SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ

Transkriptio

1 SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ

2 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1. SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOTOIMEN PERUSTEET s.3 2. ARKISTONMUODOSTUKSEN LÄHTÖKOHDAT s.4 3. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA JA ARKISTOKAAVA s.5 4. ARKISTOKELPOISUUS JA ARKISTOTILAT s.6 5. ARKISTON INVENTOINTI, SEULONTA, JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI s.7 6. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN s.8 7. ASIAKIRJOJEN LUOVUTTAMINEN SOTA-ARKISTOON s.9 8. TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO s.10 LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 LIITE 10 LIITE 11 ARKISTOLAKI KIRJANPITOLAKI SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA SUOSITUS ARKISTOKAAVAKSI ASIAKIRJOJEN SEULONNAN, JÄRJESTÄMISEN JA LUETTELOINNIN OHJE ARKISTOINNISSA TARVITTAVIA VÄLINEITÄ ARKISTOKOTELO JA SIIHEN LIITETTÄVÄ NIMIÖ ARKISTOLUETTELON SIVUN MALLI ASIAKIRJOJEN LUOVUTUSLUETTELON MALLI ASIAKIRJOJEN LUOVUTUSSOPIMUKSEN MALLI ARKISTOALAN KÄSITTEITÄ

3 3 (10) 1. SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOTOIMEN PERUSTEET Vuonna 1994 annettu arkistolaki (831/1994) ei suoranaisesti koske yksityisiä yhteisöjä kuten sotilaskotiyhdistyksiä. Arkistolain 17 :ssä mainitaan kuitenkin, että yksityinen arkisto voidaan sopimuksen nojalla ottaa julkisen arkiston säilytettäväksi ja hoidettavaksi. Yksityisten asiakirjojen julkisuudesta on noudatettava, mitä asiakirjojen julkisuudesta ja henkilötietojen luovuttamisesta on säädetty (Arkistolaki, 5. Luku, ks LIITE 1). Yksityisiä arkistonmuodostajia koskevat myös eräät muut lait, kuten kirjanpitolaki (1336/1997, LIITE 2), joka määrää kirjanpitoaineiston säilytysajoista. Muuten sotilaskotiyhdistysten arkistotoimi perustuu niiden omiin tämän hetken ja lähiajan tarpeisiin sekä historian tutkimuksen vaatimuksiin. Mikäli jonkun yhdistyksen arkisto ei ole kunnossa tai asiakirjoja ei ole säilytetty lainkaan, ei tästä jää tulevaisuuden tietämykseen kuin nimi jos sitäkään. Mikäli asiasta haluaa lisätietoa, voi tutustua esim. teoksiin Pohjola Marja-Hakala Petra. Arkistot kuntoon. Tieteellisten seurojen arkistokäsikirja ja Miten säilytän tiedon, liikearkistoyhdistyksen julkaisuja 16. Sotilaskotiliiton hallitus on kokouksessaan vahvistanut oheisen arkistosäännön suosituksenomaisesti noudatettaviksi kaikissa sotilaskotiyhdistyksissä. Tämä arkistosääntö on voimassa toistaiseksi, kuitenkin korkeintaan vuoteen 2012 asti. Sääntö tarkistetaan viiden vuoden välein.

4 2. ARKISTONMUODOSTUKSEN LÄHTÖKOHDAT 4 (10) Arkisto muodostuu asiakirjoista. Asiakirjat syntyvät yhdistyksen toiminnan tuloksena. Kun ne ovat täyttäneet alkuperäisen tehtävänsä, ne siirretään arkistoon tai vaihtoehtoisesti hävitetään. Asiakirja eroaa painotuotteesta siinä, että se on yleensä uniikki, ainutlaatuinen kappale, jonka aitous tulee olla todennettavissa, esim allekirjoituksen perusteella. Painotuote (esim kirja, nuottivihko) on tuotettu monistamalla useita identtisiä kappaleita. Painotuotteet eivät yleensä kuulu arkistoon. Poikkeuksena siihen kuitenkin on syytä liittää yksi kappale kutakin yhdistyksen julkaisua, esim sisartiedote, juhlatilaisuuden painettu ohjelma, yhdistyksen historiikki jne. Teoksen kirjoittajan käsikirjoitus tai musiikkiteoksen säveltäjän alkuperäinen nuottikirjoitus ei ole painotuote, joten se kuuluu luonnollisesti arkistoon. Myös yksi kappale kustakin yhdistyksen käytössä olleesta nuotista voidaan liittää arkistoon, vaikka kyseessä onkin painotuote. Yhdistyksen arkisto muodostuu asiakirjoista, joiden merkitys ja siihen liittyvä arvo vaihtelevat. Asiakirjan arvo yhdistyksen kannalta riippuu siitä, mikä sen tehtävä on tai miten se kuvaa yhdistyksen toimintaa. Tämän lisäksi julkinen valta määrittelee joidenkin asiakirjojen arvoa. Asiakirjan arvo määritellään arkistonmuodostussuunnitelmassa ja ilmaistaan säilytysaikana. Asiakirjat voivat olla joko pysyvästi tai toistaiseksi säilytettäviä tai sitten jonkin määräajan jälkeen hävitettäviä. Seulonta tarkoittaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen erottamista hävitettävistä. Yleensä tämä tapahtuu siinä vaiheessa, kun arkistoa järjestetään lopulliseen kuntoon, mutta parempi tapa on määritellä säilytysajat jo etukäteen arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjojen alkuperäinen tehtävä yhdistyksen toiminnassa on olla jonkin toimenpiteen todisteena, esim kauppakirja tai suorittaa jokin tehtävä, esim jäsentiedote. Tässä mielessä se on tärkeä yhdistykselle niin kauan, kunnes tehtävä on suoritettu tai sen todistusvoimaa ei enää tarvita. Sillä voi olla vielä merkitystä uuden asiakirjan pohjana tai asian jatkokäsittelyn kannalta. Nämä asiat on otettava huomioon, kun pohditaan määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikoja. Pysyvästi säilytetään yhdistyksen toimintaa merkittävästi kuvaavat asiakirjat. Yleensä nämä ovat yhdistyksen oman toiminnan tuloksena syntyneitä pöytäkirjoja, kirjeitä, kertomuksia, muistioita, tilikirjoja, valokuvia, puheita ym ym. Muilta saapuneita asiakirjoja arvioidaan sen mukaan, miten läheisesti ne liittyvät oman yhdistyksen toimintaan. Esimerkiksi Sotilaskotiliiton yleiskirjeet eivät ole yksittäiselle sotilaskotiyhdistykselle tärkeitä asiakirjoja enää sen jälkeen, kun siinä esitetyt toimenpiteet on suoritettu tai sen sisältämät asiat on saatettu niiden yhdistyksen jäsenten tietoon, jotka kyseistä tietoa tarvitsevat. Sen sijaan liiton ja yhdistyksen keskinäinen kirjeenvaihto tulee säilyttää kokonaisuudessaan yhdistyksen arkistossa (mikäli kyseessä ei ole aivan merkityksetön asia). Julkinen valta on kiinnostunut eräistä asiakirjoista, mikä pitää ottaa huomioon niiden säilytysarvoa määriteltäessä. Kirjanpidon tositteet on säilytettävä niin kauan, kuin niitä voidaan tarvita väärinkäytösten tutkinnasta. Yhdistysrekisteriin tehtävät muutokset vaativat pöytäkirjanotteita jne. Jäljempänä oleva ohje on tarkoitettu arkistonmuodostuksen suunnittelun avuksi, mutta yhdistyksen itsensä vastuulla on lopullisen toimintaohjeen laadinta. Toimintaohjeessa mm määritellään yksityiskohtaisesti yhdistyksen arkistotoimen vastuuhenkilöt. 3. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA JA ARKISTOKAAVA

5 3.1 Arkistonmuodostussuunnitelma 5 (10) Arkistonmuodostussuunnitelma on dokumentti, johon on merkitty kaikki sotilaskotiyhdistyksen toiminnassa syntyvät asiakirjaryhmät. Suunnitelman tarkoituksena on ohjata yhdistyksen asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja hävittämistä. Tässä ohjeessa tarkoitetaan asiakirjalla kaikkia yhdistyksen toiminnassa syntyviä tai sille saapuvia, tietoa sisältäviä aineistoja. Näitä ovat perinteisten paperiasiakirjojen lisäksi esim mikrofilmit, valokuvat, ääni- ja videonauhat, CDrom -levyt ja sähköiset tiedostot. Asiakirjoja sen sijaan eivät ole painotuotteet, kuten kirjat, mainoslehtiset ym. Tästä poikkeuksena ovat yhdistyksen itse laatimat painotuotteet, joiden arkistokappale säilytetään pysyvästi. Asia koskee esim yhdistyksen hallussa olevia nuotteja, jotka eivät ole asiakirjoja, vaan kuuluvat sen kirjastoon, Yksi kappale kutakin voidaan kuitenkin haluttaessa liittää arkistoon, kuten edellä mainittiin. Asiakirjat ryhmitellään arkistonmuodostussuunnitelmaan päätoimintojen mukaan. Kustakin asiakirjaryhmästä pitää löytyä ainakin seuraavat tiedot: - asiakirjaryhmän nimi - asiakirjaryhmän säilytysaika (pysyvästi, N vuotta, toistaiseksi, voimassaoloaika jne) - asiakirjaryhmän arkistomerkki, mikäli kysymyksessä ovat pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat Yhdistyksen arkistonmuodostussuunitelma palvelee siis sen omaa tarvetta hallita asiakirjojensa käyttöä, sijoittamista, löytymistä, seulomista, hävittämistä ja arkistointia. LIITTEESSÄ 3 on kaikkia sotilaskotiyhdistyksiä varten laadittu arkistonmuodostussuunnitelman malli. Yhdistys voi joko käyttää mallia sellaisenaan tai laatia sen pohjalta omaan käyttöönsä räätälöidyn arkistonmuodostussuunnitelman. Suunnitelmaa täydennetään tarpeen mukaan lisäämällä siihen puuttuvia asiakirjaryhmiä tai poistamalla tarpeettomia. 3.2 Arkistokaava Arkistokaava on dokumentti, jonka perusteella muodostuu yhdistyksen lopullinen arkisto. Arkisto järjestetään ja luetteloidaan kaavan mukaisesti. Arkistokaava muodostuu asiakirjasarjoista. Näitä ovat pääsarjat, jotka merkitään isolla kirjaimella ja pienillä kirjaimilla merkityt alasarjat, esim Ca. Pääsarjat ja osa alasarjoista luodaan asiakirjan muodon perusteella (pöytäkirjat, lähetettyjen kirjeiden toisteet). Loput alasarjat puolestaan muodostetaan asiasisällön perusteella. Tällaisia sarjoja muodostavat erityisesti H-sarjaan merkittävät asiakirjat. Esimerkiksi sarjaan yhdistyksen juhliin liittyvä aineisto kuuluvat kaikki kunkin juhlan yhteydessä syntyneet, pysyvästi säilytettävät asiakirjat riippumatta niiden muodosta (juhlatoimikunnan pöytäkirjat, kutsukortit, onnittelut, ohjelma, osanottajaluettelo, luettelo vastaanotetut lahjoista ym). LIITTEESSÄ 4 on suositus sotilaskotiyhdistysten arkistokaavaksi. Sen 14 pääsarjaa ja merkityt alasarjat ovat kaikille samat. Alasarjoja yhdistys voi kuitenkin lisätä tarpeen mukaan, erityisesti H ja U-sarjoihin. Mikäli jokin alasarja halutaan jakaa pienempiin osiin, se voidaan tehdä toisen asteen alasarjalla. Juhliin liittyvä aineisto voidaan jakaa esim seuraavasti: Hha-vuosijuhlat, Hhb-muut juhlat. 4. ARKISTOKELPOISUUS JA ARKISTOTILAT

6 6 (10) Arkistokelpoisuusvaatimusten tarkoituksena on varmistaa asiakirjojen säilyminen, joten asia on oleellinen pysyvästi tai pitkään säilytettävien asiakirjojen kannalta. Säilyvyyteen vaikuttavat toisaalta asiakirjan ominaisuudet kuten pohjamateriaali (paperi, filmi) ja merkintämenetelmät (muste, tussi, tulostin), toisaalta säilytysolosuhteet (säilytysvälineet, arkistotilat). Käytännössä pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat pääsääntöisesti paperimuodossa, mutta ne voidaan säilyttää myös mikrofilmattuina. Kummassakin tapauksessa asiakirjojen tulee täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset. Arkistolaitos julkaisee vuosittain luettelon materiaaleista ja valmistusmenetelmistä, jotka soveltuvat pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen ( Mikäli pysyvästi säilytettävää aineistoa on esim CDrom -levyllä, se on syytä tulostaa paperimuotoon. Tieto säilyy levykkeellä tai missä tahansa sähköisessä muodossa vain kohtuullisen lyhyen ajan. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysvälineenä käytetään kulutusta kestävää, helppokäyttöistä, tukevasta pahvista valmistettua koteloa. Näin asiakirjat suojataan valolta, pölyltä ja likaantumiselta. Arkistokoteloon sijoitetaan asiakirjoja niin, että se tulee sopivasti täyteen. Vajaassa kotelossa asiakirjat valuvat pohjalle ja käpristyvät. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista poistetaan kaikki metalli, kuten niitit ja klemmarit. Asiakirjat sijoitetaan vaippalehtien sisään. Arkiston säilytykseen varattujen tilojen tulee suojata asiarkirjoja tulen, veden ja liiallisen kosteuden, liiallisen valon, ilman epäpuhtauksien sekä tuholaisten varalta. Tilojen lämpötilan tulee olla astetta ja suhteellisen kosteuden %. Arkistotilojen läpi ei saa kulkea vesi- tai viemäriputkia, eikä niitä saa sijoittaa kosteiden tilojen alle tai viereen. Paloturvallisuudesta on myös huolehdittava. 5. ARKISTON INVENTOINTI, SEULONTA, JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI

7 7 (10) Yhdistyksen vanhan, järjestämättömän arkiston järjestäminen aloitetaan inventoimalla koko aineisto. Inventoinnin aikana käydään läpi koko aineisto kansio kansiolta ja merkitään muistiin aineistoon sisältyvät asiakirjasarjat ja niiden muodostumisvuodet. Merkinnät voidaan tehdä esim tavalliselle konseptiarkille. Näin selvitetty aineisto jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Tämä toimenpide tunnetaan arkistotoimessa nimellä seulonta (puolustusvoimissa sitä on kutsuttu supistamiseksi). Seulonta tapahtuu arkistonmuodostussuunnitelmassa olevien säilytysaikamerkintöjen mukaisesti. Seulonnan jälkeen arkistossa on kolmenlaisia asiakirjoja: pysyvästi säilytettäviä, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon (Kansallisarkisto, maakunta-arkisto), määräajan säilytettäviä, joita yhä käytetään ja jotka hävitetään myöhemmin sekä välittömästi hävitettäväksi joutuvia. Välittömästi hävitettävät asiakirjat voidaan siirtää suoraan esim pahvilaatikkoihin hävittämistä varten. Muut määräajan säilytettävät säilytetään hyllyssä esim arkistokoteloissa tai kierrekansioissa siten, että ne on helppo tarvittaessa löytää. Mikäli arkistoluettelo laaditaan, nämä merkitään siihen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ryhmitellään puolestaan arkistokaavan mukaisiin ryhmiin (Aa Vieraskirjat, Ba Jäsenrekisteri, Ca Vuosikokousten pöytäkirjat jne). Kyseinen aineisto sijoitetaan nimiöllä varustettaviin arkistokoteloihin. Lopuksi pysyvästi säilytettävistä arkistoyksiköistä laaditaan tarkoitusta varten olevalle lomakkeelle arkistoluettelo. Arkistoluettelo laaditaan siten, että sitä voidaan täydentää jatkuvasti (esim vuosittain). Kyseiset toimenpiteet tehdään siis viimeistään ennen asiakirjojen luovuttamista päätearkistoon. Seulonta ja hävittäminen kannattaa kuitenkin tehdä säännöllisesti sopivin väliajoin, jolloin arkisto on jatkuvasti lähes luovutuskunnossa. Asiakirjojen seulonnan, järjestämisen ja luetteloinnin yksityiskohtainen ohje LIITTEESSÄ 5 6. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

8 8 (10) Yksityisen yhdistyksen asiakirja-aineiston hävittäminen voidaan suorittaa, kuten parhaaksi katsotaan, esim viedä hävitettävä aineisto sellaisenaan paperinkeräykseen. Mikäli hävitettävään aineistoon kuuluu arkaluontoista tietoa sisältäviä henkilöasiakirjoja (lääkärintodistuksia, työnteon arviointia ym), nämä on kuitenkin hävitettävä siten, ettei ole vaaraa niiden joutumisesta vääriin käsiin (silppurilla, polttamalla). Hävittäminen suoritetaan yhdistyksen arkistonmuodostussuunnitelmasta ilmenevien säilytysaikojen mukaisesti. Hävittäminen on syytä suorittaa säännöllisin väliajoin, jotta arkistoon ei kerry turhaa aineistoa hyllyjä täyttämään. Määräajan säilytettävä aineisto voidaan jo säilytysvaiheessa jakaa säilytysaikansa mukaisiin ryhmiin, jolloin itse hävittämistoimenpide on helppo toteuttaa. 7. ASIAKIRJOJEN LUOVUTTAMINEN ARKISTOLAITOKSEEN

9 9 (10) Pysyvästi säilytettävät asiakirjat luovutetaan Arkistolaitokseen eli Kansallisarkistoon tai maakuntaarkistoon aluksi esim vuoteen 2000 saakka. Tämän jälkeen aineistoa luovutetaan esim vuoden välein, riippuen kertyvän arkistoaineiston määrästä sekä yhdistyksen säilytystilan riittävyydestä ja kunnosta. Ohjeesta voidaan poiketa tarpeen mukaan. Esimerkiksi lakkautettavan yhdistyksen kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto luovutetaan Arkistolaitokseen välittömästi yhdistyksen toiminnan päättyessä. Määräajan säilytettävä aineisto siirretään esim lakkautettavan yhdistyksen perinteen jatkajan haltuun, joka sen aikanaan hävittää. Aineiston hävittäjän työn helpottamiseksi kunkin säilytysyksikön selkään voidaan merkitä vuosi, jolloin sen sisältämä aineisto hävitetään. Luovutettavasta aineistosta laaditaan luettelo tarkoitukseen varatulle lomakkeelle. Luovutusluettelo voidaan laatia arkistoluettelon pohjalta kopioimalla siitä uuteen luetteloon luovutettavat arkistoyksiköt. Valmiin luovutusluettelon malli on LIITTEENÄ 5. Luettelon alkuun sijoitetaan erillinen sivu, johon merkitään seuraavat tiedot: - yhdistyksen perustamisvuosi (ja lakkauttamisvuosi) - yhdistyksen historiikki lyhyesti, ml luettelo puheenjohtajista -- oleellisia tietoja historiikissa ovat erityisesti mahdolliset nimenmuutokset, sijaintipaikat, yhdistyksen jakaantumiset ja yhdistymiset jonkin toisen yhdistyksen kanssa sekä sen organisaation kehittyminen (esim mitä jaostoja on kulloinkin ollut toiminnassa) - yhdistyksen toiminnasta laaditut julkaisut ja tutkimukset - luovutuksesta vastaavan ja arkiston järjestäneen henkilön yhteystiedot Arkiston luovutusluettelo lähetetään tarkastettavaksi Kansallisarkistoon tai johonkin maakuntaarkistoon, joka antaa luvan luovutukseen tai esittää luettelon korjattavat kohdat. Luovutettava aineisto voidaan lähettää postitse, mikäli se on vähäinen. Mieluiten luovuttaja kuljettaa itse asiakirjat perille päätearkistoon 8. ARKISTOSÄÄNNÖN/TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO

10 10 (10) Tämä arkistosääntö on suositusluontoinen. Sotilaskotiliitto ylläpitää suositusta tarkistamalla sen ajantasaisuuden viiden vuoden välein. Jokaisen sotilaskotiyhdistyksen tulee nimetä arkistovastuuhenkilö, joka ylläpitää oman yhdistyksen arkistosääntöä/toimintaohjetta ja erityisesti siihen kuuluvaa arkistonmuodostussuunnitelmaa. Tehtävä voidaan antaa myös arkistotoimikunnan tai perinnejaoston tehtäväksi. Yhdistyksen arkistosääntö tulisi tarkistaa tarpeen mukaan, esim toimihenkilöiden vaihtuessa, asiakirjasarjojen muuttuessa, asiakirjoja liitettäessä arkistoon ym.