Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Transkriptio

1 Hyväksytty maakuntahallituksessa Kumoaa hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta ( 4) velvoittaa viranomaisia ohjeistamaan riittävästi asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta, asiakirjojen, tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta eri käsittelyvaiheissa sekä valvottava ohjeiden ja toimenpiteiden toteutumista, toimivuutta ja ryhdyttävä toimenpiteisiin havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Asiakirjahallinnon ja en tarkoituksena on ohjata maakuntaliiton asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämän ohjeen lisäksi Pohjois-Karjalan maakuntaliiton (kuntayhtymä) arkistotoimessa on noudatettava arkistolain, julkisuus- ja henkilötietolainsäädännön sekä muiden erityislakien arkistonhoitoon liittyviä määräyksiä ja ohjeita. Arkistotoimen tehtävänä on arkistolain ( 7) mukaan varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia tietopalvelusta, määritellä säilytysarvot ja tarpeettoman aineiston hävittäminen. Arkistotointa on hoidettava siten, että - se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä - yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista - oikeusturva ja tietosuoja huomioon ottaen ja - oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu - asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. 2 Arkistotoimen organisaatio ja vastuut Pohjois-Karjalan maakuntaliitto on arkistonmuodostaja, jonka arkistotoimen järjestäminen kuuluu arkistolain ( 9)mukaan maakuntahallitukselle. Maakuntahallitus on määrännyt, että maakuntaliiton arkistotointa johtavana ja ohjaavana toimihenkilönä sekä käytännön arkistotoimesta ja arkistonmuodostuksesta vastaavana toimii arkistosihteeri (nyk. asianhallintasihteeri). Arkistotointa johtavan tehtävät - maakuntaliiton arkistotoimen ja arkistonmuodostuksen johtaminen ja valvonta - maakuntaliiton tiedonhallintasuunnitelman sekä asiakirjahallinnon ja en laatiminen, soveltaminen ja muuttaminen - päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelu - pysyvästi ja pitkään (vähintään 10 vuotta) säilytettävistä päätearkistoon siirretyistä asiakirjoista huolehtiminen - huolehtii määräajan säilytettävien paperiaineistojen ja asianhallintajärjestelmässä olevien sähköisten tiedostojen hävittämisestä tiedonhallintasuunnitelman ja toimintaohjeen mukaisesti - opastaa henkilökuntaa arkistotoimeen liittyvissä kysymyksissä - tekee esityksiä asiakirjojen säilytysmenetelmiä, -aikoja ja -tiloja koskevista asioista - seuraa arkistoalan yleistä kehitystä ja lainsäädäntöä sekä huolehtia arkistoalan tiedotustoiminnasta. Jokainen viran-/toimenhaltija ja työntekijä - noudattaa tiedonhallintasuunnitelmaa ja muita ohjeita siten kuin hyvä tiedonhallintatapa edellyttää - osallistuu hoitamansa tehtävän tiedonhallintasuunnitelman laadintaan ja ylläpitoon sekä säilytysaikojen määrittelyyn 1 (5)

2 - huolehtii hallussaan olevista määräajan (alle 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista sekä omien muistiinpanojen, kopioiden, luonnosten yms. toimittamisesta paperinkeräykseen tai silputtavaksi - huolehtii päätearkistoon siirrettävien asiakirjojensa järjestämisestä ja seulomisesta. 3 Arkistonmuodostus Arkistolaki (8 ) edellyttää, että arkistonmuodostajan on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa sen tehtävän hoidon tuloksena kertyvistä asiakirjoista ja niiden säilytysajoista. Arkistoon kuuluvat kaikki ne asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet toiminnan yhteydessä. Maakuntaliiton sähköistä arkistonmuodostusta ohjataan tiedonhallintasuunnitelmalla (TOS). Tiedonhallintasuunnitelmassa on kuvattu kaikkien maakuntaliiton tehtävien vaiheet ja niiden tuloksena syntyvät asiakirjalliset tiedot. Tiedonhallintasuunnitelma on tallennettu sähköiseen tiedonohjausjärjestelmään (TOJ). Tiedonhallintasuunnitelma pidetään ajan tasalla seuraamalla tehtävissä ja toimintaprosesseissa sekä työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä. Suunnitelmaan merkitään tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä ja arkistonmuodostuksessa tapahtuneet muutokset. Asiakirjojen säilytys ja arkistointi Tiedonhallintasuunnitelmassa on määritelty asiakirjallisten tietojen säilytysajat, säilytysajan peruste sekä säilytysajan päättymisen peruste. Sähköisessä asianhallintajärjestelmässä säilytysajan pituus tallentuu asiakirjan metatiedoksi. Säilytysajan perusteen kanssa järjestelmästä saadaan asiakirjalle automaattisesti viimeinen säilytyspäivä. Määräajan säilytettävät voidaan säilyttää tietojärjestelmissä sähköisessä muodossa kun käytettävä järjestelmä mahdollistaa niiden hävittämisen turvallisesti (arkistolaki 13). Sähköisen aineiston arkistoinnissa asiakirjallisen tiedon asiayhteyden määräävät asiakirjaan liitetyt metatiedot (diaarinumero, asiakirjan päiväys, julkisuus, lähettäjä, laatija jne). Pysyvästi säilytettävistä otetaan paperituloste arkistoon kunnes sähköinen pysyvä säilyttäminen tietojärjestelmässä on mahdollista ja sähköisen säilyttämisen lupa on saatu Arkistolaitokselta. 4 Kirjaaminen ja rekisteröinti Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti ei ole pakollista, mutta laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrää, että sähköisesti saapuvat asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä niin, että kirjaus- ja muista merkinnöistä käy ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Tehtävän hoidon tuloksena saapuvat ja lähtevät asiakirjat on toimitettava kirjaamoon jotta mahdollinen kirjattava aineisto saadaan kirjatuksi. Kirjaaminen ja rekisteröinti suoritetaan keskitetysti kirjaamossa. Mikäli asiakirja ei ole sähköisessä muodossa, se skannataan järjestelmään. Asianhallintajärjestelmässä asia ja siihen liittyvät asiakirjat liitetään maakuntaliiton tehtäväryhmittelyyn. Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista välitoimenpiteistä ja lopputoimenpiteistä tehdään merkintä diaariin. Tiedonhallintasuunnitelmaan on merkitty tehtäväprosessikohtaisesti tiedot asianhallintajärjestelmään kirjaamatta jätettävistä tai erikoisrekistereissä (Rondo, EURA, Intra) käsiteltävistä asioista. Vuosittain kertyneestä diaarista otetaan paperitulosteet pysyvään säilytykseen. Sähköposti Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa ( 21 ja 13). Sähköpostitse saapuneen asiakirjan vähimmäistunnistetietoja eheyden ja alkuperäisyyden varmistamiseksi ovat: 2 (5)

3 - asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika - asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja - asian otsikko ja diaarinumero, mikäli asia on kirjattu. Arkistotointa johtava vastaa päätearkistoon siirrettyjen määräajan säilytettävien aineistojen hävittämisestä. Asiakirjojen hävittäminen tapahtuu tiedonhallintasuunnitelmassa esitettyjen säilytysaikojen umpeuduttua. Hävittämisluettelo laaditaan vähintään yli viisi vuotta säilytettäville asiakirja- ja tietoaineistoille. Pysyvästi säilytettävien arkistoluettelona on tiedonhallintasuunnitelman tehtäväluokitus numerotunnuksineen. Sähköinen aineisto Sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta on viipymättä ilmoitettava lähettäjälle ( 12). 5 Asiakirjojen luettelointi Pysyvästi tai yli 10 vuotta paperisena säilytettävät asiakirjat on luetteloitava arkistoyksikön tarkkuudella. Arkistoluettelon sisällysluettelona toimii tiedonhallintasuunnitelman tehtäväluokitus numerotunnuksineen, jonka perusteella asiakirjojen muodostamat arkisto- ja säilytysyksiköt luokitellaan sarjoihin ja alasarjoihin. Sähköisesti enintään 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista ei tehdä erillistä luetteloa. Tiedonhallintasuunnitelmasta on haettavissa ja nähtävissä sähköisesti säilytettävät asiakirjat metatietoineen. 6 Asiakirjojen ja tietoaineistojen hävittäminen Arkistolain 13 mukaan asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Asianhallintajärjestelmään tallennettujen määräajan säilytettävien aineistojen hävittämisestä vastaa arkistotoimesta vastaava. Muihin tietojärjestelmiin tallennettujen määräaikaisesti säilytettävien aineistojen hävittämisestä vastaa kunkin tietojärjestelmän vastuuhenkilö. 7 Arkistokelpoisuus ja säilytystekniikka Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot on laadittava ja tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen noudattaen arkistolaitoksen ohjeita arkistokelpoisista menetelmistä. Hankintoja suorittaessa on huolehdittava siitä, että tarvikkeet täyttävät arkistolaitoksen määräykset arkistokelpoisuudesta. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Työhuoneissa ja käsiarkistoissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Paperiaineisto Kukin viran-/toimenhaltija hävittää tilapäiset, omaan käyttöön tehdyt luonnokset, muistiinpanot ja kopiot heti sen jälkeen, kun niitä ei enää työtehtävien hoitamisessa tarvita. Asiakirjat hävitetään sisällöstä riippuen joko toimittamalla ne paperinkeräykseen tai silputtavaksi. Erityisen huolellinen on oltava salassa pidettävien aineistojen hävittämisessä. Pysyvästi säilytettäviä pöytäkirjoja ei saa rei ittää eikä nitoa yhteen, joten ne on säilytettävä arkistokoteloissa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sidonnassa ei saa käyttää pelkästään liimasidontaa. Maakuntaliitto toimittaa sidottavaksi vuosittain tilinpäätösasiakirjat. Tarkentavia ohjeita pysyvästi ja pitkään paperimuodossa säilytettävien asiakirjojen käsittelystä antaa arkistotointa johtava. 8 Asiakirjojen ja tietojärjestelmien käyttö sekä tietoturva Käytössä olevista tietojärjestelmistä on laadittu tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet ovat nähtävillä maakuntaliiton toimistossa. Vain salassa pidettäviä 3 (5)

4 tietoja käsittelevistä tietojärjestelmistä ei laadita tietojärjestelmäselostetta. Julkiset ja salaiset asiakirjat pidetään erillään. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on merkittävä salassapitoperuste (JulkL 24). Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään tiedonhallintasuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Tietojärjestelmien käytöstä ohjeistetaan erillisessä käyttäjän tietoturvakäsikirjassa. Maakuntaliitossa on voimassa olevat tietoturvapolitiikka ja tietoturvasuunnitelma (2011). 9 Asiakirjojen lainaaminen Salassa pidettävät asiakirjat merkitään, erotetaan julkisista aineistoista ja säilytetään arkistolaitoksen määräykset täyttävässä arkistokaapissa. 11 Asiakirjojen siirto Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Päätearkistoon siirrettäessä pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin. Asiakirjoista on poistettava muovitaskut ja klemmarit. Päätearkistoon siirretään vain vähintään 10 vuotta säilytettävät asiakirjat. Arkistonmuodostajan alkuperäisiä asiakirjoja voidaan lainata vain toiselle viranomaiselle tai arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua. Arkistotointa johtava vastaa päätearkistoon siirrettyjen asiakirjojen lainaamisesta. Lainaamisesta on tehtävä lainauskuitti. Julkisuuslain mukaan jokaisella yksityisellä henkilöllä on oikeus saada luettavakseen viranomaisen julkisia asiakirjoja ja saada niistä kopioita ja jäljennöksiä. Asiakirjajäljennöksistä voidaan periä taksan mukainen maksu. Alkuperäisiä asiakirjoja ei lainata yksityishenkilölle. Maakuntaliiton hallussa olevia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja voidaan siirtää säilytettäväksi maakuntaarkistoon erillisen maakunta-arkiston kanssa tehtävään sopimukseen perusteella. 12 Analogisten asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkistolaitoksen ohje analogisten (paperi- tai muussa fyysisessä muodossa olevien) asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa edellyttää, että arkistotointa hoidetaan normaalioloissa arkistolain edellyttämällä tavalla ja toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa. 10 Asiakirjojen säilytys- ja arkistotilat Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä arkistolaitoksen antaman määräyksen mukaisissa arkistotiloissa, päätearkistossa. Käsiarkistoissa (työhuoneet) säilytettävät, tehtävän aktiivivaiheessa tarvittavat asiakirjat on säilytettävä kaapeissa ja huolehdittava tietosuojasta. Tietojärjestelmiin voidaan tallentaa määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Sähköisessä muodossa tallennettujen asiakirjojen eheys, laatu ja käytettävyys on varmistettava ja huolehdittava varmuuskopioinnista. Tietojärjestelmiin sisältyvien arkistojen on oltava sellaisia, että määräajan säilytettävät on niistä mahdollista hävittää. Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1 toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2 tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3 muut asiakirjat. Suojeluluokkaan yksi kuuluvia analogisia asiakirjoja säilytetään luonteensa vuoksi normaalioloissa yleensä toimistotiloissa. Suojeluluokkaan kaksi kuuluvat tutkimuksellisesti arvokkaat asiakirjat on määrätty arkistolaitoksen päätöksillä pysyvästi säilytettäväksi. Nämä asiakirjat ovat yleensä päätearkistotiloissa. Kolmanteen suojeluluokkaan kuuluvat analogiset asiakirjat, joiden turvaaminen ei edellytä mitään erityistoimenpiteitä poikkeusoloissa. 4 (5)

5 Analogisten asiakirjojen suojelusuunnitelma liitetään Pohjois-Karjalan maakuntaliiton pelastussuunnitelmaan seuraavan päivityksen yhteydessä. 13 Toimintaohjeen soveltaminen, ylläpito ja päivittäminen Asiakirjahallinnon ja en hyväksyy maakuntahallitus. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistus ja toimintaohjeen ylläpitäminen kuuluvat arkistotoimesta vastaavan tehtäviin. Arkistolain 9 :n mukaisesti maakuntahallitus vastaa arkistoimen järjestämisestä ja määrää arkistotointa johtavan ja pysyvistä asiakirjoista huolehtivan viranhaltijan tai toimihenkilön. Muilta osin muutokset tähän toimintaohjeeseen hyväksyy arkistotoimesta vastaavan esityksestä hallinto- ja talousjohtaja. Tehdyt muutokset annetaan tiedoksi maakuntahallitukselle. 5 (5)