Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt , 215. Voimaantulo

Transkriptio

1 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt , 215. Voimaantulo Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Seinäjoen kaupungin asiakirjahallintoa ja arkistotointa. 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen Arkistolaki (L 831/94) sisältää perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta. Arkistolaitos ohjaa kuntien arkistonhoitoa mm. antamalla arkistotointa koskevia yleisohjeita ja määräyksiä. 2 Arkiston ja arkistotoimen merkitys ja sisältö 2.1 Kaupungin arkistotoimi Seinäjoen kaupunki on yksi arkistonmuodostaja. Osa-arkistoja ovat kaupungin valtuusto ja kaupunginhallitus, lautakunnat tai vastaava toimielin virastoineen ja laitoksineen sekä kaupungin yksittäisviranomainen, jolla on laissa säädetty tehtäväpiiri. Arkistoon kuuluvat kaikki ne asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä riippumatta siitä, säilytetäänkö niitä keskusarkistossa vai eri työ- ja toimipisteissä. Silloin kun organisaation toiminta muuttuu, on otettava yhteyttä tietopalveluasiantuntijaan. (ks. luku 4.4) Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä (paperi, kartonki, muovi) tai sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä (filmi, reikäkortti, magneettinauha ja -levy, optinen levy), joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. (ArkL 6). 2.2 Arkistotoimen tavoitteet Arkistotoimen tavoitteena (ArkL 7) on, että asiakirjat edistävät kaupungin jokapäiväistä toimintaa, tukevat oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista ja yksityisen ja yhteisöjen tiedonsaantioikeutta sekä palvelevat tieteellistä tutkimusta. Arkistotoimen tehtävänä on arkistonmuodostajan toiminnasta kertovien asiakirjojen säilyttäminen, asiakirjojen käytettävyydestä ja niihin liittyvästä tietopalvelusta huolehtiminen sekä asiakirjojen säilytysarvon määrittäminen ja säilytysarvoltaan vähäisten asiakirjojen hävittäminen.

2 2 3 Arkistotoimen organisaatio ja tehtävät 3.1 Arkistotoimen johto sekä arkistotointa johtava ja valvova viranhaltija Arkistotoimen järjestäminen kuuluu kaupunginhallitukselle (ArkL 9), jolla on vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, toimeenpanosta ja resursseista. Kaupunginhallitus määrää sen toimihenkilön/toimihenkilöt, joka johtaa arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista (keskusarkistosta). Seinäjoen kaupungin arkistotoimi jakaantuu kolmeen osaan: kaupunginkanslia, sivistys- ja tekniikkakeskus ja sosiaali- ja terveyskeskus. Kullakin osastolla on oma arkistotointa ohjaava, johtava ja valvova toimihenkilö, jonka huolehtii myös arkistotoimen kehittämisestä. Arkistotointa johtava toimihenkilö johtaa kaupungin arkistotointa ja arkistonmuodostusta omalla alueellaan huolehtii osa-arkistonmuodostajien keskusarkistoon luovuttamien asiakirjojen hoidosta edistää keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen käytettävyyttä hallintotoiminnassa ja tutkimuksen lähdeaineistona päättää asiakirjojen säilytysmenetelmistä, säilytysajoista ja tiedonhallintasuunnitelmista sekä sen muutoksista suorittaa osa-arkistonmuodostajien arkistontarkastuksia huolehtii arkistoalan koulutus- ja tiedotustoiminnasta 3.2 Osa-arkistonmuodostajien ja arkistovastaavien tehtävät Osa-arkistonmuodostaja nimeää arkistolleen arkistovastaavan ja ilmoittaa tietopalveluasiantuntijalle määräämistään arkistovastaavista ja kirjaajista sekä huolehtii arkistotoimesta hallussaan olevan arkiston osalta. Arkistovastuuhenkilö ja arkistovastaava huolehtii, että osa-arkistonmuodostajan asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti huolehtii tiedonhallintasuunnitelman pitämisestä ajan tasalla vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja niihin kohdistuvasta tietopalvelusta siihen asti, kun ne siirretään keskusarkistoon tai hävitetään huolehtii, että määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään ja yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista pidetään hävitysluetteloa lähettää keskusarkistolle osa-arkistonmuodostajan arkistoluettelon siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon annettujen ohjeiden mukaisesti 3.3 Viran- ja toimenhaltijan tehtävät Jokainen viran- ja toimenhaltija hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti järjestettyinä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun tässä ohjeessa määrätään osallistuu omalta osaltaan tiedonhallintasuunnitelman laadintaan ja säilytysaikojen määrittelyyn.

3 3 4 Arkistonmuodostus 4.1 Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Arkistonmuodostuksen suunnittelun päätavoite on tietojen saatavuuden parantaminen, tarpeettoman aineiston poistaminen sekä asiakirjojen löytymisen varmistaminen kaikissa käsittely- ja säilytysvaiheissa. Arkistolain ( 8) mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sisältävää tiedonhallintasuunnitelmaa. 4.2 Arkistonmuodostuksen menetelmät Arvonmääritys ja seulonta Seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan. Toiminnassa on pyrittävä siihen, että jo tehtävää hoidettaessa asiakirjat seulotaan tiedonhallintasuunnitelmaa apuna käyttäen. Ennakkoseulonnan edellytyksenä on, että jokainen tietää omien asiakirjojensa osalta mikä on säilytettävää, mikä hävitettävää Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Arkistolain mukaan ( 8) arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytystavat ja määrittelee ne arkistonmuodostuksen suunnittelun yhteydessä. Tiedonhallintasuunnitelmaan merkitään, minkälaisiin sarjoihin ja mihin järjestykseen asiakirjat arkistoidaan. Arkistointi määrää arkiston lopullisen rakenteen ja sen järjestelmällisyyden. Erityistä huomiota on kiinnitettävä pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. Asiakirjat arkistoi se osa-arkistonmuodostaja, joka on tehnyt asiassa lopullisen päätöksen Asiakirjan säilyttää vain yksi osa-arkistonmuodostaja Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi oteta määräajan säilytettävää aineistoa Julkisuus- ja salassapitosäännösten huomioon ottaminen edellyttää, että julkisten pöytäkirjojen liitteeksi ei arkistoida salassa pidettäviä asiakirjoja Asiakirjojen rekisteröiminen (= kirjaaminen) Rekisteröinti on aputoiminto, joka tukee hallintoa ja muuta toimintaa. Rekisteröinnillä tarkoitetaan niitä merkintöjä, jotka tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Rekisteriä, johon nämä merkinnät tehdään, kutsutaan diaariksi. Seinäjoella on käytössä yhteinen asianhallintajärjestelmä, joka poistaa päällekkäistä kirjausta ja tehostaa tiedon hakua. Asianhallintajärjestelmällä hallitaan kaupungin eri toimielimissä käsittelyssä olevia asioita, niihin liittyviä käsittelyvaiheita, päätöksiä ja täytäntöönpanoja. 4.3 Sähköiset tietoaineistot Arkistolain ( 6) mukaan myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytettävät sähköiset tietojärjestelmät sisältävät asiakirjoja, samoin niiden tallevälineet. Lain ( 7) mukaan arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon myös arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa, joten sähköisten tietojärjestelmien suunnittelun ja käyttöönoton tulee tapahtua yhteistyössä arkistotoimen kanssa.

4 4 Osa-arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina tiedonhallintasuunnitelmassa vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta. Sähköpostitse saapuvat ja lähtevät asiakirjat arkistoidaan kuten tiedonhallintasuunnitelmaan on merkitty. Myös rekisteröinnissä noudatetaan samoja säännöksiä kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen kohdalla. Pysyvästi tai pitkään säilytettävistä sähköisistä aineistoista ja tietojärjestelmistä on otettava arkistotulosteet joko paperille tai mikrofilmille tai arkistolaitoksen erillisellä luvalla magneettinauhalle tai muulle hyväksytylle tallennusvälineelle. Sähköisten tietojärjestelmien ja aineistojen käsittelyssä tulee noudattaa arkistolaitoksen antamia määräyksiä. 4.4 Organisaatiomuutokset ja arkistonmuodostus Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen mukaan ei saa rikkoa. Lisäksi asiakirjat säilytetään siinä keskinäisessä järjestyksessä, johon ne ovat tiedonhallintasuunnitelman ohjeiden mukaan sijoitettu sen jälkeen, kun niiden sisältämä asia on käsitelty. Kun organisaation toiminta lakkaa, ei sen arkistoa yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon. Toimintaa jatkavan velvollisuutena on säilyttää arkistoa omana kokonaisuutena tai etsiä sille sopiva sijoituspaikka. 5 Asiakirjojen hävittäminen Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Hävittäminen ennakoidaan arkistoimalla määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat erilleen pysyvästi säilytettävistä. Asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vuosittain. Yli 5 vuotta säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä on pidettävä hävitysluetteloa, jonka allekirjoittavat arkistovastaava ja toinen hävitystapahtumaan osallistunut viran- tai toimenhaltija. Hävitysluettelo lähetetään keskusarkistoon. Asiakirjat tuhotaan polttamalla, silppuamalla tai luovuttamalla ne uusiopaperiteollisuuden käyttöön. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salaisten ja harkinnanvaraisesti julkisten tietojen hävittämisessä. 6 Asiakirjojen siirtäminen keskusarkistoon Kaupungin keskusarkisto toimii osa-arkistonmuodostajien päätearkistona. Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään keskusarkistoon seulottuna ja järjestettynä. Siirrettävä aineisto sijoitetaan asianmukaisiin arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin, joihin tehdään riittävät merkinnät osa-arkistonmuodostajasta ja säilytettävästä aineistosta. Alle 10 vuotta säilytettäviä asiakirjoja ei siirretä varsinaiseen keskusarkistoon, vaan osa-arkistonmuodostaja huolehtii niiden säilyttämisestä hävittämiseen saakka. Lakkautettujen tai toimintansa päättäneiden osa-arkistonmuodostajien asiakirjat järjestetään, luetteloidaan ja siirretään välittömästi keskusarkistoon.

5 5 7 Luettelointi Keskusarkistossa laaditaan pysyvästi ja pitkään säilytettävästä asiakirja-aineistosta arkistoluettelo, joka sisältää tunnistetiedot arkistossa olevista säilytysyksiköistä niin, että ne sen avulla löydetään. Säilytysyksiköitä ryhmiteltäessä käytetään apuna arkistokaavaa. Arkistoluettelon rinnalle laaditaan luettelo määräajan säilytettävistä asiakirjoista. 8 Asiakirjojen säilytys ja suojelu 8.1 Arkistokelpoisuus Arkistolain mukaan ( 11) pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Arkistovastaavat huolehtivat siitä, että asiakirjojen arkistokelpoisuudesta annettuja ohjeita noudatetaan. Hankinnoista vastaavien tulee noudattaa arkistolaitoksen päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. 8.2 Tietoturvallisuus ja asiakirjojen suojelu Tietoturvallisuudella pyritään tietojen, palvelujen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojaamiseen ja varmistamiseen sekä normaali- että poikkeusoloissa. Tietoturvallisuuden eri osa-alueiden tavoitteet ja menettelytavat esitellään kaupungin tietoturvallisuussuunnitelmassa. Valmiuslain mukaan poikkeusoloihin varautuminen vaatii ennakkoon tehtyjä toimenpiteitä, joilla voidaan estää asiakirjojen ja tietojen tuhoutuminen mahdollisissa poikkeusoloissa. Tiedonhallintasuunnitelmassa määritellään jokaisen asiakirjan suojaamistarve. Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellista, juridista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat Osa-arkistonmuodostajien on laadittava hallussaan olevien asiakirjojen osalta suunnitelma, jossa määritellään käytännön toimenpiteet asiakirjojen suojelemiseksi poikkeusoloissa sekä suunnitelman toimeenpanohenkilöt. Asiakirjojen suojelusuunnitelma liitetään kaupungin suojelusuunnitelmaan. 8.3 Asiakirjojen säilytysvälineet Käsiarkistossa olevat asiakirjat, joita tarvitaan usein, voidaan säilyttää rengaskansioissa, riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat sijoitetaan ennen arkistoon siirtämistä arkistokoteloihin. Pöytäkirjat säilytetään sidottuina. Sidoksen paksuun saa olla 8 cm. Pöytäkirjojen sidonnassa ei saa käyttää liimasidontaa. Arkistokotelot on pakattava riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Pysyvästi ja pitkään säilytettävät irralliset asiakirjat laitetaan vaippalehtien väliin. Ohuet asiakirjaniput voidaan nitoa arkistokelpoisilla niiteillä. Paksummat niput on mahdollista liittää rei ityksestä yhteen puuvillalangalla. Lankakiinnitystä ei saa tehdä liian tiukaksi, jotta luettavuus säilyy. Irtoliittimiä (klemmareita), kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin.

6 6 Kartat ja piirustukset säilytetään vaaka- tai pystyasennossa arkistokaapeissa tai -laatikoissa. Suurikokoiset kartat ja piirustukset, jotka eivät mahdu suorina säilytettäväksi, voidaan kääriä rullalle. Rullan tukena olevan pahvisylinterin on oltava läpimitaltaan vähintään 80 mm ja kartan/piirustuksen suojana on käytettävä paperikäärettä. Koteloihin, laatikoihin, rulliin ja muihin säilytysvälineisiin kirjoitetaan tunnistetietona: osa-arkistonmuodostajan nimi arkistotunnus asiakirjasarjan nimi vuosi/vuodet. Tarvittaessa muitakin tietoja voidaan merkitä tunnistuksen helpottamiseksi. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijan tehtäväksi. 8.4 Arkistotilat Asiakirjat säilytetään turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Lisäksi pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää (ArkL 12). Arkistotilaa ei saa käyttää varastona / arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. 9 Tietopalvelutehtävät Arkistolain ( 7) mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvistä tietopalveluista. Tietopalvelu sisältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa, jäljennösten ja todistusten toimittamisen niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Lisäksi arkiston tulee palvella tutkimusta. Asiakirjoja voidaan lainata arkistonmuodostajan ulkopuolelle vain toiselle viranomaiselle, arkistolaitoksen yksikölle tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua. Lainauksesta tehdään lainauslomake, josta ilmenee lainattu asiakirja, laina-aika ja lainaajan nimi sekä virasto. 10 Toimintaohjeen soveltaminen, ylläpito ja uusiminen Tiedonhallinnan toimintaohjeen soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muuttamisesta vastaa tietopalveluasiantuntija.