POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

Transkriptio

1 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa ja noudatetaan alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella annetaan yleiset hyvän tiedonhallintatavan mukaiset arkistotoimen ja asiakirjahallinnon järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevat ohjeet. Arkistotointa ja asiakirjahallintoa ohjaavat arkistolaki, julkisuuslainsäädäntö, henkilötietolaki, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja muut kuntayhtymän toimintaa ohjaavat lait sekä arkistolaitoksen antamat määräykset ja ohjeet. Lisäksi on huomioitava kuntayhtymän omat säännöt ja ohjeet. 2. Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävät ja tavoitteet Arkistotoimi ja asiakirjahallinto ovat hallinnolliset organisaatiorajat ylittäviä kokonaistehtäviä, joitten piiriin kuuluvat kaikki viran- ja toimenhaltijat sekä toimielimet. Asiakirjahallinnon toimenpiteet kohdistuvat ajankohtaisiin asiakirjoihin kehittämällä ja ohjaamalla niiden tuottamista, vastaanottamista, käsittelyä, säilytysarvon määritystä, tallentamista sekä käyttöön saattamista. Arkistotoimen tehtävänä on asiakirjojen käytettävyydestä ja säilyvyydestä huolehtiminen asiakirjan elinkaaren alusta loppuun ja arkiston tietopalvelusta vastaaminen. Tehtäviä tulee hoitaa siten, että - ne tukevat arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista - ottavat huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan - asiakirjat palvelevat tutkimuksen ja tiedon lähteinä. Arkistonmuodostajan tehtävien johdosta sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat muodostavat arkiston riippumatta siitä säilytetäänkö niitä sähköisissä tietojärjestelmissä, työpisteissä tai lähi- tai päätearkistossa. Arkistonmuodostuksen toimenpiteiden kohteena on organisaation koko asiakirjallinen tietoaineisto paperiasiakirjoineen ja sähköisine aineistoineen. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon tietojärjestelmiä hankittaessa. 3. Arkistotoimen organisointi, johtaminen ja vastuut 3.1. Yhtymähallitus Arkistolain 9 mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestäminen kuuluu yhtymähallitukselle ja sen on määrättävä arkistotoimea johtava viranhaltija/toimenhaltija.

2 2 3.2 Arkistotoimen vastuuhenkilö - johtaa kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta, - vastaa kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, - vastaa kuntayhtymän arkistotoimen suunnittelusta, ohjauksesta ja valvonnasta, - laatii ja ylläpitää kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman, ja - suorittaa muut hallituksen ja hallintoylilääkärin määräämät tehtävät Välittömästi potilaan hoitoon liittyvät asiakirjat Johtajaylilääkäri vastaa välittömästi potilaan hoitoon liittyvistä asiakirjoista Tutkimustoimintaan liittyvät asiakirjat Tutkimusjohtaja vastaa tutkimustoimintaan liittyvistä asiakirjoista Muut kuin välittömästi potilaan hoitoon liittyvät hallinnolliset asiakirjat Sairaanhoitopiirin johtaja vastaa muista kuin välittömästi potilaan hoitoon liittyvistä hallinnollisista asiakirjoista Arkistonmuodostaja Kuntayhtymä toimii yhtenä arkistonmuodostajana Hallintokeskus ja palvelualueet Hallintokeskuksessa on sairaanhoitopiirin johtajan ja palvelualueilla palvelualuejohtajan määräämät arkistotoimen yhteyshenkilöt, joiden tehtävänä on - huolehtia oman alueensa toimintojen osalta arkistonmuodostussuunnitelman ylläpidosta - vastata alueensa käsi- ja lähiarkiston säilytys-, hoito- ja tietopalvelutehtävistä - huolehtia alueensa asiakirjojen seulonnasta ja siirtämisestä päätearkistoon sekä tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä - toimia yhteyshenkilönä arkistotoimen vastuuhenkilöön Yhteyshenkilöt on ilmoitettava arkistotoimen vastuuhenkilölle. Palveluyksikön esimies toimii yhteyshenkilönä, ellei sitä ole erikseen määrätty Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö Jokaisen kuntayhtymän palveluksessa olevan viran- ja toimenhaltijan on käsiteltävä huolellisesti sekä paperisia että sähköisiä asiakirjoja ja noudatettava arkistonmuodostuksesta ja asiakirjahallinnosta annettuja ohjeita. Asiakirjojen käsittelyyn osallistuvan henkilön on omalta osaltaan huolehdittava siitä, että arkistonmuodostussuunnitelma pysyy ajan tasalla.

3 3 4. Arkistonmuodostus 4.1. Asiakirjojen laatiminen Asiakirjojen materiaalit ja säilytysmenetelmät tulee ottaa huomioon jo asiakirjojen laatimisvaiheessa asiakirjan elinkaaren pituuden mukaan. Asiakirjojen sisältämien tietojen tulee olla muodollisesti ja sisällöllisesti oikeita sekä selkeitä ja niiden laatimisessa on noudatettava yleisiä, tunniste- ja viitetiedot sisältäviä standardeja. Niillä asiakirja liitetään tiettyyn ajankohtaan, organisaatioihin, henkilöihin ja asiaan Sähköinen asiointi ja sähköpostin käsittely Sähköisessä asioinnissa korostuvat asiakirjojen eheys, käsittelyaikainen aukottomuus ja perillemeno sekä alkuperäisyyden, salassapidon, käytettävyyden ja säilymisen varmistaminen. Sähköisessä muodossa olevat tiedot on kytkettävä asiayhteyteensä ja asioihin liittyviin käsittelyprosesseihin. Viranomaistehtävien hoitoon liittyvät sähköpostiviestit ovat asiakirjoja, jotka kuuluvat arkistotoimen piiriin. Sähköpostitse saapuvat ja lähetettävät asiakirjat arkistoidaan, kuten arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkitty. Viranomaistoiminnan sähköistä asiointia määrätään lainsäädännöllä. Sähköisessä toimintaympäristössä toimimisesta on määräykset kuntayhtymän tietosuoja- ja tietoturvaohjeissa Asiakirjojen julkisuus, tietosuoja ja salassapito Asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tulee olla tarvitsijoiden käytettävissä ottaen huomioon asiakirjojen julkisuudesta annetut säännöt ja määräykset. Henkilötietolaki rajoittaa henkilörekisterien perustamista, käyttöä ja luovuttamista, Jokaisella on oikeus saada tietoja henkilörekisterien käyttötarkoituksesta ja tietosisällöstä. Henkilörekisteri on hävitettävä, jos se ei ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain mukainen henkilörekisteriseloste on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Tietojärjestelmistä on laadittava julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste ja luettelo Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Viran- ja toimenhaltijoilla on oikeus lainata asiakirjoja virkakäyttöön kuntayhtymän toimitiloissa. Lainasta on tehtävä lainauskuitti tai merkintä järjestelmään, johon merkitään mitä on lainattu, kenelle ja milloin. Lainaaja on vastuussa lainaksi saamistaan asiakirjoista niin kauan kuin ne ovat hänen hallussaan. Asiakirjojen vahingoittumisen ja katoamisen estämiseksi niitä voidaan lainata toiselle viranomaiselle virkakäyttöön vain kuntayhtymän toimitiloihin tai muuhun laitokseen, jossa niiden säilyminen on turvattu ja käyttö valvottua.

4 4 Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän toimitilojen ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Julkisista asiakirjoista on viranomaisilla velvollisuus antaa pyynnöstä virallisia jäljennöksiä, otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi tai jäljennettäväksi, mikäli se tilan puolesta ja virkatoimintaa haittaamatta on mahdollista. Asiakirjojen tutkimuskäyttö on luvanvaraista ja tutkijoille osoitetaan työtilat mahdollisuuksien mukaan. Potilasasiakirjojen tietopalvelu Potilasasiakirjoja ovat sairauskertomuksen lisäksi myös muut potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävät, laaditut tai saapuneet asiakirjat tai tekniset tallenteet, jotka sisältävät potilaan terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja ja joita säilytetään sairauskertomuskeskuksen /-arkiston lisäksi tutkimus- ja hoitoyksiköissä tai muissa toimipisteissä. Potilastietoja sisältävien asiakirjojen kopioita koskevat samat salassapito- ja vaitiolomääräykset kuin alkuperäisiä asiakirjoja. Potilasasiakirjoihin liittyvässä tietopalvelussa noudatetaan kuntayhtymän asiaan liittyviä ohjeita Jäljennökset, otteet ja todistukset 4.7. Rekisteröinti Sairaanhoitopiirin arkistoon kuuluvista asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, jäljennökset, selvitykset yms. antaa ja oikeaksi todistaa arkistotoimen vastuuhenkilö. Palvelualueilla annettavat todistukset, jäljennökset, selvitykset yms. antaa ja oikeaksi todistaa palvelualueen johtaja tai hänen määräämänsä henkilö ellei allekirjoitusvaltuuksista ole muualla toisin määrätty. Perittävistä korvauksista noudatetaan kuntayhtymän hallituksen päätöksiä. Asiakirjahakemistoja suunniteltaessa on vältettävä päällekkäisiä tietoja sisältäviä rekistereitä. Rekisteröinnin ja kirjaamisen asiaryhmityksen tulee noudattaa arkistonmuodostussuunnitelman taustalla olevaa tehtäväluokitusta. Rekisteröintimuoto on mainittava arkistonmuodostussuunnitelmassa. Tehtäväluokituksen ja sen muutokset hyväksyy arkistotoimen vastuuhenkilö. Rekisteröintiä on yleisesti vireille tulevien asioiden kirjaaminen hallintodiaariin sekä tiettyihin tehtäviin liittyvien asioiden rekisteröiminen erityisrekisteriin tai tehtäväkohtaiseen tietojärjestelmään. Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjallisen tiedon tunnistaminen ja tallentaminen järjestelmään on varmistettava rekisteröinnillä, jonka yhteydessä asiakirjat liitetään organisaation tehtäväryhmittelyyn ja niille annetaan yksilöivä tunniste ja muut määritellyt asiakirjahallinnan metatiedot. Rekisteröinnin tarkoituksena on asiakirjan liittäminen siihen tehtävään, jonka hoidon tuloksena se on syntynyt, ja samalla osaksi arkistokokonaisuutta.

5 Arkistonmuodostussuunnitelma Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostussuunnitelmaa. Suunnitelmassa määrätään tehtävien hoidon ja niiden käsittelyvaiheiden tuloksena kertyvien tietoaineistojen säilytysajat ja tavat, asiakirjojen rekisteröinti, asiakirjoista vastuussa olevat viran-/ toimenhaltijat, salassapito, suojeluluokat, arkistotunnukset ja muut tarpeelliset tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelman tulee sisältää kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä tuotetut asiakirjat. Asiakirjoja ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan toiminnoittain tehtäväpohjaisesti sisältäen tehtävän käsittelyn kulun kuvaukset. Suunnitelman tulee kuvata arkistonmuodostajan tämän hetkistä tilannetta, ketkä tehtäväprosessiin osallistuvat ja millä välineillä tietoja käsitellään. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyy yhtymähallitus. Suunnitelman laatii ja ylläpitää arkistotoimen vastuuhenkilö, johon on oltava yhteydessä toimintojen muutos- ja suunnitteluvaiheessa sekä toimintojen päättyessä Kunnallinen yhteistoiminta, ostopalvelut, toimeksiannot ulkopuolisille, liikelaitokset Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä ja säilyttämisestä. Ostopalveluna hankituista tai toimeksiantona ulkopuolisille annetuista tehtävistä syntyviä asiakirjoja, siltä osin kun ne ovat viranomaisen asiakirjoja, koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Arkistonmuodostussuunnitelman tulee sisältää kaikki toiminnan yhteydessä muodostuvat asiakirjat. Kunnalliset liikelaitokset noudattavat kuntayhtymän arkistotoimen ohjeita. 5. Säilyvyyden ja käytettävyyden varmistaminen 5.1. Asiakirjojen luettelointi Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista laaditaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot sisältävä arkistoluettelo (pääluettelo). 5.2 Säilytysarvon määrittely ja seulonta Asiakirjallisten tietoaineistojen seulonnalla pyritään niiden käytettävyyden edistämiseen ja säilytys- ja käyttökustannusten vähentämiseen. Seulonta perustuu arvonmääritykselle ja sen avulla määrätään säilytysajat. Seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja erillään säilyttämistä, tällä turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistä. Sähköisissä järjestel-

6 6 missä edellytetään säilytysaikaa määrittävän metatiedon käyttöä erottamaan hävitettävät asiakirjat pysyvästi säilytettävistä. Kaikille arkistoaineistolle, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on määriteltävä arkistonmuodostussuunnitelmassa säilytysarvo. Säilytysaikoja määriteltäessä on noudatettava arkistolaitoksen määräyksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, ko. hallinnonalaa koskevia lakeja ja asetuksia sekä ministeriöiden antamia määräyksiä. Huomioon on otettava myös muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tulostettava paperille tai mikrofilmille/ com-kortille, kunnes arkistonmuodostajalle on annettu lupa pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa. Digitaaliseen muotoon tietoa siirrettäessä on huolehdittava varmistuksista arkistolaitoksen ohjeiden mukaisesti 5.3. Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat Asiakirja laaditaan ja tiedot tallennetaan sellaiselle tietopohjalle ja tarvittavan säilyvyyden turvaavaa menetelmää käyttäen siten, että asiakirjat säilyvät turvallisesti käyttökelpoisina vaaditun ajan. Materiaalihankinnoissa on otettava huomioon arkistokelpoiset tietopohjat ja varmistettava, että tuotteet täyttävät arkistolaitoksen määräyksessä asetetut vaatimukset. Sähköisen aineiston pitkäaikaisessa säilytyksessä on varauduttava myös järjestelmien ja laitteistojen vanhenemiseen. Kaikki kopiointi ja konvertointitoimenpiteet tulee dokumentoida. Tietojen tallennus- ja säilytysvälineistä kiintolevyt, cd-levyt ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Päätearkistossa pysyvästi ja pitkään säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään hyväksytyn standardin mukaisissa arkistokoteloissa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaamiseen ei saa käyttää teippiä. Säilytyksen ei saa jättää kumilenkkejä eikä muovitaskuja, kupariniitit ovat sallittuja. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Kuntayhtymän arkistotilojen on oltava arkistolaitoksen määräysten mukaisia. Arkistotilaa ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana Asiakirjojen suojelu ja tietoturva Arkistonmuodostajan kannalta tarpeellisen tai muuten korvaamattoman asiakirjojen tai tietoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Asiakirjat luokitellaan suojeluluokkiin seuraavasti: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirjat. Luokittelun tulee kattaa sekä sähköiset että paperiasiakirjat. Suojeluluokat ilmoitetaan arkistonmuodostussuunnitelmassa.

7 7 Kuntayhtymän toiminnan jatkuvuudelle tai muuten korvaamattomien asiakirja- ja tietoaineistojen turvaamisessa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa, asiakirjojen suojelusuunnitelmaa, valmiussuunnitelmaa sekä tietoturvasta ja tietosuojasta annettuja ohjeita Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Päätearkistoon siirroista on sovittava arkistotoimen vastuuhenkilön kanssa ja hän antaa tarkemmat ohjeet. Siirrettävien asiakirjojen tulee olla arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä, asiaankuulumaton aineisto seulottuna. Sisäisten siirtojen yhteydessä tehdään luovutusluettelot ja aineiston vastaavuus ja arkistokelpoisuus tarkastetaan samalla Tietoaineistojen hävittäminen Tietoaineistot, joiden säilytysaika on päättynyt, on vuosittain hävitettävä fyysisesti tuhoamalla tai muutoin saattamalla ne sellaiseen muotoon, ettei niiden sisältämää tietoa voida käyttää. Asiakirjoja ei saa hävittää ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty ja vahvistettu arkistonmuodostussuunnitelmassa eikä myöskään ennen kuin asia johon ne liittyvät on loppuun käsitelty. Hävittämisen tulee tapahtua niin, ettei tietosuoja missään vaiheessa vaarannu. Erityistä huolellisuutta on kiinnitettävä kun hävitetään arkaluonteisia tietoja sisältäviä asiakirjoja, esim. potilas- ja henkilötietoja. Hävitettävästä aineistosta on laadittava hävittämisluettelo, jonka hyväksyy arkistotoimen vastuuhenkilö. Julkiset asiakirjat laitetaan paperikeräykseen. Tietosuojattu aineisto toimitetaan lukollisissa tietosuojasäiliöissä tietosuojasitoumuksen antaneelle palveluyrittäjälle tuhottavaksi. Tietojärjestelmissä olevilla tiedoilla on samanlainen elinkaari kuin perinteisillä paperiasiakirjoilla ja hävittäminen on hoidettava suunnitelmallisesti. Hävittämisessä noudatetaan kuntayhtymän jätteiden hävittämisestä annettuja ohjeita Toimintaohjeen ylläpito ja arkistotoimen ohjeistaminen Toimintaohjeen hyväksyy yhtymähallitus. Arkistotoimen vastuuhenkilö huolehtii toimintaohjeen ylläpidosta. Arkistotoimen vastuuhenkilö antaa tarvittavat arkistotoimea koskevat soveltamisohjeet ja vastaa niiden ylläpidosta. 6. Arkistotointa koskevat lait, määräykset, suositukset ja erillisohjeet Arkistotoimen vastuuhenkilöllä on saatavana arkistoimea koskevat Kansallisarkiston määräykset, ohjeet sekä kuntayhtymän omat arkistotoimen ohjeet.

8 8 Sisällys 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2. Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävät ja tavoitteet 3. Arkistotoimen organisointi, johtaminen ja vastuut 3.1. Yhtymähallitus 3.2. Arkistotoimen vastuuhenkilö 3.3. Välittömästi potilaan hoitoon liittyvät asiakirjat 3.4. Tutkimustoimintaan liittyvät asiakirjat 3.5. Muut kuin välittömästi potilaan hoitoon liittyvät hallinnolliset asiakirjat 3.6. Arkistonmuodostaja 3.7. Hallintokeskus ja palvelualueet 3.8. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö 4. Arkistonmuodostus 4.1. Asiakirjojen laatiminen 4.2. Sähköinen asiointi ja sähköpostin käsittely 4.3. Asiakirjojen julkisuus, tietosuoja ja salassapito 4.4. Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet 4.5. Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen 4.6. Jäljennökset, otteet ja todistukset 4.7. Rekisteröinti 4.8. Arkistonmuodostussuunnitelma 4.9. Kunnallinen yhteistoiminta, ostopalvelut, toimeksiannot ulkopuolisille, liikelaitokset 5. Säilyvyyden ja käytettävyyden varmistaminen 5.1. Asiakirjojen luettelointi 5.2. Säilytysarvon määrittely ja seulonta 5.3. Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat 5.4. Asiakirjojen suojelu ja tietoturva 5.5. Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon 5.6. Tietoaineistojen hävittäminen 5.7. Toimintaohjeen ylläpito ja arkistotoimen ohjeistaminen