Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Transkriptio

1 Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

2 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen dynaaminen arkistointi Tiedonhaku arkistosta helpottuu ja selkeytyy arkistonhoitajalle rakennetun katseluohjelmiston kautta (= Arkistonhoitajan käyttöliittymä) Potilastiedon yhtenäinen pitkäaikaisarkisto Arkistoon kootaan keskitetysti potilastietojärjestelmiin kirjatut tiedot Manuaalinen arkistonhallinta ja paperille tulostaminen vähenee Arkistoitaviin asiakirjoihin liitettävät meta- ja kuvailutiedot Asiakirjojen katselusta ja käsittelystä jää lokitiedot Potilastiedon arkiston käyttöönoton myötä arkistonhoitajan perustehtävät organisaatiossa pysyvät ennallaan 2

3 Asiakirjojen muodostumista ohjaavat säännöt ja kuvailutiedot arkistoinnin yhteydessä Potilaan tiedot ja merkinnät kirjataan potilastietojärjestelmän potilaskertomukseen Potilasasiakirja rakentuu sisällöstä ja erilaista kuvailu- /metatiedoista Asiakirjat tallentuvat Potilastiedon arkistoon Potilastieto järjestelmään tallentuu merkinnät ja merkintöjen metatiedot. Asiakirjojen muodostusta ohjaavat seuraavat säännöt Erillinen asiakirja Päättelysäännöt eams SÄHKE2-kuvailutiedot Säilytysaikaluokat (=arkistolaitoksen vaatimus kuvailutiedon pitkäaikaiselle säilytykselle) Asiakirjojen tehtäväluokitus on määritelty kansallisesti ja koskee kaikkia terveydenhuollon toimijoita Koodistopalvelu Arkistoon viemistä tapahtuu aina kun asiakirjaa on käsitelty ja se on hyväksytty, joten se ei ole sidoksissa potilaan hoitotilanteeseen Tässä vaiheessa metatiedot tarkistetaan ja arkisto lisää tietokantaan omat kuvailutiedot eams päättelysääntöjen mukaan Potilastiedon arkiston asiakirjojen kuvailutiedot sille/potilastiedon-arkistonmaarittelyt 3 Kansallinen Terveysarkisto *

4 Arkistotoimi ei rajaudu ainoastaan arkistonhoitajan vastuulle Asiakirjahallinto ja arkistotoimi liittyvät lähes kaikkien terveydenhuollossa työskentelevien työntekijöiden tehtäviin, koska Terveydenhuollossa tuotetaan ja käsitellään asiakirjoja, joiden käsittelyssä noudatetaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeita asiakirjojen käsittelyä ohjaa organisaation arkistonmuodostussuunnitelma arkistotoimessa työskentelee ihmisiä eri vastuutasoilla, joiden tehtäviin kuuluu asiakirjojen käsittely erityyppisissä tilanteissa kaikissa organisaatioissa tulee kuitenkin olla aina ainakin yksi työntekijä, jonka vastuulla on asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tiedonhallinnan suunnittelu, ohjeistus, koulutus ja valvonta sekä organisaation päätearkiston tehtävät 4

5 Arkistonhoitajan käyttöliittymää käyttää henkilö, jolle organisaatio on määritellyt kyseisen tehtävänkuvan (Arkistolaki 9 ) Liittymislomakkeet löytyvät Kanta Ekstranetistä Hakemus- ja sitoumuslomakkeelle tarvitaan kuvassa näkyvät arkistonhoitajan tai -hoitajien tiedot Lomakepohja uusitaan vuoden 2014 aikana 5

6 Potilasasiakirjojen arkistointipalvelu (= arkistonhoitajan käyttöliittymä) Kelan tarjoama ja ylläpitämä verkkopalvelu, joka tarjoaa arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta suoran yhteyden Potilasasiakirjojen arkistointipalveluun. Käyttöoikeus perustuu vahvaan luottamukseen ja tunnistautumiseen VRK-kortilla. Käyttöoikeudet rajataan automaattisesti sen rekisterinpitäjän (tai rekisterinpitäjien) asiakirjaaineistoon, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii Yleisimmät käyttötilanteet käyttöönottokoe ja tekniset tarkastukset potilastietojen tarkastaminen potilaan käynnistämän selvityspyynnön takia (Tämä edellyttää pääsääntöisesti dokumentoitua päätöstä tai toimeksiantoa johtavalta viranhaltijalta, esimerkiksi johtavalta ylilääkäriltä) 6

7 Sisäänkirjautuminen Vie hiiri otsikoiden päälle Vaihe 1 Tunnistautumistapa Vaihe 2 Valtuustieto Vaihe 3 Tunnistautuminen Siirry selaimella osoitteeseen, jonka Kela on antanut. Käytä kirjautumisessa VRK:n varmennekorttia. Terveydenhuollon varmennekortteja ovat ammattikortti, henkilöstökortti, toimijakortti ja varakortti. 7

8 Sisäänkirjautuminen Vie hiiri otsikoiden päälle Vaihe 1 Tunnistautumistapa Vaihe 2 Valtuustieto Vaihe 3 Tunnistautuminen Valitse VRK-varmenne ja paina OK. Tämän jälkeen tulee ilmoitus, että käyttäjä on tunnistettu ja sisäänkirjautuminen onnistunut 8

9 Rekisterinpitäjän valinta Sisäänkirjautumisen jälkeen avautuu Arkistonhoitajan käyttöliittymän etusivu Etusivulla näkyvät niiden rekisterinpitäjien tiedot, joiden lukuun käyttäjä on rekisteröity toimivaksi Rekisterinpitäjien tiedot määritellään liittymishakemuksessa tai myöhemmin muutoslomakkeella Arkistonhoitajan oikeuksien hallinnointi tapahtuu Kanta-ekstranetissä Käyttäjä valitsee näkymästä sen rekisterinpitäjän, jonka asiakirja-aineistoa hän haluaa tarkastella Erillinen ohje: Arkistonhoitajan ohje.pdf 9

10 Esimerkkejä arkistonhoitajan käyttöliittymän toiminnoista - Potilaskohtainen asiakirjojen haku (hetu) 10

11 Asiakirjan meta-/kuvailutiedot Kuvailutiedot ovat pääosin peräisin potilastietojärjestelmästä Potilastiedon arkisto lisää SÄHKE2-kuvailutietoja Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla voidaan tarkistaa kuvailutietojen oikeellisuus potilastiedon arkistosta Arkiston eheyden vuoksi tietojen muutosmahdollisuus on rajattu vain säilytysajan jatkamiseen (vaihtoehdot tällä hetkellä 1, 3 tai 5 vuotta) Mikäli metatietoja halutaan laajemmin muuttaa, tulee tämä tehdä potilastietojärjestelmässä tuottamalla uusi versio ko. asiakirjasta 11

12 Kaikista arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta tehdyistä toimista syntyy lokimerkintöjä Arkistonhoitajan käyttöliittymä lähettää Potilastiedon arkiston lokipalvelulle tiedot käyttöliittymässä tehdyistä toiminnoista. Lokitiedot tallentuvat käyttäjäkohtaisesti. Tallennettavia lokitietoja ovat mm: Käynnistetyt haut Asiakirjan metatietojen katselu Asiakirjan sisällön katselu Asiakirjan versiohistorian katselu Asiakirjan metatietojen muutos Potilaalla on oikeus tarkastaa käyttölokin tiedot. Lokitietojen tarkastuspyynnössä on huomioitava, että sovellettava laki vaihtuu julkisuuslaista asiakastietolakiin. 12

13 Keskeisiä käsitteitä Terveydenhuollon kansallinen tehtäväluokitus Tavoitteena ollut luoda yhtenäinen kansallinen tehtäväluokitus terveydenhuoltoon Luokitus sisältää hierarkisen luettelon organisaation lakisääteisistä tehtävistä ja tuki- ja ylläpitotehtävistä Luokitus on organisaatiorakenteesta riippumaton Käyttöön julkisessa ja yksityisessä terveydenhuollossa Perustana kuntien yhteinen tehtäväluokitus Tarkistettu 2014 alkuvuodesta Hyväksytty THL:n koodistopalvelun päätöksentekoprosessissa 13

14 Keskeisiä käsitteitä AMS = Arkistonmuodostussuunnitelma eams = Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma TOS = Tiedonohjaussuunnitelma Vastaa eams sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa käytössä silloin, kun sähköistä aineistoa ohjataan tiedonohjausjärjestelmän (TOJ:n) avulla tiedonohjausjärjestelmän tietosisältö tulee TOS:sta. Digitaalinen aineisto = Potilastietojärjestelmissä oleva aineisto Analoginen aineisto = Paperilla olevat asiakirjat 14