset tiedot kirjanpidosta. Työajanseuranta jolla voidaan seurata useaa projektia Työajanseuranta, jolla voidaan seurata useaa projektia samanaikaisesti

7 Muita huomioita Maksatushakemuksesta pitää löytyä samat kustannukset kuin maksatusjakson kirjanpidon pääkirjanotteesta hankkeen kustannuspaikalta. Ainoastaan kirjanpidossa id hankkeen kustannuspaikalla esitetyt kustannukset voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi. Kirjanpidon korjausten on oltava selkeitä ja niistä on löydyttävä muistiotositteet t itt t ja dokumentit, joista käy ilmi, i mitä on korjattu. Tämä on huomioitava erityisesti palkkakorjausten osalta. Maksatushakemuksen käsittely vaikeutuu, jos EURA -järjestelmään kustannuspaikoille kirjataan pelkkiä suuria koontisummia (esim. vain yksi kustannus palveluiden l ostoissa). On suositeltavaa, että kustannukset eritellään kululajin sisällä muutamaan alakohtaan esim. tilijaon mukaan.

8 Huomioitavaa viimeisessä maksatuksessa Hyväksyttyjen/hylättyjen kustannusten ja rahoituksen selvittämiseksi on hankkeen mahdollista tulostaa EURA järjestelmästä maksatusraportti (ainoa raportti toteuttajan EURA -osiossa). Rahoituspäätöksen muutostarpeet on selvitettävä ajoissa, esim. jokin kustannuslaji on ylittymässä. Muutospäätös on tehtävä hankeajan kuluessa. Hankkeen loppuvaiheessa ei saa tehdä yllättäviä hankintoja, palveluiden ostoja, matkoja ilman rahoittajan suostumusta. On toimittava hankesuunnitelman puitteissa. Tarkistettava rahoitusosuuksien kertyminen (hyväksytyt rahoitusosuudet). On huomioitava myös, että ns. omarahoitusosuutta on voitu lisätä tai vähentää rahoittajan toimesta. Rahoitusosuuksien tulee olla rahoituspäätöksen mukaiset koko hankeajalta.

9 Huomioitavaa viimeisessä maksatuksessa jatkuu Mikäli viimeiseen maksatukseen sisältyy lomapalkkavarauksia, on maksetuista lomapalkkavarauksista toimitettava selvitys, josta käy ilmi todella maksettujen lomapalk- kojen ja varausten ero. Selvitys tulee toimittaa välittömästi, kun lomapalkat on todella maksettu. (Tämä mainitaan viimeisessä maksatuspäätöksessä.) Mikäli varaukset ovat olleet suuremmat kuin todella maksetut lomapalkat, peritään erotukseen kohdistunut tuki takaisin. Viimeinen maksatushakemus on toimitettava rahoituspäätöksen mukaisessa aikataulussa. Mikäli hakemusta ei toimiteta ajoissa, voidaan se jättää käsittelemättä. Hankkeiden toteutusaika päättyy ja maksatus tulee saattaa päätökseen mennessä. Asiakirjat on säilytettävä 3 vuotta komission jäsenvaltiolle suorittamasta loppumak- Asiakirjat on säilytettävä 3 vuotta komission jäsenvaltiolle suorittamasta loppumak satuksesta. Lisäksi on huomioitava kansallinen lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki). Katso TEM:n ohje säilytysajoista kaudelle ELY:n kotisivuilta.

10 Tarkastushavainto, edelleen ajankohtainen Lainaus komission tarkastusraportista: Kyseessä on sisäisen katteen sisällyt- täminen maksupyyntöihin sellaisissa tilanteissa, joissa tavaroita ja palveluita on hankittu toteuttajaorganisaation sisältä. On tarpeen, että asiaa tarkastellaan yksityiskohtaisemmin tarkastusviranomaisen suorittamissa tarkastuksissa. Hallintoviranomaisen ja todentamisviranomaisen olisi kiinnitettävä asiaan huomiota, kun ne tekevät hallinnollisia tarkastuksia ja ohjeistavat tuensaajia. Tukikelpoisiin kustannuksiin ei saa sisältyä katetta! ELY -keskus joutuu huomioimaan tarkastushavainnot toiminnassaan. Sisäisen Laskutuksen katteettomuudesta tai katteen määrästä on pyydetty selvityksiä. Pyydetään myös jatkossa.

11 Uusi kausi Tavoitteena on sähköinen asiointi ja hakemusten käsittely sekä maksatuspäätös. Yksinkertaistetut rahoitusmallit otetaan laajemmin käyttöön, ehkä useita flat rate - malleja. ELY -keskuksesta on oltu mukana uuden kauden sähköisten lomakkeiden työstämisessä. Sähköistä järjestelmää ei ole julkistettu. Maksatus lähtee käyntiin viiveellä. Ensin tehdään rahoituspäätökset, jonka jälkeen ehkä noin puolen vuoden kuluttua saadaan ensimmäiset maksatukset liikkeelle. Tarkkaa aikaa on vielä mahdoton sanoa. Rahoituspäätöksiä ei voida tehdä ennen kuin asianomaiset säännökset on hyväksytty. Kiitos!