VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta olevaa lainsäädäntöä sekä kunnan arkistotoimesta annettuja määräyksiä ja ohjeita. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotoimen tarpeet ja vaatimukset on otettava huomioon kunnan kaikessa tieto- ja asiakirjahallinnossa ja tietojenkäsittelyssä. Arkistotoimi on kunnassa hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnan viranomaiset ja toimielimet. Arkistonmuodostajan tehtävien johdosta sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat muodostavat arkiston riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä keskusarkistossa tai eri työpisteissä. Toimintaohje tulee voimaan lukien. 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus Kunnan arkistotoimen järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kunnanhallitus päättää kunnan arkistonmuodostajista, hyväksyy arkistotoimen toimintaohjeen ja järjestää määräysten mukaiset keskusarkistotilat. 2.2 Arkistotointa johtava viranhaltija Vieremän kunnanhallitus on nimennyt arkistotointa johtavan viranhaltijan, jonka tehtävänä on johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä kehittää arkistotointa kunnan asiakirja- ja tietohallinnon toimivana osana keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävät valvoa, että kunnan arkistonmuodostajien arkistotoimen tehtävät hoidetaan asianmukaisesti ja kiinnittää huomiota havaitsemiinsa ongelmiin hyväksyä ja tarkistaa kunnan asiakirjojen säilytysajat ja arkistonmuodostussuunnitelmaan tehdyt muutokset siten, että lait ja määräykset tulevat huomioon otetuiksi

2 VIEREMÄN KUNTA Arkistonmuodostajat 2.4 Toimialueen esimiehet ja johtavat viranhaltijat huolehtia kunnan arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta sekä kunnan keskusarkistoon luovutettujen asiakirjojen tietopalvelun hoidosta. Arkistotointa johtavan viranhaltijan apuna toimii kehittämis- ja suunnittelutehtävissä arkistotyöryhmä, johon kuuluu kunnansihteeri, osastoittain arkistovastuuhenkilöt ja atk-vastaava. Liite 1 Vieremän kunnanhallituksen päätös Vieremän kunnan arkistonmuodostajia ovat seuraavat toiminnot hallintotoimi vaalit ja kansanäänestys tarkastustoimi sivistystoimi tekninen toimi Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Säilytysaikoja määrättäessä on huomioitava, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistonmuodostajien johtavat viranhaltijat/toimialueen esimiehet nimeävät toimialueensa arkistovastaavat ja vastaavat toimialueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta samalla tavoin kuin muustakin operatiivisesta toiminnasta. 2.5 Arkistovastaavat Arkistovastaavan tehtävänä on laatia vastuualueensa arkistonmuodostussuunnitelma ja pitää sitä jatkuvasti ajan tasalla yhteistyössä tehtävää hoitavien henkilöiden, toimialueen esimiesten ja arkistotointa johtavan viranhaltijan kanssa valvoa ja ohjata omalla toiminta-alueellaan arkistonmuodostussuunnitelman noudattamista vastata arkistonmuodostajansa asiakirjojen kirjaamisesta, hoidosta, säilyttämisestä ja niihin liittyvästä tietopalvelusta, kunnes asiakirjat on siirretty asianmukaisesti keskusarkistoon huolehtia asiakirjojensa seulomisesta ja hävittämisestä vuosittain siten, että tietosuoja on varmistettu laatia hävitys-, luovutus- ja arkistoluettelot siirtää pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon arkistonmuodostussuunnitelman ja arkistointa johtavan viranhaltijan antamien ohjeiden mukaisesti

3 VIEREMÄN KUNTA 3 huolehtia siitä, että arkistonmuodostajan toimesta laadittavissa pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä tehdä arkistoimeen liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa arkistonmuodostuksessa ja arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista arkistotointa johtavalle viranhaltijalle osallistua arkistotoimen koulutukseen ammattitaidon ylläpitämiseksi Lisäksi jokaisen Vieremän kunnan palveluksessa olevan on hoidettava käsiteltävinään olevia asiakirjoja asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. 3 KIRJAAMINEN Postin käsittelyssä ja asiakirjojen kirjaamisessa noudatetaan hyväksyttyjä ja tarkoituksenmukaisia menettelytapoja. Turhaa kirjaamista on vältettävä, mikäli asian käsittelyvaiheita ja asiakirjojen kulkua ja säilytystä seurataan muuten. Vieremän kuntaan on laadittu diaari- ja arkistokaava, jota käytetään asiahallinnassa. Liite 2 Asiahallinnan kirjaamisohjeet Liite 3 Diaari- ja arkistokaava 4 ARKISTONMUODOSTUS Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla. Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan toiminnoittain tehtäväpohjaisesti, jota pidetään ajan tasalla seuraamalla työprosesseissa ja menetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja merkitsemällä suunnitelmaan niihin liittyvät tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä tapahtuneet muutokset. Asiakirjat arkistoidaan suunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet liitetään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Arkistonmuodostussuunnitelman käyttöönoton vahvistaa toimialueen esimies. 5 SEULONTA JA HÄVITTÄMINEN Arkistonmuodostussuunnitelma toimii asiakirjojen seulonta- ja hävittämisohjeena. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat erotellaan selkeästi määräajan kuluttua hävitettävistä asiakirjoista. Arkistonmuodostajan on sen jälkeen, kun sen hallussa olevien asiakirjojen säilytysaika on umpeutunut, hävitettävä asiakirjat vuosittain siten, että tietosuoja on varmistettu. Arkistonmuodostajan on tarkoituksenmukaisella tavalla luetteloitava asiakirjojensa hävittäminen. Tehdyistä merkinnöistä on asiakirjasarjoittain ja ryhmittäin ilmettävä, mitä asiakirjoja on hävitetty, milloin ja millä tavalla hävittäminen on toimeenpantu sekä mihin päätöksiin hävittäminen perustuu. Hävittämisestä ei kuitenkaan tarvitse tehdä hävitysluetteloa alle kymmenen vuotta säilytettävistä asiakirjoista. Sen sijaan kirjanpidon tilikirjojen ja tositteiden

4 VIEREMÄN KUNTA 4 hävittäminen on aina dokumentoitava niille vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta. Liite 4 Arkistoon kuulumattoman aineiston, asiakirjojen, kopioiden ja kokoelmien säilyttäminen ja käyttö Liite 5 Hävittämisohjeet Liite 6 Pysyvästi säilytettävät kunnalliset asiakirjat 6 ARKISTOKELPOISUUS JA ARKISTOINTITEKNIIKKA 6.1 Materiaalit ja menetelmät Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistolaitoksen määräämiä arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä käyttäen. 6.2 Asiakirjojen korjaus Pysyvästi säilytettävistä rikkoutuneista asiakirjoista tulee viipymättä ilmoittaa arkistotointa johtavalle viranhalijalle. 6.3 Asiakirjojen säilytysvälineet Päivittäisessä käytössä olevia asiakirjoja säilytetään pahvi- ja muovikansioissa. Keskusarkistossa pysyvästi ja pitkään säilytettävä (yli 10 v) arkistoaineisto koteloidaan standardin SFS 4117 mukaisiin arkistokoteloihin. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on poistettava paperiliittimet, muovitaskut ja metalliosat. Kortistot säilytetään tarkoitukseen soveltuvissa laatikoissa tai koteloissa. Suurikokoiset kartat tai piirustukset säilytetään karttakaapeissa vaaka- tai pystyasennossa tai tarpeen vaatiessa pahvisylintereissä. Toimielinten pöytäkirjat sidotaan kirjoiksi. Arkistotointa johtava viranhaltija huolehtii sidottavaksi lähettämisestä keskitetysti. Sidottavaksi lähetettävät pöytäkirjat liitteineen tulee olla järjestyksessä. Liite 7 Arkisto- ja säilytystekniikka Liite 8 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävät materiaalit ja menetelmät 6.4 Arkistotilat Vieremän kunnassa pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikkana (päätearkistona) on keskusarkisto, jonne ei saa varastoida työyksiköistä järjestämätöntä aineistoa Arkistotilojen tulee vastata valtionarkiston yleisessä ohjeessa nro 4/1984 esitettyjä ohjeita ja vaatimuksia. Liite 9 Valtionarkiston arkistotilaohje nro 4

5 VIEREMÄN KUNTA 5 7 ASIAKIRJOJEN SIIRTO KESKUSARKISTOON Asiakirjojen siirtämisestä keskusarkistoon on sovittava etukäteen arkistotointa johtavan viranhaltijan kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti järjestettynä ja seulottuna arkistokoteloissa. Siirtoluettelon ja siirrettävän aineiston vastaavuus ja arkistokelpoisuus tarkastetaan siirtotilanteessa. Lakkautettujen tai toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat on järjestettävä, seulottava, luetteloitava ja siirrettävä keskusarkistoon. Liite 10 Asiakirjojen luovutusluettelo 8 ARKISTON LUETTELOINTI Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan diaarikaavan/arkistokaavan mukaiseen järjestykseen. Asiakirjat löytyvät keskusarkistosta arkistoluettelojen avulla. 9 ARKISTON KÄYTTÖ 9.1 Asiakirjojen julkisuus 9.2 Asiakirjojen lainaaminen Kunnan arkistotoimen hoidon on tuettava arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista niin, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteenä. Kunnan arkistotoimen tulee palvella mahdollisimman hyvin käytännön toimintaa. Asiakirjat on pidettävä tarvitsijain käytettävissä ottaen huomioon julkisuutta säätelevä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta ja muut lainsäädännön aiheuttamat rajoitukset (erityslait). Asiakirjojen lainaaminen arkistonmuodostajien käsi- ja lähiarkistoista tapahtuu arkistovastaavan kautta. Keskusarkistoon siirrettyjen asiakirjojen lainaamisesta omaan käyttöön ja paikoilleen asettamisesta vastaa arkistovastaava. Lainattaessa keskusarkistosta toisen arkistonmuodostajan arkistoon kuuluvia asiakirjoja lainaamisesta päättävät ja luovutuksen sekä paikoilleen asettamisen hoitavat arkistovastaavat. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön viraston ulkopuolelle on kielletty. Julkisia asiakirjoja voidaan antaa yksityisen luettavaksi ja kopioitavaksi

6 VIEREMÄN KUNTA 6 kunnan tiloissa. Asiakirjan luovuttaja on velvollinen valvomaan asiakirjan käyttöä. Asiakirjojen lainaamisesta keskusarkistosta yleisarkistoihin tai virkakäyttöön toisiin kunnallisiin toimintayksiköihin huolehtii arkistotointa johtava viranhaltija. Lainatuista asiakirjoista kirjoitetaan kuitti, joka sijoitetaan keskusarkistossa puuttuvan asiakirjan kohdalle sekä merkintä lainauksesta ja palautuksesta keskusarkistossa olevaan vihkoon. 9.3 Asiakaspalvelu Vieremän kunnan keskusarkistossa olevista asiakirjoista annettavat selvitykset ja todistukset sekä asiakirjojen tutkimisen avustaminen ja valvonta kuuluu arkistotointa johtavalle viranhaltijalle. Liite 11 Asiakirjojen lainaaminen viraston sisäisessä käytössä 10 ASIAKIRJOJEN SUOJELU Asiakirjojen suojelussa noudatetaan voimassa olevia arkistolaitoksen antamia ohjeita. Tietoturvaohjeena käytetään Vieremän kunnanhallituksen hyväksymää tietoturvaohjetta. Liite 12 Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Liite 13 Vieremän kunnan tietoturvaohjeet 11 TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITÄMINEN Toimintaohje liitteineen on pidettävä ajan tasalla. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy kunnanhallitus. Toimintaohjeen liitteet ja arkistonmuodostussuunnitelman muutokset hyväksyy arkistotointa johtava viranhaltija lukuun ottamatta pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Arkistonmuodostussuunnitelmien käyttöönoton vahvistaa toimialueen esimies. Arkistotointa johtava viranhaltija on oikeutettu antamaan tarkempia määräyksiä tämän ohjeen soveltamisesta. Tällä toimintaohjeella kumotaan kunnanhallituksen hyväksymä Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje. Toimintaohje jaetaan tiedoksi ja noudatettavaksi jokaiselle viranhaltijalle ja työntekijälle.

7 VIEREMÄN KUNTA 7 Arkistotoimen keskeiset lait ja asetukset - Arkistolaki 831/ Henkilötietolaki 523/ Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/ Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/ Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 Liite 14 Luettelo arkistotoimen määräyksistä ja sitä koskevista ohjeista ja julkaisuista