Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta

Transkriptio

1 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta

2 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI, JOHTAMINEN JA VASTUUT KIRJAAMINEN TIEDONHALLINTASUUNNITELMAT (AMS) ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELY JA HÄVITTÄMINEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA, SUOJELU JA ARKISTOTILAT ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON TIETOPALVELU ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN TIETOJÄRJESTELMÄT, SÄHKÖINEN ASIOINTI, SÄHKÖINEN ASIAKIRJA JA ARKISTONMUODOSTUS YLEISTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIASIAT ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO JA UUSIMINEN KÄSITTEISTÖÄ... 8 Tämä ohje on tarkoitettu luettavaksi ja noudatettavaksi!

3 1. JOHDANTO Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä asiakkaiden tiedonsaantimahdollisuutta ja tukea siten demokratian toimivuutta. Tämän ohjeen ohella arkistotoimessa on noudatettava mm. arkistolakia (831/1994) ja arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita ( Lisäksi laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999), hallintolaki (434/2003), henkilötietolaki (523/1999) sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sisältävät määräyksiä viranomaisten asiakirjojen käsittelystä ja hyvästä tiedonhallintatavasta. Toimintaohje toimii käytännön ohjeena kaikille asiakirjojen käsittelyyn osallistuville! 2. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän arkistotoimen tehtävänä on asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtiminen asiakirjan elinkaaren alusta loppuun ja arkiston tietopalvelusta vastaaminen. Tehtävät toteutetaan rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin sekä pysyvästi säilytettävän aineiston siirtämisen avulla päätearkistoon. Hallintopalvelut, sisäisen tukipalvelun alue ja ympäristöpalvelut siirretään peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin. Sosiaali- ja hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin. Arkistotointa tulee hoitaa siten, että: 1) se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista 2) ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan 3) asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI, JOHTAMINEN JA VASTUUT Johtokunta vastaa arkistotoimen järjestämisestä. Johtokunnan määräämänä hallinnon toimistosihteeri johtaa Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista hallinnon osalta sekä ohjeistaa osa-arkistonmuodostajia. Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä on arkistonmuodostaja, jonka osa-arkistonmuodostajia ovat hallintopalvelut, sisäisen tukipalvelun alue, sosiaalipalvelut, hoidon- ja hoivanpalvelut ja ympäristöpalvelut. Vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle ja osa-arkistonmuodostajalle. 1

4 Osa-arkistonmuodostajan ja sen nimeämien arkistovastaavien tehtävänä on: 1. huolehtia arkistotoimesta hallussaan olevan aineiston osalta 2. nimetä vastuualueille tarvittavat arkistovastaavat 3. huolehtia siitä, että arkistovastaavilla on tarpeelliset resurssit tehtävien hoitamiseen 4. ilmoittaa hallinnon toimistosihteerille määräämistään arkistovastaavista 5. määrätä asiakirjojen säilytysajat ja tavat 6. valmistella oman toimialansa arkistonmuodostussuunnitelma/ tiedonhallintasuunnitelma ja pitää sitä ajan tasalla 7. huolehtia siitä, että asiakirjat kirjataan ja arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti 8. vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta siihen asti, kunnes asiakirjat hävitetään tai siirretään hallinto- ja ympäristöpalvelujen sekä sisäisen tukipalvelun osalta peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin ja sosiaali- ja hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin. 9. huolehtia siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, hävitetään siten, että tietosuoja on varmistettu. Hävittämisluettelo tulee laatia viisi vuotta ja yli säilytettävistä asiakirjoista 10. siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto hallintoja ympäristöpalvelujen sekä sisäisen tukipalvelun osalta peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin ja sosiaali- ja hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin ja laatia siirtoluettelo siirrettävistä asiakirjoista. Pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat tulee arkistoida erikseen. Jokaisen Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän palveluksessa olevan on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja / tietoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat liitettäväksi arkistoon. 4. KIRJAAMINEN Kirjaamisen tavoitteena on julkisuusperiaatteen toteutuminen ja asioiden käsittelyn seurannan helpottaminen sekä yleensä hyvän tiedonhallintatavan toteutuminen. Kirjaamisella ja kirjattujen asiakirjojen luotettavalla käsittelyllä ja arkistoinnilla on suuri oikeudellinen merkitys. Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä käytetään keskitettyä kirjaamista hallinnon osalta. Asiakaskontaktit kirjataan Effica tietojärjestelmään sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta ja ympäristöpalvelut kirjaavat Tervekuuohjelmaan asiakassuhteen hoitajan toimesta. Sähköpostitse saapuneiden asioiden ja asiakirjojen, jotka aiheuttavat toimenpiteitä rekisteröinnissä menetellään samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä. Sähköpostiohje laaditaan arkistolaitoksen määräyksen, JHS-suosituksen ja sähköisen asioinnin lainsäädännön mukaisesti. 2

5 5. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAT/TIEDONHALLINTA- SUUNNITELMAT Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonhallintasuunnitelmaa, jossa määrätään tehtävien hoidon tuloksena kertyvien tietoaineistojen säilytystavat ja ajat, asiakirjojen kirjaaminen tai muu rekisteröinti, asiakirjoista vastuussa olevat viranhaltijat, salassapito, suojelu- ja tietoturvaluokat, arkistotunnukset ja muut mahdolliset lisätiedot. Kaikilla viran- / toimenhaltijoilla, jotka käsittelevät asiakirjoja on velvollisuus osallistua tiedonhallintasuunnitelmien laatimiseen tehtävän kulun kuvausten osalta. Suunnitelman tulee sisältää kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä tuotetut asiakirjat, joita ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Suunnitelmat laatii osa-arkistonmuodostaja, tarkastaa ja hyväksyy hallinnon toimistosihteeri ja vahvistaa käyttöön palvelujohtaja/peruspalveluliikelaitoskunta-yhtymän johtaja. 6. ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI Arkistonmuodostajat laativat hallussaan olevista yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista luettelot, jotka sisältävät tiedonhallintasuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistoluettelot on toimitettava päätearkistoon. Mikäli osa-arkistonmuodostajalla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, ne on palautettava oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä osaarkiston-muodostajan toimesta. Muutenkin arkistonmuodostamisessa kannattaa käyttää ennakkoseulontaa esim. siten, että määräajan säilytettävät arkistoidaan niin, että ne on helppo erottaa pysyvästi säilytettävistä. Myös esim. syntymäpäivän mukaan tehtävät otannat tulee huomioida niin, että ne arkistoidaan omiin aakkosiin. Jälkikäteen seulominen vie kolme kertaa enemmän aikaa kun ennakkoseulonta. Arkistolaitos määrää, että kirjatut, pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan asiaryhmissä diaarinumerojärjestyksessä asiakirjavihkona (asiakirjaakti). Asiakirjavihkoon sisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat on erotettava määräajan säilytettävistä asiakirjoista. 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELY JA HÄVIT- TÄMINEN Kaikille arkistoaineistolle, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on määriteltävä tiedonhallintasuunnitelmassa säilytysajat. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi ( ). Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää osaarkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon 3

6 mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Säilytysajan määräämisessä käytetään apuna Suomen Kuntaliiton tekemiä Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat; Määräykset ja suositukset kirjasia sekä Sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista. Niitä tehtäessä on huomioitu arkistolaitoksen määräykset ja muut lait. Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat arkistoidaan siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä. Kunkin arkistonmuodostajan ja osa-arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että asiakirjat, myös sähköiset, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta ja tietojärjestelmistä vuosittain niin, että tietosuoja on varmistettu. Osaarkistonmuodostajan arkistovastaava hyväksyttää hävittämisluettelon hallinnon toimistosihteerillä. Hävittämisluettelo laaditaan kahtena kappaleena, jolloin toinen jää hallinnon päätearkistoon ja toinen palautetaan kuitattuna luovuttajalle. Hävittämisluettelo tulee laatia viisi vuotta ja sitä pidempään säilytettävistä asiakirjoista. Tietosuojan alaiset hävitettävät voi joko itse silputa tai toimittaa ao. toimipisteessä oleviin lukollisiin tuhottavat pönttöihin. Niiden hävittäminen hoidetaan silppuamalla niin, että tietosuoja on varmistettu. Julkiset asiakirjat laitetaan paperinkeräykseen. 8. ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA, SUOJELU JA ARKISTOTILAT Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä on osoitteessa Hankintoja suorittavien on noudatettava arkistolaitoksen päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Pysyvästi säilytettävät tiedot tulee arkistoida arkistokoteloihin, joissa ei ole reikiä. Arkistoinnissa kiellettyjä ovat mm. muovitaskut, kumilenkit ja klemmarit. Arkistokoteloiden nimiöt tulee täyttää tarkasti ja totuudenmukaisesti. Tietojen erilleen saamiseksi käytetään välilehtinä esim. arkistokelpoista paperia. Pysyvästi ja määräajan säilytettävät on arkistoitava erikseen tai niin, että ne on helppo erottaa toisistaan. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Kunkin arkistonmuodostajan tulee määritellä asiakirjojensa suojaamistarve ja ne toimenpiteet, joihin asiakirjojen suojaamiseksi kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa ryhdytään. Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirjat Suojeluluokka merkitään myös tiedonhallintasuunnitelmiin. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa; 4

7 Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää 9. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Pysyvästi tai tarvittaessa myös yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään seulottuina ja järjestettyinä hallinto- ja ympäristöpalvelujen sekä sisäisen tukipalvelun osalta peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin ja sosiaalija hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin. Lakkautettujen ja toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat on viivytyksettä seulottava ja järjestettävä arkistokaavan mukaisesti. Asiakirjasiirrosta on sovittava hallinnon toimistosihteerin ja ao. jäsenkunnan päätearkiston hoitajan kanssa. Mikäli asiakirjat eivät ole järjestyksessä, päätearkiston hoitajalla on oikeus palauttaa ne osa-arkistonmuodostajalle järjestettäväksi. Osa-arkistonmuodostaja laatii siirrosta siirtoluettelon kahtena kappaleena, joista toinen jää hallinnon päätearkistoon ja toinen palautetaan kuitattuna luovuttajalle. Luettelossa mainitaan luovutettavat asiakirjat, arkistokoteloiden määrä kussakin sarjassa ja sarjojen muodostumisvuodet. 10. TIETOPALVELU Asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tulee olla hallinnon ja muiden tarvitsijoiden käytettävissä ottaen huomioon, asiakirjojen julkisuudesta annetut säännöt ja määräykset. Toimintayksiköiden hallussa olevien asiakirjojen tietopalvelusta huolehtii arkistovastaavat. Hallinnon osalta tietopalvelusta vastaa hallinnon toimistosihteeri. Osaarkistonmuodostajien arkistovastaavat huolehtivat oman palvelualueensa tietopalvelusta. Julkisten tietojen osalta tietopalvelusta sekä otteiden, todistusten ja jäljennösten ottamisesta ja myös niiden oikeaksi todistamisesta vastaa osaarkistonmuodostajien arkistovastaavat. Tietopalvelu hoidetaan viivytyksettä. Ei julkisten tietojen antamisesta päättää ko. arkistonmuodostajan palvelualueen johtaja. Mikäli salaisia tietoja ei luovuteta tai muuteta, myös siitä on tehtävä kirjallinen viranhaltijapäätös muutoksenhakuohjein. 11. ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN Asiakirjoja voidaan lainata ainoastaan toisen viranomaisen käyttöön. Yksityisten käytettäväksi asiakirjoja voidaan lainata vain arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Asiakirjoja lainatessa toimintayksiköiden arkistoista otetaan yhteyttä ko. osa-arkistonmuodostajan arkistovastaavaan. Päätearkistosta lainattaessa sovitaan asia hallinnon toimistosihteerin ja jäsenkuntien päätearkiston hoitajan kanssa. 5

8 Salaisten asiakirjojen lainaamisesta päätöksen tekee palvelualueen johtaja. Lainaamisesta tulee aina informoida ja laittaa täytetty lainauslappu kyseiseen kohtaan hyllylle! Asiakirjat palautetaan sovitun mukaisesti joko arkistovastaaville tai päätearkiston hoitajalle, joiden kanssa sovitaan laittaako lainaaja itse asiakirjat paikalleen vai ei. 12. TIETOJÄRJESTELMÄT, SÄHKÖINEN ASIOINTI, SÄHKÖINEN ASIAKIRJA JA ARKISTONMUODOSTUS Sähköinen asiointi ja tietojärjestelmiin sisältyvät tiedot lisäävät suunnitelmallisuuden tarvetta arkistotoimessa. Arkistotoimen on seurattava tehtävien suorituksen apuna käytettävien tietojärjestelmien suunnittelua, kehitystä ja käyttöä. Sähköistä tietojärjestelmää suunniteltaessa tulee mm. selvittää, miten siihen sisällytetyt määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan hävittää. Arkistotoimen tulee olla tietoinen tietojärjestelmissä olevista tiedoista ja niistä otettavista tulosteista, tulostustiheydestä ja niiden merkityksestä toiminnalle, jotta säilytysaikojen arvonmääritys voidaan toteuttaa ja tiedot ja tulosteet näkyvät tiedonhallintasuunnitelmissa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kannalta tulosteiden tuottamisen järkiperäinen suunnittelu on ensiarvoisen tärkeää tiedon ja asiakirjan koko elinkaaren ajalta. Sähköisessä asioinnissa syntyvät asiakirjat (=sähköinen viesti, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksi antamiseen) ja tietoaineistot on inventoitava ja niiden käsittely, säilytysajat, -tavat sekä -muodot on ratkaistava samalla tavalla kun tehdään paperidokumenttien osalta. Sähköisessä asioinnissa tulee huomioida laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Laissa määritellään sähköisen viestin ja sähköisen asiakirjan ero. Käsitteiden erottaminen on tärkeää, koska laissa edellytetään sähköisten asiakirjojen kirjaamista tai niiden saapumisen muulla luotettavalla tavalla tapahtuvaa rekisteröintiä. Sähköisen asiakirjan perillemeno on aina lähettäjän vastuulla, joten laki vaatii myös kuittausta lähettäjälle sähköisen asiakirjan saapumisesta. Sähköinen arkisto on lähinnä tällä hetkellä käyttöarkisto. Ainoastaan määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tulostettava arkistokelpoiselle paperille tai mikrofilmille. Sähköisesti arkistoidun materiaalin alkuperäisyyden varmistaminen, mahdollinen salassapito, käytettävyyden säilyminen ja tiedon eheyden varmistaminen on aina viranomaisen omalla vastuulla. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat eivät saa missään elinkaarensa vaiheessa olla villejä tai mielivaltaisesti hakemistoihin muodostettuja kokoelmia. Asiakirjat on kytkettävä asioiden käsittelyprosesseihin. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat on myös rekisteröitävä. Merkinnät tulee tehdä viimeistään silloin, kun asian käsittely etenee tiettyihin vaiheisiin tai asiakirja lähtee organisaatiosta tai tulee sinne. Tietojärjestelmistä tulee laatia julkisuusasetuksen (1030/1999) määräämä tietojärjestelmäseloste ( 6

9 13. YLEISTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Yleisiä asiakirjoja ovat viranomaisen laatimat ja antamat asiakirjat sekä viranomaiselle lähetetyt ja annetut asiakirjat. Yleisperiaatteena on yleisten asiakirjojen osalta julkisuus. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen, eikä sisällä salassa pidettävää tietoa. Asianosaisen oikeus asiakirjaan on laajempi kuin muiden. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 sisältää luettelon salassa pidettävistä asiakirjoista. Asiasta voi olla merkintä myös erityislainsäädännössä esim. potilaslaki, potilasturvalaki, sosiaalihuoltolaki, lastensuojelulaki, päihdehuoltolaki, kehitysvammaisten erityishuoltolaki, ympäristönsuojelulaki, jätelaki, vesilaki, vesihuoltolaki, maastoliikennelaki, vesiliikennelaki, luonnonsuojelulaki, ulkoilulaki. Asiakirjan laatijan on otettava huomioon, onko asiakirja salassa pidettävä ja tehtävä tästä asianmukaiset merkinnät asiakirjaan. Myös tiedonhallintasuunnitelmiin ja arkistoluetteloon tulee tehdä merkinnät sisältyykö arkistoon salassa pidettäviä asiakirjoja ja merkintä, mihin lakiin ja pykälään salassapito perustuu. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei säilytetä julkisten asiakirjojen joukossa. 14. TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIASIAT Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus. Jokaisen Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän työntekijän tulee kiinnittää erityistä huomiota ja toimia niin, että asiakkaiden ja potilaiden tietosuoja säilyy. Rekisteröityjen yksityisyyden, etujen ja oikeuksien suojaaminen kuuluu olennaisena osana hyvään tiedonhallintatapaan ja palveluun. Henkilörekistereiden ja ei julkisten tietojen säilyttämisessä tulee noudattaa mm. henkilötietolakia (523/1999). Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa ohjausta ja neuvontaa ( Henkilötietolaki määrää laatimaan rekisteriselosteen ( Tietojen suojaamiseen sisältyy myös henkilötietojen käsittelyn suunnitteluvelvoite. Tiedonhallintasuunnitelmaan merkitään tiedon tietoturvaluokka, joka kertoo onko kyseessä julkinen vai salainen tieto / asiakirja. 15. ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO JA UUSIMI- NEN Tämä toimintaohje tulee voimaan Hallinnon toimistosihteerin velvollisuus on huolehtia toimintaohjeen ylläpidosta. 7

10 16. KÄSITTEISTÖÄ Arkistonmuodostaja on toimintayksikkö / vastuualue, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus. Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Asiakirjat kuuluvat sen toimintayksikön arkistoon, jonka toiminnasta on kysymys. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Diaaritunnuksella / -kaavalla on yhteys asiaryhmittelyyn ja arkistokaavaan. Kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Tiedon eheydellä tarkoitetaan tiedon säilymistä muuttumattomana. Tiedonhallintasuunnitelmassa (AMS) seurataan tehtävän kulun mukaisesti sekä asian kulkua että tiedon ja asiakirjojen kulkua koko sen elinkaaren ajan, mistä selviää käsittelyn vaiheet, kuka on ne toimittanut, mihin ne on arkistoitu ja mikä on säilytysaika sekä ketkä ovat vastuuhenkilöt koko prosessin eri vaiheissa. 8