Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) SÄHKÖINEN LIIKUNTA- JA KULTTUURISETELIPALVELU 1 Hankintayksikkö Kirkkonummen kunta pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti sähköisestä liikunta- ja kulttuurisetelipalvelusta, jota käytetään työntekijöiden omaehtoisen liikunta- ja kulttuuriharrastuksen tukemisessa. Kirkkonummen kunta Konsernihallinto PL 20 (Ervastintie 2) 02401 KIRKKONUMMI 2 Hankintamenettely ja viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348 /2007) ja soveltuvin osin asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Hankinnan ennakoitu arvo alittaa EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta on lähetetty ilmoitus HILMA-palveluun www.hankintailmoitukset.fi. Kun tarjouspyyntö on julkaistu HILMA-palvelussa, se julkaistaan myös Kirkkonummen kunnan Internet-sivustolla osoitteessa www.kirkkonummi.fi/hankinnat. Hankintayksiköllä (Kunnalla) on oikeus keskeyttää hankintamenettely todellisesta ja perustellusta syystä ja olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 3 Hankinnan taustaa ja yleiset tavoitteet Kirkkonummen kunnalla (jäljempänä Kunta) on noin 2500 työntekijää, joiden omaehtoista liikunta- ja/tai kulttuuriharrastusta kunnan on tarkoitus tukea. Kunnalla on vuonna 2012 varattuna määrärahaa yhteensä 25.000 euroa tätä tukea varten. Tulevina vuosina tuen määrää on tarkoitus kasvattaa. Kunta ei kuitenkaan sitoudu minkään tietyn summan käyttämiseen per vuosi. Aikaisemmin on jaettu liikuntaseteleitä noin 1900 Kunnan työntekijälle, joista kuitenkin vain osa on käyttänyt etuaan. Nyt käyttäjien määrää pyritään kasvattamaan. Käyttöön ei haluta jaettavia seteleitä tai muuta menettelyä, joka sitoo tukirahat pysyvästi riippumatta siitä, käyttääkö työntekijä tukea vai ei. Tukea voi tällöin jäädä käyttämättä, jolloin kunta ei ole saanut vastiketta rahoilleen. Tarkoituksena on, että tuki maksetaan jälkikäteen eli toteutuneen käytön mukaan tai mikäli tukirahaa sidotaan ennakolta ja työntekijät eivät käytä heille osoitettua tukea määräaikaan mennessä, raha palautuu Kunnalle. Työntekijöiden ei ole tarkoitus sitoa omaa rahaansa liikunta- tai kulttuuriseteleihin. Kunnan henkilöstöresursseja ei haluta käyttää liikunta- ja kulttuurisetelien hallinnoimiseen.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) 4 Tarjouksen laatiminen Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.5.2012 saakka. Tarjous liitteineen tulee tehdä suomen kielellä. Valitun palveluntuottajan kanssa solmitaan suomenkielinen sopimus. Hankinnassa ei hyväksytä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia. Hankinta tehdään yhdeltä palveluntuottajalta. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen ja mahdollisen sopimuksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. Tarjoajan tulee laatia tarjous tarjouspyynnön mukaisesti ja sen on ilmoitettava tarjouksessaan kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot palauttamalla täytettävät lomakkeet ja toimittamalla vaaditut selvitykset. 5 Hankinnan kohde ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset Hankinnan kohteena on sähköisen liikunta- ja kulttuuripalvelusetelipalvelun toimittajan (Palveluntuottajan) tarjoama palvelu, jossa hallinnoidaan ja maksetaan Kunnan työntekijöilleen henkilöstöetuna antamaa liikunta- ja kulttuuriharrastuksen tukea. Ehdottomat vaatimukset 1. Palvelussa tarjotaan Kunnan työntekijöilleen antama liikunta- ja kulttuuriharrastuksen tuki sähköisenä maksujärjestelmänä. 2. Maksujärjestelmällä maksettava tuki työntekijälle on henkilökohtainen. 3. Kustannukset ja laskutus maksujärjestelmän käytöstä perustuvat palvelujen todelliseen käyttöön. Sopimuksen päättyessä käyttämätön tukiraha palautetaan Kunnalle vuoden kuluessa. Tarjoukset saavat vertailussa pisteitä sen mukaan, miten ne ylittävät tämän vähimmäisvaatimuksen. 4. Maksujärjestelmään kuuluu palvelu, jonka avulla Kunta saa Palveluntuottajalta ajan tasalla olevaa tietoa palvelun käytöstä ja rahaliikenteestä. 5. Maksujärjestelmään kuuluu palvelu, jossa työntekijä voi seurata, miten paljon hän itse on käyttänyt tukea suhteessa jaettuun enimmäissummaan per käyttäjä. 6. Kunnalle ei aiheudu maksujärjestelmästä muuta työtä kuin 1) selvittää ketkä sen työntekijöistä haluavat tukea käyttää, 2) ilmoittaa Palveluntuottajalle tuen käyttäjien tiedot, 3) ilmoittaa Palveluntuottajalle vuosittaisen tuen enimmäissumma per tuen käyttäjä sekä 4) maksaa käytetty tuki sekä siihen liittyvät hallinnointikulut Palveluntuottajalle. 7. Maksujärjestelmään liittyy Palveluntuottajan antama käyttäjätuki ja Kunnalle nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa palvelukäytäntöjä koskeviin kysymyksiin. 8. Maksujärjestelmää voi hyödyntää ainakin Kirkkonummella, Siuntiossa, Inkoossa, Vihdissä, Lohjalla ja Raaseporissa sekä pääkaupunkiseudulla eli Espoossa, Kauniaisissa, Helsingissä ja Vantaalla. Tarjoukset saavat vertailussa pisteitä sen mukaan, miten moni liikunta- ja kulttuuripalvelun tarjoaja hyväksyy maksujärjestelmän. Tarjoajan on palautettava oheinen lomake liite 1 (Palvelua koskevat vaatimukset) ja liitettävä tarjoukseensa pyydetyt selvitykset.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) 6 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen ilmoittaminen tarjouksessa Tarjouksen hintojen tulee sisältää palvelut tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten ja tarjouspyynnön ehtojen sekä niitä vastaavan tarjouksen mukaisesti. Hintojen tulee sisältää kaikki Kunnalta veloitettavat kustannukset. Tarjousten vertailuhinnassa huomioidaan myös työntekijälle sekä liikunta- ja kulttuuripalvelujen tarjoajille maksujärjestelmän käytöstä mahdollisesti aiheutuvat kustannukset. Hinnat ja muut ilmoitettavat kustannukset on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa sekä arvonlisäverollisina oheisen liitteen 2 lomaketta (Hinnat ja kustannukset) käyttäen. Tarjottavien hintojen ja mahdollisten Kunnalta veloitettavien provisioprosenttien tulee olla kiinteitä sopimuksen koko voimassaolon ajan (= sopimuskausi + mahdollinen optiokausi). Hintojen ja provisioiden alentaminen on kuitenkin mahdollista. Hintavaraumia ei hyväksytä. Tarjottavat hinnat ovat lopullisia, niistä ei voi neuvotella tarjouksen jättämisen jälkeen. 7 Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta ja päättyy kahden vuoden päästä sopimuksen allekirjoittamisesta. Tavoitteena on, että sopimus tarjouspyynnön kohteena olevasta palvelusta tehdään ajalle 1.5.2012 30.4.2014. Kunta varaa oikeuden kahden vuoden pituiseen optiokauteen jatkamalla sopimusta kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla 30.4.2016 asti. 8 Tarjousten käsittely Tarjouksia käsitellään vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 8.1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan tulee täyttää liitteessä 3 (Tarjoajan kelpoisuus) olevat tarjoajaa koskevat ehdottomat vaatimukset ja liittää tarjoukseensa kyseisessä liitteessä vaaditut todistukset ja selvitykset. Vaaditut asiakirjat eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjouksen päiväyksestä laskettuna. Ehdottomat vaatimukset tarjoajan kelpoisuudesta ovat liitteessä 3 (Tarjoajan kelpoisuus) ja koskevat tarjoajan 1. rekisteritietoja 2. lakisääteisiä veroja ja maksuja 3. taloudellista ja rahoituksellista tilannetta 4. teknistä ja ammatillista pätevyyttä osoittavia referenssejä sähköisen liikunta- ja/tai kulttuurisetelipalvelun tuottamisesta työnantajille (liitteenä 4 Referenssiselvitys). Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa hankintayksikön on hankintalain 53 :n mukaan suljettava pois tarjouskilpailusta tarjoaja, jos hankintayksikön tiedossa on, että sen
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) poissulkemiseen on hankintalain 53 :ssä mainittu peruste. Tarjoajan on vakuutettava allekirjoituksellaan liitteessä 1 (Tarjoajan kelpoisuus), ettei se ole syyllistynyt mihinkään hankintalain 53 :n pakollisen poissulkemisperusteen mukaiseen tekoon. Tarjous hylätään, mikäli tarjoaja ei täytä tarjoajan kelpoisuudelle asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Jos tarjoaja syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintayksikölle vaadittuja tietoja, todistuksia tai selvityksiä, se suljetaan pois tarjouskilpailusta. 8.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 8.3 Tarjousten vertailu Käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistetaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia. Jotta tarjous olisi tarjouspyynnön mukainen, tulee tarjouksen olla laadittu tarjouspyynnön edellyttämien ehtojen mukaisesti ja tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön kohteelle asetetut ehdottomat vaatimukset. Ehdottomat vaatimukset ovat vähimmäisvaatimuksia. Tarjousten vertailuun otetaan mukaan vain ne tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia. Palveluntuottajan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ovat 1. Kokonaishinta ja muut kustannukset, max. 60 pistettä Tarjouksia arvioidaan vertailemalla liitteen 2 lomakkeeseen Hinnat ja kustannukset täytettävää vertailuhintaa. Pisteytys: Alhaisin vertailuhinta saa 60,0 pistettä. Muut tarjoajat saavat pisteitä suhteessa siihen kaavalla (alhaisin vertailuhinta / vertailtavan tarjouksen hinta) x 60,0 pistettä. 2. Laskutuskäytännön perustuminen palvelujen todelliseen käyttöön, max. 20 pistettä Tarjouksia vertaillaan edellä kohdassa 5 olevan ehdottoman vaatimuksen nro 3 täyttymistä yli vähimmäisvaatimustason arvioimalla tarjoajien antamia selvityksiä. Pisteytys: Maksujärjestelmä, jossa Palveluntuottaja laskuttaa Kuntaa jälkikäteen, kun työntekijä on käyttänyt tukea, saa täydet 20 pistettä. Maksujärjestelmä, jossa Kunta maksaa etukäteen tukirahaa Palveluntuottajan hallinnoitavaksi, mutta josta vuotuinen käyttämätön tukiraha palautetaan Kunnalle kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun määräaika tuen käyttämiselle on päättynyt, saa 15 pistettä.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Maksujärjestelmä, jossa Kunta maksaa etukäteen tukirahaa Palveluntuottajan hallinnoitavaksi ja josta vuotuinen käyttämätön tukiraha jää Palveluntuottajan hallinnoitavaksi ja siirtyy käytettäväksi seuraavalle vuodelle, mutta käyttämätön tukiraha palautetaan Kunnalle sopimuksen päättyessä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun määräaika tuen käyttämiselle on päättynyt, saa 10 pistettä. 3. Maksujärjestelmän mahdollisen hyödyntämisen laajuus, max. yhteensä 20 pistettä Maksujärjestelmän hyväksyvät liikunta- ja kulttuuripalvelujen tarjoajat eli niiden paikkojen lukumäärä, joissa liikunta- ja kulttuuripalveluista voi maksujärjestelmää käyttäen maksaa. Pisteytys: 9 Laskutus ja maksuehto Lukumäärä yhteensä Kirkkonummella, Siuntiossa, Inkoossa, Vihdissä, Lohjalla ja Raaseporissa. Maximi 8 pistettä. Pisteytys: Tarjoajan esittämä lukumäärä / suurin esitetty lukumäärä x 8 pistettä. Lukumäärä yhteensä Espoossa, Kauniaisissa, Helsingissä ja Vantaalla. Maximi 7 pistettä. Pisteytys: Tarjoajan esittämä lukumäärä / suurin esitetty lukumäärä x 7 pistettä. Lukumäärä yhteensä koko Suomessa. Maximi 5 pistettä. Pisteytys: Tarjoajan esittämä lukumäärä / suurin esitetty lukumäärä x 5 pistettä. Tarjoajan edellä olevista kohdista saamat pisteet lasketaan yhteen. Laskutuksen palvelusta tulee tapahtua sähköisesti. Laskutusväli on enintään kerran kuukaudessa. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 14 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukaan. Muut maksuehdot JYSE 2009 PALVELUT -ehtojen kohdan 11 mukaisesti. 10 Sopimuksen muut keskeiset ehdot 10.1 Sopimuksen siirrettävyys Palveluntuottajalla ei ole oikeutta siirtää tarjouksen perusteella solmittavaa sopimusta osaksikaan kolmannelle osapuolelle. Kunnalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle esim. toiselle kunnalle, jolle Kunnan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. 10.2 Alihankkijan käyttäminen Tarjoajan tulee sitoutua vastuulliseksi Palveluntuottajaksi. Palveluntuottaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään vähäisessä määrin alihankkijalla.
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Palveluntuottaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan Palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita ja hankinnan kohteelle asetettuja vaatimuksia. 10.3 Yleiset sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT), mikäli tarjouspyynnön ehdoissa ei ole poikettu edellä mainituista JYSE-ehdoista. JYSE 2009 PALVELUT -ehdot ovat nähtävissä Valtiovarainministeriön Internet-sivuilta: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217j ulkis/jyse_2009_palvelut.pdf Tarjoukseen ei saa liittää muita yleisiä sopimusehtoja tai tarjoajan omia sopimusehtoja, jotka ovat ristiriidassa tarjouspyynnön ehtojen tai edellä mainittujen JYSE-ehtojen kanssa. 11 Hankinnasta tehtävän sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään saatujen tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös valitsemalla Palveluntuottajaksi vertailussa parhaat pisteet saanut tarjoaja. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti. Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan Tarjouslomakkeessa (liite 2) sähköpostiosoite (1-2 kpl), johon tai joihin hankintamenettelyä koskevat päätökset voidaan ilmoittaa. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Kunnan ja valitun Palveluntuottajan kesken. Valitun Palveluntuottajan ja Kunnan välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen 12 Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintaa ei pidetä liikesalaisuutena. 13 Tarjouksen toimittaminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa osoitteeseen Kirkkonummen kunta Konsernihallinto / Kirjaamo PL 20 (Ervastintie 2) 02401 Kirkkonummi. Kuoreen merkitään lähettäjän nimi ja viite Tarjouspyyntö Dno 305/02.08.00/2012
Kirkkonummen kunta TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Tarjouksen mukana on toimitettava täytettynä seuraavat asiakirjat, jotka ovat tarjouspyynnön liitteenä sekä liitteissä 1 ja 3 pyydetyt selvitykset ja todistukset: 1) Palvelua koskevat vaatimukset (liite 1) ja pyydetyt selvitykset 2) Hinnat ja kustannukset (liite 2) 3) Tarjoajan kelpoisuus (liite 3) sekä pyydetyt todistukset ja selvitykset 4) Referenssiselvitys (liite 4) 14 Tarjouksen jättöaika Tarjouksen on oltava perillä 11.4.2012 klo 14.00 mennessä. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 15 Lisätiedot ja yhteyshenkilö Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan viimeistään 27.3.2012 sähköpostitse tarjouskilpailun yhteyshenkilölle osoitteella oili.toivanen@kirkkonummi.fi Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä ei saa esittää puhelimitse. Kysymykset ja vastaukset sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan viimeistään 29.3.2012 yhteenvetona Kirkkonummen kunnan Internet-sivulla http://www.kirkkonummi.fi/hankinnat KIRKKONUMMEN KUNTA Konsernihallinto Oili Toivanen Hankintapäällikkö LIITTEET liite 1 Palvelua koskevat vaatimukset (lomake tarjoajan täytettäväksi) liite 2 Hinnat ja kustannukset (lomake tarjoajan täytettäväksi) liite 3 Tarjoajan kelpoisuus (lomake tarjoajan täytettäväksi) liite 4 Referenssiselvitys