OULUN MAAKUNTA-ARKISTO AL/3202/ /2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja TYRNÄVÄ

Transkriptio

1 OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L Arkistotunnus 20_._ _ AL/3202/ /2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja TYRNÄVÄ Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastus TARKASTUSKERTOMUS Oulun maakunta -arkisto lähettää oheisena kertomuksen suoritetusta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastuksesta. Tyrnävän kunnan arkistotoimen ensisijainen tehtävä tällä hetkellä on arkistonmuodostussuunnitelmien uusimisen loppuunsaattaminen. Lisäksi tulee laatia puuttuvat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeet. On tärkeää varata riittävästi resursseja näiden toimien loppuun saattamiseen. Tarkastustilaisuudessa päätearkistotilaa koskien havaittiin joitakin puutteita, jotka tulee korjata. On myös selvitettävä onko päätearkistotila mahdollista liittää kiinteistövalvontajärjestelmään. Maakunta-arkisto pyytää lähettämään mennessä tiedon, mitä toimia asian toteuttamisen suhteen on tehty. Oulun maakunta-arkisto pyytää lähettämään tiedoksi Tyrnävän kunnan tekeillä olevat arkistonmuodostussuunnitelmat sekä kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistuksen niiden valmistuttua. Oulun maakunta -arkistossa Maakunta -arkiston johtaja Vuokko Joki Oulun maakunta-arkisto Arkistokatu 6 Puh. Tel. (08)

2 Tyrnävän kunta on mukana seutukunnallisessa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kehittämistyössä, jonka toiminnan tuloksena on luotu yhteinen tehtäväluokituskaava. Tätä kaavaa nn T yr n ä vä l l ä z~.1 1 P t t u v 7 ( 1 1 l ä h t i e n C e n i ä l l r p P n n n l r n i t r n l r i n l l OULUN MAAKUNTA -ARKISTO OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TARKASTUSKERTOMUS nro 10/2011 TYRNÄVÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKIST OTOIMEN T ARKAST US Tarkastuksessa läsnä : hallintojohtaja Eeva Vanhanen ja asiahallintavastaava Sanna Eskola. Tarkastuskohde Tymävän kunta on perustettu 1-96?. Se on n asukkaan kunta Pohjois-Pohjanmaan maakunnan alueella. Tyrnävään liitettiin Temmeksen kunta vuonna Edellinen tarkastus kuntaan on tehty Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi Tyrnävän kunnassa arkistotointa johtaa ja asiakirjahallinnosta vastaa asiahallintavastaava Sanna Eskola. Hän käyttää näissä tehtävissä kunnanhallituksen delegoimaa päätösvaltaa. Hän mm. vastaa päätearkistosta ja tietopalvelusta, laatii arkistonmuodostussuunnitelmat ja vastaa arkistonjärjestämisestä. Hän myös toimii asianhallintajärjestelmä Dynastyn pääkäyttäjänä ja kunnan terveyskeskuksen tietosuojavastaavana. Lisäksi hänelle kuuluu tällä hetkellä kunnan sivistystoimen puolella kirjaaminen, kokoushallinta ja arkistotoimen tehtävät. Eskola on suorittanut arkistonhoitotutkinnon. Hän on suorittanut myös Mikkelin ammattikorkeakoulun järjestämän 30 opintopisteen Sähköisen aineiston hallinta ja arkistointi - kurssin. Hän hoitaa tehtävää päätoimisesti. Tyrnävän kunta on yksi arkistonmuodostaja. Hallintokuntiin on kuitenkin nimetty 4 arkistotoimen vastuuhenkilöä. Kaikki ovat suorittaneet arkistotoimen peruskurssin. Lisäksi arkistonjärjestämistehtäviin on pystytty palkkaamaan lisäapua. Tämän resurssin avulla kunnan vanhempi arkisto v saakka sekä Tymävään liitetyn Temmeksen kunnan arkisto on saatu järjestettyä. Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet Tyrnävän kunnan vuodelta 1990 oleva arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on vanhentunut ja uusi arkistonmuodostussuunnitelma on parhaillaan tekeillä. Taloushallinnon AMS on valmistunut ja se on hyväksytty kunnanhallituksessa Kunnan yleis- ja henkilöstöhallinnon sekä teknisen- ja sivistystoimen osalta AMS:t ovat myös valmistumassa. Työaikaa on viime aikoina mennyt lähikuntien sosiaali- ja terveyspuolen yhteistoiminnan käynnistymisen varautumiseen ja suunnitteluun. Varsin pitkällä olleet yhteistoimintasuunnitelmat kuitenkin kariutuivat. Tavoitteena on myös ollut saada vuoteen 2005 päätetty vanha arkisto ja Temmeksen kunnan arkisto järjestettyä.

3 2 tehtäväluokitus, jonka käyttöönotto on suunnitelmissa. Uutta AMS:aa varten on tehty kunnan toimialojen prosessikuvauksia. Prosessikuvaukset syötetään Dynastyn tiedonohjausjärjestelmään, jolloin käyttöön tulee asianhallintajärjestelmän taustalla toimiva sähköinen eams. Seutukunnallisen yhteisyön myötä Tyrnävä on ollut myös mukana laatimassa Oulun seudun kuntien ja Oulun kaupungin yhteistä seudullista asianhallinnan laatukäsikirjaa. Se on hyväksytty seutuhallituksessa Tämän yhteisen, varsin kattavan käsikirjan lisäksi tarvitaan kuitenkin vielä Tyrnävän kunnan omia asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käytäntöjä kuvaava käsikirja/ohjeistus, mikä onkin jo tekeillä. Jo olemassa olevaa ohjeistusta on myös koottu kunnan sisäiseen Intranetiin. Kuten aikanaan valmistuva AMS, myös ohjeistus kannattaa tuoda kunnassa yleiseen tietoisuuteen viranhaltijoille koulutuksen kautta. Keskeiset tietojärjestelmät ja asiankäsittely Tyrnävän kunnassa on ollut jo v lähtien käytössä Dynasty asiankäsittelyjärjestelmä ja sen eri sovelluksia on vähitellen otettu käyttöön. Tällä hetkellä käytössä ovat dokumenttien hallinta, kokoushallinta, viranhaltijapäätökset sekä sopimustenhallinta-osio. Asiakirjoja skannataan järjestelmään. Asiankäsittelyssä käytetään tällä hetkellä seudullista, tehtäväpohjaista asialuokitus- eli diaarikaavaa. Jokaisella osastolla on oma palvelusihteeri, joka kirjaa yhteiseen järjestelmään. Kirjaamiskausi on 2 vuotta, minkä jälkeen otetaan vaadittavat tulosteet pysyvään säilytykseen. Seudulliset kirjaamisohjeet on hyväksytty Lisäksi on tehty ohjeistus Asiahallinnan toimintatapa Tyrnävän kunnassa - asiahallinnan käyttösäännöt kirjaajalle, valmistelijalle ja päätöksentekijälle. Muita keskushallinnossa käytössä olevia sähköisiä tietojärjestelmiä ovat taloushallinnon järjestelmä ProEconomica ja palkkahallinnon järjestelmä Pegasos. Sähköiseen ostolaskujärjestelmään siirtyminen näkyy tilansäästönä. Tietojärjestelmien konvertointiin varataan resursseja sitä mukaa, kun konvertointeja on tulossa. Vuodelle 2012 on budjettiin tehty varaus asiankäsittelyjärjestelmän konvertointia varten. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet ovat annetun tiedon mukaan ajan tasalla. Nämä selosteet, samoin kuin arkistonmuodostussuunnitelma tulee pitää yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa asiakaspalvelupisteessä. Tarkastuksen yhteydessä keskusteltiin sähköpostilla tulevien asiakirjojen käsittelystä. Asiakirjoiksi katsottavia sähköposteja tulee myös suoraan viranhaltijoille. Ne pitäisi myös välittää kirjattavaksi. Asiasta on annettu ohjeistusta Intranetissa. Kuntalaisaloitteita on Tyrnävällä mahdollista tehdä myös sähköisesti, samoin päivähoitohakemuksia ja joitakin palautteita voi jättää sähköisesti. Sähköinen asiointi ja sen tuottamat tietoaineistot tulee myös huomioida arkistonmuodostussuunnitelmassa. Tietoturvallisuus, tietojen varmistus ja tietojärjestelmien dokumentointi Tyrnävän kunnassa on laadittu asiakirjallisten tietoaineistojen suojelusuunnitelma, jota on päivitelty viimeksi Tietoturvaohje on myös tehty ja tietoturvaan on kiinnitetty erityistä huomiota, mm. tulossa on koko kuntaa koskeva tietoturvapolitiikka. Myös potilastietojen käsittelystä on tulossa ohjeistusta. AMS:aan on merkitty asiakirjojen suojeluluokat.

4 Asiankäsittelyohjelman osalta salaisten asioiden käsittely on huomioitu käyttöoikeuksien rajaamisella. Pöytäkirjoista erotetaan salaiset asiakirjat erilleen. Tietoja asiakirjoista antaa asianhallintavastaava. Hävitykseen menevä aineisto odottaa hävittämistä tietoturvasäiliöissä. Asiakirjojen tulostamisen ja kopioinnin yhteydessä kannattaa huomioida tietoturvanäkökohdat. Päätearkistotila pidetään asianmukaisesti lukittuna. Avain on asianhallintavastaavan lisäksi muutamilla asiakirjoja sisäisesti lainaavilla viranhaltijoilla. 3 Tietopalvelu Kunnan päätearkistosta lainataan aineistoa sisäisesti lähinnä asianhallintavastaava kautta. Muutamat viranhaltijat voivat lainata asiakirjoja itse. Kunnanhallitus on delegoinut asiakirjan antamisen koskevan ratkaisuvallan asiahallintavastaavalle. Tietopalvelusta on hyvä laatia ohjeistus, jossa myös määritellään tietojen antamista koskevat vastuut ja käytännöt. Ulkopuolisia tutkijoita, kuten opinnäytetöiden tekijöitä ja sukututkijoita kunnassa on käynyt jonkun verran. Heitä on pyydetty täyttämään tutkimuslupapyyntö. Asiakirjat tulee antaa tutkittavaksi valvottuun tilaan. Tyrnävän kunnan Internet sivuilta löytyvät kunnan päätöksentekoa koskevat esityslistat ja pöytäkirjat. Asiakirjallisten tietojen arvonmääritys, seulonta ja hävittäminen Asiakirjojen ja sähköisten asiakirjojen säilytysvälineiden hävittämisestä on tehty sopimus Arkistontuhouspalvelu Heikkinen&Puljula Oy:n kanssa. Kunnantalolla, kouluilla ja terveyskeskuksessa on lukittuja tietoturvasäiliöitä, joissa hävitettävät asiakirjat odottavat. Silppureita ei ole käytössä lainkaan. Kunnan luottamushenkilöt voivat tuoda tehtävän hoidossa heidän haltuunsa tulleita asiakirjoja kuntaan hävitettäväksi. Hävitysluetteloa on ylläpidetty. Hävitysluetteloon on merkittävä sellaiset arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityt asiakirjat, joiden säilytysaika on yli 10 vuotta. Mikäli hävitetään asiakirjoja, joita ei ole merkitty AMS:aan, on hävittäminen sekä hävittämisen peruste kirjattava hävitysluetteloon. Tiliasiakirjojen hävittäminen on kirjattava aina. Yleisohjeena hävittämisen toimeenpanossa on käytetty seudullista ohjeistusta, mutta Tyrnävän kuntaa koskeva yksityiskohtaisempi ohje hävittämisestä puuttuu. Pöytäkirjoihin sidotaan Tyrnävällä liitteitä vain silloin, jos ne ovat osa päätöstä. Usein liitteenä olevia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään myös jossakin muussa sarjassa, eivätkä ne senkään vuoksi kuulu pöytäkirjojen liitteeksi. Asiakirjoista myös muodostetaan asia-akteja, joissa säilytetään määrä-ajan säilytettäviä asiakirjoja pisimmän säilytysajan mukaan ja sen kuluttua koko akti voidaan hävittää. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erikseen. Näin säästytään aikaa vievältä taannehtivalta seulonnaltaja asiakirjamäärän kasvu pysyy hallinnassa. Arkistoaineistot Paperiasiakirjojen kokonaismäärä on yhteensä 385 hm. Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen vuosikasvu oli v hm, josta pysyvästi säilytettävien osuus 4 hm. Vuotta 2005 vanhempi ABC-kaavan mukainen aineisto on järjestetty ja luetteloitu omaksi kokonai-

5 4 suudeksi. Samoin Tyrnävän kuntaan vuoden 2000 alusta yhdistetyn Temmeksen kunnan arkisto v on saatu järjestettyä ja luetteloitua. Lisäksi kunnanarkistossa säilytetään Lakeuden seutukunnan arkistoa v Tyrnävä toimi tuolloin seutukuntayhteistyön isäntäkuntana. Temmeksen kunnan ja Lakeuden seutukunnan aineistoa on yhteensä 36 hm. Päätearkistoon kunnan eri hallintokunnista tuleva aineisto tulee asianmukaisesti järjestettynä ja luetteloituna. Arkistokelpoisuus, säilytysvälineet ja arkistotilat Kunnan toimistotarvikkeiden hankinnat on tehty seutukunnallisen hankintarenkaan kautta keskitetysti. Kunnantalolla sijaitsee 2 käsiarkistoa, joista toinen on entinen päätearkistotila. Tässä tilassa säilytetään myös jonkin verran pysyvästi säilytettävää aineistoa. Arkistotilassa olevat liukuhyllyt hyllyt ovat raskaat, hankalia siirtää ja putoavat helposti pois kiskoilta. Myös huoneen lämpötila vaihtelee herkästi, koska ilmastointi on yöllä pois päältä. Lämpötilan vaihtelu ei ole hyväksi asiakirjoille, joten asiaan tulee keksiä ratkaisu. Myös tilan kosteusprosenttia on hyvä seurata. Ohjeistusta löytyy Arkistotilamääräyksestä / KA 1386/40/2007. Kunnan päätearkisto on valmistunut terveyskeskuksen tiloihin Tila täyttää yleisesti ottaen arkistotilavaatimukset. Tilan välittömässä läheisyydessä ei ole sammutuskalustoa. Lämpötilaa ja kosteutta ei tällä hetkellä seurata. Arkistotilamääräyksessä on annettu näitä arvoja koskevat raja-arvot, joita tulee noudattaa. On syytä selvittää, voitaisiinko arkistotila kytkeä rakennuksen muuhun kiinteistönvalvontajärjestelmään, jolloin lämpötilan ja kosteuden seuraaminen tapahtuisi automaattisesti. Pistorasioista puuttuu roiskevesisuojat. Patterien liitosten osalta tulee varmistaa, että ne on hitsattu vesivahingon varalta. Päätearkistotila kuuluu yleisen siivouksen piiriin. Arkistotilan yhteydessä on erillinen työskentelytila, jossa on kopiokone. Arkistolaitoksen arkistotilamääräyksessä annetaan määräyksiä koskien arkistotilaan sijoitettuja sähkölaitteita, joten kopiokoneen sijoitus tulee tarkistaa. Päätearkistossa oleva aineisto säilytetään asiamukaisesti arkistokoteloissa ja asiakirjojen suojana on käytetty vaippalehtiä. Vaippalehtiin on vielä hyvä merkitä kyseisen nipun arkistotunnus. Tilaa on säästetty sijoittamalla enemmän tilaa vievä ns. foliokokoinen aineisto erikseen omille hyllyille. Yhteenveto Tyrnävän kunnan arkistotoimen ensisijainen tehtävä on tällä hetkellä arkistonmuodostussuunnitelmien uusimisen loppuunsaattaminen. Lisäksi tulee laatia puuttuvat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeet. Nämä toimet ovat meneillään, mutta työn loppuun viemiseen tulee varata riittävästi resursseja. Asianhallintavastaavan olisi voitava enemmän keskittyä hänen varsinaisiin päätehtäviinsä. Samoin arkistovastuuhenkilöillä tulee olla riittävästi työaikaa asiakirjahallinnon tehtäviin. On hyvä, että kunnan v vanhempi asiakirja-aineisto sekä Temmeksen kunnan arkisto on saatu järjestettyä. Päätearkistotilaa koskevat puutteet tulee korjata. On myös selvitettävä onko päätearkistotila mahdollista liittää kiinteistövalvontajärjestelmään. Maakunta-arkisto pyytää lähettämään mennessä tiedon, mitä toimia asian toteuttamisen suhteen on tehty.

6 5 Oulun maakunta-arkisto pyytää lähettämään tiedoksi maakunta-arkistolle Tyrnävän kunnan tekeillä olevat arkistonmuodostussuunnitelmat sekä puuttuvat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeet niiden valmistuttua. Oulun maakunta-arkistossa Ylitarkastaja Kaisu Kynkäänniemi