Tampereen kaupunki Kotitori hanke Hankintailmoitus Kysymykset ja vastaukset 25.6.2008
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 2 / 8 KYSYMYKSET JA VASTAUKSET 1. Hankinnan tiedotustilaisuudessa todettiin, että kiinnostuneille on varattu ns. kohtuullinen aika jättää osallistumisilmoituksensa verrattuna järjestetyn tiedotustilaisuuden ja kysymyksiin annettavien vastausten julkaisun aikataulun suhteen; verrattuna edelliseen, jos integraattorin valinta ratkeaa vuodenvaihteessa 2008 2009 niin minkä katsotaan olevan kohtuullinen aika integraattorin aloittaa toimintansa? Vastaus: Kaupungin alustavana tavoitteena on, että integraattoritoiminta voitaisiin käynnistää kesäkuussa 2009. Tähän tullaan ottamaan lähemmin kantaa hankintaprosessin seuraavissa vaiheissa. 2. Onko hankinnasta järjestetyn tiedotustilaisuuden osallistujalistaa mahdollista saada nähtäväksi tilaisuuden jälkeen? Onko tilaisuuden aineisto mahdollista saada itselleen? Vastaus: Kyllä, tilaisuuteen osallistuneiden organisaatioiden nimet ja tilaisuudessa esitetty aineisto tullaan julkaisemaan Kotitori hankkeen wwwsivuilla http://www.tampere.fi/projektit/kotitori/materiaalia/index.html. 3. Onko niin, että kaupungin intressinä on enemminkin löytää kumppani ikäihmisten hoitoketjuun kuuluvien palveluiden järjestämiseen ja toiminnan kehittämiseen kuin pelkkä ostopalvelukonsortio palveluiden hankintaan? Vastaus: Kyllä, kaupunki etsii kumppania. Kumppanin kanssa kuitenkin tehdään palveluiden toimittamista koskeva puitesopimus sekä kumppanuus on määräaikainen (hankintailmoituksessa ilmoitettu sopimuskausi). Kaupunki ei siis ole erikseen investoimassa integraattorin liiketoimintaan. 4. Onko tarjouskilpailussa mahdollisuus olla mukana konsortiona, jossa on myös alihankkijoita mukana? Vastaus: Kyllä, tarjoajakonsortioiden (ryhmittymien) muodostaminen ja alihankkijoiden käyttö on sallittua. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei kuitenkaan hyväksytä (esim. vain IT ratkaisun tarjoaminen). 5. Voiko integraattori itse määritellä minkälaisen konsortion se muodostaa? Vastaus: Voi määritellä. 6.
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 3 / 8 Voiko alihankkijoita tai konsortiota vaihtaa tai muuttaa kilpailutusprosessin aikana? Vastaus: Alihankkijoita voi poistaa, lisätä tai vaihtaa myös neuvottelu ja tarjousvaiheissa sekä myös myöhemmässä vaiheessa. Osallistumishakemuksessa nimettyjä konsortion (ryhmittymän) jäseniä ja vastuuhenkilöitä ei voi puolestaan enää vaihtaa tai muuttaa muista kuin konsortiosta riippumattomista syistä. Hankintailmoituksessa asetettujen vähimmäisvaatimusten tulee kuitenkin täyttyä koko hankintamenettelyn ajan, riippumatta siitä, että alihankkija vaihtuu. 7. Tarvitseeko alihankkijan tai konsortion jäsenen myös toimittaa kaikki vaaditut dokumentit? Vastaus: Konsortion jäsenen kyllä, alihankkijan ei. Mikäli konsortio muodostaa yhden juridisen henkilön, ei sen taustalla olevien organisaatioiden tarvitse toimittaa em. asiakirjoja. 8. Hankintailmoituksessa on todettu, että alihankintojen käyttö ja tarjoajakonsortioiden (ryhmittymien) muodostaminen on sallittua; kumpi, kaupunki vai integraattori, toimii käytännössä näiden alihankintana toteutettavien palvelujen hankkijana (esim. teleliikenne)? Koskevatko hankintailmoituksessa esitetyt kriteerit myös alihankkijoita? Vastaus: Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, alihankkijat ovat osa nyt kilpailutettavaa hankintaa ja integraattori (kokonaisvastuullinen tarjoaja) vastaa niiden tuottamista palveluista kuin omistaan. Kaupungin ja integraattorin välisessä sopimuksessa tullaan edellyttämään lainsäädännön noudattamista myös alihankintojen osalta. Kaupunki ei kuitenkaan puutu integraattorin ja alihankkijan välisiin sopimuksiin. Alihankkijoita ei arvioida erikseen tässä vaiheessa. Kaupunki saattaa kuitenkin hankintamenettelyn kestäessä tai sopimuskauden aikana tarkastaa, että myös alihankkija on suorittanut esim. veronsa ja eläkemaksunsa ajantasaisesti. 9. Hankinnan tiedotustilaisuudessa todettiin, että tavoitteena on tarjota sekä julkisesti rahoitettuja että asiakkaiden omaehtoisia palveluja yhdestä pisteestä. Hankintailmoituksessa hankinnan sisältökohdassa asiaa ei toisaalta ole todettu. Onko tarjoajan kuitenkin mahdollista markkinoida ja myydä asiakkaille myös omaehtoisia, yksityisesti rahoitettuja palveluja? Onko yksityisesti rahoitettujen palveluiden myynti ja markkinointi sallittua Kotitori toiminnassa? Vastaus: Juridisesti tarkastellen, se mitä ei ole mainittu hankintailmoituksessa ei sisälly hankintaan. Kaupungin hankkimien ja rahoittamien palvelujen osalta kilpailutetaan siis hankintailmoituksen liitteessä luvussa 2.2 Kilpailutettavat palvelukokonaisuudet ja alueet todetut palvelut. Huomattavaa kuitenkin on, että kuten ko. asiakirjan luvussa 2.1 Kilpailutuksen kohdealue ja tiedotustilaisuudessakin todettiin, niin tarkoituksena
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 4 / 8 on tyydyttää paitsi kotona asumista tukevien palveluiden asiakkaiden peruspalvelutarpeet niin myös laajemmin muita, ikäihmisten omaehtoisia hyvinvointiin ja elämän laatuun liittyviä palvelutarpeita. Kaupungin näkökulmasta onkin siis toivottavaa, että integraattori välittäisi asiakkailleen myös muita kuin julkisen sektorin rahoittamia palveluja, vaikka kaupunki ei varsinaisesti tätä välitystoimintaa olekaan hankkimassa. Omarahoitteiset palvelut eivät ole julkisia hankintoja, koska niitä ei kustanneta julkisin varoin. Tästä syystä palveluita ei olekaan hankintailmoituksessa mainittu. Asiakkaiden ja kannattavan liiketoiminnan näkökulmastakin omaehtoisten yksityisrahoitteisten palvelujen markkinointi ja välittäminen ja/tai myyminen on perusteltua. Kaupunki saattaa kuitenkin asettaa integraattorille näiden palveluiden tarjoamista koskevia ehtoja, mikäli neuvottelujen perusteella se todetaan tarpeelliseksi tai muuten tarkoituksenmukaiseksi. 10. Liikevaihdon suuruuden arvioimisen näkökulmasta, kuinka paljon kaupunki käyttää nykyisin rahaa integraattoritoimintoihin / kilpailutettaviin palveluihin? Kuinka paljon kaupunki osoittaa määrärahoja palvelutuotantoon tällä hetkellä? Vastaus: Kaupungin itse tuottamat kotihoidon palvelut hankitaan kotihoidon tuotannolta kokonaisuutena. Kaupungin tämän vuoden talousarviossa tähän on budjetoitu noin 26 milj. euroa sisältäen kotona asumisen tukipalvelut. Tukipalveluiden osuus ed. summasta on noin 3 milj. euroa (turva, siivousja kauppapalvelut, tilapäinen kotihoito ja optiomerkityt ateria ja kuljetuspalvelut). Oman tuotannon lisäksi kaupunki on budjetoinut vuodelle 2008 kotihoidon ostopalveluihin noin 700 000 euroa, jolla ostetaan säännöllistä kotihoitoa Kalevan kaupunginosan noin 130 asiakkaalle. Kaupunki ei kykene vielä tässä vaiheessa määrittelemään integraattorille siirtyvien tehtävien arvoa. Kyseessä olevat niin sanotut integraattoritoiminnot ovat tällä hetkellä hajautettuina kaupungin tuotannossa eikä kustannusten määrittely ole mahdollista. 11. Mitä 8 milj. euron sopimuksen ennakoitu arvo pitää sisällään? Sisältääkö se vain integraattorin kaupungilta saamat palkkiot vai myöskin yrityksiltä perityt välityspalkkiot ja asiakkaiden oman osuuden? Sisältääkö myös asumispalveluiden integraattorina toimimisen? Vastaus: Kyseinen ennakoitu, puhtaasti laskennallinen arvo ei mitenkään heijastele hankinnan lopullista arvoa tai kaupungin hankintaan varaamia määrärahoja. Hankinnan suhteellinen arvo verrattuna nykyiseen palvelutuotannon malliin on pääteltävissä kysymyksen 8 vastauksesta. Koska kyseessä on kuitenkin uusi, innovatiivinen (liike)toimintamalli, sen täsmällistä arvoa ei ole pystytty laskemaan. Huomattavaa kuitenkin on, että Tampereen kaupunki tavoittelee uudella toimintamallilla myös selkeää kustannussäästöä aikaisempaan (niin yksikkö kuin kokonaiskustannuksissakin). 12. Onko mahdollista, että kaupungilta siirtyisi henkilöstöä integraattorille?
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 5 / 8 Vastaus: Tämä ei ole ollut kaupungin lähtökohtana tai tavoitteena hankintaa valmisteltaessa. Kaupunki on viestinyt tätä myös henkilöstölleen; oman tuotannon väkeä ei olla ulkoistamassa tai irtisanomassa. Kaupungilla ei ole laajasti tietoa työntekijöiden omista intresseistä hakeutua integraattorin palvelukseen. Joka tapauksessa tämä ei sisälly integraattorin suunniteltuun liiketoimintamalliin. Toimintamalliin ei myöskään siis sisälly mitään liikkeenluovutusta kaupungilta integraattorille. 13. Kilpailutettavan hankinnan on todettu kohdentuvan ikäihmisiin. Toisaalta on todettu, että muita mahdollisia asiakasryhmiä voisivat olla mm. lapsiperheet ja erityisryhmät. Laajeneeko hankinta koskemaan mahdollisesti myös edellisten asiakasryhmien palveluja? Vastaus: Tässä vaiheessa hankinta koskee ikäihmisiä ja laajeneminen on mahdollista vain hankintailmoituksessa mainittujen optioiden osalta. Kaupunki siis kilpailuttaa lapsiperheiden ja muiden asiakasryhmien kaupungin rahoittamat palvelut tarvittaessa erikseen. Integraattoritoiminnan onnistuessa sille asetettujen tavoitteiden mukaisesti, muihinkin asiakasryhmiin laajeneminen on tulevaisuudessa hyvin todennäköistä, muttei taattua. 14. Mitä hankintailmoituksen liitteessä todetuilla kriteereillä vastuuhenkilöiden osaamisesta ja kokemuksesta vastaavista tehtävistä tarkoitetaan? Riittääkö koulutuksena esim. kotipalveluohjaajan pätevyys? Vastaavaa kokemusta hyvinvointipalvelujen integraattoritoiminnasta ei ymmärtääksemme ole vielä kenelläkään. Vastaus: Vastuuhenkilöiden osaamista ja kokemusta arvioidaan kokonaisuutena jokaisen osallistumisilmoituksen osalta erikseen. Minimivaatimus on, että CV:illä ja/tai vastaavilla selvityksillä todennettua osaamista tulee löytyä ainakin seuraavilta osaamisalueilta: liiketoimintaosaaminen (arvostamme seuraavaa osaamista: strategiat, kehittäminen, myynti, markkinointi, osto ja hankinta, konseptointi/tuotteistus, tuotekehitys, markkinatuntemus, logistiikka, sähköinen kaupankäynti, riskienhallinta jne.), verkostoituneen liiketoiminnan osaaminen (arvostamme seuraavaa osaamista: verkostojen luominen, kokoaminen, kumppanuudet, toimialojen sisällä ja yli toimialarajojen ulottuva jne.), palveluosaaminen (arvostamme seuraavaa osaamista: asiakaspalveluosaaminen, asiakasprosessin ja palveluketjun kokonaisuuden hallinta, palvelutuotteisiin liittyvä osaaminen jne.), johtamisosaaminen (arvostamme erityisesti palvelu ja innovaatiotoiminnan johtamisen osaamista) sosiaali ja terveydenhuoltoon liittyvä osaaminen (arvostamme substanssiosaamista ikäihmisten palveluista sekä liittyvän lainsäädännön tuntemusta) osaaminen liittyen julkisen sektorin toimintatapoihin (hallintomenettelyt, julkisten hankintojen toteuttaminen) Edellä kuvattu osaaminen voi jakautua usealle nimetylle vastuuhenkilölle (tiimille).
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 6 / 8 15. Minkälaisia referenssejä ilmoittautujien oletetaan esittävän? Vastaus: Hankintailmoituksessa on korostettu, että referenssien tulisi vastata hankinnan kohdetta ja laajuutta. Lisäksi referenssit voivat olla niin julkiselta kuin yksityiseltäkin sektorilta. Referensseissä arvostetaan vastaavia ominaispiirteitä kuin edellä kysymyksen 11 vastauksessa: vastaavan liiketoiminnan ominaispiirteet (strateginen kumppanuus, liiketoimintamallien ja palveluiden kehittämistoiminta ja tuotekehitys) verkostot (verkostojen rakentaminen ja johtaminen) palvelutoiminta sosiaali ja terveydenhuollon palvelutoiminnan osaaminen (ikäihmisten kotona asumista tukevat palvelut, lainsäädännön tuntemus) referenssit julkiselta sektorilta 16. Integraattori on osana hoitoketjua, joten onko integraattorilla pääsy asiakastietoihin? Vastaus: Integraattorille tulee oikeudet käsitellä kaikkia tehtävissään tarvittavia asiakastietoja. Käsittelyä ohjaa luonnollisesti henkilötietolaki sekä erityisesti sosiaali ja terveydenhuollon erityislainsäädännössä olevat säännökset asiakas ja potilastietojen käsittelystä. 17. Miten laskutus on suunniteltu hoidettavaksi? Maksaako loppuasiakas integraattorille vai kunnalle? Vastaus: Hankintailmoituksessa laskutus on todettu optioksi. Se tarkoittaa, että tällaisen kokonaisuuden sisällyttämistä hankintaan harkitaan neuvotteluvaiheen aikana. Käytännön toteutusmalli ratkeaa siten neuvottelujen kuluessa. Mikäli asiakaslaskutusta ei sisällytetä tarjouspyyntöön, tulee kaupunki hoitamaan sen itse (kuten nykyisinkin on tapana). 18. Osa hankinnan sisällöstä on mainittu optioina. Mikä on näiden optiomerkittyjen hankinnan osien hankintatavan vaihtoehto; hankkiiko kaupunki ne erillisinä suorahankintoina, mikäli niitä ei hankita tässä yhteydessä? Vastaus: Kaupunki ratkaisee neuvottelumenettelyn kuluessa, pyydetäänkö tarjousta optioiksi merkityistä osa alueista. On myös mahdollista, että joistain optioiksi merkityistä osa alueista pyydetään tarjousta, mutta hankintapäätöksessä optiota ei päätetä käyttää. Mikäli kaupunki ei osta jotakin optioksi merkittyä kokonaisuutta, ei tällaista kokonaisuutta voida hankintalain mukaan myöskään ostaa suorahankintana, ellei jokin hankintalain tarkoittama suorahankintaperuste täyty. Näiden osa alueiden osalta hankintayksikkö voi myös päättää tuottaa palvelut itse, kilpailuttaa ne erikseen tai jättää hankinnan kokonaan tekemättä. 19. Miksi palvelutuottajien kilpailuttaminen on optiona? Onko kilpailuttamisen kuuluminen integraattoritoimintaan vielä epävarmaa?
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 7 / 8 Vastaus: Hankintailmoituksessa kilpailuttaminen on todettu optioksi. Se tarkoittaa, että tällaisen kokonaisuuden sisällyttämistä hankintaan harkitaan neuvotteluvaiheen aikana. Käytännön toteutusmalli ratkeaa siten neuvottelujen kuluessa. 20. Miksi järjestelmähankinnat ovat optiona? Vastaus: Ne ovat optiona siksi, ettei tarkkaa määrittelyä edellytettävistä ITratkaisuista ole toistaiseksi kyetty muotoilemaan (ks. vastaus kysymykseen 9). Tampereen kaupungin tavoitteena on kuitenkin rakentaa palvelukeskeistä tietojärjestelmäarkkitehtuuria (SOA), jolloin integraattorin toimintaan pyritään hankkimaan mikäli siis optio käytetään mahdollisimman laajasti hyödynnettäviä ratkaisuja. Tarvittaessa kaupunki voi hankkia IT ratkaisut myös erikseen, mikäli tarjoajilta ei löydy sopivia ratkaisuja tai se muuten todetaan hankintaprosessin edetessä tarkoituksenmukaiseksi. 21. Minkälaisia IT ratkaisuja integraattorilta odotetaan? Vastaus: IT ratkaisu on tässä vaiheessa optio (ks. kysymys 7) ja vasta neuvottelujen kuluessa tullaan ratkaisemaan sen käyttö. Alustavasti integraattorilta odotetaan liitteenä olevassa kuvassa 1 kuvattuja ratkaisuja. Siinä on kerrottu myös käytettävät Tampereen kaupungin tietojärjestelmät. Kuvaa on selitetty lisää tämän asiakirjan liitteessä 1. Palveluintegraattorin asiakkaat Palveluntarjoajat Portaali Sähköinen asiointi Sähköinen työpöytä Prosessien hallinta Asiakkuudenhallinta (CRM) Tuotehallinta (PDM) Toimitusketjun hallinta (SCM) Myynti Palvelutarpeen arviointi (RAI) Kotihoidon järjestelmä (Pegasos) Taloushallinto Raportointi (BI) ja tietovarasto (DW) Työntekijät Integraatio Avoin rajapinta Kaupungin järjestelmät, joihin integraatio Asiakkuudenhallinta (CRM) Tuotehallinta (PDM) Palvelutarpeen arviointi (RAI) Kotihoidon järjestelmä (Pegasos) Taloushallinto (SAP) Raportointi (BI) ja tietovarasto (DW) Palveluintegraattorin tietojärjestelmä Kaupungin tietojärjestelmä
Kotitori hankintailmoitus / kysymykset ja vastaukset 8 / 8 22. Hankintailmoituksessa tietojärjestelmät on todettu optiona; jos järjestelmien omistus tulee integraattorille niin mitä tapahtuu, kun sopimus päättyy? Vastaus: Hankintaprosessin edetessä tullaan päättämään riippuen ko. option käyttämisestä millaisilla käyttöoikeuksilla ohjelmistot tullaan hankkimaan. Ohjelmiston rajoittamaton käyttöoikeus (ml. käyttöoikeus lähdekoodiin) niin että Tampereen kaupunki voi sopimuskauden päätyttyä jatkaa ohjelmiston kehittämistä ja myös antaa sen seuraavalle integraattorille on mahdollisuus, joka siis ratkaistaan erikseen. Integraattorin omistamien järjestelmien omistajuus pysyy luonnollisesti integraattorilla sopimuskauden päätyttyäkin. 23. Tuleeko integraattorin noudattaa hankintalakia palveluntuottajien kilpailutuksessa? Vastaus: Integraattorin ei edellytetä noudattavan hankintalakia, paitsi niissä tilanteissa joissa se mahdollisesti kilpailuttaisi palveluita kaupungin puolesta. Viimeksi mainitut integraattorin kaupungille kilpailuttamat palvelut olisivat siis sellaisia palveluita, jotka eivät sisälly nyt toteutettavaan hankintaan. 24. Tukipalvelut: mitä tukipalveluita kaupunki tuottaa tällä hetkellä itse ja mitä yksityiset (kustannus ja aluejako) ja milloin nykyiset sopimukset loppuvat? Vastaus: Kaupunki tuottaa hankintailmoituksessa luetelluista tukipalveluista itse vain ateriapalvelut (Tampereen Ateria). Pieneltä osin myös ateriapalveluissa hyödynnetään tällä hetkellä ostopalveluita. Oheisesta taulukosta ilmenevät tukipalveluihin budjetoidut kustannukset ja nykyisten sopimuskausien päättymisajankohdat optioineen. Kaupungin tukipalveluiden tuottajia ei ole valittu kaupunginosittain/alueittain vaan tuottajat tarjoavat palvelunsa koko kaupungin alueelle, kaikille tamperelaisille kaupungin kotihoidon asiakkaille. Tukipalvelu Budjetti 2008 Sopimuksen päättyminen turvapalvelu 580 000 08/2008 + 1 v. optio siivouspalvelu 251 000 12/2009 + 1 + 1 v. optio kauppapalvelu 135 000 03/2010 + 1 + 1 v. optio tilapäinen kotihoito 175 000 03/2009 + 1 + 1 v. optio ateriapalvelu 843 000 03/2010 kuljetuspalvelu 1 071 000 toistaiseksi voimassa, alkaen 06/2008 Yhteensä 3 055 000 Liitteet Liite 1 Kotitori järjestelmäarkkitehtuuri, versio 0.5, 21.5.2008.