Aika: Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Transkriptio

1 OHJELMA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet (Katso moduulin tarkempi esittely kurssiohjelman lopusta) 9.30 Ilmoittautuminen ja kahvi Kurssin avaus Ylitarkastaja Tuula Leskelä Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet - arkistoalan osaaminen, työpaikat ja nimikkeet - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käsitteet - asiakirjojen/asiakirjallisen tiedon luonne, merkitys ja elinkaari - arkistolaitoksen ja viranomaisen roolit, vastuut ja tehtävät - hyvä tiedonhallintatapa Tutkija Satu Kantola Lounastauko Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Ylitarkastaja Tuula Leskelä Kahvitauko Edellinen jatkuu Tutustuminen arkistolaitoksen toi- Tutkija Riikka Pyykkö mintaan ja Oulun maakunta-arkiston esittely Keskiviikko 6.4.: Moduuli 2 Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu (Katso moduulin tarkempi esittely kurssiohjelman lopusta) 9.00 Tietoturvallisuus Satu Kantola Kahvitauko Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu - Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet - Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi, Tutkija Kaisu Kynkäänniemi Oulun maakunta-arkisto Arkistokatu 6 Puh. Tel. (08) oulu@narc.fi OULU Fax (08)

2 11.45 Lounastauko organisaation tehtävien määrittely, tehtäviin liittyvät käsittelyprosessit ja asiakirjaprosessit -rekisteröinti ja asiakäsittelyjärjestelmät, demoesitys - julkisuus- ja henkilötietoluonne -säilytysaikojen määrittely - säilytysjärjestys -säilytysmuoto -vastuukysymykset -suojeluluokat -arkistotunnukset Edellinen jatkuu 14.0 Kahvitauko Edellinen jatkuu Arkistotietokanta Vakan esittely Tutkija Riikka Pyykkö Torstai 7.4.: 9.00 Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu jatkuu Kaisu Kynkäänniemi 9.45 Kahvitauko Edellinen jatkuu Lounastauko Asiakirjojen seulonta Riikka Pyykkö -seulonnan tavoitteet, vastuut ja keinot -AL:n seulontapäätökset ja tavoitteet ja erityislainsäädäntö -säilytysarvo organisaation oman toiminnan kannalta sekä tutkimuksen tietotarpeet Kahvitauko Edellinen jatkuu

3 Perjantai 8.4.: Moduuli 3 Säilyvyyden ja käyttöedellytysten turvaaminen (Katso moduulin tarkempi esittely kurssiohjelman lopusta) 9.00 Säilyvyyden ja käytettävyyden kehittäminen Tutkija Anssi Lampela - Analogisten asiakirjojen säilyvyyden edellytykset - analogisten asiakirjojen säilytys -arkistokelpoisuus -säilytysmuodot ja tavat - Asiakirjojen sijoittaminen päätearkistoon ja käsittely - päätearkiston tehtävät - asiakirjojen käsittely - asiakirjojen suojelu - asiakirjojen hävittäminen - Aineiston järjestäminen, kunnostaminen ja suojustaminen -kartoittaminen ja inventointi -taannehtiva seulonta -puhdistaminen ja kunnostaminen -järjestäminen ja luettelointi - luetteloinnin pääperiaatteet -luettelomerkinnät -suojustaminen ja kotelointi -nimiöinti -Arkistotilat 9.45 Kahvitauko Edellinen jatkuu Lounastauko Edellinen jatkuu Asiakirjojen siirto arkistolaitokseen Tuula Leskelä Arkistoalan koulutusmahdollisuudet Kurssin päättäminen, kahvi ja kertauskuulustelu

4 ARKISTOLAITOKSEN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSIN RAKENNE Kurssi koostuu kolmesta eri opetusjaksosta (moduulista) seuraavasti: Moduuli 1: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet Opetuksen tavoitteena on esittää asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät keskeiset käsitteet, ominaispiirteet ja toiminnot. Moduuli toimii johdantona seuraaville opetusjaksoille. Tarkastelunäkökulma on kokoava ja suuntaviivat tarjoava. Asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen kytkeytyvät erilaiset näkökulmat, velvoitteet ja roolit (lainsäädännöllinen toimintaympäristö, julkisuus, henkilötietojen käsittely, tietoturva jne.) käsitellään läpäisyperiaatteella niin, että seuraavilla jaksoilla niihin tarvitsee ainoastaan viitata ja pääpaino on asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelun ja käytännön keinojen konkretisoinnissa ja soveltamisessa. Opintojakson suorittanut tietää: - miten asiakirjatieto eroaa muusta tiedosta/informaatiosta - toimintaympäristöön vaikuttavan keskeisen lainsäädännön - arkistolaitoksen ja oman organisaation kannalta keskeiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, vastuut ja velvoitteet - hyvän tiedonhallintatavan tavoitteet, velvoitteet ja sisällön - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistuksen - julkisuutta ja tietosuojaa koskevat tavoitteet ja velvoitteet tietoturvan osa-alueet ja vaatimukset Moduuli 2: Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu Opetuksen tavoitteena on osoittaa arkistonmuodostussuunnitelman ja muiden asiakirjallisen tiedon hallintavälineiden merkitys ja keskinäiset suhteet organisaation asiakirjahallinnossa. Moduulissa käydään yksityiskohtaisesti läpi arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö ja sen laatimisvaiheet luentojen ja harjoitustehtävien avulla. Lisäksi moduulissa tutustutaan asiakirjallisten tietojen rekisteröintiin asiankäsittelyjärjestelmän avulla. Moduulin keskeisenä teemana on asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta. Opintojakson suorittanut: - ymmärtää asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan liittyvät vaatimukset ja vaiheet - tunnistaa asiakirjallisen tiedon hallintavälineet ja ymmärtää niiden keskinäiset suhteet - ymmärtää arkistonmuodostussuunnitelman merkityksen ja tuntee sen tietosisällölle asetetut vaatimukset - tunnistaa toimintaprosessien ja asiakirjaprosessien kartoittamisen merkityksen - ymmärtää julkisuus- ja salassapitokysymykset sekä henkilötietoluonteen merkityksen arkistonmuodostussuunnitelman näkökulmasta - osaa yhteistyössä määritellä asiakirjallisten tietojen säilytysajat, säilytysjärjestyksen, säilytysmuodon ja säilytyspaikan - ymmärtää rekisteröinnin merkityksen asianhallinnassa - ymmärtää sähköisessä muodossa säilytettävään tietoon liittyvät erityiskysymykset

5 Moduuli 3: Säilyvyyden ja käytettävyyden kehittäminen Opetuksen tavoitteena on osoittaa pitkään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen asianmukaisen säilyttämisen ja käsittelyn hyödyllisyys sekä arkistonmuodostajan toiminnan rationaalisuuden että asiakirjallisen kulttuuriperinnön näkökulmasta. Käsittelytapa on käytännönläheinen, havainnollistava ja käytännön esimerkkeihin pureutuva. Opetusjaksossa käydään läpi asiakirjojen säilyvyyden ja käytettävyyden passiivivaiheessa varmistavat toimenpiteet. Tällöin arkistonmuodostajan asiakirjat luetteloidaan ja sijoitetaan sekä tarvittaessa järjestetään ja kunnostetaan päätearkistoon systemaattisesti, jolloin tähän toimintaan kohdistetut resurssit ja siitä saatava hyöty ovat oikeassa suhteessa ja asiakirjojen löytäminen sekä käsittely (käyttö, seulominen, hävittäminen ja siirtäminen) sujuvat vaivattomasti. Tietyiltä osin opetusjaksossa viitataan asiakirjan elinkaaren aikaisempiin vaiheisiin liittyviin teemoihin silloin kun ne ovat suoraan sidoksissa säilyvyyteen tai käytettävyyteen (asiakirjamallien ja standardien huomioiminen asiakirjojen laadinnassa). Opetuksen peruslähtökohtana on kuitenkin edellisissä moduuleissa käsiteltyjen laajempien peruskäsitteiden ja määritelmien hallitseminen. Opintojakson suorittanut: - osaa ottaa asiakirjojen laadinnassa huomioon sitä koskevat ohjeet ja standardit sekä pysyvän säilyvyyden kriteerit - osaa sijoittaa ja luetteloida asiakirjat tehtäväpohjaisen arkistokaavan ja luetteloinnin periaatteiden mukaisesti - osaa suojustaa, koteloida ja nimiöidä asiakirjat niin, että niiden säilyvyys ja löydettävyys on turvattu - osaa säilyttää ja käsitellä asiakirjoja arkistoteknistä ja tietoturvaohjeistusta noudattaen - osaa hävittää asiakirjoja ympäristönsuojelun ja tietoturvallisuuden ja -suojan huomioon ottaen sekä laatia hävitysluettelon - osaa siirtää ja vastaanottaa asiakirjat luovutusta, siirtoja, säilytystä ja merkintää koskevia ohjeita noudattaen - osaa sijoittaa tai palauttaa epäjärjestykseen joutuneen aineiston alkuperäiseen järjestykseen - tunnistaa asiakirjojen kunnostustarpeet ja osaa ryhtyä asianmukaisiin toimiin