Pimeä Theseus & PAS kyselyn tuloksia

Transkriptio

1 26. huhtikuuta 2016 Pimeä Theseus & PAS kyselyn tuloksia Minna Marjamaa, Tiina Tolonen Kuva: Holley and Chris Melton, CC BY 2.0

2 Pimeä Theseus & PAS-kysely Maaliskuussa 2016 tehtiin e-lomakekysely, jossa selvitettiin amk-kirjastojen toimintatapoja ja kantaa seuraavissa asioissa: Opinnäytetöiden tallennustavat Opinnäytetöiden arkistointi Embargon tarve opinnäytetöille (nyt käytössä julkaisuille) Kiinnostus pimeän arkiston kehittämiseen Vastauksia huhtikuuta 2016

3 1. Mitä eri tapoja palauttaa opinnäytetyö korkeakoulussanne on? Tallentaminen Theseukseen Sähköinen tallentaminen Intraan Palautetaan painettuna Salainen opinnäytetyö Muu huhtikuuta 2016

4 Muu, mikä? Kuusi vastaajaa kertoi korkeakoulun tallentavan sähköisenä arkistojärjestelmään, yhden mukaan paperitallennuksia ei vastaanottanut kirjasto huhtikuuta 2016

5 2. Kuinka korkeakoulussanne toimitaan salaisten töiden kanssa ja kuinka paljon niitä on? Osa vastaa, että salaisia töitä ei ole Meillä ei ole salaisia töitä. Salaiset osat jätetään julkistettavasta työstä pois. Meillä ei ole virallisesti salaisia töitä, mutta "salaisia" töitä jää varmaankin Theseukseen tallentamatta jonkin verran. Tutkintosäännön mukaan opiskelija tallentaa Theseukseen julkisen version. Käytännössä tätä ei taideta seurata millään tavoin. Salaisten töiden lukumäärästä ei ole tarkkaa tietoa, se vaihtelee koulutusalasta riippuen. Karkea arvio on että esim. hyvialalla alle 10 %, liiketalouden ja tekniikan alalla % huhtikuuta 2016

6 Salaisista töistä Ne joilla on salaisia töitä, ilmoittavat niitä tulevan erittäin vähän ja että niitä joko säilytetään vain arkistossa (suurin osa korkeakouluista, joissa salaisia töitä toimivat näin) intrassa tai painettuna kirjastossa. Vaihtelevia käytänteitä siitä, kuka päättää työn salaisuudesta ja kuinka niitä käsitellään. Salainen työ arkistoidaan asianhallintajärjestelmään merkinnöin salainen x.x.xxxx saakka huhtikuuta 2016 Tekijä

7 3. Onko salaisia töitä luokiteltu jollakin tavalla? Jos on niin miten? Suurimmassa osassa korkeakouluja ei ole luokiteltu. Kolme vastaajaa kertoo korkeakoulujen luokittavan salaisia töitä embargoajan mukaan. Mikäli työ on kaikesta huolimatta salattava, sen tulee perustua lainsäädäntöön ja sen perusteella annettuun poliisihallituksen määräykseen. Salassapidon keston mukaan esim. kaksi, kolme, viisi vuotta. Muusta luokittelusta ei ole tietoa huhtikuuta 2016

8 4. Minkälaisen prosessin kautta Theseuksesta tehdään poistot ammattikorkeakoulussanne? Vaihtelevia käytänteitä. Yleensä opiskelijan tai toimeksiantajan pyynnöstä, päätöksen tekee kirjasto, ohjaaja tai joku johdon edustajista. Jos korkeakoululla yksi tallennustapa on intra, tällöin usein siirretään työ sinne. Korkeakouluissa, joissa tallennustapana ei ole intra, työn poiston jälkeen julkista kappaletta ei enää jää. Muutama amk kertoo pyytävänsä tekijältä painetun kappaleen poiston korvaukseksi. Yhdessäkään amkissa ei ilmoitettu tehtävän poistoja työn iän perusteella saati suunnitellun sellaista. Ei ole poistettu. Poistamiseen liittyvää toimintaohjetta ei ole huhtikuuta 2016

9 5. Onko korkeakoulussanne sähköistä arkistointijärjestelmää opinnäytetöille? Ei 11 Kyllä 10 Muu, mikä? 3 Yhdessä korkeakoulussa arkistojärjestelmä, joka ei täytä arkistolaitoksen tarpeita. Yhdessä ollaan hankkimassa järjestelmää. Yhdessä arkistoidaan paperisesti ne työt, jotka eivät Theseuksessa ja Theseus-töiden osalta luotetaan töiden siirtyvän PASiin huhtikuuta 2016

10 5. Olisiko teidän korkeakoulussanne tarvetta lisätä embargoaika myös opinnäytetöille? Jos olisi niin miksi? Vastaajista 11 vastaa ei Osa kommentoi embargon olevan hyödyllinen salaisille töille. Olisi tarvetta, koska osa opinnäytetöistä on salaisia vain tietyn ajan. Osa kommentoi salaisia töitä olevan niin vähän että tarve on marginaalista huhtikuuta 2016

11 10. Onko korkeakoulussanne kiinnostusta ns. Pimeä Theseus palveluun? Vain kaksi vastauksista oli negatiivisia Muut olivat kiinnostuneita tai erittäin kiinnostuneita Ei ole kovin aktuaali asia. Kahden eri sähköisen arkiston rakentaminen organisaatioon ei ole mielestäni kovin järkevää. Theseus-töiden osalta luotamme KDK:n PAS-järjestelmän hoitavan opinnäytetöiden pysyvän säilytyksen. Esim. vuonna 2015 opinnäytetöitä tuli runsas 1500, joista Theseukseen talletettiin n ja kansitettuja oli n. 330 työtä. Näiden osalta karttuu paperiarkisto koko ajan. Tätä tilan tarvetta korvaamaan ns. pimeä Theseus olisi hyvä huhtikuuta 2016

12 Kiinnostus pimeään Theseukseen Tärkein tekijä on kuitenkin kustannus, joka palvelun perustamisesta aiheutuu. Kyllä, ehdottomasti olisi kiinnostusta! Toki käytännön toteutus, hinnat yms. vaikuttavat siihen mitä mieltä lopulta asiasta oltaisiin. Meillä on nyt toimiva järjestelmä olemassa, mutta toki voimme harkita, jos systeemi osoittautuisi paremmaksi kuin nykyinen. Vaikea sanoa mitään varmaa tässä vaiheessa huhtikuuta 2016

13 Johtopäätökset Toiminnan siirrot avoimen ja pimeän Theseuksen välillä tärkeitä. Kokonaan salaiset työt aika marginaalisia, jätetäänkö kokonaan ulkopuolelle? Tuloksista voi tulkita, että palvelulle on tarvetta, riippuen kustannuksista. Osalla amkeista on jo sähköinen arkisto, tulisivatko kaikki mukaan? Korvaako pimeä Theseus myös painetut julkiset työt? huhtikuuta 2016