Erica Partners Oy
1 (5) Johdon tiivistelmä TietRa 2013 -tutkimus Tutkimuksen tausta ja tavoite TietRa (Tietotyöratkaisujen Ekosysteemi) -tutkimuksen tavoitteena on tuottaa tietoa ja välineitä, joiden avulla asiakkaat pystyvät kehittämään omaa tietotyöjärjestelmäänsä liiketoiminnan tarpeista käsin, sekä ratkaisutoimittajat pystyvät tarjoamaan entistä paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavia ratkaisuja ja palveluja. Tässä raportissa kuvataan tutkimuksen tulokset ajalta kesäkuu 2012 tammikuu 2013, jolloin tutkimus toteutettiin yhteistyössä Erica Partners Oy:n ja Business Technology Finland Oy:n toimesta. Tutkimuksen runkona toimivat asiakashaastattelut toteutti ja tutkimusraportin laati Erica Partners Oy:n liikkeenjohdon konsultti Leena Kanerva, jolla on yli 25 vuoden kokemus suurten ja keskisuurten organisaatioiden tietohallinnon ympäristöistä ja niiden strategisesta kehittämisestä. Tutkimuksen alustana käytettiin Business Technology Finland Oy:n konseptia. Tutkimuksen rahoitti Microsoft Oy ja ryhmä ratkaisutoimittajia, jotka tuottavat palveluita ja ratkaisuja Microsoftin tietotyöratkaisualustalla. Tutkimuksen aineisto Tutkimuksen aineisto koostuu kesäkuu 2012 tammikuu 2013 aikavälillä haastatelluista 43 asiakkaasta. Haastateltujen asiakkaiden toimiala ja PC-lukumäärällä ilmaistu koko jakaantuivat seuraavasti: Mitä ovat tietotyöjärjestelmät? Tietotyöjärjestelmä rajattiin tässä tutkimuksessa siten, että siihen kuuluvat organisaation käytössä olevat: Kommunikaatiotyökalut, kuten puhelinjärjestelmä, sähköposti, pikaviestin, verkko- ja videoneuvotteluvälineet Dokumenttien hallinnan välineet, jotka liittyvät sekalaisiin dokumentteihin, niiden luonti, haku, arkistointi. Ulos oli rajattu
2 (5) hyvin määrämuotoiset viranomaismääräysten alaiset tai operatiiviseen toimitusprojektiin kuuluvat dokumentit. Tiimityön välineet: intranet, työpöydät, portaalit, osaamisen hallinta, osaajien löytäminen, projektien hallinta. Tietotyöjärjestelmän käyttämisen työkalut: erilaiset päätelaitteet ja pääsynhallinta. Miksi tietotyöjärjestelmät ovat tärkeitä? Yhä suurempi osa suomalaisissa organisaatioissa tehtävästä työstä on monipuolista asiantuntijatyötä, joka vaatii joustavat työvälineet. Tarve päästä työhön liittyviin tietoihin ja dokumentteihin ajasta, paikasta ja välineestä riippumatta kasvaa. Vaikka tämän hetken työntekijät eivät sitä vaatisi, lähivuosina työt aloittava uusi sukupolvi pitää sitä itsestään selvänä. Organisaatioiden kilpailukyky jatkossa vaatii joustavampia työvälineitä, jotta asiakkaita voidaan palvella paremmin, toimintaa muuttaa ketterämmin ja halutut työntekijät pitää talossa. Tietotyöratkaisujen merkitys yrityksille on kasvussa: henkilöstön toimenkuvat laajenevat ja monimuotoistuvat. Verkottumisen ja tiimityön tarve kasvaa, niin organisaation sisällä kuin kumppaneiden kanssa. Tutkimusmenetelmä TietRa 2013 haastattelut toteutettiin Business Technology Finland Oy:n kehittämällä haastattelukonseptilla, joka koostuu seuraavista näkökulmista: Kypsyysanalyysi Toiminnallisuuden arviointi Nykyisen ratkaisun alustat ja komponentit Nämä näkökulmat kohdistettiin neljään tietotyöratkaisun osaalueeseen: 1. Yhdennetty viestintä (UC, Unified Communication) 2. Dokumentinhallinta (DM, Document Management) 3. Ryhmätyö (Collaboration) 4. Ratkaisukomponentit Haastattelun kesto oli noin kaksi tuntia ja haastateltavana oli useimmiten tietohallintojohtaja. Hänen lisäkseen useissa haastatteluissa oli mukana asiantuntijoita tietohallinnosta tai tietotyöjärjestelmien liiketoimintaomistajia.
3 (5) Tietotyöjärjestelmien kypsyystaso Haastateltujen organisaatioiden nykyisten tietotyöjärjestelmien kypsyystaso kokonaisuutena jakautuu seuraavasti: Raportti sisältää tarkemmat kypsyystasojen erittelyt osa-alueilla: Yhdennetty viestintä, Dokumentinhallinta, Ryhmätyö ja Ratkaisukomponentit. Tietotyöjärjestelmien tuki liiketoiminnalle Tutkimuksessa analysoitiin monipuolisesti tietotyöratkaisun tukea tuottavuudelle ja kilpailukyvylle. Alla tiivistelmä eri osa-alueiden nykytilasta ja tärkeydestä: Tutkimusraporttiin sisältyy tarkemmat erittelyt eri osa-alueiden komponenteista, niiden nykyisestä tuesta liiketoiminnalle ja tärkeydestä. Tietotyöratkaisujen osa-alueiden nykyiset ratkaisut Tutkimuksessa selvitettiin nykyisten tietotyöratkaisujen alustat ja niiden toimittajat. Alla esimerkkinä sähköpostijärjestelmien jakauma.
4 (5) Raportti sisältää alustat ja toimittajat myös pikaviestijärjestelmistä, verkkoneuvottelujärjestelmistä, dokumentinhallintajärjestelmistä, intranet-järjestelmistä ja projektinhallintajärjestelmistä. Lisäksi on raportoitu standardoitujen Windows- ja Office-versioiden jakauma, sekä Microsoft-lisenssimallit ja lisenssien toimittajat. Palvelumallit Palvelumallien kehittyminen omasta hallinnasta ulkoistuksen kautta pilvipalveluun oli eräs tutkimuskohteista. Alla olevassa graafissa on yhteenveto palvelumallien jakaumasta eri tietotyöratkaisun järjestelmissä. Tietotyöratkaisujen merkitys liiketoiminnalle Tärkein tutkimuksen kohde oli liiketoiminnan tavoitteiden tietotyöratkaisulle asettamien tarpeiden ja reunaehtojen löytäminen. Raportti sisältää löydökset eri osa-alueilta. Alla olevassa taulukossa on muutamia esimerkkejä useimmin esiin tulleista liiketoimintatavoitteista ja näistä johdetuista tietotyöratkaisun tarpeista.
5 (5) Liiketoiminnan tavoite / vaatimus Liiketoiminnan rytmi muuttuu nopeammaksi. Isojen tarjouskokonaisuuksien tekeminen yksikköjen yhteistyönä. Yhteistyö/alihankkijaverkoston rooli kasvaa. Yritysostojen sujuva sulauttaminen. Sukupolven vaihdos tulossa > tiedon ja osaamisen siirtäminen uusien työntekijöiden käyttöön Sukupolven vaihdos tulossa, uudet työntekijät ovat nuorempaa sukupolvea. Toiminnan tehokkuus, matkustelu palavereihin pois. Tarpeet tietotyöjärjestelmälle Työkalut nopeampaan kommunikaatioon ja päätöksentekoon. Dokumenttien työstäminen yhdessä nopeasti ja tehokkaasti, myös eri paikkakunnilta. Yhteinen dokumentinhallinta, kommunikaation ja tiimityön välineet, pääsyn hallinta. Yhdenmukaiset työvälineet, toimintamallit ja tieto helposti omaksuttavissa. Tietämyksen ja dokumenttien hallinnan helpot ja vaivattomat työkalut. Vanhat työkalut eivät enää riitä, odotukset: BYOD, yhteisöllinen tiimityö. Palaverit verkkoneuvotteluna.
2 (49) Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Kuvaluettelo... 3 Johdon tiivistelmä TietRa 2013 -tutkimus... 4 1. Tutkimuksen tausta... 9 1.1 Tutkimuksen tavoitteet... 9 1.2 Tutkimuksen tekijät... 9 1.3 Tutkimuksen rahoittajat... 9 2. Tutkimusmenetelmä... 10 2.1 Kypsyysanalyysi... 10 2.2 Toiminnallisuuden arviointi... 11 2.3 Nykyinen ratkaisu... 13 3. Tutkimuksen aineisto... 14 4. Tietotyöratkaisut mitä ne ovat ja miksi niitä kannattaa tutkia?... 17 5. Nykyisen tietotyöratkaisun tuki liiketoiminnalle... 18 6. Yhdennetty viestintä (UC, Unified Communication)... 20 6.1 Yhdennetyn viestinnän ratkaisujen kypsyys... 20 6.2 Yhdennetyn viestinnän ratkaisujen toiminnallisuus... 21 6.3 Yhdennetyn viestinnän nykyiset ratkaisut... 21 6.4 Liiketoimintavaatimukset ja yhdennetty viestintä... 26 7. Dokumentinhallinta (DM, Document Management)... 27 7.1 Dokumentinhallinnan ratkaisujen kypsyys... 27 7.2 Dokumentinhallinnan ratkaisujen toiminnallisuus... 28 7.3 Dokumentinhallinnan nykyiset ratkaisut... 28 7.4 Liiketoimintavaatimukset ja dokumentinhallinta... 30 8. Ryhmätyö (Collaboration)... 32 8.1 Ryhmätyön ratkaisujen kypsyys... 32 8.2 Ryhmätyön ratkaisujen toiminnallisuus... 33 8.3 Ryhmätyön nykyiset ratkaisut... 33 8.4 Liiketoimintavaatimukset ja ryhmätyöratkaisut... 36 9. Ratkaisukomponentit... 38 9.1 Ratkaisukomponenttien kypsyys... 38 9.2 Ratkaisukomponenttien toiminnallisuus... 39 9.3 Päätelaitteet ja käyttäjien sovellukset... 39 9.4 Ohjelmistojen lisensointi... 42 9.5 Palvelumallit... 43 10. Tietotyöratkaisun kokonaissuunnitelma... 45 11. Yhteenveto ja johtopäätökset: Tietotyöratkaisujen merkitys liiketoiminnalle47 TietRa 2013 - Tietotyöratkaisut keskisuurissa organisaatioissa Tutkimusraportti
3 (49) Kuvaluettelo Kuva 2.1 Esimerkki kypsyyskartasta... 11 Kuva 2.2 Esimerkki toiminnallisuusväitteistä... 12 Kuva 2.3 Esimerkki toiminnallisuusarvioinnista... 12 Kuva 3.1 Haastateltujen asiakkaiden jakauma PC-määräluokittain... 14 Kuva 3.2 Haastateltujen asiakkaiden jakauma liikevaihtoluokittain... 15 Kuva 3.3 Haastateltujen asiakkaiden jakauma toimialoittain... 16 Kuva 4.1 Tietotyöratkaisun osat... 17 Kuva 5.1 Nykyisen tietotyöratkaisun tuki liiketoiminnalle nykytila ja tärkeys osa-alueittain 18 Kuva 6.1 Yhdennetyn viestinnän ratkaisujen kypsyystason jakauma... 20 Kuva 6.2 Yhdennetyn viestinnän ratkaisujen toiminnallisuus nykytila ja tärkeys osaalueittain... 21 Kuva 6.3 Sähköpostijärjestelmien alustat... 22 Kuva 6.4 Sähköpostijärjestelmien toimittajat... 23 Kuva 6.5 Sähköpostijärjestelmien palvelumallit... 23 Kuva 6.6 Pikaviestijärjestelmien alustat... 24 Kuva 6.7 Pikaviestijärjestelmien palvelumallit... 24 Kuva 6.8 Verkkoneuvottelujärjestelmien alustat... 25 Kuva 6.8 Verkkoneuvottelujärjestelmien palvelumallit... 25 Kuva 7.1 Dokumentinhallinnan ratkaisujen kypsyystason jakauma... 27 Kuva 7.2 Dokumentinhallinnan ratkaisujen toiminnallisuus nykytila ja tärkeys osaalueittain... 28 Kuva 7.3 Dokumentinhallintajärjestelmien alustat... 29 Kuva 7.4 Dokumentinhallintajärjestelmien toimittajat... 29 Kuva 7.5 Dokumentinhallintajärjestelmien palvelumallit... 30 Kuva 8.1 Ryhmätyön ratkaisujen kypsyystason jakauma... 32 Kuva 8.2 Ryhmätyön ratkaisujen toiminnallisuus nykytila ja tärkeys osa-alueittain... 33 Kuva 8.3 Intranet-järjestelmien alustat... 34 Kuva 8.4 Intranet-järjestelmien toimittajat... 34 Kuva 8.5 Intranet-järjestelmien palvelumallit... 35 Kuva 8.6 Projektinhallintajärjestelmien alustat... 36 Kuva 9.1 Ratkaisukomponenttien kypsyystason jakauma... 38 Kuva 9.2 Ratkaisukomponenttien toiminnallisuus nykytila ja tärkeys osa-alueittain... 39 Kuva 9.3 Standardoitujen Windows-versioiden jakauma... 40 Kuva 9.4 Standardoitujen Office-versioiden jakauma... 41 Kuva 9.5 Microsoft-ohjelmistojen lisensointimallit... 42 Kuva 9.6 Microsoft-lisenssien toimittajat... 42 Kuva 9.7 Palvelumallien jakauma eri järjestelmissä... 43 Kuva 10.1 Tietotyöratkaisun kokonaissuunnitelma nykytila ja tärkeys osa-alueittain... 45 Kuva 10.2 Liiketoimintastrategiaa tukevan tietotyöratkaisun kehittäminen... 46 Kuva 11.1 Tietotyöjärjestelmien kokonaisuuden kypsyystason jakauma... 47 Kuva 11.2 Tietotyöratkaisun tuki tuottavuudelle ja kilpailukyvylle nykytila ja tärkeys osaalueittain... 47 TietRa 2013 - Tietotyöratkaisut keskisuurissa organisaatioissa Tutkimusraportti
Tutkimuksen tekijästä TietRa-haastattelut on tehnyt ja raportin koostanut liikkeenjohdon konsultti Leena Kanerva. Leena tekee mielellään projektin tuloksia hyödyntäviä seminaariesityksiä ja workshoppeja tietotyöratkaisuja käyttäville asiakasyrityksille ja ratkaisujen tarjoajille. Yhteystiedot: Leena Kanerva leena.kanerva@ericapartners.com 0500421077
TietRa 2013 tutkimusraportti ja lisäpalvelut Onko organisaatiossanne kiinnostusta tietotyöratkaisuihin? Oletteko kehittämässä niitä itsellenne tai myymässä niihin liittyviä palveluja asiakasorganisaatioille? Kehittämisenne tueksi on saatavissa: - TietRa 2013 tutkimusraportti - Seminaariesityksiä ja workshoppeja räätälöitynä oman kehitysprojektinne tai tuotteistuksenne tueksi TietRa-projekti jatkuu, helmikuu lokakuu 2013 välillä on tehty 20 uutta asiakashaastattelua, jotka ovat tuottaneet uutta, syventävää tietoa tietotyöjärjestelmien tilasta ja tavoitteista. TietRa 2013 tutkimusraportti TietRa 2013 - Tietotyöratkaisut keskisuurissa organisaatioissa Raportti perustuu aikavälillä kesäkuu 2012 tammikuu 2013 tehtyihin 43 henkilökohtaiseen haastatteluun keskisuurten organisaatioiden tietohallintojohdon kanssa. Raportti sisältää mielenkiintoista tietoa organisaatioiden käyttämistä tietotyöratkaisuista, niiden haasteista ja niille asetetuista liiketoimintatavoitteista. 49 sivua Raportti toimitetaan pdf-muodossa. Ostavalla organisaatiolla on oikeus käyttää raporttia omassa sisäisessä suunnittelu- ja kehitystyössään ja jaella sitä organisaation sisällä pdf-muodossa ja tulostettuna. TietRa seminaariesitys Pelkän raportin sijaan suositeltavampaa on tilata asiakkaalle räätälöity TietRa seminaariesitys vaikkapa johtoryhmäpalaveriin, tiimipalaveriin, koulutustilaisuuteen. Asiakkaalle räätälöity seminaariesitys tutkimuksessa saaduista havainnoista. Esityksen kesto keskusteluineen tarpeenne mukaan 45 75 min. Raportin aineiston lisäksi havainnot uudemmista haastatteluista, jaksolta helmikuu 2013 -> eteenpäin. Poiminnat halutusta verrokkiryhmästä, esim. toimialan tai organisaation koon mukaan. Tämä mahdollistaa benchmarking-tarkastelun omaan organisaatioon suhteutettuna. Haastattelut tehneen liikkeenjohdon konsultin näkemykset ja kommentit raportissa julkaistun ja julkaisemattoman aineiston perusteella teidän organisaatiollenne merkitykselliset poiminnat TietRa Workshop Eniten hyötyä oman tietotyöratkaisun tai palvelutarjonnan kehittämiseen saa TietRa Workshopista. Workshopin sisältö sovitetaan osanottajien mukaan esim. liiketoiminnan johtoryhmälle tai tietohallinnon avainhenkilöille. Workshop sopii myös mainiosti tietotyöratkaisujen kokonaissuunnitelman tai toteutusprojektin käynnistykseen. Kolmen tunnin workshopin, joka sisältää alustuksen TietRa-projektin haastattelujen tuloksista, havainnoista ja parhaista käytännöistä, sekä organisaation oman tietotyöratkaisun kokonaissuunnitelman työstämistä konsultin fasilitoimana Raportin workshopin tuloksista Lisätietoja antaa: Leena Kanerva leena.kanerva@ericapartners.com 0500421077 http://fi.linkedin.com/in/leenakanerva copyright Erica Partners Oy 2013 www.ericapartners.com