VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO]

Transkriptio

1 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO]

2 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

3 VAPA sähköisen säilyttämisen palvelu Arkistolaitoksen tarjoama sähköisen säilyttämisen palvelu Takaa asiakirjojen luotettavan ja pitkäaikaisen säilytyksen. Siirtää aineiston säilytysvastuun organisaatiolta arkistolaitokselle Tarjoaa organisaatiolle mahdollisuuden käyttää ja hyödyntää siirrettyjä asiakirjoja omassa toiminnassaan. Valtionhallinnon organisaatioille liittyminen ja käyttö maksutonta

4 Luotettava sähköisen säilyttämisen palvelu Arkistolaitoksen lakisääteisenä tehtävänä on aineistojen pitkäaikaissäilytys Varmistaa asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden, alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden. VAPA-palvelun näkyvyys on rajattu: organisaatiot käyttävät aineistoa rajapintojen kautta Tietoturvallinen palveluratkaisu: VAPA-järjestelmä on auditoitu valtionhallinnon korotetun tietoturvatason mukaan

5 Vastaanotettava aineisto Organisaatioiden pysyvästi säilytettäville asiakirjatiedoille SÄHKE-muotoiselle asiakirja-aineistolle (täyttää SÄHKEnormin vaatimukset) Rekisteri- ja tietokantatiedoille Edellyttää sähköisen säilyttämisen lupaa tai säilytysmuotoa koskevaa päätöstä

6 VAPA kokonaiskuva

7 Miten VAPA toimii?

8 Siirron toimintaperiaate Tietojärjestelmien välinen tiedonsiirto VAPA-palvelu mahdollistaa siirtojen automatisoinnin järjestelmien välillä SIIRTO Siirtokokonaisuuden koko on vapaasti määriteltävissä: asiaa Pienin mahdollinen siirtokokonaisuus on yksi (1) asia

9 Siirrettävä aineisto Siirrettävä aineiston poimitaan siirtävässä järjestelmässä Siirrettävän aineiston on täytettävä vähintään seuraavat ehdot: 1)Tehtävän käsittely on päättynyt 2) Tehtävään liittyvät asiakirjat on merkitty valmis 3) Valmiiden asiakirjojen säilytysaika on pysyvä Poimintaa varten voidaan määrittää myös muita ehtoja, kuten tehtäväryhmä

10 Siirron jälkeen Siirtävälle taholle VAPA-raportointiliittymä siirtojen seuranta virheraportit aineiston kertymäraportit Siirron jälkeen: alkuperäinen asiakirja VAPAssa, siirtävän organisaation järjestelmässä olevat asiakirjat katsotaan kopioiksi Siirrettyjen asiakirjojen ja käsittelyprosessien tilatiedoksi tulee tietojärjestelmässä siirretty

11 Miten aineisto järjestäytyy VAPAssa? Aineisto ei järjesty VAPAssa siirtokokonaisuuden mukaan, vaan tehtäväluokan mukaan Tehtäväluokalle voidaan siirtää aineistoa vaiheittain. Yksi asia on siirrettävä aina kerrallaan

12 Siirto- ja säilytyssopimus

13 Siirtosopimus Palvelun käytöstä laaditaan siirto- ja säilytyssopimus Tietojärjestelmä- ja organisaatiokohtainen Voimassa 5 vuotta Sovitaan siirtäjän (organisaatio) ja vastaanottajan (arkistolaitos) vastuista ja velvollisuuksista. Aineisto säilyy määritellyn ajan siirtävän organisaation omistuksessa Organisaatio vastaa aineistoon kohdistuvan tietopalvelun järjestämisestä Aineiston omistusoikeus ja tietopalvelutehtävät voidaan luovuttaa arkistolaitokselle erillisellä luovutussopimuksella.

14 Vastuut & velvoitteet Asiakas Aineiston siirtokuntoon saattaminen Siirrettyyn aineistoon liittyvien tietopalvelujen tuottaminen Velvollisuus esittää ylläpitopyyntöä arkistolaitokselle metatietomuutoksista tai formaattimuunnoksista Arkistolaitos Tietoturvallisen siirto- ja säilytysratkaisun tarjoaminen Asiakkaan tukeminen siirtoprosessissa Aineiston ylläpito (metatietojen muutokset) Ohjeiden ja palvelukuvausten ylläpito

15 Aineiston käyttö VAPAsta

16 Aineiston käyttö Organisaatio vastaa siirtämänsä aineiston tietopalvelusta Aineisto lähtökohtaisesti vain organisaation itsensä käytettävissä (muut eivät näe, eivätkä pääse) Aineiston suorakäyttö rajapinta (VIRPA) Organisaatio voi noutaa VAPAan siirrettyä aineistoa omaan asianhallinta tms. järjestelmään Tarjoaa aineiston noutamisen, mutta ei palautusta Edellytyksenä, että organisaatio säilyttää riittävät metatiedot siirretystä aineistosta (yksilöivä tunniste) Organisaatio vastaa rajapinnan toteutuksesta

17 Aineiston suorakäyttö

18 Milloin VAPA-asiakkaaksi?

19 Milloin VAPA-asiakkaaksi? Aineisto siirrettävissä heti sen käsittelyn päätyttyä, koska aineisto on myös organisaation käytettävissä VAPAsta! Siirrot voidaan aloittaa aluksi pienellä aineistolla Siirrettäviä kokonaisuuksia voi kasvattaa, samalla kun sähköisesti säilytettävän aineiston määrä kasvaa. Milloin kannattaa siirtää: Tehtävän käsittely päättynyt Päättymisestä on kulunut määritelty aika, esim. 1 2 vuotta. Aineistojen määrän väheneminen organisaation tietojärjestelmässä vähentää säilytyskustannuksia

20 VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

21 Sähköisen säilyttämisen kustannussäästöt Paperi-, tulostus-, ja tilakustannusten välttäminen Manuaalisten arkistoinnin vaiheiden välttäminen: Asiakirjojen käsittely, arkistoinnin prosessi ja hävittäminen Tiedon parempi hyödynnettävyys: Tieto paremmin haettavissa, saavutettavissa ja käytettävissä. Tieto on helpommin uudelleenkäytettävissä Tiedot helpommin myös tutkijoiden hyödynnettävissä

22 VAPA-kustannussäästöt: Yksittäiselle organisaatiolle: Arkistolaitos vastaa asiakirjojen käytettävyyden säilymisestä Mahdollistaa asiakirjojen sähköisen säilytyksen ilman, että organisaation tarvitsee investoida säilytysjärjestelmiin ja sähköisen säilyttämisen osaamiseen Tietorva-auditoitu ratkaisu (korotetun tietoturvatason mukaan) Julkishallinnolle kokonaisuudessaan: Keskitetty ratkaisu kustannustehokkaampi kuin useat yksittäiset ratkaisut Tukee järjestelmien yhteentoimivuutta ja yhdenmukaisia tietorakenteita

23 VAPA kustannussäästöt

24 Ajantaisaiset kuvaukset: Lisätietoja palvelusta: Kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski: Tekninen tuki: