Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Transkriptio

1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa

2 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 1.1 Keskeisiä käsitteitä Arkistonmuodostaja on sellainen yhteisö tai yksilö, jonka toiminnan tuloksena syntyy tai on syntynyt yksi tai useita arkistoja. Imatran kaupunki on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolain mukaan arkistoon kuuluvat sellaiset asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Tyypillisiä asiakirjoja ovat tekstidokumentit, taulukot ja piirustukset, mutta myös äänitallenteet, videot ja valokuvat voidaan asiayhteyden mukaan luokitella asiakirjoiksi. Viranomaisen asiakirja on julkisuuslain mukaan sellainen viranomaisen hallussa oleva asiakirja, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. Asia on organisaation käsiteltäväksi otettu tai annettu tehtävä josta organisaation on saatava aikaan jokin ratkaisu. Asian käsittely tapahtuu tiettyjen, määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asiaan voi liittyä yksi tai useita asiakirjoja. Esimerkiksi henkilön palkkaaminen tiettyyn virkaan tai toimeen hakukuulutuksineen, hakemuksineen, päätöksineen ja hakijoille tiedottamisineen on yksi asia. Metatieto on tietoa tiedosta eli kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta. Kirjaamisen myötä jokainen asia ja asiakirja saavat omat metatietonsa. 1.2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on

3 otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 2 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT 2.1 Organisaatio Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan tulee määritellä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen tulee nimetä se viranhaltija tai toimihenkilö joka johtaa kunnan arkistotointa ja huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. 2.2 Tehtävät ja vastuut Kaupunginhallitus Hallintosäännön 124 mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä sekä 1) vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta; 2) määrää kaupungin asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan; 3) antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä; 4) päättää tiedonohjaussuunnitelman (ent. arkistonmuodostussuunnitelma) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta); 5) nimeää kaupungin arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät (viranomainen, toimiala ja tehtävä) Johtava viranhaltija Hallintosäännön 125 mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä

4 1) vastaa kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta; 2) ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kaupungin tiedonhallintaa; 3) hyväksyy kaupungin tiedonohjaussuunnitelman (ent. arkistonmuodostussuunnitelman); 4) vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista; 5) laatii kaupungin asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti; 6) huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. Kaupunginhallituksen päätöksen mukaan kaupungin asiakirjahallinnon johtava viranhaltija on hallintopäällikkö Muut toimielimet Hallintosäännön 126 mukaan toimielin huolehtii oman vastuualueensa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialueellaan. 3 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA Arkistolain mukaan kunnallisten viranomaisten ja toimielimien tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa, sähköisessä toimintaympäristössä tiedonohjaussuunnitelmaa. Voimassa olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa ylläpidetään M-Files asianhallintajärjestelmässä. Tiedonohjaussuunnitelma toimii sähköisen asianhallintajärjestelmän taustalla ja ohjaa asiakirjallisten tietojen käsittelyä sekä tuottaa asioille ja asiakirjoille vaadittavat metatiedot. Tiedonohjaussuunnitelma sisältää tehtäväluokat, käsittelyprosessien kuvaukset, niihin kuuluvat toimenpiteet ja asiakirjatyypit sekä oletusmetatiedot. Tiedonohjaussuunnitelmaan määritellyt metatiedot eivät välttämättä ole asian, toimenpiteen tai asiakirjan lopullisia metatietoarvoja vaan niitä voidaan muuttaa tarvittaessa. Vain osa metatiedoista saadaan tiedonohjaussuunnitelmasta. Loput metatiedot ovat joko käyttäjän lisäämiä tai tietojärjestelmän tuottamia. Osa metatiedoista on sellaisia, joita voivat muuttaa vain kirjaamo-käyttäjät. Käsittelyprosessiin liittyvät yleensä seuraavassa taulukossa kuvatut käsittelyvaiheet:

5 JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Kaikkia ylläkuvattuja käsittelyvaiheita ei ole pakko lisätä kaikkiin tehtäväprosesseihin. Toisaalta on mahdollista lisätä tarpeen mukaan sellaisia käsittelyvaiheita joita ei yllä olevassa taulukossa ole. Toisin sanoen tehtäväprosessit rakennetaan sellaisiksi kuin kunkin tehtävän käsittelyn kannalta on tarkoituksenmukaisinta. Imatran kaupungin tiedonohjaussuunnitelma on laadittu kuntien yhteistä tehtäväluokitusta noudattaen. Tiedonohjaussuunnitelmaa päivitetään tarvittaessa M-Filesin pääkäyttäjien ja toimialueiden yhteistyönä. 4 KIRJAAMINEN ELI REKISTERÖINTI 4.1 Yleistä Lakisääteistä kirjaamisvelvoitetta kunnilla ei ole, mutta asiakirjat kirjataan Imatralla pääsääntöisesti M-Files asianhallintajärjestelmään. Kirjaamisella eli rekisteröinnillä tarkoitetaan viranomaisen käsittelemien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröimistä hallintodiaariin. Hallintodiaari/asiakirjarekisteri on tietojärjestelmä, jonka avulla - varmistetaan asioiden seuranta ja valvonta - varmistetaan oikeusturva - ohjataan arkistointia

6 - helpotetaan ja nopeutetaan luottamushenkilöille ja työntekijöille annettavan informaation saantia - lisäksi se toimii päätös- ja arkistonhakurekisterinä Mitä kirjataan - kaikki lautakunnille/hallitukselle/valtuustolle menevät asiat - kaikki jatkotoimenpiteitä aiheuttavat asiat - asiat, joiden kulkua halutaan seurata - yleiskirjeet ja eri ministeriöiltä saapuneet ohjeet ja tiedotteet kirjataan asiakirjojen tehtäväluokkiin tai vaihtoehtoisesti asiana tiedolla Ei kirjata Lisäksi kirjaamista aiheuttaa - asioiden ja toimintojen lainvoimaisuuden valvonta - muiden viranomaisten, oman henkilöstön ja kuntalaisten kysely- ja tietotarpeet - asiakirjojen julkisuuteen liittyvät tiedontarpeet - tilastojen keruu 4.2 M-Files asianhallintajärjestelmä M-Files ohjelman tarkoitus on saada mahdollisimman kattavasti kaikki Imatran kaupungin tuottamat tai käsittelemät asiakirjat yhteen järjestelmään. Tarkoituksena on, että kaikki pystyvät itse seuraamaan asioiden kulkua eikä niiden käsittelyvaiheista tarvitse tiedustella vastuualueilta. Tämä edellyttää, että asiat kirjataan ja kaikki toimenpiteet tallennetaan asialle. Asiakirjat liitetään/skannataan ko. asian yhteyteen. Sähköisen asiakirjahallintajärjestelmän on oltava Kansallisarkiston SÄHKE2- määritelmien mukainen, ennen kuin sitä käyttävät viranomaisorganisaatiot voivat saada pysyvän sähköisen säilyttämisen luvan muillekin kuin erikseen nimetyille asiakirjaryhmille. M-Files on hakenut ja saanut kolme sertifikaattia jotka osoittavat järjestelmän olevan SÄHKE2-vaatimusten mukainen. M-Files järjestelmässä asiat ja asiakirjat tallennetaan pääsääntöisesti asianhallintavarastossa. Niistä siirtyy versio arkistovarastoon säilytystä varten. Viiden vuoden kuluttua asiakirjat hävitetään asianhallintavarastosta minkä jälkeen niitä säilytetään ainoastaan arkistovarastossa niille määritellyn säilytysajan mukaisesti. Asioiden ja asiakirjojen näkyvyys on arkistovarastossa sama kuin asianhallintavarastossa. Tarkemmat M-Files järjestelmän käyttöohjeet löytyvät itse ohjelmasta.

7 4.3 Kirjaaminen Kaikki kaupungintalolle saapuva posti kirjataan kirjaamossa, minkä jälkeen asiakirjat lähetetään vastuualueille käsiteltäviksi. Peruskäyttäjä ei pääsääntöisesti pysty avaamaan uusia asioita, vaan asioiden avaukset tehdään keskitetysti kirjaamossa. Peruskäyttäjä tekee M-Files ohjelmassa avauspyynnön. Asian tehtäväluokaksi valitaan sellainen tehtäväluokka, joka parhaiten kuvaa asiaa. Diaari-/asianumero on hakuavain asioille. Asianumero tulee asialle automaattisesti, kun asia tallennetaan ensimmäisen kerran. Asianumero siirtyy pöytäkirjaan jos asia etenee toimielinkäsittelyyn. Kirjaamattomat asiat numeroituvat omaksi sarjaksi. Asialle luodaan aina toimenpiteitä. Toimenpiteiden luominen on tärkeää, sillä se helpottaa asian käsittelyn seuraamista ja asianhallintajärjestelmän perusidea toteutuu. Tarvittaessa asialle voidaan luoda liitoksia muihin asioihin. Vastuualueilla kirjataan asian käsittelyssä syntyvät asiakirjat asian toimenpiteille. Asiakirjat tallennetaan vain kerran asianhallintajärjestelmään. Asiakirjat voi liittää usealle asialle sekä saman asian sisällä usealle toimenpiteelle. Asiakirjoja voi tallentaa myös niin sanottuina irtoasiakirjoina, joilla ei ole asiaa johon ne liittyvät. Irtoasiakirjoille ei tule asianumeroa. Viranhaltijapäätösasiakirjat allekirjoitetaan sähköisesti. Kokouspöytäkirjat allekirjoitetaan toistaiseksi manuaalisesti kunnes M-Files järjestelmän kokoushallinnan sähköinen allekirjoitus saadaan käyttöön. Kirjaamiskausi on yksi vuosi eli juoksevat numerot nollautuvat vuoden ensimmäisenä päivänä. Määräaikavalvonta sekä tiedoksiannot on jokaisen vastuualueen tehtävä itse. 4.4 Pöytäkirjojen liitteistä Pöytäkirjan liitteiksi otetaan mahdollisimman vähän asiakirjoja, vain oleellisesti asiaan kuuluvat. Muut asiakirjat tulee lisätä kokousasiakirjoihin oheismateriaaliksi. Pöytäkirjan liitteet ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Liitteet tulee liittää vasta viimeiseksi päätöksen tehneen toimielimen pöytäkirjan yhteyteen (esim. jos asia lähtee Hyvinvointilautakunnalta ja etenee kaupunginhallituksen kautta kaupunginvaltuustolle, tulee liite laittaa vasta kaupunginvaltuuston kokouksen yhteyteen) eli asiakirjat arkistoi lopullisen päätöksen tehnyt vastuualue. Esityslistan ja varsinaisen pöytäkirjan liitteiden tulee olla samat. Oheismateriaali säilytetään asiakirjan säilytysajan mukaan.

8 Pöytäkirjat tulostetaan arkistokelpoiselle paperille ja sidotaan kirjoiksi toistaiseksi. 5 SEULONTA JA ARKISTOINTI 5.1 Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Määräajan säilytettäviä asiakirjoja ei tulosteta paperille M-Files järjestelmästä, vaan ne säilytetään sähköisessä muodossa niille tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Jos jonkin asiakirjan säilytysaika poikkeaa tiedonohjaussuunnitelmassa määritellystä, pääkäyttäjät pystyvät korjaamaan sen metatietoihin oikean säilytysajan. Paperiasiakirjojen osalta tulee noudattaa voimassa olevia säilytysaikamääräyksiä. Kansallisarkisto antaa määräyksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Lisäksi asiakirjojen säilytysajoista on määrätty joissakin erityislaeissa. Kuntaliiton sivuilta löytyy ohjeita ja määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. Epävarmoissa tapauksissa kannattaa kääntyä asianhallintasihteerin puoleen. M-Files järjestelmästä määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään metatietoihin merkittyjen säilytysaikojen mukaisesti. Asiakirjat eivät kuitenkaan poistu järjestelmästä huomaamatta, vaan niiden hävittäminen edellyttää asianhallintasihteerin hyväksyntää. Paperiasiakirjojen ja erillisillä tallennusvälineillä, esimerkiksi muistitikuilla olevien tietojen hävittäminen on toteutettava siten, ettei salassa pidettävien tietojen tietoturvallisuus vaarannu, paperiasiakirjat toimitetaan tietoturvasäiliöihin hävitettäväksi. Kansallisarkiston ohjeiden mukaan niistä asiakirjoista joiden hävitysaika on merkitty tiedonohjaussuunnitelmaan (arkistonmuodostussuunnitelmaan) ei tarvitse laatia hävitysluetteloa. Tästä poikkeuksena kirjanpidon tilikirjojen ja - tositteiden hävittäminen, joiden hävittäminen on aina dokumentoitava. Muistakin asiakirjoista hävittämisluetteloita saa silti edelleen tehdä jos se koetaan tarpeelliseksi, esimerkiksi asianhallintasihteerin vahvistuksen saamista varten. 5.2 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen Tiedossa ei vielä ole, onko pysyvän sähköisen säilyttämisen lupa mahdollista saada voimaan takautuvasti. Jos lupa ei ole takautuva, on ennen luvan voimaan tuloa laaditut pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulostettava M-Files järjestelmästä säilytettäväksi paperilla. Asiakirjoja tulostettaessa ja koteloitaessa on käytettävä arkistokelpoisia materiaaleja, ei esimerkiksi muovitaskuja ja kumirenkaita.

9 Kansallisarkiston päätöksen mukaan kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat ja niiden liitteet saa säilyttää ainoastaan sähköisessä muodossa. Myös arkistotulosteet eli diaarit sekä rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjat saa Kansallisarkiston päätösten mukaan säilyttää sähköisessä muodossa. Ne pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joille ei vielä ole pysyvän sähköisen säilyttämisen lupaa, tulee edelleen tulostaa paperille. Pääsääntöisesti vain pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja siirretään keskusarkistoon. Poikkeuksena esimerkiksi lakkautettavien organisaatioiden asiakirjat ja muille organisaatioille siirrettyihin tehtäviin liittyvät asiakirjat sekä erityisen pitkän ajan (50/75 vuotta) säilytettävät asiakirjat. Siirrettävistä asiakirjoista on toimitettava luovutusluettelo asianhallintasihteerille hyväksyttäväksi ja asiakirjat on laitettava siirtokuntoon ennen siirtämistä. Siirtokustannuksista vastaa pääsääntöisesti asiakirjojen luovuttaja. Tarkemmat ohjeet asiakirjojen siirtämisestä antaa asianhallintasihteeri. 6 TIETOPALVELU Viranomaisasiakirjat ovat laeissa määrättyjä poikkeuksia lukuun ottamatta julkisia. Jokaisella on oikeus saada tieto mistä tahansa julkisesta viranomaisasiakirjasta riippumatta siitä onko hän asianosainen vai ei eikä tietopyynnön syytä tarvitse perustella. Tietopyyntö voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Tieto on annettava viipymättä, viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saamisesta. Hankalammissa tapauksissa määräaika on kuukausi. Asiakirjan salassapidolle on aina oltava lakisääteinen peruste. Laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta on määritelty ne asiakirjat, jotka ovat salassa pidettäviä sekä se, milloin viranomaisen asiakirjat tulevat julkisiksi. Lisäksi asiakirjojen julkisuudesta säädetään joissakin erityislaeissa. Asianosaisella tai hänen edustajallaan on tiettyjä julkisuuslaissa määriteltyjä poikkeuksia lukuun ottamatta oikeus saada tieto sellaisestakin asiakirjasta joka ei ole julkinen. Jos pyydettyä tietoa ei anneta tiedonpyytäjälle, on hänelle kerrottava syy siihen. Joissakin tapauksissa tiedon antamatta jättämisestä on tehtävä viranhaltijapäätös. Tiedonsaantioikeus ei koske sellaisia asiakirjoja, joita ei pidetä viranomaisen asiakirjoina. Tällaisia ovat muun muassa muistiinpanot, luonnokset joista laatija ei vielä ole antanut esittelyä, sisäistä koulutusta tai muuta sisäistä käyttöä varten hankitut asiakirjat sekä viranomaisen palveluksessa olevalle henkilölle toimitetut asiakirjat, jotka on lähetetty hänelle hänen muuhun tehtäväänsä liittyen. Vastaus tietopyyntöön annetaan pääsääntöisesti pyydetyllä tavalla. Tästä voidaan kuitenkin poiketa, jos tietojen luovuttaminen pyydetyllä tavalla on kohtuuttoman aikaa vievää tai aiheuttaa muuten kohtuutonta haittaa viraston muulle toiminnalle. Tiedon antaminen on yleensä maksutonta, mutta tietyissä tilanteissa,

10 esimerkiksi kopioinnista tai erityisen suuritöisistä tietopyynnöistä voidaan periä maksu. Yhteydenotot arkistoinnista puh tai kirjaamisesta puh LAIT, OHJEET JA MÄÄRÄYKSET Arkistolaki /831 Euroopan tietosuoja-asetus (2016/679) JUHTA: JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne. 1.0/ Kansallisarkiston ohje Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta (AL/13573/ /2010) Kansallisarkiston päätös: Kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat ja niiden liitteet (AL/6411/ /2016) Kansallisarkiston päätös: Kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys. (AL/17413/ /2016) Kansallisarkiston päätös: Sähköisiin diaareihin ja asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen sähköisessä muodossa (AL 16465/ /2016) isiin_diaareihin_ pdf Kansallisarkisto: SÄHKE2-määräys (AL 9815/ /2008) Kuntaliiton määräykset ja suositukset asiakirjojen säilytysajoista

11 Kuntien yhteinen tehtäväluokitus %A4luokitus Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /621