Hankkeen hallinto ja raportointi - Ohjausryhmä - Hankkeen asiakirjat - Hankkeen raportointi

Transkriptio

1 Maksatusprosessikoulutus ESR -hanketoimijoille Seinäjoki Hankkeen hallinto ja raportointi - Ohjausryhmä - Hankkeen asiakirjat - Hankkeen raportointi ESR - koordinaattori Terhi Pajumäki

2 OHJAUSRYHMÄ - Hallintoviranomainen (HVO) edellyttää ohjausryhmän asettamista pääsääntöisesti kaikille hankkeille - Ohjausryhmän nimittäminen rahoituspäätöksen velvoittava ehto, jonka täyttäminen on hankerahoituksen saamisen edellytys Oikeudellinen asema - Ohjausryhmän oikeudellinen asema perustuu hankepäätökseen - Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta, vaan vastuu on hankkeen tuensaajalla

3 Ohjausryhmän asettaminen ja kokoonpano - Ohjausryhmän asettaa hankkeen tuensaaja kirjallisella päätöksellä, jossa nimetään jäsenet ja tarvittaessa heille varajäsenet - Päätöksessä nimetään puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja (ei voi olla välittävästä toimielimestä, tuensaajaorganisaatiosta, projektipäällikkö tai toisen rakennerahastohankkeen vetäjä) ja sihteeri - Rahoituspäätöksen ehdoissa edellytetään, että välittävän toimielimen edustaja nimitetään ohjausryhmään asiantuntijaksi - Päätös lähetetään tiedoksi rahoittajalle - Ohjausryhmään nimitettävä välittävän toimielimen (rahoittajan) edustaja ei ole ohjausryhmän päätöksentekoon osallistuva jäsen tai varajäsen vaan läsnäolo- ja puheoikeuden omaava asiantuntija, jonka tehtävänä on seurata hankkeen toteutuksen etenemistä ja huolehtia tiedonkulusta hankkeen ja välittävän toimielimen välillä - Välittävä toimielin voi nimetä jäseneksi substanssin asiantuntijavirkamiehiä

4 Ohjausryhmän jäsenet - Hankehakemuksen tekijän tulee jo hakemusvaiheessa esittää mahdolliset tahot, jotka ovat edustettuina ohjausryhmässä sekä ohjausryhmän tehtävät - Hankkeen toteuttamisen onnistumiselle olennaiset kumppanit ja sidosryhmät mukaan ohjausryhmätyöskentelyyn - Ohjausryhmän tulee ilmentää ja edistää kumppanuusperiaatetta - Ohjausryhmän jäsenet tulee valita asiantuntemuksensa perusteella ja läheltä käytännön toimintaa, jotta heillä olisi kiinnostusta osallistua ohjausryhmätoimintaan (tulosten levittäminen) - Ohjausryhmään tulee pyrkiä saamaan myös hankkeen toiminnan kohderyhmän edustus - Kokoonpanossa on kiinnitettävä huomiota molempien sukupuolten edustukseen. Ohjausryhmää voidaan tarvittaessa täydentää ja kokoonpanoa tarkistaa rahoittajan suostumuksella - Tarvittaessa voidaan kutsua kuultavaksi asiantuntijoita

5 Ohjausryhmän tehtävät - Hankesuunnitelman toteutumisen seuranta sekä toiminnan ohjaus hankepäätöksen mukaisesti ml mahdollisten hankesuunnitelman muutosesitysten käsitteleminen - Tulosten seuraaminen suhteessa suunnitelmassa esitettyihin laadullisiin ja määrällisiin indikaattoreihin (väliraporttien ja loppuraportin hyväksyminen) - Tarvittaessa esitettävä hankkeen uudelleen suuntaamista, hankesuunnitelman muutoksia tai jopa hankkeen lopettamista - Jos hanke ei etene hankesuunnitelman edellyttämällä tavalla ja suunnitelman muuttamiselle tulee tarve, muutostarpeet käsitellään pääsääntöisesti ohjausryhmässä ennen kuin hankkeen tuensaaja tekee muutosesityksen rahoittajalle - Ohjausryhmällä ei ole valtaa tehdä rahoittajaviranomaiselle kuuluvia päätöksiä, hankesuunnitelman muutos on hankkeen tuensaajan ja rahoittajan välinen asia

6 Ohjausryhmän tehtävänä myös - Hankkeessa kerätyn palautteen arviointi, itsearvioinnin tukeminen - Hankkeesta ja sen tuloksista tiedottaminen omissa taustaorganisaatioissa ja omille verkostoille - Hankkeessa kehitettyjen hyvien käytäntöjen levittäminen ja juurruttaminen osaksi ns. normaalia toimintaa Ohjausryhmän jäsenet tuovat hankkeeseen oman asiantuntemuksensa / oman organisaationsa asiantuntemuksen, joka edesauttaa hankkeen tavoitteiden toteutumista.

7 Ohjausryhmän kokoontuminen ja pöytäkirjat - Ohjausryhmä sopii ensimmäisessä kokouksessaan järjestäytymisen lisäksi työskentelytavoistaan (ml kokousmuistion tarkastamiskäytäntö) ja aikataulustaan - Kokouksissa noudatetaan normaaleja ja hyviä kokouskäytäntöjä - Ohjausryhmän tulee kokoontua riittävän usein (vähintään 2-3 kertaa vuodessa) ohjaus- ja seurantavelvoitteen toteuttamiseksi. Kokouskutsu ja aineisto lähetetään hyvissä ajoin ennen kokousta ohjausryhmän jäsenille ja rahoittajalle - Ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa, joka lähetetään rahoittajalle tiedoksi, hyväksytyt ja allekirjoitetut toimitetaan rahoittajalle - Pöytäkirjaan kirjataan ainakin tuensaajalle tai rahoittajalle tehtävät esitykset - Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä liitteineen asianmukaisesti

8 Ohjausryhmässä käsiteltävät asiat - Hankesuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne - Rahoitussuunnitelman toteutuminen ja maksatuksen eteneminen - Hankkeen toiminnan itsearviointi - Tiedotus- /Viestintäsuunnitelma - Hankkeen etenemisen kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden esittäminen - Hankkeen tuensaajaorganisaatiolle tarvittaessa tehtävät ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi (tuensaaja tekee varsinaisen muutosesityksen rahoittajalle) - Seurantatiedot (väliraportti, loppuraportti), osallistujapalautteet (esim. OPAL) jne. - Vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen - Hyvien käytäntöjen levittäminen (valtavirtaistamisen suunnitelma ja sen toteutuminen)

9 HANKKEEN ASIAKIRJAT JA DOKUMENTOINTI - Hankkeen kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti - Hankkeen toimenpiteiden ja tapahtumien dokumentointiin on syytä panostaa - Tositteista on selkeästi käytävä ilmi miten kustannus liittyy hankkeeseen - Asiakirjat ja dokumentit kootaan mappeihin, josta ne ovat helposti saatavissa - Asiakirjoissa muistettava logot tiedotusohjeen mukaisesti! (EU tähtilippu teksteillä, vipuvoimaa EU:lta, ELY- keskus sekä aallot jos on tilaa) - Asiakirjoissa varmistettava allekirjoitusten osalta, kenellä organisaatiossa nimenkirjoitusoikeus (mm. hankinnat) Eura 2007-järjestelmän muistion hyödyntäminen (lista viranomaisen ja hakijan toimenpiteistä, mahdollisuus luoda sisäinen muistio)

10 Projektimapin tulee sisältää vähintään: rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset kuntien rahoituspäätökset rahoitushakemukset, muutoshakemukset sähköposteineen hyväksytty projektisuunnitelma maksatushakemukset ja päätökset ohjausryhmän kokouskutsut ja allekirjoitetut pöytäkirjat sekä muu ohjausryhmän materiaali yhteistyösopimukset kilpailuttamisasiakirjat hankintasopimukset koulutusohjelmat, seminaariohjelmat osallistujaluettelot koulutuksista, seminaareista, tapahtumista, tiedotustilaisuuksista yms. nimikirjoituksilla vahvistettuna. lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit, julkaisut ja muu viestintämateriaali työaikaseurannat, työsopimukset ja henkilöstön toimenkuvat laskelmat välillisistä kustannuksista selvitykset laskennallisista kustannuksista tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit väli-, seuranta ja loppuraportit

11 Aineiston säilytys - Vähintään vuoden 2020 loppuun ja vähintään kolme vuotta Euroopan komission hyväksymän Manner Suomen ESR ohjelman loppuerän maksamisesta. Suositellaan säilyttämistä 2025 loppuun - Kansallisessa lainsäädännössä määrättyä pidempää säilytysaikaa on noudatettava - De - minimis tukea koskevat asiakirjat on säilytettävä kymmenen vuoden ajan tuen myöntämispäivästä (de minimis asetus 1998/ artikla) - Sähköinen arkisto on hyväksyttävä - Aineistosta on käytävä ilmi koko projektin elinkaari, tulokset, kustannukset ja perustelut niiden syntymiselle tai menettelytavoille

12 HANKKEEN RAPORTOINTI - Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa hankkeen etenemisestä ja tuloksista rahoittajalle, yhteistyökumppaneille ja toteuttajalle itselleen - Raportoitavat tiedot perustuvat projektisuunnitelmaan ja niitä tulee aina verrata siinä asetettuihin tavoitteisiin sekä arvioitava onnistumista - Jos kaikkia tavoitteita ei saavuteta, on tärkeää selvittää ja perustella, miksi tavoitteeseen ei päästy - EURA2007-järjestelmän kautta raportoidaan: seurantalomakkeet, väliraportti ja loppuraportti

13 Työvoimapoliittisia toimenpiteitä sisältävät hankkeet - Lakiin julkisista työvoimapalveluista (1295/2002) perustuvia työvoimapoliittisia toimenpiteitä voi hallinnoida ainoastaan työvoimaviranomainen, joten niitä voi sisältyä ainoastaan ELYkeskuksen tai TE - toimiston itse toteuttamaan hankkeeseen - Hankkeen sisältämät työvoimapoliittiset toimenpiteet irrotetaan ns. rinnakkaishankkeeksi, jonka toteuttaa ELY-keskus (kaksi projektikoodia) - ELY - keskus ja päähankkeen toteuttaja sopivat sopimuksella hankekokonaisuuden hallinnasta, raportoinnista ja seurantavastuusta - Pää- ja rinnakkaishankkeella on yhteinen ohjausryhmä

14 Raportti hankkeen toiminnasta maksatuskaudella - Jokaisen maksatushakemuksen yhteyteen joko vapaamuotoinen raportti tai maksatushakemuksen liite E - Raportissa kuvataan: - Projektissa tehdyt toimenpiteet maksatuskauden aikana - Onko projekti edennyt hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja aikataulussa? - Tilaisuudet ja tärkeät tapahtumat hankkeessa maksatuskaudella sekä ohjausryhmätoiminta - Julkisuus ja tiedottaminen - Muuta huomioitavaa, mahdolliset ongelmat/ kehittämiskohteet. Projektipäällikkö allekirjoittaa HUOM! Hankkeet, joilla työvoimapoliittisia toimenpiteitä sisältävä rinnakkaishanke: Päähankkeen projektipäällikkö laatii raportin toiminnasta maksatushakemuksen liitteeksi.

15 Seurantalomake - Seurantalomake toimitetaan Eura2007 järjestelmän kautta määräaikaan mennessä - Erillistä muistutusta ei lähetetä - Seurantalomake jätetään kaksi kertaa vuodessa: tammi kesäkuu viimeistään 31.8 ja heinä joulukuu viimeistään mennessä - Hankkeen päättyessä toimitetaan seurantalomake meneillään olevasta seurantakaudesta välittömästi - Seurantalomakkeen avulla seurataan määrällisten indikaattorien toteutumista - Ellei tuensaaja toimita rahoittajalle seurantatietoja määräaikaan mennessä, viranomainen voi keskeyttää hankkeelle myönnetyn rahoituksen maksamisen, koska rahoituspäätöksen ehtoja ei ole noudatettu - Ohjeet seurantaraportointiin löytävät Eura2007-järjestelmästä. - Seurantalomakkeen allekirjoittaa projektin vastuuhenkilö /henkilö, jolla organisaatiossa nimenkirjoitusoikeus - Rahoittaja merkitsee EURA- järjestelmässä valmiiksi

16 Väliraportti - Väliraportti laaditaan EURA2007 järjestelmässä koko vuodelta, jätetään viranomaiskäsittelyyn järjestelmässä, tulostetaan ja toimitetaan allekirjoitettuna rahoittajalle mennessä - Rakenteeltaan se vastaa loppuraporttia ja väliraporttien pohjalta laaditaan hankkeen päättyessä loppuraportti - Vastaa sisällöltään hyväksyttyä projektisuunnitelmaa - Vastaa kysymyksiin mitä, miten, miksi, milloin, kenelle, kuka. Siinä kuvataan toimintaa sanallisesti ja laadullisesti, mutta myös määrällisesti - Väliraportin allekirjoittaa projektin vastuuhenkilö /henkilö, jolla organisaatiossa nimenkirjoitusoikeus - Rahoittaja merkitsee EURA -järjestelmässä valmiiksi

17 Loppuraportti - Projektin toteuttaja vie Eura2007 järjestelmään - Raportti tulostetaan, allekirjoitetaan ja toimitetaan rahoittajalle määräajassa, viimeistään viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä (4 kk hankkeen päättymisestä, huom! Vanhoilla hankkeilla voi olla lyhyempi aika, tarkista rahoituspäätöksestä) - Loppuraportin allekirjoittaa henkilö, jolla organisaatiossa nimenkirjoitusoikeus - Rahoittaja hyväksyy raportin ja merkitsee EURA järjestelmässä valmiiksi - Viimeinen maksatus tehdään kun loppuraportti on hyväksytty - Rahoittaja toteaa projektin päättyneeksi