Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Transkriptio

1 Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden toimeenpanoa? * nmlkj Puollan nmlkj Puollan muutoksin (muutokset kuvattu muualla lausunnossa) nmlkj Vastustan (perustelut annettu muualla lausunnossa) Puollan Miten ehdotettu julkisen hallinnon yhteinen arkistointipalvelu vaikuttaisi organisaatiossasi? nmlkj Kustannuksia säästyisi selvästi nmlkj Kustannuksia säästyisi jonkin verran nmlkj Kustannuksissa ei tapahtuisi merkittävää muutosta nmlkj Kustannukset lisääntyisivät Kustannuksia säästyisi selvästi SAPA toimeenpanosuunnitelma Yleiset kommentit ja huomiot toimeenpanosuunnitelma-dokumenttiin Toimeenpanosuunnitelma on realistinen kuvaus SAPA-toteutuksen vaiheistuksesta ja skenaarioiden I ja II toteutuksen ja ylläpitovaiheen vaatimista SAPAan sitoutuvista resursseista. Skenaario II:n ylläpitovaiheen resurssiarviossa ei kuitenkaan ole otettu huomioon julkisen hallinnon 1/5

2 organisaatioiden tarvitsemaa asiakirjahallinnon ohjausta. Etenkin kuntapuolella on suuri tarve ja syy yhtenäistää käytäntöjä, mikä edellyttää riittävää ohjausresurssia. Muissa Pohjoismaissa on toteutettu vastaava toiminto, kuten Veli-Matti Pussisen selvityksessä Pohjoismaiden arkistolaitosten/valtionarkistojen suhteesta sähköiseen asiakirjahallintoon (2015) ilmenee. Tämä lisäresurssitarve olisi Suomen kohdalla noin 10 htv:tä skenaario II:n ylläpitovaiheeseen arvioidun vähintään 20 htv:n lisäksi. Toimeenpanosuunnitelmaa tulisi vielä täydentää niin, että se tukee mahdollisimman pitkälti hallitusohjelman ja valtiovarainministeriön tavoitteita tiedon avoimuudesta ja julkisen tiedon käytön itsepalveluperiaatteista. SAPAan tallennetun aineiston käytön on suunniteltu tapahtuvan organisaatioiden kautta, mutta tavoiteltavampi tilanne olisi se, että SAPAn julkinen aineisto olisi kaikkien käytettävissä rajapintojen kautta. On hyvin tärkeää, että kunnat saadaan SAPA-palvelun käyttäjiksi alusta alkaen. Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden vaikutuksiin (luku 3) Julkisen hallinnon yhteinen sähköinen arkistopalvelu on todettu kustannustehokkaimmaksi ratkaisuksi. Mitä enemmän tämä palvelu tukee hallinnon prosesseja, sitä enemmän säästöjä syntyy. Myös määräajan säilytettävän aineiston tallentaminen yhteiseen arkistopalveluun on erittäin tärkeää, koska määräaikaiset säilytysajat ovat pääsääntöisesti sangen pitkiä, jolloin asiakirjatietojen elinkaaren hallintaan ja tiedostomuotoihin kohdentuu samoja vaatimuksia ja toiminnallisuuksia kuin pysyvästi säilytettäviin asiakirjatietoihin. SAPA-ylläpitovaiheen rahoituksen on oltava pysyvää. Ylläpitovaiheen rahoituksen mitoittamisessa on otettava huomioon myös palvelun kehittämiseen tarvittava rahoitus. Skenaario I:n vuotuisten ylläpitokustannusten on arvioitu sisältävän myös PAS-palvelun ylläpitokustannukset. Tämän osalta menettelytapoja on vielä syytä tarkentaa, jotta kustannukset ovat realistiset ja mahdollistavat hankkeen tarkoituksenmukaisen toteuttamisen. SAPA-palvelumaksuilla pysyvää ylläpitoa ei ole mahdollista rahoittaa, jos ne kattaisivat vain määräaikaisesti säilytettävien aineistojen säilytyskustannukset. Palvelumaksujen suuruus ja ajallinen kesto ovat haasteellisia asioita, joita ei välttämättä kannata sitoa ainoastaan määräajan säilytettävään aineistoon. Kommentit ja huomiot lainsäädännön muutostarpeisiin (luku 4) Toimeenpanosuunnitelmassa on kuvattu hyvin tarvittavat lainsäädännön muutokset. Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden toimeenpanoon (luku 5) Toimeenpanosuunnitelmassa hahmotellut keinot palvelukokonaisuuden seurantaan ovat kannatettavia, joskin julkisten asiakirjatietojen tieto- ja asiakaspalvelu pitäisi heti toteuttaa 2/5

3 itsepalveluperiaatteella organisaatioriippumattomasti. Hahmoteltujen seurantakeinojen saavuttaminen edellyttää sitä, että SAPA-palvelun omistajalla on julkisen hallinnon asiakirjahallinnon ohjaukseen riittävät resurssit. Toimeenpanosuunnitelmassa arvioitujen 25 htv:n lisäksi mainittuihin ohjaustehtäviin tarvitaan noin 10 htv:tä. Arvioi vaiheistuksen tarpeellisuutta ja kiireellisyyttä nmlkj Ainakin skenaario I toteutus tarvitaan nopeasti nmlkj Pelkkä skenaario I ei riitä, myös skenaario II työn alle pian nmlkj Laajin skenaario III tarvitaan, skenaariot I ja II eivät riitä Laajin skenaario III tarvitaan, skenaariot I ja II eivät riitä Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden hallintaan ja ylläpitoon (luku 6) Valtiovarainministeriön riittävä ohjaus SAPA-toteutus- ja ylläpitovaiheissa on varmistettava, koska SAPA-palvelu on keskeinen osa digitaalisen hallinnon kehittämistä. Erityisesti valtiovarainministeriön rooli korostuu SAPA-skenaario II:ssa ja III:ssa. Mikä on oikea taho ohjaamaan sähköisen arkistoinnin kokonaisuutta? nmlkj Opetus- ja kulttuuriministeriö nmlkj Valtiovarainministeriö nmlkj Oikeusministeriö nmlkj Muu, mikä? Muu, mikä? [Arkistolaitos] SAPA arkkitehtuurikuvaus Yleiset kommentit ja huomiot arkkitehtuurikuvaus-dokumenttiin Arkkitehtuurikuvaus on vielä keskeneräinen. Siitä käyvät kuitenkin ilmi linjaukset asiakkaista, joille SAPA-palvelu tuotetaan ja aineistot, joita palvelu tukee. Varsinaisen toteutusprojektin 3/5

4 käynnistyessä on vielä linjattava SAPA-palvelun suhde arkistoaineistojen hallintaan, erityisesti aineiston kuvailutietoihin, arkistolaitoksen digitaaliarkistoon (arkkitehtuuriliite kuva 2) sekä aineiston omistajuuden hallinta ja siinä tapahtuvat muutokset aineiston elinkaaren aikana. SAPApalvelun omistajuus on tärkeää määritellä jo alkuvaiheessa. Arkkitehtuurikuvauksessa sitä ei ole määritetty. Toimeenpanosuunnitelman mukaan palvelu sen sijaan on tarkoitus vastuuttaa arkistolaitokselle. Kommentit ja huomiot Skenaario I: Pysyvään säilytykseen reitittävä SAPA Skenaario I:n mukaan on tarpeen toteuttaa sekä pysyvästi säilytettävän Sähke2-aineiston että pysyvästi säilytettävän digitoidun aineiston vastaanotto ja talletiedostojen siirto PAS-palveluun. Tämä on tärkeää, sillä hallinnon prosessien yhdenmukaistamiseksi ja voimavarojen säästämiseksi on voitava rakentaa toiminnallinen silta analogisten ja syntysähköisten aineistojen välille. Sen vuoksi hallinnon pysyvästi säilytettävät analogiset aineistot on tarkoitus digitoida mahdollisimman kattavasti. Digitointi parantaa oleellisesti näiden aineistojen saatavuutta. Kommentit ja huomiot Skenaario II: Kaiken aineiston SAPA Kommentit ja huomiot Skenaario III: Rikastava ja muokattavan aineiston SAPA Skenaario III:n suunnittelu kannattaa käynnistää, koska vain siten saavutetaan täysipainoisesti SAPA -palvelun tuomat taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt ja nykyisen hallitusohjelman tavoitteet. Kommentit ja huomiot hallintamalliin (luku 5) Kommentit ja huomiot kustannus- ja hyötytarkasteluun (luku 6) Keskitetyn arkistopalvelun toiminnallisia ja taloudellisia hyötyjä ja säästöjä on tarkasteltu myös arkistolaitoksen hallitusohjelman kärkihanke-ehdotuksessa (elokuu 2015). SAPAarkkitehtuuriliitteen kustannus- ja hyötytarkastelu kohdentuu käytännössä vain aineistomääriin ja sen säilyttämisen kustannuksiin. Saatavuuden paraneminen sähköisessä toimintaympäristössä on merkittävä lisäarvo. Mene edelliselle sivulle 4/5

5 5/5