ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ
|
|
- Anne Järvinen
- 5 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 0 POMARKUN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ Kunnanhallitus
2 1 1 YLEISTÄ ASIAKIRJAHALLINTO ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO SEKÄ VASTUUT KESKUSARKISTO ASIAKIRJAHALLINNON VASTUUHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT SAAPUVIEN JA LÄHTEVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYTN YLEISOHJE ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI/ARKISTONMUODOSTUS ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU JA TAVOITTEET ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA/ TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA ARVON MÄÄRITYS JA SEULONTA ORGANISAATIOMUUTOKSET JA ARKISTONMUODOSTUS ARKISTON LUOTTELOIMINEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSVÄLINEET JA SÄILYTYSTAPA ASIAKIRJOJEN HUOLTO ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON SIIRRETTÄVÄT ASIAKIRJAT ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA SUOJELU ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN ARKISTON SISÄINEN KÄYTTÖ ASIAKIRJOJEN SUOJELU TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIT ARKISTOTILAT ARKISTOSÄÄNNÖN PITÄMINEN AJAN TASALLA ARKISTONMUODOSTAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET KESKUSARKISTONHOITAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET...10
3 2 1 YLEISTÄ Pomarkun kunnan asiakirjahallinnossa noudatetaan arkistolaissa sekä kunnanvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä annettujen määräysten lisäksi tätä asiakirjahallinnon toimintaohjetta. Tässä asiakirjassa käytetään termiä asiakirjahallinto korvaamaan termiä arkistotoimi. 2 ASIAKIRJAHALLINTO Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. Asiakirjahallinnon tavoitteena on, että asiakirjat edistävät kunnan jokapäiväistä toimintaa, tukevat oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista sekä palvelevat tieteellistä tutkimusta. (ArkL 7) Asiakirjahallinnon tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto (ArkL 7). Asiakirjahallintoon kuuluu arkistohakemistojen ylläpito asiakirjojen liittäminen arkistoon asiakirjojen järjestäminen käytössä olevan tehtäväluokituksen mukaisesti asiakirjojen säilyttäminen asiakirjojen pitäminen tarvitsijain käytettävissä asiakirjojen seulominen asiakirjojen hävittäminen tiedonohjaussuunnitelman toteuttaminen sekä ylläpito sähköisten asiakirjojen rekisteröinti 3 ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 3.1 ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO SEKÄ VASTUUT Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle (ArkL 9). Kunnanhallituksella on vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, toimeenpanosta ja resursseista. Pomarkun kunnan hallintosäännön 66 :n mukaan kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Lisäksi kunnanhallitus:
4 3 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyntoteuttamisesta, 2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asia kirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eams, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä 5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää. Hallintosäännön 67 :n mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa, 3. hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman, 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. Hallintosäännön 33 :n mukaan hallintojohtajan tehtäviin kuuluu asia kirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät. Hallintosäännön 68 :n mukaan kukin lautakunta/toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Asiakirjahallinnon vastuuhenkilönä toimii lautakunnan osalta esittelijä, ja kukin esimies tehtäväalueensa osalta. Kukin esittelijä, asian valmistelija ja muu henkilö, joka virka-, työ-, tai luottamushenkilösuhteessa on saanut asiakirjan haltuunsa, vastaa asiakirjasta niin kauan kuin se on hänen hallussaan. 3.2 KESKUSARKISTO Keskusarkistonhoitajana toimihenkilö joka on valittu asiakirjahallinnon vastuuhenkilöksi kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen, keskusvaalilautakunnan ja tarkastuslautakunnan toimialoilla. Keskusarkisto on kokonaisuus, joka muodostuu seuraavien arkistonmuodostajien pysyvästi sekä pitkään säilytettävistä asiakirjoista: kunnanvaltuusto kunnanhallitus
5 4 tarkastuslautakunta keskusvaalilautakunta hyvinvointilautakunta kasvatus- ja opetuslautakunta tekninen lautakunta vanhusneuvosto vammaisneuvosto nuorisoneuvosto Edellä mainittujen lisäksi keskusarkistossa säilytetään jo lakkautettujen toimielimien arkistoja. Arkistosäännön liitteenä on arkistoluettelo kaikista arkistoista, joita päätearkistossa säilytetään. 3.3 ASIAKIRJAHALLINNON VASTUUHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT 1. huolehtia, että arkistonmuodostajan asiakirjat arkistoidaan arkistointisuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja että arkistointisuunnitelma/tiedonohjaussuunnitelma pidetään ajan tasalla, 2. vastata vireillä olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta siihen asti kun asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon tai hävitetään, 3. järjestettävä hävitettävät asiakirjat hävityskuntoon, 4. siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon annettujen ohjeiden mukaisesti, 5. tehdä arkistoon kuuluvien asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa arkistonmuodostuksessa ja arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista asiakirjahallinnon johtavalle viranhaltijalle 6. huolehtia, että arkistonmuodostajan laatimissa pysyvästi ja pitkään säilytettävissä asiakirjoissa käytetään tällaisiin asiakirjoihin tarkoitettuja kirjoituspohjia ja tarvikkeita. 4 SAAPUVIEN JA LÄHTEVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYTN YLEISOHJE Saapuva posti (sähköinen, paperinen) käsitellään toimialoittain. Saapuvat toimenpiteitä vaativat asiakirjat ja postit avataan asiakirjahallintajärjestelmään (Dynasty) asiaksi/asiakirjaksi. Pysyvästi tai pitkään säilytettävistä sähköisistä aineistoista ja tietojärjestelmistä on otettava arkistotulosteet. Määräajan säilytettävistä sähköisistä asiakirjoista ei ole tarpeen ottaa arkistotulostetta.
6 5 Arkistolain ( 6) mukaan myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä sähköiset tietojärjestelmät sisältävät asiakirjoja, samoin niiden tallennevälineet. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia siitä, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina arkiston arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta. 5 ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI/ARKISTONMUODOSTUS 5.1 ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU JA TAVOITTEET Arkistolain (ArkL 8) mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Suunnitelma sisältää tiedon asiakirjojen säilytystavasta ja säilytysajasta, rekisteröintitavasta, tiedon asiakirjoista vastuussa olevasta viranhaltijasta, salassapidosta, suojeluluokasta ja arkistotunnuksesta. Arkistonmuodostajia ovat kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunta ja yksittäinen viranhaltija, jolla on laissa säädetty tai johtosäännössä määrätty tehtäväpiiri sekä toimikunnat, lukuun ottamatta lyhytaikaista, kertaluontoista tehtävää varten asetettua toimikuntaa. Tavoitteena on päivittäisen työn sujuvuus sekä lopulta selkeä ja arkistonmuodostajan toimintaa hyvin kuvaava päätearkistokokonaisuus. 5.2 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA/ TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla/tiedonohjaussuunnitelmalla. Suunnitelma sisältää asiakirjojen säilyttämisen ajat, perusteet ja säilytyspaikat prosesseittain. Suunnitelma sisältää myös arkistomuodostajittain ohjeet, jotka koskevat asiakirjojen sisäistä järjestystä asiakirjasarjoissa, rekisteröintitapaa, säilytysaikaa ja säilytyspaikkaa. Asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on arkistoitava keskusarkistoon. Arkistonmuodostussuunnitelmassa/tiedonohjaussuunnitelmassa säilytyspaikka tarkoittaa asiakirjan lopullista säilytyspaikkaa, joka
7 6 1. pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävien asiakirjojen osalta on aina keskusarkisto eli tätä tarkoitusta varten tehty arkistohuonetila kunnanviraston kellarikerroksessa 2. voi olla käsiarkisto, jota nimitystä käytetään kunnanviraston keskikerroksen paloturvallisesta holvista vuotta ja vähemmän aikaa säilytettävien asiakirjojen osalta on aina ao. arkistonmuodostajan toimitila (toimistohuone), josta käytetään myös nimitystä käsiarkisto tai lähiarkisto. 5.3 ARVON MÄÄRITYS JA SEULONTA Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi, koska säilytystarpeeseen vaikuttaa tiedon tutkimuksellinen arvo. Arkistolain ( 8) mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Seulonta tarkoittaa, että pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat pidetään toisistaan erillään. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaa. 5.4 ORGANISAATIOMUUTOKSET JA ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen mukaan ei saa rikkoa. kun organisaation toiminta lakkaa, ei sen arkistoa yhdistetä toimintaa jatkavaan organisaation arkistoon, vaan lakkautetun organisaatioyksikön arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle yksikölle. Asiakirjojen lainaamisesta ja siirtämisestä toiseen arkistoon tehdään aina merkinnät arkistoluetteloon. 5.5 ARKISTON LUOTTELOIMINEN Keskusarkistossa laaditaan pysyvästi ja pitkään säilytettävästä asiakirjaaineistosta arkistoluettelo, joka sisältää tunnistetiedot arkistossa olevista säilytysyksiköistä niin, että ne sen avulla löydetään. Keskusarkistonhoitaja luetteloi päätearkistossa olevat pysyvästi tai pitkään (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat arkistointisuunnitelman perusteella laaditun arkistokaavan osoittamaan järjestykseen. Arkistonmuodostajan on keskusarkistoa varten laadittava arkistonmuodostussuunnitelmaan/ tiedonohjaussuunnitelmaan sisältyvän arkistokaavan mukaiseen järjestykseen luettelo keskusarkistoon luovuttamistaan asiakirjoista. Keskusarkistonhoitaja laatii arkistonmuodostajien laatimien luetteloiden perusteella pysyvästi ja
8 7 pitkään (yli 10 v.) säilytettävistä asiakirjoista arkistokaavan osoittaman järjestyksen mukaiset arkistoluettelot Arkistosäännön liitteenä on arkistokaava. 6 ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA Asiakirjan määritelmä: Asiakirjat ovat paitsi tekstiasiakirjoja, karttoja ja piirroksia myös valokuvia, äänitteitä, videoita, filmejä sekä magneettilevyjä ja nauhoja tai muilla tavoin aikaansaatuja tallenteita. Arkkistolain ( 11) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. (Valtionarkiston päätös arkistokelpoisista materiaaleista) Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisille asiakirjapohjille arkistokelpoisia kirjoitusvälineitä ja menetelmiä käyttäen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat selviävät arkistonmuodostussuunnitelmasta. Asiakirjat voivat olla paitsi tekstiasiakirjoja tai karttoja ja muita piirroksia, myös valokuvia, äänitteitä, filmejä, reikäkortteja ja nauhoja sekä magneettilevyjä ja -nauhoja. Arkistolaki ei hyväksy sähköisessä muodossa säilyttämistä pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettäville asiakirjoille ilman erillistä lupaa. Hankinnoista vastaava noudattaa valtionarkiston päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Arkistokelpoisuusluettelo löytyy osoitteesta ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSVÄLINEET JA SÄILYTYSTAPA Pysyvästi tai pitkään (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkisto-koteloihin keskusarkistonhoitajan ohjeiden mukaan silloin, kun ne siirretään pois käsiarkistosta. Kortistot säilytetään tarkoitukseen soveltuvissa laatikoissa tai laatikostoissa. Pysyvästi säilytettävät kartat ja piirustukset sijoitetaan tarkoitukseen soveltuviin karttakaappeihin joko vaaka- tai pystyasentoon ja suurikokoiset kartat ja piirustukset säilytetään rullalle käärittyinä, jolloin tukena on käytettävä vähintään 80 mm läpimittaista pahvisylinteriä ja suojana pahvikäärettä.
9 8 ATK-nauhat ja muut tallenteet säilytetään standardin mukaisissa nauhakoteloissa ja paloturvallisissa kaapeissa. Arkistonmuodostajan harkinnassa on päättää asiakirjojensa sidottamisesta. Pelkkää liimasidontaa ei saa käyttää. Siteiden paksuus enintään 7-8 cm. Keskusarkistonhoitaja antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita. 6.2 ASIAKIRJOJEN HUOLTO Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijoiden tehtäväksi. Teipin ja korjauslakan käyttö pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa on ehdottomasti kielletty. 7 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON 7.1 SIIRRETTÄVÄT ASIAKIRJAT Arkistonmuodostajan 10 vuotta vanhemmat asiakirjat siirretään keskusarkistoon, jollei arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan ole toisin merkitty. Lakkautettujen ja toimintansa päättäneiden arkistonmuodostajien pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään keskusarkistoon välittömästi. Asiakirjoja, joiden säilytysaika on noin 10 vuotta tai lyhyempi aika, ei siirretä keskusarkistoon, vaan arkistonmuodostaja huolehtii niiden säilyttämisestä lähiarkistossaan hävittämiseen asti. Arkistonmuodostajan velvollisuutena on huolehtia siitä, että siirrettävät asiakirjat ovat arkistointisuunnitelmassa osoitetussa järjestyksessä. 7.2 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Säilytysaikoja määrättäessä noudatetaan arkistolaitoksen sekä kuntaliiton antamia asiakirjojen säilytyksen vähimmäisaikoja. Säilytysajat on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan kunkin prosessin ja asiakirjan kohdalle. Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi, tulee hävittää heti niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Kukin asiakirjahallinnon vastuuhenkilö arkistovastaava huolehtii siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vähintään vuosittain.
10 9 Arkistonmuodostajan asiakirjahallinnon vastuuhenkilö huolehtii omalla vastuualueellaan alle kymmenen (10) vuotta säilytettäviksi määrättyjen asiakirjojen hävittämisestä. Keskusarkistonhoitajalla on oikeus ja velvollisuus tarkistaa ja tarvittaessa antaa ohjeita ja määräyksiä hävittämisestä, jotta vältytään niiden asiakirjojen kasaantumiselta, joiden säilytysaika on päättynyt. Arkistonmuodostajan asiakirjahallinnon vastuuhenkilö arkistonhoitaja laatii luettelot yli kymmenen vuotta säilytetyistä hävitettävistä asiakirjoista. Luettelossa mainitaan asiakirjaryhmittäin: mitä asiakirjoja kuinka paljon ja miltä ajalta on seulottu hävitettäväksi. Keskusarkistonhoitaja huolehtii keskusarkistoon siirretyn, yli 10 vuotta säilytettävän arkistoaineiston hävittämisestä säilytysajan päätyttyä kuluttua. Hävittämisessä tulee huomioida tietosuojasäädökset. Salaiset asiakirjat sekä asiakirjat jotka sisältävät henkilötietoja tulee hävittää tarkoitusta varten varattuihin tietosuojalaatikoihin. 8 ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA SUOJELU 8.1 ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN Asiakirjoja ja muuta arkistoaineistoa pidetään tarvitsijoiden käytettävissä, kuitenkin niin, että otetaan huomioon Julkisuuslaissa, henkilötietolaissa ja EU:n tietosuoja- ja muussa lainsäädännössä asetetut rajoitukset. Toimintayksikön hallussa olevien asiakirjojen lainaamisesta päättää toimintayksikön johtava viranhaltija. Julkisia asiakirjoja annetaan yksityisten käytettäväksi ainoastaan arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Lainauksista ja palautuksista on pidettävä luetteloa. 8.2 ARKISTON SISÄINEN KÄYTTÖ Keskusarkistoon siirrettyjen asiakirjojen käyttö tapahtuu pääasiallisesti keskusarkistonhoitajan välityksellä. Keskusarkistonhoitajan suostumuksella asiakirjoja tarvitseva voi itse noutaa asiakirjat keskusarkistosta. Lainatut asiakirjat tulee palauttaa takaisin paikoilleen. 8.3 ASIAKIRJOJEN SUOJELU Poikkeusolojen varalta päätearkistossa oleva aineisto jaetaan käyttötarveja turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen kolmeen tärkeysryhmään:
11 10 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat; 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat; 3. muut asiakirjat. Ensimmäisen ja toisen ryhmän arkistoaineiston koteloihin tehdään merkinnät ko. ryhmästä. Jos kriisitilanteessa toimipaikka siirtyy muualle, ensimmäisen ryhmän asiakirjat seuraavat organisaatiota ja toisen ryhmän asiakirjat evakuoidaan. Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan mahdollisimman turvalliseen paikkaan virastohuoneissa ja ne jäävät kriisitilanteessa paikoilleen. 8.4 TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIT Henkilötietolain (523/ ) sekä EU:n tietosuoja-asetuksen (679/ artikla) mukaan kaikista pidetyistä henkilörekistereistä on laadittava rekisteriselosteet. Tietosuoja tulee huomioida kaikissa niissä tilanteissa, joissa käsitellään henkilötietoja sisältävää materiaalia. Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi. 9 ARKISTOTILAT Keskusarkisto sijaitsee kunnanviraston kellarikerroksessa. Se on valmistunut vuonna 1980 ja sen suunnittelussa ja rakentamisessa on otettuhuomioon voimassa olevat määräykset. Keskusarkistossa ei säilytetä sinne kuulumatonta tavaraa. Lähiarkistointia varten arkistonmuodostajien käytössä on toimistotilat hyllyineen ja lukittavine kaappeineen. 10 ARKISTOSÄÄNNÖN PITÄMINEN AJAN TASALLA 10.1 ARKISTONMUODOSTAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Sen lisäksi mitä edellä on sanottu, kukin arkistonmuodostaja on oikeutettu sekä velvollinen tekemään keskusarkistonhoitajalle ehdotuksia arkistonmuodostussuunnitelman kehittämiseksi KESKUSARKISTONHOITAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Tarkempia määräyksiä tämän arkistosäännön tulkinnasta ja seurannasta antaa keskusarkistonhoitaja.
12 Arkistosäännön liitteiden ajan tasalla pitämisestä ja tarvittavista muutoksista huolehtii keskusarkistonhoitaja sekä asiakirjahallinnon johtava virkamies. 11
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa
LisätiedotKauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
Lisätiedot1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4
1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän
LisätiedotPOSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2
1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan
LisätiedotLapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje
Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava
LisätiedotJOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotParikkalan kunta. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Parikkalan kunta Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kh 12.6.2018 / 96 Voimaan 1.1.2018 2 Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI... 3 1.1. Yleistä... 3 1.2. Asiakirjahallinnon
Lisätiedotkh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1
LisätiedotSONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus
LisätiedotSievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotSeinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.
1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata
LisätiedotVAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi
1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden
LisätiedotNIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE
KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ
KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,
LisätiedotKIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne
KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotRUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE
RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 / Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa...
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KEMIJÄRVEN KAUPUNKI ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,
LisätiedotKAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT
LisätiedotTampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö
18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO
LisätiedotPYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus on hyväksynyt toimintaohjeen 19.6.2017 166 Toimintaohje tulee voimaan 1.7.2017 alkaen. 1. Toimintaohjeen tarkoitus Pyhännän
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE
1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE Voimaantulo 1.4.2018 Hyväksytty 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Tiedonhallinnon suunnittelun tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallintatapaa, johon
LisätiedotSATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA
SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotPELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä
1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston
LisätiedotAsiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä
Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).
LisätiedotHARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA
HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen
LisätiedotYhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotMÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt
MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002
LisätiedotJOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset
LisätiedotKESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo
LisätiedotArkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225
Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotTietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.
Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan
LisätiedotPOHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN
1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella
LisätiedotRaahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotLieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen
LisätiedotTietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa
Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016
Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,
LisätiedotSAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt
SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON
LisätiedotAika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)
OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotTornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje
Tornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa (päivämäärä) SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 3 1.1. Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen 3 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI
LisätiedotKOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
1 (24) KOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2 (24) Sisällys Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje... 3 Yleistä... 3 Keskeiset käsitteet... 4 Asiakirjahallinnon ja
LisätiedotArkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas
Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332
LisätiedotAuditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa
23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,
LisätiedotYhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan
Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston
LisätiedotPuumalan seurakunnan arkistosääntö
Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan
LisätiedotUudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:
1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä
LisätiedotSähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet.
ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ 1. Rovastikunnan asiakirjahallinto ja arkistotoimi Rovastikunta on itsenäinen arkistonmuodostaja. Rovastikuntakokous lakkautettiin hiippakuntahallinnon uudistamisen
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa 14.01.2019 7 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 1.1 Keskeisiä käsitteitä Arkistonmuodostaja on sellainen yhteisö tai
Lisätiedottiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.
Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista
LisätiedotKirkon keskushallinnon arkistonmuodostajia ovat Kirkkohallitus, piispainkokous ja kirkolliskokous.
KIRKON KESKUSHALLINNON SÄÄNTÖKOKOELMA KIRKON KESKUSHALLINNON ARKISTOSÄÄNTÖ 1.1.2016 ALKAEN 1. ARKISTOTOIMI Kirkon keskushallinnon arkistotoimeen kuuluu asiakirjojen rekisteröinti, niiden järjestäminen,
LisätiedotArkistojen ryhmittely pääpiirteissään
Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia
LisätiedotIisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje
Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo
LisätiedotKuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle
Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto
LisätiedotRakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa
Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi
LisätiedotKURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Runko-osa
KURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Runko-osa SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ... 2 1.1. Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen
LisätiedotARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.
ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)
Lisätiedot6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN
I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen
LisätiedotArkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa
1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
PETÄJÄVEDEN KUNTA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2017-2018 Hyväksytty Petäjäveden kunnanhallituksen päätöksellä 9.1.2017 11 Petäjäveden kunta 2 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON
LisätiedotSONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Valtuusto 22.5.2017 19 liite nro 4 Voimaantulo 1.1.2017 SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 SISÄLLYSLUETTELO
LisätiedotSÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö
1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten
LisätiedotSähköisen arkistoinnin reunaehdot
Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin/palvelun nimi: Rakentamisen ja kunnossapidon palvelujen asioinnin
LisätiedotLiperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset
LisätiedotMaakuntahallinnon vastuulle siirtyvien arkistojen järjestäminen ja luettelointi. SOTE-paperiarkistot
1 / 5 Maakuntahallinnon vastuulle siirtyvien arkistojen järjestäminen ja luettelointi Taustaa: maakuntavalmistelu ja arkistot Tulevalle maakunnalle siirtyy siirtyvien tehtävien myötä myös osa nykyisten
LisätiedotAMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO
1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana
LisätiedotTiedon elinkaaren hallinta Henkilötietojen suoja
Tiedon elinkaaren hallinta Henkilötietojen suoja Ylitarkastaja Katja Ahola katja.ahola[at]om.fi Kuntien kyberturvallisuuspäivillä 4.10.2016 1 YKSITYISELÄMÄN SUOJAN LÄHTÖKOHTANA ON, ETTÄ YKSILÖLLÄ ON OIKEUS
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Mustijoen perusturva. Mäntsälän kunta perusturvapalvelut. Mustijoen perusturva.
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Mustijoen perusturva Mäntsälän kunta perusturvapalvelut Mustijoen perusturva Tiina Hakkarainen 1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ
LisätiedotKAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA
KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA Annika Rauma SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 3 1.1. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten sekä muiden ohjeiden noudattaminen
LisätiedotTIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16
SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,
LisätiedotYlivieskan kaupunki. Asiakirjahallinnon toimintaohje
Ylivieskan kaupunki Asiakirjahallinnon toimintaohje Hyväksytty Ylivieskan kaupunginhallituksessa 7.5.2018 132 Voimaantulo 1.1.2018 1 Sisällysluettelo 1. Yleistä... 4 1.1. Lainsäädäntö, määräykset ja ohjeet...
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Johtoryhmä 6.3.2019 Johtokunta 29.3.2019 Sisällysluettelo 1. Yleistä... 3 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 3 1.2 Keskeiset käsitteet... 3 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotAsiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen
Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin / palvelun nimi: Yksityisteiden yhteyshenkilörekisteri Tiedonanto
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet
Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuojaasetus (679/2016) Palvelun nimi: Rakennusvalvonnan palvelut (asiakasrekisteri ja vastuuhenkilörekisteri)
LisätiedotPÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS
3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Nuoriso- ja kulttuuripalveluiden leiri-, kerho- ja retkitoiminta
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin/palvelun nimi: Vesihuoltolaitosten yhteystietorekisteri Tiedonanto
Lisätiedot1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja
1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan palautejärjestelmä Tiedonanto laadittu: 13.8.2018
LisätiedotUusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta?
Uusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta? Lakimies Sanna Haanpää Opetusneuvos Pia Kola-Torvinen Opetushallitus Mikä uudessa varhaiskasvatuslaissa muuttuu salassapidon kannalta?
LisätiedotTietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta
Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotPohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto
Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan
LisätiedotKansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA
Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,
LisätiedotTilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012
Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,
LisätiedotHyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje
Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen
LisätiedotKehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA
LisätiedotOikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon
5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö
Lisätiedot