Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013
Museoviraston arkisto Museovirasto on yksi arkistonmuodostaja. Arkistossa asiakirjoja 1800-luvulta lähtien: Museovirastolla on toistaiseksi voimassa oleva erillislupa säilyttää arkistoaineistonsa itsellään. Aiemmin eri osastoilla säilytettiin kunkin aihepiirin aineistoja: Esimerkiksi entisen rakennushistorian osaston arkisto oli oma kokonaisuutensa.
Nyt valtaosa aineistoista saman katon alla: päätearkisto on keskitetty Sturenkadun uusiin, arkistotilamääräyksen mukaisiin arkistotiloihin.
Arkistonmuodostajan vastuu Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Organisaation tehtäviin perustuva ohje asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon käsittelylle. Ohjeistus mm. säilytysajoista ja -tavoista, julkisuudesta tai salassapidon perusteista sekä rekisteröinnistä. Viranomaisen asiakirjahallintoa ja arkistotoimea ohjaavat suoraan useat lait sekä valtiovarainministeriön ja arkistolaitoksen normiohjaus. Senaatti-kiinteistöt ja Museovirasto ovat Arkistolaissa mainittuja arkistonmuodostajia, joiden asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä päättää Arkistolaitos. Arkistonmuodostajat ovat itse vastuussa omien asiakirjojensa pysyvästä säilyttämisestä Museovirastolla ei ole virallista säilytysvastuuta esim. Senaatti-kiinteistöjen tai muiden toimijoiden tekemistä/tilaamista rakennushistoriaselvityksistä.
Tutkimusraporttien arkistointi Museoviraston arkistossa Museoviraston arkistoon otetaan kuitenkin myös muiden toimijoiden rakennushistoriallisia selvityksiä tietyin periaattein: Arkistoon eivät kuulu kirjat, painotuotteet tai esineet. Museoviraston omista julkaisuista arkistoidaan yhdet kappaleet, arkistoinnista vastaa Museoviraston kirjasto. arkistoon ei siis oteta esim. julkaisumuodossa olevia rakennushistoriaselvityksiä vaan ne toimitetaan Museoviraston kirjastoon.
Arkistoon toimitettavat raportit Museovirastolla ei ole vielä sähköisen säilyttämisen lupaa tutkimusraporttien säilytysmuoto on edelleen paperi ja arkistokappale täytyy toimittaa valmiiksi tulostettuna arkistoon Esimerkiksi verkkoasemat ja CD-levyt eivät muodosta sähköistä arkistoa. Arkistokappale tulee toimittaa sivut irrallisina ja sivunumeroituna. Myös raportin sähköinen versio kannattaa toimittaa arkistoon julkiseen tietokantaan liitettäväksi.
Kulttuuriympäristön tutkimusraportit -tietokanta http:/kulttuuriymparisto.nba.fi/netsovellus/rekisteriportaali/ portti/default.aspx Toimii Museoviraston arkiston arkistohakemistona arkeologiaan ja rakennettuun ympäristöön liittyvien tutkimusraporttien osalta, julkaisukanavana ulkopuolelle.
Tietokantaan on yhdistetty useamman aiemmin käytössä olleen tietokannan tietoja. Arkeologia ja rakennettu ympäristö ovat omina kokonaisuuksinaan. Arkiston digitointiprojekti käynnissä. Digitoidut raportit liitetään Kulttuuriympäristön tutkimusraportit tietokantaan: vuoden 2013 painopiste oli arkeologiassa, vuonna 2014 keskitytään hallinnollisiin aineistoihin ja rakennetun ympäristön tutkimusraportteihin.
Museoviraston arkiston asiakaspalvelu http://www.nba.fi/fi/tietopalvelut/asiakaspalvelu Sivuilta löytyy lisätietoja: käyttösäännöt ja aineistokohtaiset ohjeet ja aineistotilauslomakkeet Aineistojen normaali toimitusaika on 4 työpäivää. Aineistoihin voi tutustua Sturenkatu 2a:n asiakaspalvelutilassa tai tutkijanhuoneissa.
Lisätietoja ja neuvoja: Tiina Heikkinen, arkistonhoitaja tiina.heikkinen@nba.fi Kaisa Rihu, asiakirjahallinnon suunnittelija kaisa.rihu@nba.fi