Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit

Transkriptio

1 Tilastoaineistojen arvonmääritys sisällölliset ja laadulliset kriteerit Tutkimusaineistojen arvonmääritys ja säilytysajan määrääminen- seminaari Riitta Harala, Tilastokeskus, Elinolot

2 Tilastoaineistojen ensisijainen ja muu käyttö Tilastokeskus kerää tietoja yhteiskuntaoloja kuvaavien tilastojen laatimista varten Tilastoja varten kerättävät yksikkötason tiedot ovat salassapidettäviä Tilastolain mukaan tilastotarkoituksiin saatuja salassapidettäviä aineistoja voidaan luovuttaa yhteiskuntaoloja koskevia tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten Riitta Harala

3 Arkistotoimen tarkoitus ja tehtävät Tilastokeskuksessa tarkoituksena on turvata aineiston säilyminen uudelleenkäytön mahdollistavassa muodossa yhteiskunnallista tutkimusta ja tietopalvelua varten edistää tietovarannon hoitoa hyvien asiakirjahallinnollisten ja yhtenäisten tietohallinnollisten periaatteiden mukaisesti 3

4 Tilastoaineistojen arvonmääritys arkistoinnin näkökulmasta Perusteena myöhempi käyttö tietopalvelutarkoituksiin tutkimustarkoituksiin 4

5 Tilastoaineistojen tutkimuskäyttö Yksikköaineistoja voidaan luovuttaa yhteiskuntaoloja kuvaavia tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten: henkilötietoja ei saa luovuttaa muiden tilastoyksiköiden tunnistetietoja ei saa luovuttaa otosaineistona ei-tunnistettavasti Riitta Harala

6 jatkuu Yksikköaineistojen käyttö edellyttää yksilöidyn käyttöluvan - tutkimussuunnitelma - halutut tiedot, tietojen käyttäjät - käyttöaika, aineiston palautus tai tuhoaminen Vuosittain käyttölupia myönnetään kpl 6

7 Tilastoaineistot tutkimusaineistoina Käytettävissä Tilastokeskuksen tilastoaineistot väestötilastot, perhe- ja asuntokuntatilastot, asuinolotilastot, työssäkäyntitilastot, koulutustilastot, rikostilastot, tulo- ja varallisuustilastot, palkkatilastot Tulo- ja elinolotutkimus, kulutustutkimus, työolotutkimus, varallisuustutkimus, aikuiskoulutustutkimus Kuntasektorin palkkatilasto, vuokratiedustelu Maatilatalouden yritys-, tulo- ja veroaineisto Patenttirekisteri, innovaatiotoiminta, tieliikenneonnettomuudet, asuntoyhteisöjen korjaustoiminta, Riitta Harala

8 jatkuu Erikseen muodostetut tutkimusaineistot pitkittäisominaisuus Tutkijalle erikseen räätälöidyt aineistot yhdistelty TK:n aineistoista yhdistelty TK:n ja muiden rekisterinpitäjien aineistoja yhdistelty tutkijan aineistoon Riitta Harala

9 Tilastoaineistot tutkimusaineistoina suurin osa omaa pysyvää säilytysarvoa aineisto ei ole hankittavissa uudelleen tietosisällöltään, koostumukseltaan tai luonteeltaan ainutkertaisia keskeinen toissijainen käyttötarkoitus on tutkimuskäyttö -> säilytysarvon määrittelyn kriteereinä voidaan käyttää tutkimusaineistojen säilytyskriteereita 9

10 Tutkimusaineistojen säilytyskriteerit (tutkimusaineistojen säilyttämistä selvittävä projektiryhmä 1995) 1. Kokoaja, tarkoitus, fyysinen muoto ja käytettävyys kokoaja, ajankohta ja tutkimusaihe tiedetään aineiston kunto ja muoto on sellainen, että se on järkevää säilyttää säilytys- ja käyttökustannukset oikeuttavat säilyttämisen 2. Tietosisältö aineisto on systemaattinen ja ajallisesti tai alueellisesti kattava 10

11 jatkuu aineisto on ainutkertainen (ei saatavissa muualta yhtä helposti) aineisto on laaja ja siinä on paljon muuttujia, tiedot ovat perustasolla ja yhdisteltävissä vastaavaa aineistoa ei ole tai sitä ei säilytetä 3. Säilyttämistä ja käyttöä koskevat määräykset aineistoa koskevat säädökset ym. mahdollistavat säilyttämisen aineiston käyttöoikeudet ja rajoitukset oikeuttavat säilyttämisen 11

12 jatkuu 4. Oikeudellinen, yhteiskunnallinen ja historiallinen arvo aineisto on oikeudellisesti, yhteiskunnallisesti, kulttuurisesti, historiallisesti tai tieteenhistoriallisesti ravokas tai merkittävä 5.Tieteellinen arvo aineistoa tarvitaan dokumentoimassa tutkimustuloksia aineistoa voidaan käyttää muihin tutkimuksiin, kuin alun perin kerätty 12

13 jatkuu aineistolla on kiistaton pitkäaikainen tai pysyvä tieteellinen arvo tai merkitys aineisto on kansainvälisesti arvokas tai merkittävä aineistoa voidaan käyttää yliopistollisessa opetuksessa 13

14 Tilastokeskuksen arkistointiohjeen mukaiset aineiston säilytysarvon määrittelykriteerit kattavuus (esim. kaikki yritykset, koko väestö) alueellisuus paikannettavuus yhdisteltävyys ilmiöalueen merkittävyys jalostusaste ja korvattavuus aineiston hankinta/saantitapa ajankohdan poikkeuksellisuus ajankohtaisuus muu säilytysperuste 14

15 Säilytysarvon arviointi Edellä esitettyjä kriteerejä voidaan pitää näkökulmina, joiden avulla tutkimusaineistojen/tilastoaineistojen säilytysarvoa voidaan arvioida tilastolainsäädäntö ja TK:n ohjeistus määrittelevät tilastoaineiston säilytysarvon ja ajan määrittelymenettelyt tarkemmin (määrittelyajankohta, neuvotteluvelvoite tiedonantajien kanssa, tiedonkeruupäätös) näistä tarkemmin Anna-Leena Reinikaisen esityksessä 15

16 Arkistolain arkistotoimelle asettamat tehtävät asiakirjojen säilitysajoista ja tavoista päättäminen arkistonmuodostamissuunnitelman ylläpitäminen aineistojen arvonmääritys ja seulonta arvokkaiden aineistojen säilyttäminen säilytettävien aineistojen järjestäminen ja luettelointi lainaaminen ja luovutus tutkimustarkoituksiin tietopalvelu arkistoaineistoista tarpeettomien aineistojen hävittäminen aineistojen suojaaminen poikkeusolojen varalta 16

17 Arkistonmuodostamissuunnitelma (AMS) AMS:ssa määritellään pysyvästi tai Tilastokeskuksen päätöksellä määräajan säilytettävät aineistot kansallisarkisto hyväksyy arkistonmuodostamissuunnitelman pysyvästi säilytettävien aineistojen osalta (toistaiseksi tilastoaineistoilta puuttuvat säilytysajat kattavasti ja arkistolaitos ei ole näin ollen ottanut kantaa aineistojen pysyvään säilytykseen) 17

18 Arkistoitavat aineistot ja niiden arvonmääritys TK:n arkistointiohjeen mukaan kaikkien säännöllisesti tuotettavien tilastojen konekoodinen vuosiaineisto säilytetään pysyvästi ½-, ¼- ja kuukausitilastojen aineistot arkistoidaan kerran vuodessa vuosiaineistoiksi muodostettuna kokonaisuutena lopullisen tilastoaineiston lisäksi arkistoidaan tilastoyksikön harkinnan mukaan sellaiset tuotantovaiheessa syntyneet raakataulut ym., joiden muodostamisesta uudelleen aiheutuisi huomattavia kustannuksia ja joita käyttäen voidaan nopeuttaa tietopalvelua tai joita voidaan käyttää tutkimustarkoituksiin 18

19 jatkuu eri tilastoalueiden vuosiaineistojen lisäksi säilytetään ajallisesti ehjänä historiallisena sarjana kaikki 5- ja 0-loppuisten vuosien kuukausi-, neljännesvuosi- ja muut vastaavat suhdanneaineistot 10 vuotta, jos keskeiset tulokset on esitetty julkaisuissa ja muussa tapauk-sessa 25 vuotta tai 50 vuotta sen mukaan, mitä asiasta erikseen päätetään 19

20 jatkuu toistuvien määräaikaistutkimusten aineisto säilytetään pysyvästi, jos kysymys on koko maan kattavasta ja yhteiskunnan kuvaamisen kannalta muuten merkittävästä aineistosta (esim. ajankäyttötutkimus, työolotutkimus, kulutustutkimus ym.) poikkeuksellisia aikoja kuvaavat aineistot, suhdannetutkimusta varten luodut aineistot, yhdistellyt tai muuten arvokkaaksi määritellyt aineistot voidaan TK:n eri päätöksellä säilyttää enintään 50 vuotta, jonka jälkeen aineisto voidaan hävittää 20

21 jatkuu maksullisen toimeksiannon perusteella luodun aineiston säilyttämisestä sovitaan toimeksiannossa. Jos säilyttämisestä ei ole sovittu eikä aineiston arvoa pystytä määrittelemään, säilytetään toimeksiantona tehdyn tutkimuksen aineistoa vuoden ajan, jonka jälkeen päätetään sen hävittämisestä tai pysyvästä säilyttämisestä 21

22 jatkuu yleensä aineistosta säilytetään vain sen lopullinen versio. Jos aineistoa (esim. hallinnollinen aineisto) on muokattu paljon, voi olla tarpeen säilyttää myös alkuperäinen aineisto, mikäli esim. aineiston omistaja ei sitä säilytä otostutkimuksista arkistoidaan luotu aineisto, mallilomake, tiedonkeruu- ja käsittelyohjeet yms. sekä otosasetelma ja estimointiasetelma ns. teknisenä tai muuna oheistiedostona. Otosaineistot arkistoidaan korottamattomina, ellei muuta päätetä, korotuskertoimet on oltava mukana, jos mahdollista 22