Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Transkriptio

1 Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos

2 Mitä tarkoittaa sähköinen pitkäaikaissäilytys?

3 Sähköisen säilyttämisen haasteet Riippuvuus teknologiasta: Aineiston tulkinta tarvitsee oikeanlaisen laitteiston Aineiston tulkinta tarvitsee oikeanlaisen ohjelmiston Teknologian muutokset ovat nopeita Ei vain säilyttämistä: Miten varmistetaan asiakirjatietojen säilyminen käytettävässä formaatissa? Miten voidaan varmistaa asiakirjatietojen säilyminen ymmärrettävässä muodossa? Miten haasteisiin ja riskeihin voidaan varautua?

4 Pitkäaikaissäilytys Sähköisessä muodossa olevan tiedon luotettava säilyttäminen useiden vuosikymmenien tai -satojen ajan. Pitkäaikaissäilytys on toimenpiteitä, joilla turvataan tiedon todistusvoimaisuuden, eheyden ja käytettävyyden säilyminen Pitkäaikaissäilyttäminen ei ole passiivista asiakirjatiedon varastointia, vaan aktiivinen prosessi, jonka tavoitteena on varmistaa asiakirjatiedon käytettävyys tulevaisuudessa.

5 Sähköinen arkistointi Asiankäsittelyjärjestelmät tai käsittelyjärjestelmät eivät ole arkistoja Ei pitkäaikaista säilyttämistä tukevia ominaisuuksia Tiedon eheyden tarkkailu? Maantieteellinen hajautus? Formaattien hallittu muuntaminen ja hallinta? Konkreettinen tilan puute: 10 vuoden tiedot. Tietojärjestelmien elinkaari n. 10 vuotta Ei selkeää migraatiosuunnitelmaa uusin järjestelmäympäristöihin.

6 Säilytysjärjestelmät Säilytysjärjestelmä: Tietoa ei enää muokata, käsittely on päättynyt Aineistoa siirretään tavallisesti useasta eri operatiivisesta järjestelmästä Määräaikaisesti säilytettävien asiakirjatietojen hävittäminen Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä Säilytysjärjestelmän ominaisuuksien lisäksi: Aineiston tilan säännöllinen seuranta tarkistukset Formaattimuunnokset Säilytyksen suunnittelu Vaatimukset järjestelmän elinkaaren hallitsemiseksi - pitää toimia vaikka laitteistot, ohjelmistot ja tallennusvälineet vaihtuvat

7 Lähtökohtia sähköiselle arkistoinnille Asiakirjatietojen siirto hyvin tuoreena Paperimaailmassa siirto 40 vuoden kuluttua Sähköisessä toimintaympäristössä mahdollista siirtää heti käsittelyn päätyttyä Tiedon säilyvyys turvattava jo varhain! Ei päätearkistoa aineistot organisaation käytettävissä Sähköisen säilyttämisen lähtökohtana on säilyttää tietojen saatavuus ja käytettävyys koko elinkaaren ajan. Siirtäjä säilyy alkuvaiheessa myös asiakirjatietojen omistajana

8 Julkisen hallinnon organisaatioita koskevia hallinnollisia reunaehtoja sähköiselle säilyttämiselle

9 Pysyvä säilytys Arkistolaitos määrää arkistolain perusteella julkishallinnon organisaatioiden asiakirjatietojen pysyvästä säilytyksestä seulontapäätöksissään Arkistolaitoksen päätös on kaksiosainen: Säilytysaikapäätös: mitä säilytetään pysyvästi Säilytysmuoto: missä muodossa pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot säilytetään.

10 Sähköinen säilytysmuoto Asiakirjatietojen pysyvä säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää aina arkistolaitoksen päätöstä. Sähköisessä muodossa säilytettäviltä asiakirjatiedoilta edellytetään, että niillä tulee olla riittävät metatiedot alkuperäisyyden, eheyden ja käytettävyyden varmistamiseksi ja että asiakirjaformaatit ovat säilytyskelpoisia.

11 Esitys arkistolaitokselle Viranomainen voi hakea arkistolaitokselta asiakirjatietojen säilytysmuodon muuttamista sähköiseksi seulontaesitys Jos säilytysajasta on jo voimassaoleva päätös esitetään vain säilytysmuodon muuttamista Tarvittavat tiedot: Rajavuodet aineistolle tietojärjestelmä (tai tietojärjestelmät), joissa asiakirjatietoja käsitellään ja säilytetään onko ko. tietojärjestelmä käytössä, käytöstä poistunut tai mistä alkaen käyttöönotettava.

12 Eri aineistotyyppejä koskevat vaatimukset 1. Asiankäsittelyn tuloksena syntyvä asiakirjatieto 2. Rekisterit ja tietokannat 3. Paperiasiakirjojen korvaaminen digitaalisin jäljentein Kullekin aineistotyypille on omat ohjeet ja menettelyt sekä omat lomakkeet

13 Asiankäsittelyssä muodostunut asiakirjatieto Tietojärjestelmiä, joissa toteutetaan asiankäsittelyä tai siihen rinnastettavia toimintoja, koskevat arkistolaitoksen SÄHKE2- normin vaatimukset. Organisaation tulee osoittaa, että tietojärjestelmä, jossa asiakirjatietoja käsitellään, hallitaan ja säilytetään täyttää arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. SÄHKE2-vaatimusten täyttyminen voidaan osoittaa tietojärjestelmän SÄHKE2-sertifioinnilla. Jos sertifikaattia ei ole, SÄHKE2-vaatimusten täyttyminen voidaan todentaa auditoimalla organisaation käyttämä tietojärjestelmätoteutus.

14 Kiitos!