RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE
|
|
- Tyyne Mäkelä
- 6 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh /
2 Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA Yleistä Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet Hyvä tiedonhallintatapa ASIAKIRJAHALLINNAN ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT Organisaatio Kunnanhallituksen tehtävät ja vastuut Asiakirjahallintaa johtavan tehtävät ja vastuut Arkistonmuodostajan tehtävät ja vastuut ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostussuunnitelma Kirjaaminen ja rekisteröinti Asiakirjojen säilytysajat ja -tavat Tietojärjestelmät ja rekisterit ARKISTOJEN LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU Asiakirjojen arkistokelpoisuus Arkistotilat Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa ASIAKIRJOJEN TIETOPALVELU JA LAINAAMINEN
3 1. ASIAKIRJAHALLINTA 1.1 Yleistä Tämä toimintaohje ohjaa Ruokolahden kunnan asiakirjojen käsittelyä, asiakirjahallintaa ja arkistonhoitoa. Tässä ohjeessa kerrotaan kunnan toimialoille yhteiset asiakirjahallinnan sekä arkiston järjestämistä ja hoitoa koskevat määräykset. Ruokolahden kunnan asiakirjahallinnan tulee noudattaa arkistolakia, muita voimassa olevia lakeja ja määräyksiä (esim. henkilötietolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta), kunnan hallintosääntöä (voimassa alkaen), tätä toimintaohjetta sekä muita erillisohjeita. Ruokolahden kunnanhallitus on hyväksynyt tämän ohjeen pp.kk.2017 ja se tulee voimaan pp.kk.2017 alkaen. Tämä toimintaohje kumoaa voimaantulleen arkistotoimen toimintaohjeen. Asiakirjahallinnan toimintaohjeen ja liitteiden päivittämisen valmistelee asiakirjahallintaa johtava henkilö. 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet Asiakirja kuuluu välittömästi organisaation arkistoon, kun se on laadittu organisaatiossa tai saapunut organisaatioon. Asiakirjahallinta ohjaa ja valvoo asiakirjojen tuottamista, vastaanottoa, käsittelyä ja tallennusta. Asiakirjahallinta vastaa asiakirjan elinkaaresta alusta loppuun saakka. Se määrittelee säilytysajat ja arkistoinnin sekä huolehtii asiakirjojen käyttöön saattamisesta. Koko henkilöstö osallistuu asiakirjahallintaan ja arkistointiin, koska kaikki käsittelevät työssään asiakirjoja. Asiakirjahallintaa hoidetaan siten, että se tukee arkistonmuodostajan (Ruokolahden kunnan toimialat) tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Asiakirjahallinta varmistaa, että asiakirjat palvelevat myös tutkimuksen tiedonlähteinä. Asiakirjahallinta ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan. Asiakirjahallinta ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen on otettava huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä suunnittelevissa työryhmissä. 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomainen huolehtii asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluvat ajantasaiset arkistonmuodostussuunnitelmat sekä rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet. 2
4 Hyvä tiedonhallintatapa tarkoittaa avointa pääsyä julkisiin tietoihin, korkealaatuisen tiedon tuottamista päätöksentekoon, oikeusturvaa ja taloudellisuutta, asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttämistä. 2. ASIAKIRJAHALLINNAN ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT 2.1 Organisaatio Arkistolain mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hallintopalveluiden päätearkistosta käytetään tässä ohjeessa nimeä kunnan keskusarkisto. Se ohjaa ja valvoo kunnan asiakirjahallintaa ja huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Keskusarkiston vastaavana viranhaltijana toimii keskusarkistonhoitaja. Vastuu asiakirjahallinnan hoitamisesta ja oman toimialan ohjeistojen ylläpidosta ja käyttöön vahvistamisesta kuuluu arkistonmuodostajille kohdan 2.4 mukaisesti. Asiakirjahallinnan yleis- ja erillisohjeet käsitellään asiakirjahallinnan työryhmässä. Asiakirjahallintaa johtava henkilö tarkistaa ja hyväksyy ohjeet yhteistyössä niiden kanssa, joita ohjeet koskevat. Asianomaisen toimialan johtaja vahvistaa ohjeet. Ruokolahden kunta on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu seuraavien toimialojen arkistoja: hallintopalvelujen toimiala hyvinvointipalvelujen toimiala teknisten palvelujen toimiala sosiaali- ja terveystoimi saakka 2.2 Kunnanhallituksen tehtävät ja vastuut vastaa koko kunnan asiakirjahallinnan organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Seuraa ja valvoo asiakirjahallinnan hoitoa, nimeää asiakirjahallintaa johtavan henkilön. 2.3 Asiakirjahallintaa johtavan viranhaltijan tehtävät ja vastuut johtaa kunnan asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta, vastaa keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä, kehittää asiakirjahallintaa kunnan asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi, huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, valvoo, että kunnan pysyvästi säilytettäviä asiakirjallisia tietoaineistoja hoidetaan asianmukaisesti, 3
5 valvoo, että kunnan kaikkien arkistonmuodostajien asiakirjahallinnan tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti (oikeus ja velvollisuus puuttua laiminlyönteihin), tarkastaa ja hyväksyy kunnan asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysajat, valmistelee kunnanhallitukselle asiakirjahallinnan toimintaohjeen, ylläpitää asiakirjahallinnan yleis- ja erillisohjeita yhteistyössä toimialojen edustajien kanssa, laatii asiakirjoja koskevan suojelusuunnitelman yhteistyössä toimialojen kanssa ja valvoo sen noudattamista, raportoi vuosittain toimintakertomuksen yhteydessä asiakirjahallinnan tilanteesta sekä aina tarvittaessa, huolehtii kunnan asiakirjahallintaan liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja ohjauksesta, omaa oikeuden kutsua koolle asiakirjahallinnan kehittämis- ja suunnittelutehtäviin työryhmän, johon kuuluu asiakirjahallintaa johtava henkilö ja ao. toimialojen vastuuhenkilöt, hallintojohtaja, tvt-päällikkö ja tarvittaessa ao. toimialajohtaja. 2.4 Arkistonmuodostajan tehtävät ja vastuut Toimialajohtajan tehtävät ja vastuut nimeää toimialansa arkistovastaavat ja ilmoittaa vastuuhenkilöiden muutokset asiakirjahallintaa johtavalle henkilölle, huolehtii, että oman toimialan arkistonmuodostussuunnitelmat ovat ajan tasalla (ylläpito ja noudattaminen). Vahvistaa toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmat ja niitä koskevat muutokset käyttöön asiakirjahallintaa johtavan tarkastuksen ja hyväksymisen jälkeen. Toimialojen arkistovastaavien tehtävät ja vastuut suunnittelee, ohjaa ja valvoo arkistonmuodostajan asiakirjahallintaa sekä laatii ja ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmat yhteistyössä asiakirjahallintaa johtavan kanssa, huolehtii arkistonmuodostajan asiakirjahallintaan liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tietopalveluun liittyvistä tehtävistä sekä muista asiakirjahallintaan liittyvistä asioista yhteistyössä asiakirjahallintaa johtavan kanssa, vastaa oman toimialansa asiakirjojen suojelusta kunnan asiakirjojen suojelusuunnitelman mukaisesti. Jokaisen viranhaltijan ja työntekijän ja asiakirjoja käsittelevän tehtävät ja vastuut vastaa asiakirjoista/tiedoista niin kauan kun ne ovat hänen hallussaan, käsittelee asiakirjoja huolellisesti, on velvollinen noudattamaan arkistonmuodostussuunnitelmassa annettu ja ohjeita. 4
6 3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1 Arkistonmuodostussuunnitelma Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii myös ennakkoseulonnan välineenä, kun eri säilytysajan omaavat asiakirjat arkistoidaan eri ryhmiin. Arkistonmuodostussuunnitelma kattaa kaikki kunnan toimialat ja tehtävät sekä kaikki arkistonmuodostajan toiminnassa syntyvät asiakirjat. Asiakirjoja ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjoja ovat perinteisten paperiasiakirjojen lisäksi mm. tietojärjestelmissä ja rekistereissä olevat kunnan tehtävien hoidossa käytettävät tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelma kertoo mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toimintaprosessien yhteydessä muodostuu, miten, missä ja miten pitkään niitä säilytetään, asiakirjoista vastuussa olevat viranhaltijat, asiakirjojen salassapidon ja suojeluluokat. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävät muutokset hyväksyy asiakirjahallintaa johtava henkilö. Arkistonmuodostussuunnitelmien päivittämisen yhteydessä siirrytään käyttämään tehtäväpohjaista, arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmittelyyn pohjautuvaa arkistokaavaa. Kunnassa on otettu käyttöön Dynasty-asianhallintajärjestelmä Dynastyyn on integroitu tiedonohjausjärjestelmä. Arkistonmuodostussuunnitelmat on tarkoitus kehittää tiedonohjaussuunnitelmiksi, jotka integroidaan Dynastyyn. Tiedonohjaussuunnitelmat ohjaavat asia- ja asiakirjaprosesseja. Tavoitteena on siirtyä kohti sähköistä arkistointia, jonka Dynasty mahdollistaa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään toistaiseksi paperimuodossa. 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti Ruokolahden kunnan kirjaamisohje on Dynasty-asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjeessa. 3.3 Asiakirjojen säilytysajat ja -tavat Erimuotoisille arkistoaineistoille määritellään arkistonmuodostussuunnitelmassa säilytysajat. Säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitava Kansallisarkiston määräykset 5
7 pysyvästi säilytettävistä tiedoista sekä muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet. Säilytysaikaan vaikuttaa myös tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat sidotaan. Muutoin noudatetaan asiakirjojen kansioinnissa, yhteen liittämisessä ja sitomisessa asiakirjahallintaa johtavan henkilön antamia ohjeita. Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvät asiakirjojen säilytystavat. Arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee arkistonmuodostajan tehtävän ja säilytettävän tiedon mukaan. Pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistointia pitää välttää. Pysyvästi säilytettävän asiakirjan arkistoi vain se toimiala, joka on velvollinen ottamaan asiakirjan talteen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi ole tarvetta ottaa määräajan säilytettäviä aineistoja. 3.4 Tietojärjestelmät ja rekisterit Ruokolahden kunnassa on käytössä erilaisia tietojärjestelmiä ja rekistereitä. Nämä on koottu tietojärjestelmäluetteloon, jota päivitetään tarvittaessa. Tietojärjestelmäluettelo on esillä kunnan internetsivuilla ja kunnanviraston ilmoitustaululla. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellyttää ylläpitämään kuvauksia kunnan tietojärjestelmistä ja niiden julkisista tiedoista. Tällainen tietojärjestelmäseloste edistää julkisuuslain toteutumista: julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä. Henkilötietolaki edellyttää, että henkilötietoja sisältävistä rekistereistä ylläpidetään puolestaan rekisteriselostetta. Rekisteritietojen käsittelyssä on huomioitava, että ne voivat sisältää arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja. 4. ARKISTOJEN LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN Luettelointi Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista laaditaan arkistoluettelot. Arkistoluettelot sisältävät arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistoluetteloon merkitään muun muassa: sarjat ja säilytysyksiköt (sidokset, kotelot tms.) aikarajaukset arkistotunnukset (signum) sijoituspaikkatiedot asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa salassapito. 6
8 Arkistoluettelo on aineiston fyysisen hallinnan väline, joka kertoo, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja missä järjestyksessä. Jos arkistoa siirretään, arkistoluettelon avulla kontrolloidaan aineistoa ja mahdollista aineiston häviämistä. Asiakirjahallinta ohjeistaa toimialojen arkistovastaavia arkistojen luetteloimisesta. Arkistoluettelot toimitetaan kunnan keskusarkistoon. Järjestäminen Mikäli arkistonmuodostajalla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, on sen otettava yhteys asiakirjahallintaa johtavaan henkilöön. Järjestämätön arkisto pitää seuloa ja palauttaa sen muodostumisvaiheessa voimassa olleen arkistointiohjeen mukaiseen järjestykseen. Jos tällaisesta järjestyksestä ei ole tietoa, aineisto järjestetään asiakirjahallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Järjestämisen hoitaa toimiala. 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjojen hävittäminen tehdään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättävät asiakirjahallintaa johtava henkilö ja toimialajohtaja. Nämä huolehtivat, että asiakirjat hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista pidetään hävittämisluetteloa. Hävittämistä helpottaa, jos määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hävittämistä kannattaa tehdä parin vuoden välein. Näin tarpeeton aineisto ei vie tilaa eikä vaikeuta arkiston käyttöä. 6. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, joita ei virkatoiminnassa enää tarvita, arkistonmuodostaja siirtää toimialansa päätearkistoon. Tätä uudemmat asiakirjat arkistonmuodostaja säilyttää lähiarkistossaan. Siirroista sovitaan etukäteen kunnan keskusarkiston kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä arkistokelpoisissa kansioissa ja aineisto seulottuna. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä, ne palautetaan arkistonmuodostajalle uudelleen järjestettäväksi. Asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo, jonka allekirjoittavat ao. toimialan arkistovastaava ja asiakirjat keskusarkistossa vastaanottava henkilö. Jos arkistonmuodostaja lakkaa tai päättää toimintansa, asiakirjat pitää järjestää ja siirtää päätearkistoon. Näistäkin siirroista sovitaan etukäteen keskusarkiston kanssa. 7
9 Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään tieto arkistonmuodostajan lakkauttamisesta ja tehtävien siirrosta toiselle arkistonmuodostajalle. Lakkautetun arkistonmuodostajan arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat uudelle arkistonmuodostajalle. Asiakirjojen siirto merkitään arkistoluetteloon. 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU 7.1 Asiakirjojen arkistokelpoisuus Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen (Kansallisarkisto: Arkistokelpoisuusluettelo). Asiakirjojen korjaus ja konservointi pitää jättää asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä, happamia liimoja tai muita asiakirjoja vahingoittavia aineita ei saa käyttää. Työpisteissä ja lähiarkistoissa asiakirjat voidaan säilyttää esim. rengaskansioissa. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat arkistoidaan arkistokelpoisiin happovapaisiin kansioihin. Asiakirjoista poistetaan muovitaskut, klemmarit, kuminauhat ja tarralaput. Tarvittaessa käytetään vaippalehtiä erottelemaan asiakirjoja. Kansioiden selkiin kiinnitetään nimiöt. Nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet, joilta asiakirjat ovat, säilytysaika ja tarvittaessa hävitysvuosi. 7.2 Arkistotilat Asiakirjat ja muut tietoaineistot on säilytettävä sellaisissa tiloissa, että asiakirjat ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tilojen osalta on noudatettava Kansallisarkiston Arkistotilaohjetta. Arkistoa ei saa käyttää sinne kuulumattoman tavaran säilytyspaikkana. Arkistotilojen on oltava lukittuja, valvottuja ja ne on siivottava tarvittaessa. Tiloissa on oltava lämpöja kosteusmittari. Lähiarkistojen aineistot säilytetään lukittavissa kaapeissa. 7.3 Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa Arkistoaineistolle on laadittava suojelusuunnitelma. Tämän suunnitelman tarkoitus on turvata yksiköiden toiminnan jatkumisen ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilyminen poikkeusoloissa. Aineisto on jaettava kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirjat. Ensimmäisen ja toisen luokan aineiston koteloihin (tai muuhun säilytysvälineeseen) tehdään suojeluluokka-merkintä. 8
10 Jos kriisitilanteessa yksikön toimipaikka siirtyy muualle, ensimmäisen luokan asiakirjat seuraavat yksikön mukana. Toisen luokan asiakirjat siirretään työhuoneista päätearkistoon ja tarvittaessa evakuoidaan. Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan mahdollisimman turvalliseen paikkaan työhuoneissa, ja ne jäävät kriisitilanteessa paikoilleen. Kaikkien asiakirjojen tietosuojasta on huolehdittava. 8. ASIAKIRJOJEN TIETOPALVELU JA LAINAAMINEN Asiakirjahallintaa johtava henkilö ja toimialojen arkistovastaavat varmistavat, että jokaisella on oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista. Toimialojen arkistovastaavat voivat antaa tietoja julkisista asiakirjoista. Asiakirjoja annetaan käyttöön tietosuojalainsäädäntö huomioiden (esim. henkilötietolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta). Asiakirjojen salassapito on aina perusteltava. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Toimialan arkistovastaava tai hänen määräämänsä henkilö vastaa asiakirjojen lainaamisesta toimialan päätearkistosta. Viranhaltijoilla ja työntekijöillä on oikeus lainata arkistoista asiakirjoja virkakäyttöön. Lainaaja vastaa lainaksi saamistaan asiakirjoista kunnes ne on palautettu. Jokaisessa arkistossa on oltava lainausvihko, johon merkitään, mitä on lainattu ja kenelle sekä lainaus- ja palautuspäivä. Yksityishenkilöt voivat tutkia julkisia asiakirjoja ainoastaan ao. toimialan tai keskusarkiston tiloissa. Asiakirjoista voidaan ottaa kopioita maksua vastaan. 9
Parikkalan kunta. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Parikkalan kunta Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kh 12.6.2018 / 96 Voimaan 1.1.2018 2 Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI... 3 1.1. Yleistä... 3 1.2. Asiakirjahallinnon
LisätiedotKauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille
LisätiedotPOSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2
1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan
LisätiedotJOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.
LisätiedotLapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje
Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava
Lisätiedot1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4
1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän
Lisätiedotkh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1
LisätiedotKAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa
LisätiedotOulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt
LisätiedotSievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotNIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE
KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotTampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö
18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa
LisätiedotSONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon
LisätiedotArkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225
Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotSATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA
SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ
0 POMARKUN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ Kunnanhallitus 1 1 YLEISTÄ...2 2 ASIAKIRJAHALLINTO...2 3 ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT...2 3.1 ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO
LisätiedotKIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne
KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotPOHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN
1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella
LisätiedotSeinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.
1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata
LisätiedotJOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ
KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE
1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE Voimaantulo 1.4.2018 Hyväksytty 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Tiedonhallinnon suunnittelun tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallintatapaa, johon
LisätiedotVAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi
1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden
LisätiedotYhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KEMIJÄRVEN KAUPUNKI ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotPYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus on hyväksynyt toimintaohjeen 19.6.2017 166 Toimintaohje tulee voimaan 1.7.2017 alkaen. 1. Toimintaohjeen tarkoitus Pyhännän
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016
Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,
LisätiedotMÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt
MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002
LisätiedotAsiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä
Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).
LisätiedotKESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo
Lisätiedottiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.
Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista
LisätiedotRaahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotSähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet.
ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ 1. Rovastikunnan asiakirjahallinto ja arkistotoimi Rovastikunta on itsenäinen arkistonmuodostaja. Rovastikuntakokous lakkautettiin hiippakuntahallinnon uudistamisen
LisätiedotIisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje
Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo
LisätiedotAuditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa
23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,
LisätiedotHARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA
HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo
LisätiedotAika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)
OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen
LisätiedotKirkon keskushallinnon arkistonmuodostajia ovat Kirkkohallitus, piispainkokous ja kirkolliskokous.
KIRKON KESKUSHALLINNON SÄÄNTÖKOKOELMA KIRKON KESKUSHALLINNON ARKISTOSÄÄNTÖ 1.1.2016 ALKAEN 1. ARKISTOTOIMI Kirkon keskushallinnon arkistotoimeen kuuluu asiakirjojen rekisteröinti, niiden järjestäminen,
LisätiedotPELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä
1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotUudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:
1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä
LisätiedotSAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt
SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN
LisätiedotTornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje
Tornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa (päivämäärä) SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 3 1.1. Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen 3 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI
LisätiedotTietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa
Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo
LisätiedotARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.
ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)
LisätiedotPuumalan seurakunnan arkistosääntö
Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan
LisätiedotLieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus
LisätiedotArkistojen ryhmittely pääpiirteissään
Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia
LisätiedotArkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas
Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332
LisätiedotArkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa
1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten
LisätiedotKOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
1 (24) KOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2 (24) Sisällys Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje... 3 Yleistä... 3 Keskeiset käsitteet... 4 Asiakirjahallinnon ja
LisätiedotKURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Runko-osa
KURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Runko-osa SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ... 2 1.1. Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen
LisätiedotAsiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen
Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta
LisätiedotTIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16
SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,
LisätiedotLiperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa 14.01.2019 7 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 1.1 Keskeisiä käsitteitä Arkistonmuodostaja on sellainen yhteisö tai
LisätiedotHyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje
Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen
LisätiedotRekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste
Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN
LisätiedotTilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen
Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
LisätiedotArkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä
Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
PETÄJÄVEDEN KUNTA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2017-2018 Hyväksytty Petäjäveden kunnanhallituksen päätöksellä 9.1.2017 11 Petäjäveden kunta 2 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON
LisätiedotKOKKOLAN KAUPUNGIN TIETOTURVAPOLITIIKKA
KOKKOLAN KAUPUNGIN TIETOTURVAPOLITIIKKA 1 S i v u Kokkolan kaupungin tietoturvapolitiikka 1. JOHDANTO Tietojenkäsittely tukee Kokkolan kaupungin palvelujen tuottamista ja palveluiden tehokkuus riippuu
LisätiedotTietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta
Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Mustijoen perusturva. Mäntsälän kunta perusturvapalvelut. Mustijoen perusturva.
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Mustijoen perusturva Mäntsälän kunta perusturvapalvelut Mustijoen perusturva Tiina Hakkarainen 1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ
LisätiedotSOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ
SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1. SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOTOIMEN PERUSTEET s.3 2. ARKISTONMUODOSTUKSEN LÄHTÖKOHDAT s.4 3. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA JA ARKISTOKAAVA
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali
Lisätiedot6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN
I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen
LisätiedotSONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Valtuusto 22.5.2017 19 liite nro 4 Voimaantulo 1.1.2017 SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 SISÄLLYSLUETTELO
LisätiedotKAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA
KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN JA ASIKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE JA SUOJELUSUUNNITELMA Annika Rauma SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 3 1.1. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten sekä muiden ohjeiden noudattaminen
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin/palvelun nimi: Vesihuoltolaitosten yhteystietorekisteri Tiedonanto
LisätiedotMiksi arkistointi on tärkeää?
Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin/palvelun nimi: Rakentamisen ja kunnossapidon palvelujen asioinnin
LisätiedotYhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan
Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston
LisätiedotOULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ
OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan palautejärjestelmä Tiedonanto laadittu: 13.8.2018
LisätiedotRekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotRekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotHankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007
Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Ohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on ohjata valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistointia. Tätä ohjetta noudatetaan valtioneuvoston
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Henkilötietojen käsittelyn tietopyynnöt Tiedonanto laadittu:
LisätiedotAsiakirjahallinnon toimintaohje
ID 279642 Asiakirjahallinnon toimintaohje Hyväksytty: KH 19.12.2016 317 Voimassa 1.1.2017 lukien ja sovelletaan alkaen syntyneeseen aineistoon. Elinvoima- ja konsernipalvelut PL 10/Pohjolankatu 14 74101
LisätiedotPoliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto
Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden
LisätiedotTutkittavan informointi ja suostumus
Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista
LisätiedotSeloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista
1 Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista Asianhallinnan rekisteri Päivitetty: 21.11.2018 1. Rekisterinpitäjä Lieksan kaupunginhallitus 81700 Lieksa 2. Rekisterinpitäjä edustaja(t)
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Johtoryhmä 6.3.2019 Johtokunta 29.3.2019 Sisällysluettelo 1. Yleistä... 3 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 3 1.2 Keskeiset käsitteet... 3 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotVanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste
Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin / palvelun nimi: Yksityisteiden yhteyshenkilörekisteri Tiedonanto
LisätiedotSähköisen arkistoinnin reunaehdot
Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen
LisätiedotProjektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto
Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon
Lisätiedot