ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Mustijoen perusturva. Mäntsälän kunta perusturvapalvelut. Mustijoen perusturva.

Transkriptio

1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Mustijoen perusturva Mäntsälän kunta perusturvapalvelut Mustijoen perusturva Tiina Hakkarainen 1

2 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA RAKENNE 1.2. TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITÄMINEN JA SOVELTAMINEN 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 2.1. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA VASTUUHENKILÖT 2.2. MUSTIJOEN PERUSTURVA ARKISTONMUODOSTAJANA 2.3. MUSTIJOEN PERUSTURVAN ARKISTOTILAT 3. ARKISTONMUODOSTUS JA TIEDONHALLINTA 3.1. ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU 3.2. ARKISTONMUOSTUSSUUNNITELMA 3.3. ASIAKIRJOJEN ARKISTOIMINEN JA SÄILYTYSAJAT 3.4. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 3.5. OSTOPALVELUNA SYNTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI 3.6. KUNTIEN VÄLINEN YHTEISTYÖ 4. TIETOTURVA, TIETOSUOJA JA HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA 4.1. ASIAKIRJAHALLINTO JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY 4.2. HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA JA TIEDON ELINKAARI 4.3. SÄHKÖISET AINEISTOT JA SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 4.4. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN 4.5. ASIAKIRJOJEN SUOJELEMINEN POIKKEUSOLOISSA 5. PÄÄTEARKISTOTILOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU 5.1. MUSTIJOEN PERUSTURVAN PÄÄTEARKISTON KÄYTTÖSÄÄNNÖT 5.2. PÄÄTEARKISTON AINEISTOIHIN KOHDISTUVA TIETOPALVELU LIITTEET 1. Mustijoen perusturvan arkistotilat ja osoitteet 2. Arkistonmuodostussuunnitelma 3. Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysajat 4. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan lainsäädännöllinen viitekehys 5. Asiakirjojen suojelusuunnitelma 6. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello 7. Päätearkiston tietojen luovutuslomake 2

3 1. YLEISTÄ 1.1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA RAKENNE Mustijoen perusturvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä, sekä arkistonhoitoa Mäntsälän ja Pornaisten kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialalla. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje koostuu Mäntsälän ja Pornaisten kuntien muodostaman Mustijoen perusturvan arkistotoimea koskevasta ohjeistosta sekä sosiaali-ja terveydenhuollon arkistonmuodostussuunnitelmasta. Toimintaohjeessa käydään läpi asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vastuut, tehtävät, keskeiset menetelmät, asiakirjojen säilytystavat ja -ajat, tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat näkökohdat, tietopalvelun toteuttaminen, sekä asiakirjojen suojeleminen poikkeusoloissa. Lisäksi ohjeessa käydään läpi hyvän tiedonhallintatavan sisältö sekä luetellaan sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaan keskeisesti vaikuttava lainsäädäntö TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN JA YLLÄPITÄMINEN Tässä ohjeessa annetaan kaikille Mustijoen perusturvan toiminnoille yhteiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä sekä suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Tämän toimintaohjeen ohella arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia (ArkL 831/1994), lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (JulkL 621/1999), henkilötietolakia (HenkL 523/1999) sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaan vaikuttavia erityislakeja, jotka on lueteltu liitteessä 3. Lisäksi noudatetaan Arkistolaitoksen antamia määräyksiä, Mäntsälän ja Pornaisten kunnissa hyväksyttyjä sääntöjä, sekä arkistonhoitoon liittyviä muita kuntatasoisia ohjeita, kuten Kuntaliiton säilytysaikasuosituksia. Mustijoen perusturvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen hyväksyy perusturvalautakunta. Toimintaohjeen soveltamisesta, liiteosan ylläpitämisestä ja muuttamisesta sekä muutosten hyväksymisestä vastaa Mustijoen perusturvan tiedonhallinnan asiantuntija. Arkistotoimen toimintaohje on pidettävä ajantasaisena organisaation, sen toiminnan tai tiedonhallinnan lainsäädännön muuttuessa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toteuttaminen kuuluu jokaisen työntekijän vastuulle, jonka vuoksi kaikkien perusturvan tulosalueilla asiakirjojen käsittelyyn osallistuvien velvollisuutena on huolehtia osaltaan siitä, että arkistotoimen toimintaohjeessa annettuja sääntöjä ja ohjeita noudatetaan. Asiakirjahallinta on osa hyvää tiedonhallintatapaa, jota jokainen virka- tai työsuhteessa oleva on velvollinen noudattamaan. Tämän ohjeen liitteenä oleviin arkistonmuodostussuunnitelmiin tehdään tarpeelliset muutokset toimintojen vaihtuessa tai lainsäädännön muuttuessa. Toimintaohjeen kokonaisuuteen sisältyvät arkistonmuodostussuunnitelman lisäksi yksikkökohtaiset

4 arkistointiohjeet, joilla ohjataan asiakas- ja potilasasiakirjojen käsittelyä ja arkistointia. Yksikkökohtaiset arkistointiohjeet ovat henkilöstön saatavilla Mantrassa (Mäntsälän kunnan Intranet) perusturvan arkistopalveluiden sivustolla osoitteessa: Arkistopalveluiden sivustolle on kerätty kootusti sosiaali- ja terveystoimen tiedonhallintaa käsittelevät ohjeet ja oppaat. 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 2.1. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA VASTUUHENKILÖT Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät voidaan eritellä seuraavasti: Asiakirjahallinto Tiedon tuottaminen Tiedonsiirto ja kopiointi Ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröiminen Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat Tietoturvallisuus ja tietosuoja-asiat Hyvä tiedonhallintatapa Tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen Arkistotoimi Pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtäminen toimialan päätearkistoon Asiakirjallisten aineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Päätearkiston tietopalvelu Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat Käsi- ja lähiarkistojen aineistojen säilyttämisen ohjeistaminen Ohjeistojen laatiminen 4

5 5 Arkistotoimi on viranomaiselle lakisääteinen tehtävä, jonka toteuttamisesta säädetään arkistolaissa (ArkL 831/1994). Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Kunnan osalta säädetään erikseen, että arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen keskeinen tehtävä on ohjata arkistonmuodostusta, joka voidaan jakaa kolmeen päätehtävään; aineistojen säilymisen, käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden takaamiseen. Näiden tavoitteiden saavuttaminen vahvistaa oikeusturvaa, lisää organisaation kykyä palvella sisäisiä ja ulkoisia asiakkaitaan sekä säästää kustannuksia. Lisäksi asiakirjahallinto ja arkistotoimi edesauttavat julkisuusperiaatteen ja tietosuojan toteutumista. Kyseiset toiminnot eivät palvele muusta toiminnasta irrallaan olevia arkistonhallinnan päämääriä, vaan niiden tarkoituksena on tuottaa organisaatiolle lisäarvoa sekä osaltaan varmistaa, että asiakkaiden oikeudet sekä heitä koskevat velvoitteet toteutuvat. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toteutus tulee Mustijoen perusturvassa hoitaa siten, että asiakirjallinen tieto tukee ja edistää toimialan tehtävien suorittamista sekä julkisuusperiaatteen noudattamista, yksityisten ja yhteisöjen tietosuojan sekä oikeusturvan toteutumista ja palvelee tarvittaessa tieteellistä tutkimusta asiakirjojen muututtua historialliseksi aineistoksi. Arkistotoimen johtavana viranomaisena toimii kunnanhallitus. Mäntsälän kunnan hallintosäännössä ( ) asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vastuut on määritelty seuraavasti: 1 Kunnanhallituksen asiakirjahallinnon Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä: 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta, 2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, joka johtaa kunnanhallituksen alaisena arkistotointa, 3. antaa tarkemmat määräykset arkistotoimen järjestämisestä kunnassa, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS=tiedonohjaussuunnitelma, eams=sähköinen

6 arkistonmuodostussuunnitelma, AMS=arkistonmuodostussuunnitelma) sekä, 5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät. 2 Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä: 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 2. laatii kunnan tiedonohjaussuunnitelman ja vastaa sen päivittämisestä 3. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 4. laatii asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä 5. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. 3 Lautakunnan/toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Lautakunta valvoo oman toimialansa osalta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamista. Lisäksi lautakunta vahvistaa oman toimialansa tiedonohjaussuunnitelman (TOS). Toimialajohtaja huolehtii oman toimialansa asiakirjahallinnon hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Lisäksi toimialajohtaja nimeää oman toimialansa asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt ja rekisterinpitäjät. Lisäksi perusturvan tulosalueiden johtavat viranhaltijat ovat vastuussa alueensa arkistotoimesta: esimies valvoo omalta osaltaan arkistotoimen tavoitteiden toteutumisesta ja siitä, että henkilöstö noudattaa annettuja ohjeita. Mustijoen perusturvan asiakirjahallinnon suunnittelusta, koordinoinnista, ohjauksesta ja neuvonnasta vastaa perusturvapalveluiden tiedonhallinnan asiantuntija, jonka tehtävänä on: 6 Ohjeistaa ja kouluttaa henkilöstöä asiakirjojen käsittelyyn sekä säilyttämiseen liittyvissä asioissa Vastata organisaation sisäisestä ja ulkoisesta tietopalvelusta, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen viestinnästä, sekä päätearkiston hoidosta Valmistella asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvät asiat

7 Toimia sosiaali- ja terveydenhuollon sähköistä arkistointia (Kanta-palvelut) koskevissa hankkeissa tiedonhallinnan asiantuntijan roolissa Lisäksi perusturvan tulosalueiden johtavat viranhaltijat ovat vastuussa alueensa arkistotoimen toteuttamisesta: esimies valvoo omalta osaltaan arkistotoimen tavoitteiden toteutumista ja sitä, että henkilöstö noudattaa annettuja ohjeita MUSTIJOEN PERUSTURVA ARKISTONMUODOSTAJANA Vuoden 2009 alusta Mäntsälä ja Pornainen ovat muodostaneet sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistoiminta-alueen, jossa isäntäkuntana toimii Mäntsälä. Yhteistoimintasopimuksen johdosta syntynyt yhteistyömuoto, Mustijoen perusturva, vastaa sen toiminnan tuloksena syntyneiden arkistoaineiston säilyttämisestä. Ennen vuotta 2009 muodostuneiden aineistojen säilyttämisestä vastaa Pornaisten kunta. Kuntien yhteinen toimielin on 11-jäseninen perusturvalautakunta, joka sisältää kahdeksan Mäntsälän ja kolme Pornaisten kunnan edustajaa. Mäntsälän kunnassa on toiminut perusturvalautakunta vuodesta 1993 lähtien. Ennen perusturvalautakuntaa kunnassa toimivat vuosina terveyslautakunta ja sosiaalilautakunta MUSTIJOEN PERUSTURVAN ARKISTOTILAT Mustijoen perusturvan asiakirjat säilytetään tiloissa, joissa ne ovat turvassa tulelta, kosteudelta ja muulta pilaantumiselta. Arkistotiloja ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan Arkistolaitoksen antamia arkistotilaohjeita ja mahdollisten korjaustöiden suunnittelussa kuullaan perusturvapalveluiden arkistonhoitajaa. Mustijoen perusturvan arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuvat asiakirjat. Pääsääntöisesti päätearkistossa säilytetään pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävät asiakirja-aineistot. Alle 10 vuotta säilytettävät aineistot säilytetään käsi- tai lähiarkistossa. Mustijoen perusturvalla on yhteensä kolme päätearkistoa, joista kaksi sijaitsee Mäntsälän ja yksi Pornaisten kunnassa. Mäntsälän arkistotilat on sijoitettu Kiinteistö Oy Mäntsälän Toimistotalon pohjakerrokseen. Tila K017 toimii pääsääntöisesti sosiaalihuollon ja tila K008 terveydenhuollon arkistona. Tilaan K017 on sijoitettu seuraavien palveluiden tuottamat asiakirjat: 7 Lasten ja perheiden erityispalvelut

8 Lasten ja perheiden tukipalvelut Aikuisten psykososiaaliset palvelut Aikuissosiaalityö Vammaisten palvelut Varhaiskasvatuspalvelut Hoito- ja hoivapalveluiden osalta kotihoito ja palveluasuminen (sis. ostopalvelut) Lisäksi arkistossa säilytetään toimialan taloushallinnon asiakirjat, hankintaasiakirjat (sis. sopimukset) ja tietohallinnon projektiasiakirjat Tilaan K007 on sijoitettu seuraavien palveluiden tuottamat asiakirjat: Hoito- ja hoivapalveluiden osalta laitoshoito (terveyskeskuksen vuodeosasto ja hoivaosasto) Hyvinvointineuvolapalvelut (äitiys- ja lasten neuvola, koulu- ja opiskelijaterveydenhuolto, ehkäisyneuvola, lapsiperheiden kotipalvelu) Perusterveydenhuollon tuottamat palvelut (työterveyshuolto, suun terveydenhuolto, vastaanotto, kuntoutus jne.) Päätearkistotiloissa säilytetään pääsääntöisesti toimialan pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. 1 Mäntsälän päätearkistokokonaisuuden lisäksi Mustijoen perusturvalla on arkistotila Pornaisissa, palvelutalo Pellavan pohjakerroksessa, jossa säilytetään Pornaisten terveyskeskuksen, Aurinkomäen palvelukeskuksen, Pornaisten kotihoidon, sekä Aurinkolinnan päiväkodin asiakirjoja. Päätearkistojen ohella Mustijoen perusturvalla on pienempiä lähiarkistoja Mäntsälässä Kotokartanon palvelutalon alakerrassa, perusturvan hallinnossa kunnantalon ensimmäisessä kerroksessa, sekä Mäntsälän terveyskeskuksen potilastoimiston yhteydessä. Lisäksi tulosyksiköissä säilytetään arkistoaineistoja lukollisissa kaapeissa. Mustijoen perusturvan päätearkistotiloissa on yhteensä käytettävissä n. 700 hyllymetriä säilytystilaa Mäntsälässä ja n. 100 hyllymetriä Pornaisissa. Päätearkistotiloja koskevat arkistoluettelot ovat koko henkilöstön käytettävissä ja ne löytyvät Mantrasta osoitteesta Liite 1. Mustijoen perusturvan arkistotilat ja osoitteet 8 1 Perusturvapalveluiden päätearkistoon on sijoitettu pieniltä osin myös 10 vuotta tai sen alle säilytettäviä aineistoja, mikäli sopivaa lähiarkistotilaa ei ole löytynyt ko. yksiköstä.

9 3. ARKISTONMUODOSTUS JA TIEDONHALLINTA 3.1. ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU Arkistotoimen tehtävänä on huolehtia arkistonmuodostajan asiakirja-aineiston säilyttämisestä koko asiakirjan elinkaaren ajan, sekä tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa oloissa. Tiedonhallinnan tehtävä puolestaan on organisaation hankkiman, tuottaman ja käyttämän tiedon hallinnointi ja käsittely siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää asiakirjahallinnon, tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin ja tiedottamisen olevan organisoitu, järjestetty ja ohjeistettu. Arkistolaki, julkisuuslaki ja henkilötietolaki ovat keskeisessä roolissa tiedonhallinnan kokonaisuuden kehittämisessä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkoitus on ohjata ja valvoa asiakirjojen tuottamista, käsittelyä, kulkua, säilytysaikaa ja arkistointia sekä pitää manuaalisten ja automaattisten hakumenetelmien avulla asiakirjat helposti saatavilla. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen ja niiden luetteloinnin avulla. Lisäksi asiakirjan elinkaaren loppuvaiheessa pitkään ja pysyvästi säilytettävä aineisto siirretään päätearkistoon. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa on hoidettava siten, että se täyttää kunnille annetun lakisääteiden velvoitteen arkistotoimen järjestämisestä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu edellyttää kokonaisnäkemystä organisaatiosta, sen tehtävistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista. Arkisto-, julkisuus- ja henkilötietolakien, muun relevantin lainsäädännön sekä arkistolaitoksen ohjeiden ja määräysten tuntemus on perusedellytys viranomaisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelulle. Suunnittelun pohjaksi tarvitaan myös asiakirjojen rekisteröinti- ja arkistointijärjestelmien, seulonnan sekä luetteloinnin ja kuvailun periaatteiden hallintaa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tavoitteiden toteuttaminen edellyttää organisaation johdon sitoutumista. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankintojen toteutuksessa. 9

10 10 Arkistonmuodostuksen suunnittelu on prosessi, jonka onnistumisesta riippuu muodostuvan arkiston laajuus, rakenne ja käytettävyys. Arkistonmuodostus tapahtuu ajassa: Prosessin läpäisevillä asiakirjoilla on elinkaari, jonka aikana niille tehdään erilaisia toimenpiteitä. Asiakirjoja rekisteröidään, arkistoidaan ja seulotaan. Joidenkin asiakirjojen tai tietojen säilytysmuoto voi muuttua elinkaaren aikana, jonka vuoksi niille tehtävät toimenpiteet sekä niiden järjestys tulee suunnitella etukäteen. Suunnittelun välineenä ja sen tulosten dokumentaationa käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Se sisältää kaikki organisaatiossa kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin sekä käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Arkistonmuodostussuunnitelma ei ole luonteeltaan kertaluontoinen dokumentti, vaan se tulee päivittää organisaation, sähköisten järjestelmien, asiakirjojen rekisteröintimenetelmien tai säilytysaikojen muuttuessa. Mustijoen perusturvan arkistonmuodostussuunnitelma sisältää kaksi erillistä kokonaisuutta, joista toisen muodostaa terveydenhuollon AMS ja toisen sosiaalihuollon AMS. Suunnitelmasta käy ilmi asiakirjan säilytysmuoto, säilytysaika ja säilyttämisestä vastaava taho. Liite 2. Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon arkistonmuodostussuunnitelmat ASIAKIRJOJEN ARKISTOIMINEN JA SÄILYTYSAJAT Mustijoen perusturvan asiakirjojen säilytysajoissa ja säilytystavoissa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä voimassa olevaa lainsäädäntöä ja ohjeistoa. Terveydenhuollon tietoaineistojen säilytysajat määräytyvät Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (289/2009) mukaisesti ja sosiaalihuollon säilytysaikojen perusteet puolestaan määritellään laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Henkilöstö- ja taloushallinnon säilytysajoissa noudatetaan Kuntaliiton ohjeita ja säilytysaikasuosituksia. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Liite 3. Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysajat 3.4. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään perusturvapalveluiden päätearkistoon, kun asiakkuus tai hoitosuhde päättyy tai kun asiakirjojen käyttötarve

11 merkittävästi vähenee. Jokaiselle yksikölle on laadittu arkistointiohje, jossa määrällisesti suurimpien asiakirjaryhmien arkistoiminen on ohjeistettu yksityiskohtaisesti. Aineistot toimitetaan päätearkistoon ohjeen mukaisesti arkistoituina säännöllisin väliajoin OSTOPALVELUNA SYNTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOIMINEN Mäntsälän kunta/mustijoen perusturva vastaa rekisterinpitäjänä myös sen lukuun ostopalveluina tuotettujen asiakirjojen säilyttämisestä. Ostopalveluna syntyneiden asiakirjojen arkistoimiseen sovelletaan voimassaolevia sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistojen säilytysaikoja ja aineistot toimitetaan perusturvapalveluiden päätearkistoon annetun ohjeen mukaan arkistoituina. Palveluntuottajat sopivat aineistojen luovuttamisesta ja toimittamisesta perusturvapalveluiden arkistonhoitajan kanssa. Asiakasasiakirjojen arkistoimiseen sekä aineistojen toimittamiseen liittyvään ohjeistoon on tärkeää kiinnittää huomiota jo palvelun kilpailutusvaiheessa, jotta palveluntuottaja on tietoinen vastuustaan asiakirjojen käsittelyyn ja arkistoimiseen liittyen KUNTIEN VÄLINEN YHTEISTYÖ Mäntsälän kunta/mustijoen perusturva tekee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäväkentällä yhteistyötä Kuura-kuntien (Hyvinkään ja Järvenpään) kanssa. ekuurahankkeen 2 pohjalta muotoutunutta yhteistyötä jatketaan myös arkistovastaavien verkoston välityksellä. Verkosto kokoontuu mahdollisuuksien mukaan kerran vuodessa terveydenhuollon arkistointia käsitteleviin koulutuksien tai tutustumisvierailujen myötä. Verkoston toiminnan tarkoituksena on ylläpitää ja päivittää asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvää osaamista sekä jakaa aihepiiriin liittyvää tietämystä verkoston muille jäsenille. Mustijoen perusturvan arkistonhoitaja toimii verkoston yhteyshenkilönä ekuura hankkeella tarkoitetaan v potilastiedon arkiston liittymisen ympärille koottua yhteistyöhanketta Mustijoen perusturvan, Hyvinkään ja Järvenpään välillä.

12 4. TIETOTURVA, TIETOSUOJA JA HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA 4.1. ASIAKIRJAHALLINTO JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen sekä saatavuus. Henkilötietolain mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla laillista, huolellista, hyvän tietojenkäsittelytavan mukaista, suunnitelmallista ja käyttötarkoitussidonnaista. Henkilötietolain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA JA TIEDON ELINKAARI Julkisuuslaissa määritelty hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomaisen tulee huolehtia oman toimintansa tuloksena syntyvien asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Asiakirjallisen tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai vastaanottamisesta ja päättyy eri käsittelyvaiheiden jälkeen joko tiedon hävittämiseen sille vahvistetun säilytysajan umpeuduttua tai tiedon pysyvään säilyttämiseen. Tiedon käsittelyvaiheita ovat tiedon luonti, tallennus, käyttö, muuttaminen, siirtäminen, kopioiminen, jakaminen, arkistointi ja hävittäminen. Julkisuuslain (621/1999) 18 :n mukaan: 12 Tietoturvasta ja tietosuojasta on huolehdittava tiedonkäsittelyn kaikissa vaiheissa. Tietoturvallisuus käsittää tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien uhkien poistamisen tai vähentämisen. Viranomaisella tulee olla ajan tasalla olevat omaa toimintaansa koskevat kuvaukset, selvitykset ja luettelot. Näistä tulee ilmetä tiedot toiminnan tuloksena syntyvien asiakirjallisten tietoaineistojen saatavuudesta, käytettävyydestä, laadusta ja tietosuojasta. Tällaisilla kuvauksilla, selvityksillä tai luetteloilla myös hallitaan tietoa sen elinkaaren eri vaiheissa. Em. dokumentteja ovat mm. Arkistonmuodostussuunnitelma

13 Diaari ja muut rekisterit Arkistoluettelot Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietojen käsittelyä ja julkisuuden toteuttamista koskevat ohjeet Hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset kohdistuvat myös sähköisten arkistointi- ja asiointipalvelujen kehittämiseen, tietojärjestelmien suunnitteluun, käyttöönottoon, sekä käyttöön SÄHKÖISET AINEISTOT JA SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 13 Mustijoen perusturvan asiakas- ja potilastietojen sähköisen käsittelyn osalta käytössä ovat seuraavat järjestelmät: Pegasos (terveydenhuolto), ProConsona (sosiaalihuolto) ja WinHit (suun terveydenhuolto). Mustijoen perusturva on liittynyt Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään Potilastiedon arkistoon kesäkuussa Tämä merkitsee sitä, että liittymisen jälkeen sähköisessä muodossa syntyneet potilastiedot säilytetään pysyvästi sähköisesti Kanta-palveluissa. Määritellyt potilas- ja asiakasasiakirjat siirretään Kantapalveluihin Sosiaali- ja terveysministeriön antamien määräysten mukaan vaiheistetusti. (Yksityiskohtaiset tiedot sähköisen arkistoinnin vaiheista ks. STM:n asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista 1257/2015 sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007.) Arkistolaitos on potilastietojen sähköistä säilyttämistä koskevassa tiedotteessaan 9/2015 todennut Kansaneläkelaitoksen vastaavan siitä, että Potilastiedon arkistoon pysyvään säilytykseen määrätyt potilastiedot säilyvät alkuperäisinä, eheinä, luotettavina ja käytettävinä, eikä näitä asiakirjoja enää tarvitse säilyttää paperilla tai mikrofilmillä. Vanhat potilastiedot, jotka on tallennettu paikalliseen potilastietojärjestelmään ennen sen liittämistä valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon, voidaan asiakastietolain 15.2 :n perusteella niin ikään tallentaa valtakunnalliseen arkistointipalveluun. Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen potilastietojärjestelmiin syntyneiden asiakirjojen arkistointi valtakunnalliseen arkistoon yhtenäisillä rakenteilla laajenee vaiheistusasetuksen 1257/2015 mukaisesti. Lakia sovelletaan julkisten ja yksityisten sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelunantajien järjestäessä taikka toteuttaessa sosiaalihuoltoa tai terveydenhuoltoa (2, soveltamisala). Arkistolaitos on päätöksellään (AL/12013/ /2011) määrännyt arkistolain (831/1994) 8 :n nojalla kaikki Kelan Potilastiedon arkistoon siirrettävät vanhat

14 potilastiedot (so. ennen Potilastiedon arkistoon liittymistä muodostuneet potilastiedot) säilytettäviksi toistaiseksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Näitä potilastietoja, jotka voidaan siirtää Kelan Potilastiedon arkistoon, ei tulosteta paperille tai mikrofilmille terveydenhuollon toimintayksiköiden tai itsenäisesti ammattiaan harjoittavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietojärjestelmistä. Vanhat potilastiedot, jotka siirretään Kelan Potilastiedon arkistoon, voidaan hävittää kun tiedon siirtyminen ja sen laatu on varmistettu. Menettelyt koskien niitä potilastietoja, joita ei siirretä Potilastiedon arkistoon: Arkistolaitoksen päätös (AL/14372/ /2008), joka sisältyy sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) liitteeseen ja voimaantulopykälään 26, sekä Valtionarkiston päätös jäävät edelleen voimaan kaiken sen terveydenhuollon toimintayksiköiden ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietojärjestelmissä tai aluejärjestelmissä olevan potilastiedon (paperi-, mikrofilmi-, sähköisessä tai muussa muodossa) osalta, jota ei siirretä Kelan Potilastiedon arkistoon. Arkistolaitoksen päätös ulottuu jälkeen syntyneisiin potilastietoihin. Ennen kertyneisiin tai ennen kuolleita potilaita koskeviin potilastietoihin sovelletaan kunnallisessa ja yksityisessä sekä vankeinhoitolaitoksen terveydenhuollossa Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, Osa 2, Terveydenhuollon asiakirjat. Terveydenhuollon toimintayksiköiden tai itsenäisesti ammattiaan harjoittavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietojärjestelmissä tai aluejärjestelmissä sähköisessä muodossa olevia potilastietoja ei tule hävittää ennen kuin on varmistettu, voidaanko ne siirtää Kelan Potilastiedon arkistoon ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Määräajan säilytettävät asiakirjat tulee hävittää mahdollisimman pian niille määrätyn säilytysajan umpeuduttua niin, että tietosuoja on turvattu. Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat arkistoidaan siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä aineistoista. Kaikki arkaluontoista tai salassa pidettävää aineistoa sisältävät asiakirjat hävitetään laittamalla ne lukittuun tietosuoja-astiaan. Arkaluonteiset tai salassa pidettävät tiedot eivät saa joutua missään käsittelyvaiheessa sivullisten käsiin. 14

15 10 vuotta (tai sen alle) säilytettävien asiakirjojen hävittämistä ei dokumentoida hävitysluettelon avulla, mikäli hävitettävän asiakirjan säilytysaika on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Hävittäminen dokumentoidaan silloin kun 1) säilytysaika ylittää 10 vuotta 2) asiakirjan säilytysaikaa ei ole merkitty AMS:n. Tällöin on laadittava hävitysluettelo, josta käyvät ilmi: mitä asiakirjoja on hävitetty ja miltä ajalta, mihin päätökseen/päätöksiin hävittäminen perustuu, milloin, millä tavalla ja kenen toimesta hävittäminen on pantu toimeen. Asiakirjojen hävittämisen kohdalla otetaan yhteys perusturvan arkistonhoitajaan. Myös sähköiset tiedostot tuhotaan tietovälineiltä, työasemilta ja palvelimilta sekä muilta laitteilta, kun niiden säilytystarve päättyy. Tietojärjestelmien käytön yhteydessä syntyvät väliaikaistiedostot on poistettava käyttötarpeen päätyttyä tietohallinnon antamien ohjeiden mukaisesti ASIAKIRJOJEN SUOJELEMINEN POIKKEUSOLOISSA Arkistonmuodostajan kannalta tarpeellisen tai muuten korvaamattomien asiakirjojen/ tietoaineistojen säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Asiakirjojen suojeleminen tulee dokumentoida asiakirjojen suojelusuunnitelman avulla. Lisäksi asiakirjojen suojeluluokka merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Asiakirjojen suojelusuunnitelmassa määritellä analogisten asiakirjojen suojaamistarve ja ne toimenpiteet, joihin poikkeusoloissa ryhdytään. Suojelusuunnitelmassa asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat Liite 5. Mustijoen perusturvan asiakirjojen suojelusuunnitelma 15

16 16 5. PÄÄTEARKISTOTILOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU 5.1. MUSTIJOEN PERUSTURVAN PÄÄTEARKISTON KÄYTTÖSÄÄNNÖT Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat päätearkistoon siten kuin arkistotoimen toimintaohjeessa ja arkistonmuodostussuunnitelmassa määrätään. Jokainen on vastuussa hallussaan olevan tietoaineiston osalta. Asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Siirrettävien asiakirjojen tulee olla seulottuja ja järjestettyjä, sekä arkistokelpoisissa säilytysvälineissä ja nimiöityjä. Arkistoaineistojen luovutuksista sovitaan arkistonhoitajan kanssa. Aineistojen luovutukset sekä muut arkistotoimen tehtäväkokonaisuudet on esitetty asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikellossa (liite 6.). Alkuperäisiä asiakirjoja annetaan asiakkaiden tarkasteltaviksi vain organisaation omissa tiloissa. Alkuperäisten asiakirjojen lainaaminen asiakkaille tai niiden vieminen organisaation ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Lainatut asiakirjat tulee palauttaa päätearkistoon tai lähi/käsiarkistoon viipymättä käyttötarpeen lakattua. Päätearkiston käyttöoikeus on jokaisella Mustijoen perusturvan työntekijällä. Arkistotilojen käytössä tulee noudattaa tarkkaavaisuutta ja huolellisuutta. Arkistotiloissa olevat säilytyskalusteet (siirtohyllyt) on numeroitu ja jokaisen vaunun päässä on lyhyt sisällysluettelo siitä, mitä aineistoja hylly sisältää. Lisäksi kaikista päätearkistotiloista tiloista on laadittu erilliset arkistoluettelot, joista käyvät ilmi kaikki arkiston sisältämät aineistot ja niiden sijainti. Arkistoluettelot ovat löydettävissä Mantrasta arkistopalveluiden sivuilta. Liite 6. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello 5.2. PÄÄTEARKISTON AINEISTOIHIN KOHDISTUVA TIETOPALVELU Organisaation sisäisestä ja ulkoisesta tietopalvelusta vastaa päätearkiston osalta arkistonhoitaja, joka myös tarvittaessa opastaa henkilökuntaa tiedonhakuun ja tiedonhallintaan liittyvissä kysymyksissä. Organisaation sisäiset asiakirjapyynnöt voi toimittaa puhelimitse numeroon tai sähköpostilla osoitteeseen (huom. mäntsälä.fi-

17 osoitteiden välillä myös henkilötietojen lähettäminen on sallittua). Sisäisten tilausten kohdalla riittää että mainitsee asiakkaan nimen ja syntymäajan (henkilötunnuksen loppuosaa ei tarvitse kirjoittaa). Päätearkistosta luovutetaan tietoja organisaation ulkopuolelle ainoastaan kirjallista allekirjoitettua pyyntöä vastaan. Asiakkailta suoraan saapuvat tietopyynnöt pyydetään laatimaan tämän ohjeen liitteenä olevalla kaavakkeella, joka löytyy myös Mantrasta arkistopalveluiden sivuilta. Kaavake toimitetaan perusturvapalveluiden arkistoon postitse osoitteeseen Perusturvan arkistopalvelut, Heikinkuja 4, Mäntsälä tai jättämällä kaavake kunnantalolle palvelupiste Vinkkiin/Pornaisten terveysasemalle. Tietopyyntö voidaan laatia myös vapaamuotoisesti, kunhan siitä käyvät ilmi tietojen pyytäjän yhteystiedot, henkilöturvatunnus, pyydetyt tiedot yksilöidysti ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettu. Tiedot pyritään toimittamaan asiakkaalle viimeistään kahden kalenteriviikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Kiireellisissä tapauksissa asiakas voi noutaa pyytämänsä asiakirjan paikan päältä henkilöllisyystodistuksen esittämällä. Alaikäisen henkilön kohdalla huoltaja voi tehdä asiakirjapyynnön huolettavan puolesta, mutta täysi-ikäisen henkilön tulee pääsääntöisesti pyytää omia tietojaan. Liite 7. Päätearkiston tietojen luovutuslomake 17

18 Liite 1. Mustijoen perusturvan arkistotilat ja osoitteet Päätearkistot: Mäntsälän Toimistotalo, 0-kerros (tilat K017 ja K008) Karhukuja 1, Mäntsälä Pornaisten palvelutalo Pellava (0-kerros) Mäntymäentie 1, Pornainen Potilaskertomusarkistot: Mäntsälän terveysasema Kivistöntie 14, Mäntsälä Pornaisten terveysasema Latiskantie 3, Pornainen Muut arkistotilat Mäntsälän kunnantalo (1.kerros) Varastotilat 128 ja 149 Kunnan keskusarkisto Mäntsälän kunnantalo (pöytäkirjat ja historialliset aineistot) Mäntsälän terveyskeskuksen pohjakerroksen käytävän varastotila (vanhat röntgenkuvat) 18

19 19 Liite 3. Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysajat Sosiaalihuollon palvelutehtävä Säilytysaika Adoptioneuvonta Ikääntyneiden palvelut Isyyden selvittäminen Kasvatus- ja perheneuvonta Kehitysvammaisten erityishuolto Kotipalvelut Kotoutumisen edistäminen Opiskeluhuollon kuraattoripalvelu ja muu opiskeluhuollon sosiaalityö Lapsen elatusavun vahvistaminen Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen Lastensuojelu Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä, paitsi rauenneet adoptioasiat 40 vuotta adoptioneuvonnan keskeyttämispäätöksestä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä, paitsi jos asiakkuus ei jatku tarpeen selvittämisen jälkeen, 30 vuotta selvittämisen päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi. Kaikki asiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Lastensuojeluilmoitukset säilytetään 30 vuotta. Kaikki muut asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset.

20 Omaishoidon tuki Perheasioiden sovittelu Puolison elatusavun vahvistaminen Päihdehuolto Sosiaaliasiamiestoiminta Sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut Sosiaalinen luototus Toimeentulotuki Työttömien työllistymisen tukeminen Vammaispalvelut Vammaisten henkilöiden työllistymisen tukeminen Asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneitä koskevat päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki vahvistetut elatussopimukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta asian käsittelyn päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta asian käsittelyn päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 12 vuotta palvelun päättymisestä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. 20

21 Potilasasiakirjojen säilytysajat tiivistetysti: Potilaskertomus (potilaan perustiedot, keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat, hoitotahdon ilmaisevat asiakirjat, yhteenvedot, hoidon suunnittelun ja seurannan asiakirjat, lähetteet, hoitopalautteet, laboratoriotulokset ja tuloskäyrät, lääkärin lausunnot) Säilytysaika 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Alle 1-vuotiaina kuolleiden potilasasiakirjat säilytetään 120 vuotta syntymästä. Pysyvästi säilytetään kaikkien 18. ja 28. päivä syntyneiden potilasasiakirjat. Potilaskertomukseen liittyvät tiedot (esim. palautetut lähetteet, tutkimusvastaukset, lääkärinlausuntojen ja -todistusten jäljennökset, kuolintodistus) Säilytysaika on 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Tutkimus- ja laskenta-aineistot, tiedonkeruulomakkeet ja toimintakykymittarit (esim. puheterapian testiaineistot, psykologin testausasiakirjat, työkykyindeksilomakkeet, työkuntoprofiilin tiedot ja vastaavat lomakkeet, RAVA-testit ja vastaavat) Säilytysaika on 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Diagnostiikkaan liittyvät tekniset tallenteet, tutkimustulokset ja niihin liittyvät lausunnot (röntgenkuvat, isotooppi- ja ultraäänikuvat, valokuvat, diakuvat jne.) Säilytetään 12 vuotta kuvauksesta. Jos potilas on alaikäinen, 20 vuotta kuvauksesta. Teknisesti epäonnistunut aineisto hävitetään välittömästi. Hammaslääketieteelliset röntgenkuvat, joista potilas voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tai jotka ovat oikeuslääketieteelliseltä kannalta merkityksellisiä, säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta syntymästä. Jäljennökset toisten terveydenhuollon toimintayksiköiden muista kuin sähköisistä asiakirjoista Säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä. Ajan- ja hoidonvarauspäiväkirjat sekä toimenpidepäiväkirjat Säilytetään 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta. 21

22 Liite 4. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan lainsäädännöllinen viitekehys (Lähde Vuotilainen 2015) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä Laki potilaan asemasta ja oikeuksista HENKILÖTIETOLAKI Laki sosiaalihullon asiakkaan asemasta ja oikeuksista Tietoyhteiskuntakaari Perusrekisterilain -säädäntö Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki Potilasasiakirjaasetus Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista JULKISUUSLAKI Laki potilaan asemasta ja oikeuksista Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä Hyvä tiedonhallintatapa 22

23 Liite 5. Mustijoen perusturvan asiakirjojen suojelusuunnitelma Asiakirjojen suojeleminen poikkeusoloissa Poikkeusolojen määritelmä Valmiuslain (1080/1991) tarkoituksena on poikkeusoloissa turvata väestön toimeentulo ja maan talouselämä, ylläpitää oikeusjärjestystä, perusoikeuksia ja ihmisoikeuksia sekä turvata valtakunnan alueellinen koskemattomuus ja itsenäisyys. Poikkeusoloja ovat: Suomeen kohdistuva aseellinen hyökkäys ja sota sekä sodan jälkitila Suomen alueellisen koskemattomuuden vakava loukkaus ja maahan kohdistuva sodanuhka Kansainvälinen jännitystila tai muu vakava uhka kansallisen olemassaolon ja hyvinvoinnin perusteille Vakava uhka väestön toimeentulolle tai maan talouselämän perusteille Suuronnettomuus Lakia voidaan käyttää sellaisissa tilanteissa (poikkeusoloissa), joiden hallitseminen ei ole mahdollista viranomaisen normaalein valtuuksin Lisäksi poikkeusoloja ovat olla organisaatiokohtaiset uhat, kuten vesivahinko tai tulipalo. Asiakirjojen ryhmittely ja suojaaminen poikkeusoloissa Mustijoen perusturvan asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan seuraavasti: 1) Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat Mustijoen perusturvassa toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömiä asiakirjoja ovat sekä sähköiset että manuaaliset asiakas- ja potilasasiakirjat. Suojeluluokka I on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. 2) Tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat Mustijoen perusturvassa tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavia asiakirjoja ovat organisaation tukitoimintoja koskevat asiakirjat, kuten taloushallinnon kirjanpito- ja laskenta-aineistot ja yleishallinnon asiakirjat, kuten pöytäkirjat, päätökset ja sopimukset. Myös suojeluluokkaan kaksi kuuluvat tutkimuksellisista syistä pysyvästi säilytettävät asiakas- ja potilasasiakirjat. Suojeluluokka II on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. 23 3) Muut asiakirjat Mustijoen perusturvassa suojeluluokkaan kolme kuuluvat henkilöstöhallinnon asiakirjat, sekä yleishallinnon asiakirjoista erilaiset ohjeet ja oppaat. Suojeluluokka III on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan.

24 Mustijoen perusturvan vastuuhenkilöt Perusturvajohtaja Perusturvan tulosalueiden päälliköt Perusturvan arkistonhoitaja Toiminta poikkeusoloissa Suojeluluokka I: Mustijoen perusturvan asiakas-ja potilasasiakirjat sijaitsevat a) asiakasja potilastietojärjestelmissä (ProConsona, Pegasos ja WinHit) b) Potilastiedon arkistossa c) manuaaliset asiakirjat käsi-lähi- ja päätearkistoissa. Uhka- tai vaaratilanteen sattuessa asiakas- ja potilasaineistot evakuoidaan ensin: Käsi- ja lähiarkistossa olevat asiakas- ja potilasasiakirjat tulee viivytyksettä siirtää perusturvapalveluiden päätearkistoon. Mäntsälän Toimistotalolla asiakasasiakirjat siirretään pohjakerroksen päätearkistoon ja terveysasemilla asiakirjat siirretään ensisijaisesti potilaskertomusarkistoon. Käsi- ja lähiarkistossa sijaitsevat asiakirjat tulee mahdollisuuksien mukaan säilyttää palosuojatuissa säilytysjärjestelmissä päätearkistotilojen ulkopuolella kaikissa toimialan tulosyksiköissä. Sähköisissä järjestelmissä olevien tietojen kohdalla noudatetaan tietohallinnon tietoturvapolitiikkaan sekä kyberturvallisuusohjetta. Suojeluluokka II: Mustijoen perusturvan tutkimuksellista syistä arvokkaat asiakirjat (pysyvästi säilytettävät asiakas- ja potilasasiakirjat) on määrätty säilytettäviksi päätearkistossa, joten ne eivät vaadi erityistoimenpiteitä uhka- tai vaaratilanteen sattuessa. Mikäli pysyvästi säilytettäviä asiakas-tai potilasasiakirjoja on käsi- ja lähiarkistoissa vaaratilanteen sattuessa, on ne välittömästi siirrettävä päätearkistoon tai muuhun turvalliseen tilaan. Muut luokan kaksi asiakirjat siirretään asiakas- ja potilasasiakirjojen tavoin päätearkistoon. Suojeluluokka III: Mustijoen perusturvassa kolmanteen suojeluluokkaan kuuluvat asiakirjat, joiden turvaaminen ei edellytä erityistoimenpiteitä poikkeusoloissa. Suojeluluokkaan kolme kuuluvat asiakirjat siirrettään tarvittaessa pois päätearkistotiloista, jotta saadaan tilaa suojeluluokan yksi ja kaksi asiakirjoille. Lisäksi on otettava huomioon, että suojeluluokkiin I-II sisältyvissä asiakirjoissa on yksilöiden turvallisuuden kannalta tärkeitä ja salassa pidettäviä tietoja, jotka eivät saa joutua vääriin käsiin. Näiden asiakirjojen evakuoinnissa on kiinnitettävä erityistä huomiota tietosuojaan. 24

25 Liite 6. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello JOULUKUU Hävitettävien aineistojen kartoitus ja tietosuojaastioiden tilaus TAMMIKUU Määräajan säilytettävien aineistojen hävittäminen HELMIKUU Henkilöstön kouluttaminen (kenttäkierros osa I) MARRASKUU Arkistoverkost on ja arkistotoimen tiedote II MAALISKUU Arkistotoimen ohjeiston päivittäminen LOKAKUU AMS:n päivitys Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello HUHTIKUU Arkistoverkoston tiedote ja kokouskutsu SYYSKUU Henkiköstön kouluttaminen osa II ELOKUU Aineistojen luettelointi ja seulonta HEINÄKUU Lomakuukausi KESÄKUU Tiedote henkilöstölle työhuoneiden siivous ennen kesälomaa TOUKOKUU Mantran ja verkkosivujen päivitys 25

26 Liite 7. Päätearkiston tietojen luovutuslomake MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva arkistopalvelut 10/2015 Tietopyyntö Julkisuuslaki Mustijoen perusturvan päätearkisto Perusturvan arkistopalvelut Heikinkuja Mäntsälä Saapumispäivä: Asiakirjojen pyytäjän tiedot Nimi Henkilötunnus Puhelinnumero Postiosoite Postinumero ja toimipaikka Pyynnön sisältö Aika, jolta tieto halutaan: Pyydettävät asiakirjat: Noudan tiedot tulosteena kunnasta Haluan tiedot tulosteena postitse Allekirjoitus Päiväys Paikka Allekirjoitus Täytetty ja allekirjoitettu lomake lähetetään postitse perusturvan arkistopalveluihin tai toimitetaan Mäntsälän kunnantalon palvelupisteeseen. Pyydetyt tiedot toimitetaan viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Mäntsälän kunta Perusturva/ arkistopalvelut Heikinkuja Mäntsälä Arkistopalvelut p