ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE

Transkriptio

1 1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE Voimaantulo Hyväksytty 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Tiedonhallinnon suunnittelun tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallintatapaa, johon kuuluu toiminnan korkea taso ja hyvä laatu. Hyvä tiedonhallintatapa palvelee asiakkaita ja virastoa itseään. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluu asiakirjallisen tietoaineiston käsittelyn suunnittelu niin, että sen käytettävyys, saatavuus, eheys, virheettömyys ja luottamuksellisuus on varmistettu. Hyvin suunniteltu tiedonhallintatapa tukee organisaation toimintaa ja päätöksentekoa, parantaa palvelun laatua, tehostaa julkisuusperiaatteen toteuttamista ja auttaa tietosuojan ja oikeusturvan toteuttamisessa. Sen avulla varmistetaan myös pysyvästi tutkimuksen tarpeisiin säilytettävän aineiston, ns. kulttuuriperinnön, talteen saaminen. Asiakirjahallinnon ja arkistoimen tehtäviin kuuluu ohjeistaa asiakirjojen laatimista, vastaanottamista, käsittelyä ja säilytystä niin, että voidaan noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi on kunnassa hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kunnan viranomaiset ja toimielimet. Toiminnan yhteydessä kertyvät asiakirjat muodostavat kunnan arkiston. Arkistoon kuuluvat kaikki tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä päätearkistossa tai eri työpisteissä. Tämä ohje on yleisohje, jonka liitteenä on ja johon liitetään myöhemminkin tarvittavat erillisohjeet. Tärkeimpänä liitteenä on arkistolain mukainen arkistonmuodostussuunnitelma. 2. ORGANISOINTI, TOIMIVALTA JA TEHTÄVÄT Kunnanhallitus Kunnan asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavana ja valvovana viranomaisena toimii arkistolain (ArkL 831/ ) mukaisesti kunnanhallitus. Kunnanhallitus on määrännyt keskusarkiston vastuunalaiseksi hoitajaksi hallinto-osaston kanslistin. Päätöksellään kunnanhallitus on muuttanut kanslistin nimikkeen arkistosihteeriksi. (Liite 1,2) Kunnanhallituksen määräämä keskusarkiston vastuunalainen hoitaja Kunnanhallituksen määräämänä vastuunalaisen keskusarkistonhoitajana toimii arkistosihteeri. Tämä ohjaa ja valvoo kunnan virastojen sekä toimintayksiköiden asiakirjahallintoa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii

2 Arkistovastaavat arkistonmuodostusyksiköissä 2 pysyvästi säilytettävästä aineistosta keskusarkistossa niin, että se vastaa sisällöltään ja kunnoltaan tietopalvelun ja tutkimuksen vaatimuksia. Arkistosihteerillä on oikeus antaa ja ylläpitää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistusta, mukaan lukien tämä yleisohje. Arkistosihteeri toimii yhteistyössä arkistovastaavien kanssa. Arkistonmuodostusyksiköllä tarkoitetaan tässä ohjeessa organisaatioyksikköä, joka vastaa omien tehtäviensä osalta asiakirjahallinnosta ja arkistonmuodostuksesta. Kunkin toimialan johtava viranhaltija nimittää oman toimialansa arkistovastaavat. Arkistovastaavan tehtävänä on: - arkistonmuodostusyksikön arkistonmuodostussuunnitelman ja arkistoluettelon laadinta ja ylläpito - arkistonmuodostusyksikön asiakirjojen arkistointi, seulonta ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtäminen kunnan keskusarkistoon. - asiakirjojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilytyksestä huolehtiminen - määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen määräajan kuluttua siten, että tietosuoja on varmistettu - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen neuvonta ja tietopalvelutehtävät omassa arkistonmuodostusyksikössä LIITE 3: ajan tasalla pidettävä luettelo arkistovastaavista Yhteinen vastuu (esittelijät, valmistelijat, kunnan palveluksessa olevat henkilöt) Kukin esittelijä, valmistelija ja kunnan palveluksessa oleva henkilö vastaa tehtäviinsä liittyvistä asiakirjoista asioiden vireilläoloajan sekä huolehtii niiden luovuttamisesta arkistoon käsittelyn päätyttyä. Toimialajohtajat Johtavat viranhaltijat ovat vastuussa yksikköjensä asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta kuten mistä tahansa organisaation käytännön toiminnasta. 3. KIRJAAMINEN JA REKISTERÖINTI Toimialojen johtavat viranhaltijat vastaavat omien toimialojensa tietojärjestelmien ja henkilörekistereiden osalta tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteiden laatimisesta ja hyväksymisestä sekä vastuuhenkilöiden nimeämisestä (kts kohta 3). Arkistonmuodostussuunnitelman sekä sen muutokset hyväksyy hallinto- ja talousjohtaja hallinnon toimialan osalta, sivistysjohtaja sivistystoimialan osalta, tekninen johtaja teknisen toimialan osalta. Kirjaamisella ja rekisteröimisellä tarkoitetaan vireille tulleiden, käsiteltävien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen ja päätösten sekä käsittelyvaiheiden merkitsemisestä diaariin tai muuhun rekisteriin.

3 3 Kunnalla on käytössä CaseM-asianhallintajärjestelmä (diaari), jonka avulla asioiden käsittelyvaiheita ja asiakirjojen kulkua seurataan. Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista toimenpiteisetä ja käsittelyyn liittyvistä päätöksistä tehdään merkinnät asianhalllintaan aina silloin kun kyseessä on asia, joka käsitellään seuraavissa toimielimissä: - kunnanvaltuusto ja -hallitus - kunnanhallituksen henkilöstö- ja konsernijaostot - keskusvaalilautakunta - sivistyslautakunta - rakennuslautakunta - tarkastuslautakunta - tekninen lautakunta - tiejaosto sekä toimialoittain päätetyistä muistakin asioista / asiakirjoista. Turhaa kirjaamista on vältettävä, jos asian käsittelyvaiheita ja asiakirjojen kulkua pystytään seuraamaan jotenkin muuten esimerkiksi - käsiteltävät asiat ovat määrältään vähäisiä tai sen laatuisia että niiden käsittelyvaiheet ja asiakirjojen säilytys pysyvät hallinnassa sekä asiakirjat löytyvät helposti muutoinkin, ei diaaria käytetä - asioista muodostuu muunlaisia rekistereitä tai henkilö-, asiakas- tai kohdeakteja tai ne kirjataan muihin järjestelmiin tai luetteloihin, jotka sitten korvaavat tämän ns. hallintodiaarin. Kirjaamatta jätettävät asiakirjat, esimerkkejä: - saapuneet yleis- ja ohjekirjeet, tiedotteet ja vastaavat määräaikaisilmoitukset, raportit - tiedonannot, tiedoksi tulleet päätökset, koulutustiedotukset, kurssiohjelmat, tiedustelut - julkaisut, mainokset, tiedotukset, esitteet sekä sellaiset tarjoukset, jotka eivät liity käsiteltävään asiaan - saapuneet kuntayhtymien esityslistat ja pöytäkirjat - sellaiset oman kunnan toimielinten, kuntayhtymien sekä valtion viranomaisten yksinomaan tiedoksi lähettämät pöytäkirjanotteet, päätökset, toimintakertomukset ja muut asiakirjat, jotka eivät kuulu mihinkään käsiteltävään asiaan - saapuneet hallintokuntien talousarvioehdotukset - sisäiset tiedotteet, jotka eivät kuulu mihinkään käsiteltävään asiaan - henkilöstöhallintoon liittyvät työnjohdolliset asiakirjat kuten virkavapauksia, kokemus- ja määrävuosilisiä, lomia, sairauspäivärahoja koskevat hakemukset, ilmoitukset ja päätökset - tilinpitoon liittyvät laskut ja muut asiakirjat Kunnalle on laadittu yhteinen asialuokitus, jota käytetään asianhallinnassa (diaarissa). Laajennettu asialuokitus (tehtävät, asiakirjakokonaisuudet, asiakirjat) toimii arkiston järjestelyluokituksena. LIITE 4: Asialuokitus LIITE 5: Toimintatapaohje asianhallintajärjestelmän käytöstä Muut rekisteri: Mäntyharjun kunnalla on käytössään lukuisia muita rekistereitä ja tietojärjestelmiä eli erityisrekistereitä. Näiden rekistereiden tietosisältö ja

4 Saapuvien asiakirjojen käsittely 4 käyttötarkoitus ilmenet julkisuuslainsäädännön velvoittamista tietojärjestelmäselosteista. Tietojärjestelmäselosteiden lisäksi niistä tietojärjestelmistä, jotka ovat samalla henkilörekistereitä, on laadittu henkilötietolain edellyttämät henkilörekisteriselosteet. LIITE 6: Tietojärjestelmäselosteet ja henkilörekisteriselosteet Saapuneeseen asiakirjaan merkitään aina saapumispäivä ja diaarinumero. Lähtevään kirjeeseen merkitään asian avausvaiheessa annettu diaarinumero. Diaarinumero muodostuu asian juoksevasta numerosta asialuokituksessa sekä vireilletulovuoden numerosta (esim. MjuDno ). CaseM -asianhallintajärjestelmässä kunnan itsensä, toisen viranomaisen tai yksityisen aloitteesta vireille tullut toimenpide- tai päätösprosessi kaikkine vaiheineen, asiakirjoineen ja päätöksineen kirjataan samalle numerolle riippumatta siitä, millä toimialalla tai toimialoilla asiaa käsitellään. Salassa pidettäviä asioita varten asianhallinnassa on erilliset salaiset aineisto. Kirjaamiskausi Arkistotulosteet Kirjaamiskausi on Mäntyharjun kunnassa yksi vuosi. Pitkään vireillä olevat asiat voidaan siirtää uudelle kirjaamiskaudelle. Niille annetaan silloin uusi diaarinumero ja diaarikortteihin tehdään selvät viittaukset, joiden avulla käsittelyn etenemistä pystytään jälkeenpäin seuraamaan. Kultakin kirjaamiskaudelta tulee pysyvään säilytykseen ottaa seuraavat tulos teet paperille (listamuodossa) - asialuokitus - arkistodiaari ryhmittäin diaarinumerojärjestyksessä - hakemisto lähettäjän / vastaanottajan mukaan (lähettäjän/vastaanottajan nimi aakkosjärjestyksessä ja diaaritunnukset) 4. ARKISTOTOIMI Arkistonmuodostussuunnitelma Mäntyharjun kunta on yksi arkistonmuodostaja ja kunnalle laaditaan yksi arkistonmuodostussuunnitelma CaseM -asianhallintajärjestelmän arkistonhallintaosioon. Arkistonmuodostussuunnitelma tehdään asiahallinnassa käytössä olevan asiaryhmittelyn pohjalta siten, että arkistonmuodostusyksiköissä arkistovastaavat selvittävät, mitä tehtäviä ko. yksikössä hoidetaan, mitä asiakirjakokonaisuuksia niistä syntyy ja mitä asiakirjoja kokonaisuuksiin kuuluu. Suunnitelma sisältää mm. asiakirjojen rekisteröintiä, julkisuutta, säilytysaikaa, säilytysaikatapaa ja säilytysaikapaikkaa koskevat ohjeet. Arkistonmuodostussuunnitelma (vain sähköisesti)

5 5 Arkiston luetteloiminen Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan CaseM arkistonhallintaan. Asiakirjojen säilytysajat ja hävittäminen Arkistovastaavat ylläpitävät oman yksikkönsä osalta arkistoluetteloa, johon merkitään hävitykset ja siirrot päätearkistoon. Alle 5 vuotta säilytettäviä asiakirjoja ei tarvitse luetteloida. Arkistosihteeri ylläpitää päätearkiston pääluetteloa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostaja määrittelee itse määräaikaisten asiakirjojensa säilytystarpeen. Säilytysaikoja suunniteltaessa täytyy ottaa huomioon muiden lakien määräykset, esim. kirjanpitolaki. Säilytysajat suunnitellaan tarpeita vastaavaksi ja sellaisiksi, että niitä voidaan noudattaa. Samankaltaisia aineistoja koskevat samat säilytysajat riippumatta siitä, minkä organisaatioyksikön asiakirjoista on kysymys. Hävitettävät asiakirjat erotellaan vuosittain. Hävitykset merkitään arkistoluetteloon. Asiakirjoja hävitettäessä huolehditaan siitä, että tietosuoja on varmistettu. 10 vuotta ja sitä lyhyemmän aikaa säilytettävä aineisto hävitetään suoraan arkistonmuodostusyksiköistä. Asiakirjojen arkistokelpoisuus, huolto ja säilyttäminen Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon Arkistot ja asiakirjojen käyttö Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat ja muut tallenteet laaditaan arkistolaitoksen arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä antamia ohjeita noudattaen. Jos asiakirjat vaurioituvat jollakin tavoin, arkistosihteeri päättää tarvittavista toimenpiteistä ottaen huomioon asiakirjojen merkityksen. Asiakirjojen käsittelijät itse eivät saa korjailla asiakirjoja. Kunnan pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon, kun niitä ei enää tarvita jokapäiväisessä toiminnassa. Päätearkistoon siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä, asiaan kuulumaton aineisto seulottuna ja sijoitettuna arkistokelpoisiin kansioihin, joiden selkämyksen nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, kansion sisältö, arkistotunnus ja aika jolta asiakirjat ovat. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä, ne palautetaan uudelleen järjestettäväksi. Asiakirjasiirroista on sovittava etukäteen arkistosihteerin kanssa. Päätearkistoon siirrosta tehdään merkintä arkistoluetteloon.

6 6 Arkistossa olevat asiakirjat ovat käytettävissä samojen periaatteiden mukaisesti kuin yksiköissä olevat asiakirjatkin julkisuuslainsäädäntö ja henkilötietolaki huomioiden. Julkiset ja salaiset asiakirjat pidetään erillään. Julkisia asiakirjoja annetaan yksityisten käytettäväksi ainoastaan arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Toimintayksiön hallussa olevien asiakirjojen lainaamisesta päättää toimintayksikön johtava viranhaltija. Päätearkiston asiakirjojen lainaaminen tapahtuu arkistosihteerin ohjeiden mukaisesti. Arkistotilat Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on säilytettävä arkistolaitoksen määräyksen mukaisissa tiloissa. Myös toimintayksiköissä olevat asiakirjat, jotka ovat toiminnan jatkamisen kannalta välttämättömiä tai esim. juridisista tai taloudellisista syistä muuten tärkeitä, on säilytettävä turvallisissa tiloissa. LIITTEET 1. Kunnanhallituksen päätös / 449 Arkistotoimen järjestäminen (keskusarkiston vastuunalaisen hoitajan nimeäminen) 2. Kunnanhallituksen päätös / 65 kanslistin nimike muutettu arkistosihteeriksi 3. Luettelo arkistovastaavista (sen jälkeen kun toimialajohtajat ovat nimenneet arkistovastaavat) 4. Asialuokitus 5. Toimintatapaohje CaseM -asianhallintajärjestelmän käytöstä 6. Tietojärjestelmäselosteet ja henkilörekisteriselosteet Arkistonmuodostussuunnitelma, ainoastaan sähköisessä muodossa asianhallintaohjelmassa (CaseM)