Maksujen ajankohtaiset & ohjelmakauden sulkeminen. Kirsi Perälä, ylitarkastaja Emmi Leppämäki, ylitarkastaja Tukien maksatusyksikkö

Transkriptio

1 Maksujen ajankohtaiset & ohjelmakauden sulkeminen Kirsi Perälä, ylitarkastaja Emmi Leppämäki, ylitarkastaja Tukien maksatusyksikkö

2 Maksujen ajankohtaisia asioita Ylitarkastaja Kirsi Perälä

3 Maksupäätökset o Tuen saajia on kehotettava hakemaan loppumaksua heti hankkeen päätyttyä. Hyvä olisi saada maksuhakemuksia jo toteutuksen edetessä o Tarpeen mukaan neuvottava maksuhakemuksen teossa Muistettava kuitenkin, että pysyttelee neuvonnassa eikä ryhdy tuen hakijan asiamieheksi/avustajaksi o Tuen saajalle hyvä selvittää mitä maksuhakemuksen tulisi sisältää mitään ylimääräistä ei tule toimittaa eikä pyytää toimitettavaksi o Tärkeää olisi saada mahdollisimman hyviä maksuhakemuksia vähentää täydennyspyyntöjen tarvetta nopeuttaa päätöksentekoa Huom! ei tule viedä keskeneräisiä maksuhakemuksia hallituksen käsittelyyn, ettei lausuntoja tehdä puutteellisilla tiedoilla

4 Maksupäätökset o Hankkeen kulujen tukikelpoisuuden tarkistaminen kuuluu ELY:n tehtäviin. (sitä ei tule tehdä toimintaryhmässä) o Mikäli ELYstä jotain pyydetään, tulee siihen olla perusteltu syy (asiakirjoja ei saa pyytää vain varmuuden vuoksi) o ELY:n pyytäessä lisäselvitystä on selvityksen antamiselle annettava määräaika määräajan jälkeen ELYssä on tehtävä päätös olemassa olevilla tiedoilla tarvittaessa tehdään hylkäävä päätös Kiinnitettävä huomiota, että asiat on dokumentoitu riittävän tarkasti

5 Tuen saajan velvollisuudet hallinnollisessa tarkastuskäynnissä o velvollisuus esittää tarkastuksissa tarvittavat asiakirjat ym. sekä avustaa tarkastuksessa myös muulla tavoin esim. esittelemällä tuettua kohdetta o Tuensaajan edustajan tai asiamiehen on tarvittaessa esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan tuensaajaa (silloin kun kyseessä yhteisö) o Velvollisuus luovuttaa tarkastajalle asiakirjat ja muu tuen käyttöön liittyvä aineisto, jos tarkastuksen päämäärän saavuttaminen tätä edellyttää.

6 Tuensaajan oikeudet hallinnollisessa tarkastuskäynnissä o Oikeus olla läsnä tarkastuksessa o Oikeus esittää mielipiteensä ja kysymyksiä tarkastukseen liittyvistä asioista o Oikeus saada tarkastuksen yhteydessä (mikäli mahdollista) tieto tarkastuksen tavoitteista, suorittamisesta ja jatkotoimista. o Oikeus saada nähtäville tarkastuksen suorittajan valvontapassi tai asiakirja o Tuensaajalle ei saa aiheuttaa tarkastuksella kohtuutonta haittaa o Kotirauha on turvattu

7 * keskiarvo 61 % Lähde: HankeDW / Kitinoja Maksujen eteneminen sidontoihin verrattuna (%) (tilanne ja ) * keskiarvo 67 % Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4

8 Maksujen eteneminen sidontoihin verrattuna 1 / 2 Lähde: hankedw / Leppämäki Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4

9 Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4 Lähde: hankedw / Leppämäki

10 Lähde: Hanke2007 / EL Hankkeet (kpl), joiden toteutusaika päättyy vuonna 2014 alueittain ( ) Ei sisällä toimenpiteitä 431, 511 ja 611 (toimintaryhmien toimintaraha, tekninen apu ja elinkeinosuunnitelma).

11 Lähde: Hanke2007 / EL Hankkeet, joiden toteutusaika päättyy vuonna 2014 koko maa ( ) Ei sisällä toimenpiteitä 431, 511 ja 611 (toimintaryhmien toimintaraha, tekninen apu ja elinkeinosuunnitelma).

12 Sopimus vuoden 2015 loppuun o Vuoden 2015 keväällä tulossa runsaasti maksuhakemuksia. o Yritys-ja hanketukien maksuhakemukset on jätettävä viim ja toimintaryhmien on vastaavasti toimitettava maksuhakemukset ELYyn viimeistään kevät ja erityisesti toukokuu 2015 tulee olemaan toimintaryhmissä työntäyteinen o Jokainen toimintaryhmä on allekirjoittanut sopimuksen, joka on voimassa saakka (sopimuksen diaarinro: 3040/541/2007) o Kyseisellä sopimuksella toimintaryhmä on sitoutunut hoitamaan ohjelmakauteen kuuluvat tehtävät mukaan lukien ohjelmaan liittyvien maksuhakemusten käsittelyn

13 Ohjelmakauden sulkeminen Ylitarkastaja Emmi Leppämäki

14 Kohti kauden loppua o Yhteydenpito tuensaajiin Maksun hakeminen ajoissa Toteutumisen seuranta Ongelmien selvittäminen heti o Tukipäätösten tekeminen päättyy o Varsinainen tukipäätösten tekeminen päättynyt Jatkoaika kohdennetusti saakka o Jos vielä jokin nopeasti toteutettavissa oleva kohde suunnitteilla, nyt on viime hetki käsillä jälkeen ei voi tehdä tukipäätöksiä ohjelmakaudelle o Kaikki ohjelmakauden kustannukset oltava kohdennetut oikein o Kustannukset aiheutuneet hankkeen toteutusajalta o Mitään ei siirry suoraan seuraavaan ohjelmaan Ei voida toimia kuten käyttösuunnitelmista puhuttaessa o Huomioitava annetut määräajat

15 Lomarahat o Mikäli hankkeessa paljon kustannuksia, on kannattavaa hakea kaikki kerralla pois, eikä hakea jälkikäteen lomarahaa, -korvausta tai palkkaa o Viimeisen maksuerän hakemisen yhteydessä ilmoitettava aikooko hakea vielä lomarahaa, - palkkaa tai korvausta. o Lomarahoja ei ilmoituksesta huolimatta aina muisteta hakea

16 Lomarahat o Loppumaksun jälkeen maksettavan lomarahan, -palkan ja korvauksen osalta maksuhakemus on jätettävä viimeistään o Toimintaryhmän tulee toimittaa maksuhakemus lomarahasta, -palkasta tai -korvauksesta lausunnon kanssa ELY:yn viimeistään o Merkittävää on kyseisten kustannusten syntymisen ja maksujen maksaminen ajankohta, joiden osalta noudatettava annettuja määräaikoja Loman pitämisestä sopivat työnantaja sekä työntekijä keskinäisesti noudattamansa työehtosopimusten mukaisesti

17 Asiakirjojen säilyttäminen Ohjelman sulkemisen näkökulmasta (ohjelmakauden velvoitteet) o Asiakirjat tulee säilyttää vähintään komission jälkitarkastusajan verran 3 vuotta komission Suomelle suorittaman loppumaksun jälkeen Tällä hetkellä arvio loppumaksusta vuonna 2016, jolloin säilytysvelvollisuus tuen saajilla ja toimintaryhmillä vuoteen 2019 asti. Vähimmäisvaatimus säilytysajasta tulostuu myös tukipäätökseen o Komission pyytäessä (tarkastus) tulee asiakirjat olla helposti saatavilla ja esitettävissä kiinnitettävä huomiota asianmukaiseen ja ajantasaiseen arkistointiin

18 Asiakirjojen säilyttäminen Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmaan liittyen, toimintaryhmien tulee säilyttää hallituksen pöytäkirjat niistä kokouksista, joissa on tehty päätös rahoituksesta päätöksiin liittyvät asiakirjat lausunto rahoittamisesta ja maksuhakemuksista tositteet kuntarahan käsittelystä.

19 Asiakirjojen säilyttäminen Muilta osin noudatetaan mm. yhdistyslakia, kirjanpitolakia ja muita säädöksiä. - Esim: Kirjanpitolaissa (10 ) määritelty säilytysaika voi olla ohjelmakauden velvoitteiden mukaista aikaa pidempi! - Tarkistettava aina useammasta lähteestä tapauskohtaisesti, voiko asiakirjan turvallisesti hävittää. - Esim. Arkistolain nojalla annettavien määräysten perusteella joitain asiakirjoja voidaan määritellä pysyvästi säilytettäviksi.

20 Muistettavia määräaikoja o Maksuhakemukset jätettävä: - Hanke&yritystuet, viimeistään Lomaraha, -korvaus ja palkka, toimintaraha viimeistään Tekninen apu viimeistään o Toimintaryhmien toimitettava maksuhakemukset ELY:yn: - Hanke- ja yritystuet, viimeistään Lomaraha, -korvaus ja palkka, viimeistään o Maksupäätösten oltava valmiina o Määräaikojen noudattaminen on tärkeää, koska lisä- tai jatkoaikoja ohjelman toteuttamiselle ei ole luvassa.

21 Kiitos ja Hyvää kesää!