TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

Transkriptio

1 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS , Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat

2 1 Hyvä tiedonhallintapa asiakirjahallinnossa Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) edellyttää hyvää tiedonhallintatapaa, sen 18 :n mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvän tiedonhallinnan käsitteen avulla on pyritty liittämään yhteen viranomaisten tietoaineistoihin liittyvien erilaisten intressien huomioon ottamista koskevat velvoitteet. Hyvä tiedonhallintatapa - kattaa koko informaation elinkaaren - sitoo yhteen erilaiset informaation käsittelyyn liittyvät vaatimukset - luo edellytykset tasapainoiselle tietojenkäsittelyn kehittämiselle Hyvän tiedonhallintatavan toimenpidetasot - Tietoaineistojen kartoitus ja arviointi - Ohjeistus - Dokumentointi - Koulutus - Suunnittelu - Valvonta ja seuranta (Anna-Riitta Wallin, oikeusneuvos, oikeusministeriö) 2 Maaret Botska

3 Asiakirjahallinnossa hyvä tiedonhallintatapa tarkoittaa asiakirjatietojen Saatavuutta Asiakirjojen ja tietoaineistojen konkreettinen saatavuus Asiakirjojen julkisuusaste sekä tietosuojan ja tietoturvan varmistaminen Viranomaisen velvollisuus edistää toimintansa avoimuutta Käytettävyyttä Kirjaamisen tai muun rekisteröinnin, arkistoinnin ja luetteloinnin suunnittelu Erilaiset hakumahdollisuudet turvattava asiakirjojen fyysisen muodon vaihteluista huolimatta Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysarvon määrittely Säilymistä Asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen Säilytetään tiloissa, joissa ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä Eheyttä Tiedon muodon säilyttäminen tahattomalta tai lainvastaiselta muuttamiselta Asiakirjojen käsittelyketjujen luotettavuus ja aukottomuus Suojaamista Varautuminen poikkeusoloihin Tarpeettoman aineiston hävittäminen koko asiakirjan elinkaaren ajan 3 Maaret Botska

4 2 Hyvän hallinnon ja tiedonhallintatavan sisältäviä säännöksien vaikutuksia asiakirjahallintaan Arkistolaki 831/1994 Arkistot liittyvät kiinteästi hallintoon, kansalaisten oikeusturvaan ja demokratian toteutumiseen (viranomaisten toiminnan valvonta, vapaa mielipiteen muodostus), minkä vuoksi niiden muodostumista, säilyttämistä ja käyttöä ohjaa lainsäädäntö. Erityisesti tämä koskee viranomaisarkistoja, mutta tietyiltä osin myös yksityisiä arkistoja. Arkistolaissa on säädetty arkistonmuodostajat ja painotettu erityisesti arkistonmuodostajien omaa vastuuta arkistotoimensa järjestämisessä arkistolaitoksen tehtävistä ja velvoitteista arkistotoimen tehtävistä ja tavoitteista velvoittaa arkistonmuodostajan määräämään, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään sähköisten aineistojen osalta käytettävyyden varmistamiseen kuuluu niiden tallentamisen ja tulostamisen suunnittelu siten, että tietojen käyttö on helppoa ja taloudellista myös tulevaisuudessa 1 LUKU Lain soveltamisala LUKU Arkistolaitos LUKU Arkistotoimi ja sen järjestäminen LUKU Asiakirjojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö LUKU Yksityiset arkistot LUKU Erinäiset säännökset yksityisarkistoista 4 Maaret Botska

5 Arkistonmuodostajalle säädetyt tehtävät tulevat suoraan arkistolaista: Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään (ArkL 8.1 ) Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. (ArkL 8.2 ) Huolehtia arkistokelpoisuudesta; Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää (Arkl 11 ) Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa (ArkL 12 ) Säilyttää asiakirjat turvallisesti; tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää (ArkL 12 ) Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu (ArkL 13 ) huolehtia asiakirjojen lainaamisesta toiselle viranomaiselle tai arkistolaitokseen ( 15) arkistolaitos voi antaa valtiolle sitovia ohjeita: Siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjat asianomaiseen arkistoon sekä vastata asiakirjojen luovutuskuntoon saattamisesta ja siirtokustannuksista, ArkL 14 asiakirjojen rekisteröinti ja luettelointi ( 16) 5 Maaret Botska

6 Hallintolaki, 434/ hyvän hallinnon keskeiset perusteet, hallintoasian käsittelystä hallintopäätöksen ja muun asiakirjan tiedoksiannosta - myös sähköisessä asioinnissa huomioitavaa mm. asiakkaiden tasapuolisuusvaatimus, tehokkuusja tarkoituksenmukaisuus, laatu, palvelun asianmukaisuus, neuvotteluvelvollisuus, hyvän kielenkäytön vaatimus, viranomaisten yhteistyö Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 621/1999 = julkisuuslaki Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä - hyvä tiedonhallintatapa 18 - salassapito- ja luokitusmerkintä 25 - asiakirjasalaisuus ja vaitiolovelvollisuus 22 ja 23 Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta, 1030/1999 julkisuusasetus - asiakirjojen, tietojärjestelmien ja tietojärjestelmissä olevien tietojen saatavuus, käytettävyys, säilyvyys ja tietoturvallisuus varmistettava - tietojärjestelmäselosteet ja arkistonmuodostussuunnitelma pidettävä esillä,7 Henkilötietolaki 523/1999 Henkilötietojen käsittelyn tulee olla laillista, huolellista, hyvän tietojenkäsittelytavan mukaista ja suunnitelmallista. Käsittelyssä tulee toimia niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja siihen liittyviä perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. - mm. huolellisuusvelvoite 5, suunnitteluvelvoite 10 ja suojaamisvelvoite luku 7 (arkistointi ja hävittäminen) - arkaluonteisten tietojen ja henkilötunnuksenkäsittely (11-13 ) 6 Maaret Botska

7 3 Hyvä tiedonhallintatapa sekä näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat ja asiakirjojen arkistointi Otteita NÄYTTÖTUTKINTO-OPPAASTA, 2012:11, s (diat 7-10,14) Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat Sopiminen Näyttötutkintojen järjestämissopimus Näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset vastuuhenkilöt Näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma Mahdollinen arvioijaluettelo Henkilökohtaistaminen Henkilökohtaistamista koskeva asiakirja, johon dokumentoidaan - näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen, - tutkinnon suorittamisen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistaminen. Opetushallituksen selvitys näyttötutkintojen järjestämisedellytyksistä Sopimus koulutuksen tai tutkinnon hankkijan kanssa 7

8 Näyttötutkintotilaisuuksien aikana syntyvät asiakirjat Näyttötutkintoon valmistavaan koulutukseen liittyvät dokumentit Arviointilomakkeet Arviointiesitys tutkinnon osan suorittamisesta Yhteenveto koko tutkinnon suorittamisesta Tutkinnon suorittajan itsearviointi Tutkinnon suorittajan tuottamat dokumentit Tutkintomaksujen tilittämiseen liittyvät asiakirjat ja tositteet Asiakirjat, jotka lähetetään tutkintotoimikunnalle, mutta joista näyttötutkinnon järjestäjän arkistoon jää kopiot Tutkintotodistus Todistus tutkinnon osan tai osien suorittamisesta Arviointiesitys tutkinnon osan suorittamisesta Tutkintotoimikunnalle lähetettävä yhteenveto koko tutkinnon suorittamisesta Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämä koulutuksen järjestämislupa Sopimus koulutuksen tai tutkinnon hankkijan kanssa Suunnitelma tarvittavan ammattitaidon hankkimisesta Oppisopimus ja henkilökohtainen opiskeluohjelma Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma Osallistumistodistus tutkintoon ja tutkinnon osan valmistavasta koulutuksesta Osallistumistodistus tutkintoon ja tutkinnon osaan valmistavasta oppisopimuskoulutuksesta opintosuorituksia koskevat tiedot 8

9 Asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen Vastuu tutkintotodistusten arkistoinnista on näyttötutkinnon järjestäjällä! Näyttötutkinnon järjestäjä ottaa kopiot allekirjoitetuista tutkintotodistuksista ja antaa tarvittaessa kopion siitä näyttötutkinnon suorittajalle. Arkistolaitos on määrännyt KA 321/43/03 tekemällään päätöksellä pysyvästi säilytettäväksi tutkintotodistukset ja todistukset tutkinnon osan tai osien suorittamisesta, mikäli tietoja ei ole tallennettu opintorekisteriin. Näyttötutkinnon järjestämisestä syntyvät asiakirjat on liitettävä osaksi organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Siihen kirjataan asiakirjaryhmittäin mm. tietoja asiakirjojen säilytysajoista, säilytyspaikasta sekä vastuista. Näyttötutkinnon järjestäjä vastaa näyttötukintojen järjestämisessä ja henkilökohtaistamisessa syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä vaaditun ajan Tutkinnon suorittajaa koskevia asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin tutkinnon suorittaminen on kesken Kun tutkintotodistus tai todistus tutkinnon osan tai osien suorittamisesta on annettu, arvioinnin oikaisun hakuaika on kulunut umpeen tai arvioinnin oikaisupyyntö on käsitelty tutkintotoimikunnassa, voidaan asiakirjat todistuksia lukuun ottamatta hävittää tai palauttaa tutkinnon suorittajalle Tutkintosuoritusten arviointia koskevat dokumentit tulee säilyttää siinä laajuudessa, että niiden pohjalta voidaan tarvittaessa tehdä uusi arviointi Oppisopimusta ja sen liitteenä olevaa henkilökohtaista opiskeluohjelmaa ja henkilökohtaista opetuksen järjestämistä koskevaa suunnitelmaa säilytetään 10 vuoden ajan johtuen opetus- ja kulttuuritoimen rahoituslain säännöksistä. 9

10 Asiakirjojen säilytysmuoto Tutkintosuoritusten arvioinnit ja henkilökohtaistamista koskeva asiakirja voidaan laatia sähköisessä muodossa. Arkistoitavat asiakirjat tulee olla paperimuodossa. Arkistoitavissa asiakirjoissa tulee olla hyväksymistä ja päivittämistä koskevat tiedot allekirjoituksineen ja päiväyksineen. Kuntaliiton julkaisut avuksi säilytysaikojen määritystyöhön Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Opetustoimi, osa 12 Säilytysaikamääräykset ja -suositukset koskevat arkistolain 6 :n tarkoittamia asiakirjoja ja niihin rinnastettavia tietoaineistoja, joita kertyy kuntiin ja kuntayhtymiin niiden tehtävien hoidon tuloksena.nämä julkaisut sisältävät sekä suosituksia että määräyksiä. Suositusten tarkoitus on auttaa arkistonmuodostajia määrittämään, kuinka kauan säilytetään niitä asiakirjoja ja tietoja, joita arkistolaitos ei ole määrännyt pysyvästi säilytettäväksi. Määräykset perustuvat arkistolaitoksen päätökseen pysyvästi säilytettävistä kunnallisista asiakirjoista ja ne ovat voimassa lähtien. Julkaisun voi ladata suoraan pdf- muodossa osoitteesta 10

11 12. OPETUSTOIMI Otteita Kuntaliiton julkaisusta ss KUNNALLISTEN ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAT Määräykset ja suositukset Toiminto /tehtävä Asiakirjanimike tai Asiakirjan Säilytysaika- Säilytysaikaperuste tietosisältö laatimisperuste määräys/-suositus tai muu huomautus Ammatillinen lisäkoulutus ja näyttötutkintoon valmistava koulutus Ammatillisen perustutkinnon, ammattitutkinnon ja L ammatillisesta katso myös kohta oppisopimuskoulutus erikoisammattitutkinnon järjestämistä koskevat aikuiskoulutuksesta 631/1998 asiakirjat: A ammatillisesta aikuiskoulutuksesta 812/1998 Tutkinnon järjestämislupahakemukset ja -päätökset voa + 10v liitteineen (sis. opetussuunnitelman/näyttösuunnitelman) Ostopalveluna näyttötutkintoon valmentavan koulutuksen järjestämiseen liittyvät asiakirjat (tarjoukset, sopimukset, rahoituspäätökset ja kustannusarviot katso taloushallinto kohta 2.3 Laskentatoimi, Laskutus materiaalitoimi/logistiikka ja kohta 4.1 Hankinnat Tutkintojen järjestämissopimukset voa + oma tarve niin kauan kuin tutkinnon suorittaminen ja niitä koskevat opetushallituksen määräykset on mahdollista Tutkintotoimikunnalle ja opetusviranomaiselle toimitettavat tiedoksiannot (mm. kustannuksista ym.) sekä vastaavat valvontaa ja seurantaa varten laadittavat asiakirjat Henkilökohtaiset näyttösuunnitelmat opiskeluaika + oma tarve (niin kauan kuin tutkinnon suorittaminen Näyttöön ilmoittautumislistat on mahdollista) Suorituslistat Näyttöaineistot (näyttökoesuoritukset) 11

12 12. OPETUSTOIMI Otteita Kuntaliiton julkaisusta ss KUNNALLISTEN ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAT Määräykset ja suositukset Toiminto /tehtävä Asiakirjanimike tai Asiakirjan Säilytysaika- Säilytysaikaperuste tietosisältö laatimisperuste määräys/-suositus tai muu huomautus Näyttötutkintojen arviointia ja opinnoissa etenemisen seurantaa varten pidettävät rekisterit tai vastaavat asiakirjat Oppilaitokselle suoritetut opiskelijan arvioin- titiedot rekisteröidään kuten muidenkin opiskelijoiden arviointitiedot. Katso kohta opiskelija-arviointien rekisteröinti. Näyttötutkinnon tutkintotodistukset Opetushallituksen näyttö- säilytetään pysyvästi, arkistolaitoksen päätös tutkinto-opas 2003 mikäli tietoja ei ole KA 321/43/03 tallennettu opinto- rekisteriin / 50v Näyttötutkintotoimikunta antaa todistukset, mutta oppilaitoksilla on pääsääntöisesti tutkintotodistusten säilytysvelvollisuus. Näyttötutkintotoimikunnan pöytäkirjat ja A ammatillisesta oma tarve Eivät kuulu oppilaitoksen arkistoon, vaan suoritettujen näyttötutkintojen arvioinnit aikuiskoulutuksesta 812/1998 näyttötutkintotoimikunnan pöytäkirjojen ja suoritettujen tutkintojen arviointien säilyttämisestä huolehtii opetushallitus. 12

13 12. OPETUSTOIMI Ote Kuntaliiton julkaisun sivulta 36 KUNNALLISTEN ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAT Määräykset ja suositukset Toiminto /tehtävä Asiakirjanimike tai Asiakirjan Säilytysaika- Säilytysaikaperuste tietosisältö laatimisperuste määräys/-suositus tai muu huomautus Oppisopimuskoulutus Oppisopimuskoulutusta koskevat opetusohjelmat L ammatillisesta voa + 10v/2v oikeusturva huomioitava Opiskelijan ja oppilaitoksen väliset sopimukset koulutuksesta 630/1998 Oppisopimuskoulutusta koskevat yhteistoiminta- A ammatillisesta sopimukset muiden koulutukseen osallistuvien kanssa koulutuksesta 811/1998 L ammatillisesta Koulutuskertomukset aikuiskoulutuksesta 631/1998 (sisältää työssäoppimisen väli- ja loppuarvioinnin, A ammatillisesta työssäoppimisen palautteet) aikuiskoulutuksesta 812/1998 Koulutuskorvaushakemukset Opintotosuoritus/-arvostelukortti (arvosanoja sisältävä) säilytetään pysyvästi arkistolaitoksen päätös KA 321/43/03 Tutkintotodistusjäljennökset säilytetään pysyvästi, arkistolaitoksen päätös mikäli tietoja ei ole KA 321/43/03 siirretty opintosuorituskorttiin / 50v Ilmoitus opetushallitukselle oppisopimuskoulutuksen järjestämisestä vastuussa olevista voa + oma tarve Opiskelijaluettelot tutkintomaksua varten 13

14 Salassa pidettävät asiakirjat Osa näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvästä aineistosta on salassa pidettävää, mm Henkilökohtaistamista koskevat asiakirjat, tutkinnon suorittajien henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi, arvioijien omat muistiinpanot, mahdolliset arviointipöytäkirjat ja eräät Sora-lainasäädännön toimeenpanoon liittyvät asiakirjat Julkisuuslain 24 :ssä on luettelo asiakirjojen salassapitoperusteista. Näyttötutkintotoimintaa koskevat lähinnä seuraavat kohdat: 17: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai 4 :n 2 momentissa tarkoitetun yhteisön, laitoksen tai säätiön liike- tai ammattisalaisuudesta, 22: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä, jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa; 29: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta tai sen tuloksesta 30: oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja, 31: asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta 20: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, 14

15 Salassa pidettäviä asiakirjoja säilytetään niin, etteivät asiattomat pääse niitä tutkimaan ja niissä on oltava merkintä salassapidosta ja salassapidon perusteista. Otteita julkisuuslain ko. pykälästä: 31 ( /495) Viranomaisen asiakirjan salassapidon lakkaaminen Viranomaisen asiakirjaa ei saa pitää salassa, kun salassapidolle laissa säädetty tai lain nojalla määrätty aika on kulunut tai kun asiakirjan salassa pidettäväksi määrännyt viranomainen on peruuttanut salassapitoa koskevan määräyksen. Viranomaisen laatiman asiakirjan salassapitoaika lasketaan asiakirjaan merkitystä päivämäärästä tai, jollei asiakirjassa ole päivämäärää, sen valmistumisesta. Yksityisen viranomaiselle antaman asiakirjan salassapitoaika lasketaan päivästä, jona viranomainen on asiakirjan saanut. Viranomaisen asiakirjan salassapitoaika on 25 vuotta, jollei toisin ole säädetty tai lain nojalla määrätty. Yksityiselämän suojaamiseksi 24 :n 1 momentin kohdassa salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan tai niitä vastaavan muussa laissa salassa pidettäväksi säädetyn tai muun lain nojalla salassa pidettäväksi määrätyn asiakirjan salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuotta. uus_ja_tietosuoja_opetustoimessa.pdf 15

16 Yhteistyöstä kiittäen Maaret Botska, erityisasiantuntija, asiakirjahallinto ja arkistotoimi, puh: Maaret Botska