JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx

2 YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämän ohjeen lisäksi on noudatettava arkistolakia (831/1994), lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävästä asetuksesta (1030/1999) viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintavasta, hallintolakia (434/2003), henkilötietolakia (523/1999) ja hallinnonalakohtaista lainsäädäntöä. Arkistolaitos ohjaa kuntien arkistonhoitoa määräämällä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja antamalla arkistonhoitoa koskevia yleisohjeita. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu hallintolain mukaan kunnanhallitukselle. Kunnanhallitus johtaa, ohjaa ja valvoo kunnan arkistotointa. Kunnanhallituksen on määrättävä viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. 1. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET Arkistotoimen tehtävänä on: varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta määritellä asiakirjojen säilytysarvo hävittää tarpeeton aineisto Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee ja edistää arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista palvelee yksityisiä ja yhteisöjä tiedonsaamisessa julkisista asiakirjoista yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja on otettu huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä Tehtäviä toteutetaan kirjaamisen, asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn, asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin avulla. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon. Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään määräajan kuluttua. Päätearkistoon päätyvistä asiakirjoista pidetään arkistoluetteloa. Sähköisten asianhallinta- ja tietojärjestelmien tietoaineistojen on oltava käytettävissä tarvittavan ajan. Atk-aineistojen tallentamisessa

3 ja tulostamisessa on otettava huomioon pysyvän säilytystarpeen vaatimukset ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI Arkistotoimi on kunnassa hallinnolliset organisaatiot ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki viranomaiset ja toimielimet. Kunnanhallitus nimeää tehtävään vastuunalaisen henkilön johtamaan kunnan arkistointia ja arkistonmuodostusta sekä huolehtimaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Päätearkiston vastuunalaisena hoitajana toimii toimistosihteeri, jonka tehtävänä on asiakirjojen vastaanotto ja luettelointi asiakirjojen arvonmääritys, seulonta ja hävittäminen arkiston käyttöpalvelut ja tietopalvelu arkistonhallinta; arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen ja laatimisen opastus ja hyväksyminen, seuranta ja koulutus asiakirjojen säilytyksestä ja päätearkiston säilytystiloista huolehtiminen Jokaisen kunnan palveluksessa olevan on hoidettava huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätettyä luovutettava asiakirjat liitettäväksi päätearkistoon. Viran- ja toimenhaltijan velvollisuus on lähettää kirjattavia virkaasioita koskevat kirjeet, myös sähköisesti saapuneet viipymättä oman toimialansa kirjaajalle. Toimialojen johtajat nimeävät omien vastuualueidensa arkistoinnista vastaavan henkilön. Toimialojen tehtävänä on huolehtia siitä, että kirjattavat asiakirjat merkitään diaariin tai toimitetaan kirjattavaksi. huolehtia siitä, että hallussaan olevat asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti ja että arkistonmuodostussuunnitelma on toimialojensa osalta ajantasainen huolehtia, että pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen laadinnassa käytetään arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -tarvikkeita vastata hallussaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja luetteloinnista sekä tietopalvelusta siihen saakaa, kunnes asiakirjat siirretään päätearkistoon tai hävitetään

4 valmistella hävitettävät asiakirjat hävityskuntoon (ei päätearkistossa olevat asiakirjat) siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat päätearkistoon ohjeiden mukaisesti 3 Liite nro 1 ohje asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon 3. ASIAKIRJOJEN KIRJAAMINEN Kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle vireille tulleista tai niiden valmistamista asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista toimenpiteistä ja käsittelyyn liittyvistä päätöksistä tehdään merkinnät diaariin aina silloin, kun kyseessä on julkinen asia, joka käsitellään jossakin kunnan toimielimessä. Kaikki samaa asiaa koskeva kirjeenvaihto ja asian käsittelyvaiheet merkitään samalle asianumerolle. Käsiteltävänä olevat asiat tule kirjata vain kerran. Sähköisesti saapuvat ja lähtevät asiakirjat kirjataan samoja säännöksiä noudattaen kuin paperiasiakirjat. Joroisten kunnassa on käytössä hallintokuntien yhteinen asianhallintajärjestelmä (diaari). Liite nro 2 kirjaamisohje 4. ARKISTONMUODOSTUS JA ARKISTOINTI Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan tulee ylläpitää tehtävien hoidossa kertyvien asiakirjojen osalta arkistonmuodostussuunnitelmaa. Joroisten kunta on yksi arkistonmuodostaja. Sen arkistoon kertyvät asiakirjat käytännön tarpeen mukaan määritellyiltä arkistonmuodostusyksiköiltä. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käy ilmi asiakirjojen toiminnallinen ryhmitys, sisäinen järjestys, arkistointitapa, säilytysaika ja paikka, vastuutaho, suojeluluokka, julkisuusluokka ja arkistotunnus. Asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asiakirjojen lopullinen arkistointi tapahtuu niiden menetettyä ajankohtaisuutensa.

5 4 Arkistoinnin ensimmäisessä vaiheessa erotellaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat määräajan säilytettävistä. Asiakirjat siirretään arkistokoteloihin, nimiöidään ja liitetään omiin sarjoihinsa. Siirrettäessä asiakirjoja päätearkistoon jokainen arkistonmuodostusyksikkö on velvollinen laittamaan asiakirjat arkistokuntoon. Päätearkistoon ei oteta epäjärjestyksessä olevaa aineistoa. Liite nro 3, arkistonmuodostussuunnitelma, liitetään toimintaohjeeseen valmistuttuaan. 5. ASIAKIRJOJEN LUETTELOINTI Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo kahtena kappaleena, joista toinen jää päätearkistoon ja toinen palautetaan luovuttajalle. Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan arkistokaavan mukaiseen järjestykseen. Liite nro 4, arkistokaava 6. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTÄMINEN Kaikille arkistoaineistolle on määriteltävä säilytysajat arkistonmuodostussuunnitelmassa. Säilytysaikoja määrättäessä on noudatettava arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää arkistonmuodostusyksikkö itse. Säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisentutkimuksen kannalta. Säilytysajan määräämisessä käytetään apuna Suomen Kuntaliiton tekemiä Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat; Määräykset ja suositukset kirjasia. 7. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat arkistoidaan erikseen pysyvästi säilytettävästä aineistosta. Vuosittain hävitetään ne asiakirjat, joiden säilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana.

6 5 Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Hävitettävät asiakirjat erotellaan päätearkistosta kerran vuodessa. Arkistoluetteloon merkityistä asiakirjoista laaditaan aina hävitysluettelo. Alle 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista ei tarvitse laatia hävittämisluetteloa. Poikkeuksena on kirjanpitoaineisto, josta aina laaditaan hävitysluettelo. Liite nro 5, malli hävitysluettelosta 8. ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA JA ARKISTO- TILAT Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Arkistolaitoksen sivuilla on luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. 9. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään päätearkistoon arkistonmuodostussuunnitelman ohjeiden mukaisesti seulottuna ja järjestettynä. Niiden tulee olla arkistokelpoisissa säilytysvälineissä ja nimiöityjä. Siirrettävistä asiakirjoista sovitaan ennen siirtoa hallinnon toimistosihteerin kanssa. 10. ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN Asiakirjoja voidaan lainata vain virkakäyttöön toiselle viranomaiselle tai laitokselle, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua. Yksityiskäyttöön asiakirjoja ei lainata, mutta asiakirjoja annetaan luettavaksi tai jäljennettäväksi vain viraston tiloissa. Lainatuista asiakirjoista kirjoitetaan kuitti, joka laitetaan puuttuvan asiakirjan kohdalle ja palautuksen yhteydessä kuitti poistetaan

7 11. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS 6 Asiakirjat on pidettävä tarvitsijain käytettävissä ottaen huomioon julkisuutta säätelevä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta ja muut lainsäädännön aiheuttamat rajoitukset (erityislait). 12. TIETOJÄRJESTELMÄT JA HENKILÖSREKISTERIT Jokainen arkistonmuodostusyksikkö laatii ylläpitämistään tietojärjestelmistä julkisuuslain mukaiset tietojärjestelmäselosteet, joista ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Kaikista henkilötietoja sisältävistä rekistereistä on laadittava henkilötietolain 10 :n mukaiset rekisteriselosteet, joista ilmenevät tiedot rekisterinpitäjästä, yhteyshenkilöstä, käyttötarkoituksesta, rekisterin tietosisällöstä, tietojen luovuttamisesta ja tietojen suojauksesta. 13. ASIAKIRJOJEN SUOJELU Asiakirjojen suojelussa noudatetaan voimassa olevia arkistolaitoksen antamia ohjeita. Liite nro 6, Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisessa poikkeusoloissa. 14. ARKISTOTILAT Asiakirjat säilytetään tiloissa, joissa ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistolaitos määrää kunnallisten arkistojen arkistotiloista. Arkistotilaohje ( Arkistoa ei saa käyttää sinne kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. 15. ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO JA UUSIMINEN Arkistotoimen toimintaohjeen on oltava ajan tasalla. Asiakirjatuotannon muuttuessa arkistonmuodostussuunnitelmaan on tehtävä

8 7 vastaavat muutokset. Jokaisen asiakirjan käsittelyyn osallistuvan henkilön velvollisuutena on huolehtia osaltaan siitä, että tarpeelliset muutokset tehdään ohjeistukseen. ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN KÄSITTEISTÖÄ Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Asiakirjat kuuluvat sen viraston tai laitoksen arkistoon, jonka haltuun ne ovat asian käsittelyssä päätyneet. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sähköisellä tai muulla tavalla aikaan saatua tallennetta, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistonmuodostaja on yhteisö, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostussuunnitelma eli tiedonhallintasuunnitelma ohjaa asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia toiminnoittain tehtäväpohjaisesti Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittämistä ja käyttö. Arkistotoimen toimintaohje on ohje kunnan asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä varten. Toimintaohje antaa puitteet arkistotoimelle ja toimii kunnan käytännön ohjeena kaikille asiakirjan käsittelyyn osallistuville. Ohjeeseen otetaan määräykset kirjaamisesta, asiakirjojen säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. Keskusarkistolla eli päätearkistolla tarkoitetaan arkistonmuodostajan pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista muodostuvaa kokonaisuutta. Rekisteriöinnillä, kirjaamisella, diarioinnilla tarkoitetaan asioiden ja niiden liittyvien asiakirjojen sekä niiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä rekisteriin. Joroisten kunnassa Dynasty -asianhallintaohjelma toimii diaarina.

9 8 TOIMINTAOHJEEN LIITTEET: Liite nro 1 Liite nro 2 Liite nro 3 Liite nro 4 Liite nro 5 Liite nro 6 Ohje asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon Kirjaamisohje Arkistonmuodostussuunnitelma, liitetään valmistuttuaan Diaarikaava Hävitysluettelomalli Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisessa poikkeusoloissa Muut liitteet: Liite nro 7 Tietoturvaohje Liite nro 8 Nimiöimisohje Liite nro 9 Luettelo arkistovastaavista Liite nro 10 Lainauslomake Liite nro 11a Luovutuslomake määräajan säilytettävistä Liite nro 11 b Luovutuslomake pitkään ja pysyvästi säilytettävistä

10 9 VIITELUETTELO: Arkistolaki 831/ Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/ Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/ Henkilötietolaki 523/ Hallintolaki 434/ Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2013