kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Transkriptio

1 kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

2 Sisällys 1 Yleistä Toimintaohjeen tarkoitus Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Arkistotoimen organisaatio Kunnanhallitus Keskusarkisto Arkistonmuodostajat Arkistotoimen vastuu ja tehtävät Arkistonhoitajan vastuu Henkilöstö Asiakirjojen kirjaaminen Asiakirjojen julkisuus Tietosuoja ja henkilörekisteri Arkistonmuodostus ja arkistointi Tiedonohjaussuunnitelma Asiakirjojen arkistointi Arkistokaava Asiakirjojen siirtäminen keskusarkistoon Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Seulominen Hävittäminen Hävitysluettelo Arkistotilat...5

3 1 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tämä toimintaohje on Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus, joka on yhteinen kaikille palvelualueille. Toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata viranomaisten asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämä ohje korvaa voimaan tulleen arkistopalvelujen toimintaohjeen. Ohjetta noudatetaan myös takautuvasti alkaen CaseM -asianhallintajärjestelmän käyttöönoton jälkeen muodostuneeseen arkistoaineistoon ja sen käsittelyyn. Tämän ohjeen lisäksi arkistotoimessa on noudatettava, mitä arkistolaissa ja -asetuksessa, muissa erityislaissa, muussa lainsäädännössä sekä Arkistolaitoksen yleisissä ohjeissa on kunnallisten arkistojen hoidosta määrätty. Lisäksi on noudatettava hallintosääntöä ja muita kuntakohtaisia säännöksiä. 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Tiedonhallinnan suunnittelun tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvä tiedonhallintatapa palvelee asiakkaita ja kunnan toimistoa itseään. Hyvään tiedonhallintapaan kuuluu asiakirjallisen tietoaineiston käsittelyn suunnittelu niin, että sen käytettävyys, saatavuus, eheys, virheettömyys ja luottamuksellisuus on varmistettu. Hyvin suunniteltu tiedonhallinta tukee organisaation toimintaa ja päätöksentekoa ja parantaa palvelun laatua, tehostaa julkisuusperiaatteen toteutumista ja auttaa tietietosuojan ja oikeusturvan toteuttamisessa. Sen avulla varmistetaan myös pysyvästi tutkimuksen tarpeisiin säilytettävän aineiston eli kulttuuriperinnön talteen saattaminen. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviin kuuluu ohjeistaa asianhallintaa ja asiakirjojen laatimista, vastaanottamista, käsittelyä ja säilytystä niin, että voidaan noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa. 2 Arkistotoimen organisaatio 2.1 Kunnanhallitus Arkistointia johtavana viranomaisena toimii kunnanhallitus. Kunnanhallitus ratkaisee arkistotoimen yleistä järjestelyä koskevat asiat. 2.2 Keskusarkisto Kunnan arkistointa johtavana viranhaltijana toimii arkistosihteeri. Keskusarkisto on kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen, lauta- ja toimikuntien ja muiden pysyvästi ja pitkään (yli 10 v) säilytettävistä asiakirjoista muodostuva kokonaisuus.

4 2 2.3 Arkistonmuodostajat Arkistonmuodostaja on Hämeenkyrön kunta, jolla on osa-arkistoja tehtävien hoidon kannalta tarpeellinen määrä. Hämeenkyrön kunnan osa-arkistoja muodostavat hallintopalvelut, perusturvapalvelut, sivistyspalvelut ja tekniset palvelut. 3 Arkistotoimen vastuu ja tehtävät 3.1 Arkistonhoitajan vastuu Keskusarkiston vastuunalaisena hoitajana toimii arkistosihteeri, jonka tehtävänä on asiakirjojen vastaanotto ja luettelointi asiakirjojen arvonmääritys, seulonta ja hävittäminen arkiston käyttöpalvelut ja tietopalvelu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen neuvonta tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja päivittäminen Palvelualueiden johtajat nimeävät omien alueidensa arkistovastuuhenkilöt. Palvelualueiden tehtävänä on huolehtia siitä, että kirjattavat asiakirjat merkitään diaariin tai toimitetaan kirjattavaksi huolehtia siitä, että hallussaan olevat asiakirjat arkistoidaan tiedonohjaussuunnitelman mukaan vastaavat hallussaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja luetteloinnista sekä tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään päätearkistoon tai hävitetään hävittää oman palvelualueensa hävitettävät asiakirjat ja laatia hävitysluettelo yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista siirtää pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat päätearkistoon 3.2 Henkilöstö Hämeenkyrön kunnan henkilöstö vastaa kukin omalta osaltaan hallussaan olevista asiakirjoista ennen niiden mahdollista siirtämistä päätearkistoon. Jokaisen kunnan palveluksessa olevan viran / toimenhaltijan on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja. Tiedonohjaussuunnitelman mukaiset asiakirjat on toimitettava arkistoitavaksi viimeistään silloin, kun tehtävä on saatu päätökseen. 4 Asiakirjojen kirjaaminen Kirjaamisella tarkoitetaan vireille tulleiden, käsiteltävien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päätösten sekä käsittelyvaiheiden merkitsemistä CaseM asianhallintajärjestelmään. Jos asiaan liittyy toimenpiteitä ja päätöksiä, asia avataan asianhallintaan. CaseM- asianhallintajärjestelmän avulla seurataan toimielinten osalta asioiden käsittelyvaiheita ja asiakirjojen kulkua. Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista toimenpiteistä ja käsittelyyn liittyvistä päätöksistä tehdään merkinnät asianhallintajärjestelmään.

5 3 Tarpeetonta kirjaamista on vältettävä. Jos asioista muodostuu muunlaisia rekistereitä tai ne kirjataan muihin järjestelmiin tai luetteloihin, niin silloin niitä ei kirjata CaseMasianhallintajärjestelmään. Sähköisesti saapuvat ja lähtevät asiakirjat kirjataan samoja säännöksiä noudattaen kuin paperiasiakirjat. 5 Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. (JulkL 621/1999). Viranomaisen asiakirjoja ovat viranomaisen hallussa olevat asiakirjat, jotka viranomainen on laatinut tai jotka on toimitettu viranomaiselle käsittelyä varten. Arkistossa olevat asiakirjat ovat käytettävissä samojen periaatteiden mukaisesti kuin työpisteissä olevat asiakirjatkin julkisuuslainsäädäntö ja henkilötietolaki huomioiden. Julkiset ja salaiset asiakirjat pidetään erillään ja asiakirjojen käyttörajoitukset on merkitty tiedonohjaussuunnitelmaan. Julkisia asiakirjoja voidaan antaa luettavaksi tai kopioitavaksi kunnantalolla. Asiakirjoja voidaan lainata vain virkakäyttöön toiselle viranomaiselle, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua Keskusarkistossa olevien asiakirjojen lainaamisesta ja palauttamisesta huolehtii arkistosihteeri. Lainaaja vastaa asiakirjoista siihen asti, kunnes ne on palautettu arkistoon. 6 Tietosuoja ja henkilörekisteri Henkilötietolaki (523/1999) rajoittaa henkilötietorekisterien perustamista, käyttöä ja henkilötietojen luovuttamista. Jokaisella on oikeus saada tietoja henkilörekisterien käyttötarkoituksesta sekä tietosisällöstä. Laki takaa myös oikeuden rajoitetusti tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Jokaisella on oikeus saada virheellinen, epätäydellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto oikaistuksi. Henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste, jonka on oltava nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa. Selosteen tietosisältö määritellään henkilötietolain 10 :ssä. Tarpeettomat henkilötietorekisterit on hävitettävä. 7 Arkistonmuodostus ja arkistointi 7.1 Tiedonohjaussuunnitelma Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla. Tiedonohjaussuunnitelmasta käy ilmi asiakirjojen toiminnallinen ryhmitys, sisäisen järjestys, arkistointitapa, säilytysaika, suojeluluokka, julkisuusluokka ja arkistotunnus.

6 4 Arkistoon kuuluvat kaikki ne asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä keskusarkistossa vai eri työpisteissä. 7.2 Asiakirjojen arkistointi Arkistointi on asiakirjojen suunnitelmallista ja järjestelmällistä liittämistä kunnan asiakirjojen kokonaisuuteen heti käsittelyn päättymisen jälkeen. Tämä tapahtuu tiedonohjaussuunnitelman osoittamalla tavalla. Kaikista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista otetaan tulosteet paperille. Niille asiakirjoille, jotka säilytetään vain määräajan, määrittelee kunta säilytysajan ottaen huomioon mitä asiakirjoista on erikseen säädetty ja määrätty. 7.3 Arkistokaava Arkistokaava on pysyvästi tai pitkään säilytettävien asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka esittää arkistorakenteen ja jossa numerotunnuksin osoitetaan, mihin sarjoihin, alasarjoihin ja ryhmiin asiakirjat kuuluvat. 8 Asiakirjojen siirtäminen keskusarkistoon Keskusarkistoon siirretään pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat. Keskusarkistoon siirrettävien asiakirjojen on oltava tiedonohjaussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä, asiaankuulumaton aineisto seulottuna ja pysyvästi säilytettävä aineisto sijoitettuna arkistokelpoisiin arkistokoteloihin joiden nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, tehtäväluokka, kansion sisältö ja aika jolta aineistot ovat. Asiakirjat arkistoidaan päätearkistoon arkistokaavan mukaisesti. Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen arkistolaitoksen antamien määräysten mukaisesti. Keskusarkistoon siirrettävissä aineistoissa ei saa olla muovitaskuja, klemmareita, kumilenkkejä eikä niittejä. Lakkautettujen tai toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat siirretään keskusarkistoon välittömästi toiminnan päättymisen jälkeen. Ennen asiakirjojen siirtoa päätearkistoon on neuvoteltava arkistosihteerin kanssa. 9 Asiakirjojen seulominen ja hävittäminen 9.1 Seulominen Seulomisella tarkoitetaan asiakirjojen säilytystarpeen määrittelyä sekä tarpeettomaksi katsotun aineiston erottamista muusta arkistoaineistosta ja hävittämistä. Arkistolain mukaan vain arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä. Asiakirjat seulotaan tiedonohjaussuunnitelmassa ilmoitettujen kokonaissäilytysaikojen mukaisesti.

7 5 9.2 Hävittäminen Asiakirjojen hävittäminen tapahtuu vuosittain tiedonohjaussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä. Hävitysluetteloa pidetään yli 10 vuotta säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä. Kukin viran / toimenhaltija hävittää määräajan ja alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat säilytysaikojen umpeuduttua sekä tilapäiset omaan käyttöön tehdyt luonnokset, muistiinpanot ja kopiot heti sen jälkeen, kun niitä ei työtehtävien hoitamisessa tarvita. Asiakirjat hävitetään sisällöstä riippuen joko paperinkeräykseen tai lukittuun tietosuoja-astiaan. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salaisten tietojen hävittämisestä. Asianhallintajärjestelmä CaseM muodostaa sähköisistä määräajan säilytettävistä asiakirjoista hävitysluettelon säilytysajan mentyä umpeen. Arkistosihteeri hyväksyy sähköisen hävitysluettelon ja tulostaa sen keskusarkistoon säilytettäväksi. 9.3 Hävitysluettelo Luettelo, johon merkitään, mitä asiakirjoja ja asiakirjasarjoja on hävitetty, mihin hävittämispäätöksiin hävittäminen perustuu sekä milloin, miten ja kuka on hävittämisen toimeenpannut. 10 Arkistotilat Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Lisäksi pysyvästi säilytettävät asiakirjat on säilytettävä arkistolaitoksen määräysten mukaisissa tiloissa. Arkistoa ei saa käyttää sinne kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana.