VYY:n järjestökoulukset. Kirjanpito ja taloushallinto

Transkriptio

1

2 VYY:n järjestökoulukset Kirjanpito ja taloushallinto

3 SISÄLTÖ Lainsäädännön asettamat velvoitteet Kirjanpito Tilinpäätös ja toimintakertomus Toiminnantarkastus Materiaalin säilytys Vahingonkorvausvelvollisuus Pienen yhdistyksen kirjanpito Mitä tulee huomioida? Kirjanpito käytännössä Hyviä käytäntöjä Lakisääteistä kirjanpitoa tarkemman erittelyn hyödyt? Keskustelua ja hyvien käytäntöjen jakoa

4 Lainsäädännön asettamat velvoitteet

5 Kirjanpito Kirjanpitovelvollisen on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa Kirjanpito, jossa jokaiselle tapahtumalle on määritetty mistä raha on otettu ja minne se on laitettu. Esim. Yhdistyksen jäsenen maksaessa jäsenmaksun. Kirjauksessa määritellään, että Raha on laitettu pankkitilille/kassaa (tasetili) ja otettu jäsenmaksutuotoista (tuloslaskelman tili). Maksuperusteinen kirjanpito Menot ja tulot kirjataan maksuun perustuen. Jos menot ja tulot kirjataan maksuperusteen mukaan, on ostovelat ja myyntisaamiset voitava jatkuvasti selvittää. Yhdistyksellä ostovelat ja myyntisaamiset ovat lähinnä tilinpäätös hetken kirjauksia.

6 Kirjanpito Kirjausjärjestys ja ajankohta Tapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Käytännössä pankin tiliotteelta voidaan katsoa aikajärjestys. Asiajärjestyksenä esim. useana päivänä myytyjen tapahtumalippujen kirjaus, jolloin myyntipäiviä on useita. Voidaan päiväkohtaisesti määritetty lipunmyyntiraportti kirjata yhdellä kirjausrivillä, jolloin tositteena toimii koko tapahtuman lipunmyyntiraportti. Tosite = päivätty ja numeroitu tapahtumaraportti Mikäli tositteesta ei selkeästi käy ilmene miten tosite on kirjattu, on tästä tehtävä merkinnät tositteelle. Tositteesta on ilmettävä mitä on ostettu/myyty

7 Tilinpäätös ja toimintakertomus Tilinpäätöksen sisältö TASE Kuvaa tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa TULOSLASKELMA Kuvaa tuloksen muodostumista Liitetiedot Täsmentää tuloslaskelmaa ja tasetta Vertailutiedot edelliseen vuoteen Toimintakertomus (lakisääteinen) Arvioi kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuuteen jarakenteeseen nähden merkittävimpiä riskejä sekä muita kehittymiseen vaikuttavia seikkoja

8 Tilinpäätös ja toimintakertomus Toimintakertomus Pienet yhdistykset eivät ole lakisääteisesti velvollisia tekemään toimintakertomusta. Yhdistysten toimintakertomus on enemmänkin historiatiedon arkistointia, kuin toimintakertomus sen lainsäädännöllisessä mielessä. Mitä toimintakertomukseen? Yhteenveto vuoden toiminnasta Ketkä on osallistunut toimintaan (hallitus ym.) Järjestetyt tapahtumat ja mitenkä toimintasuunnitelma on toteutunut (luettelo tapahtumista, kävijämääriä ym ) Onnistumiset ja epäonnistumiset

9 Toiminnantarkastus Yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa. Jos on valittu ainoastaan yksi toiminnantarkastaja, on hänelle valittava myös varatoiminnantarkastaja Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen talous ja hallinto yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa sekä annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle. Jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai tätä lakia tai sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava tarkastuskertomuksessa.

10 Materiaalin säilytys Tilinpäätös Kirjanpitokirjat ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tietojenkäsittelyn suorittamistapa pitää pystyä vaikeuksitta toteamaan. Tositteet Tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muut täsmäytykset on säilytettävä 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteiden ja kirjausten välinen yhteys pitää pystyä vaikeuksitta toteamaan. Toiminnan päättyminen ei vaikuta materiaalin säilytysaikoihin!

11 Vahingonkorvausvelvollisuus Hallituksen jäsenet ovat vastuussa yhdistyksen toiminnasta Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Vahingonkorvausvastuu koskee tätä yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa.

12 Pienen yhdistyksen kirjanpito

13 Mitä tulee huomioida? Tositteet Jokaisesta kulu/tuotto tapahtumasta on oltava tosite. Kaupan kassakuitti, lasku, käsinkirjoitettu myyntikuitti ym Jos tosite on kadonnut tai tuhoutunut hallitus voi poikkeuksellisesti kokouksessaan päättää, että kululle laaditaan oma tosite ja hallituksen päätös liitetään kirjanpitotositteeseen. Kadonneista tositteista tehtäviä päätöksiä ei kuitenkaan lähtökohtaisesti tulisi olla. Esim. VYY:llä vuosittain noin 1-2 kpl. Hyvä käytäntö on, ettei kulukorvauksia makseta, mikäli tositteet uupuvat. Tällöin liput ja laput pysyvät paremmin tallella. Huom! Lakimuutoksen vuoksi alkaen jokaisesta myynnistä on tarjottava kuittia asiakkaalle.

14 Mitä tulee huomioida? Tilinpäätös Tilinpäätöksen on oltava yksiselitteinen kuvaus tilikaudesta Taseen vastaavaa ja vastattavaa puoli eivät voi erota toisistaan Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Mikäli yhdistyksen säännöt edellyttävät tilinpäätöksen aikaisemmin, laaditaan tilinpäätös sääntöjen mukaisessa aikataulussa. Tilinpäätös on laadittu, kun se on hyväksytty hallituksessa, tarkastettu toiminnantarkastajan toimesta ja vahvistettu yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa.

15 Kirjanpito käytännössä Miten kirjanpito voidaan tehdä? Vanhanmallinen tilikirja, jonne kirjanpito tehdään käsin Kirjanpito-ohjelmistot Maksulliset -> alkaen hinnat muutamia satoja euroja Ilmaiset esimerkiksi Tappio Tilitin Holli Exceliin on olemassa erilaisia kirjanpitopohjia Voidaan tehdä itse, mutta mutta. Esimerkkipohja aloittaville/pienille yhdistyksille.

16 Hyviä käytäntöjä

17 Lakisääteistä tarkempi kirjanpito Mitä hyötyä on tarkemmasta kirjanpidosta? Vertailu vuosien välillä yksityiskohtaisempaa Voidaan seurata yksittäisen toiminnan/projektin kehitystä Kirjanpitoa voidaan käyttää organisaation historian selvittämiseen Kirjanpidosta voi löytyä apua uuden toiminnan suunnitteluun Vertaa käytäntöjä: Muut kulut 2000 vs. Bileet Jäsenillat Projeti-X Muut kulut 500

18 Keskustelua ja hyvien käytäntöjen jakoa Millaisia käytäntöjä yhdistyksissä on? Kuinka usein kirjanpitoa päivitetään? Millaisia ohjelmistoja/exceleitä on käytössä? Osallistuuko muut kuin rahastonhoitaja kirjanpidon tekemiseen? Mistä toiminnantarkastajia? Mitenkä kassalipas saadaan pidettyä ajan tasalla?

19