THINKING PORTFOLIO A S I A K A S H A A S TAT T E LU O U LU N K AU P U N K I

Transkriptio

1 THINKING PORTFOLIO A S I A K A S H A A S TAT T E LU O U LU N K A U P U N K I COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO

2 Sovellussalkku on Oulun kaupungilla IT:n johtamisen väline Tulipalojen sammuttamisesta ennakoivaan IT:n johtamiseen Vaivattoman käyttöönottoprojektin ansiosta Thinking Portfolio saatiin nopeasti hyötykäyttöön Teksti: Anita Kangaspeska Oulun kaupungilla on käytössään sekä Thinking Portfolion hankesalkku että sovellussalkku. Hanke- ja sovellussalkkujen hankintapäätös tehtiin samanaikaisesti ja molemmat salkut saatiin käyttöön vajaan kahden kuukauden sisällä. Hankesalkun käyttöönotto tehtiin marraskuussa 2012 ja kuukautta myöhemmin alettiin käyttää myös sovellussalkkua. Käyttöönotossa mukana ollut Oulun kaupungin ITasiantuntija Juha Saarela kertoo Thinking Busineksen lunastaneen lupauksensa käyttöönottoprojektin vaivattomuudesta. Hän arvostaa myös Thinking Portfolion hyviä referenssejä sekä kumppanin asiantuntemusta, jonka avulla oikeat asiat saatiin painotettua. Otimme Thinking Portfolion käyttöön best practices-pohjalta. Näin olemme hyötyneet myös muiden sovellusta käyttävien yritysten kokemuksista. Kun hankesalkku oli speksattu, tiesimme, että voimme luottaa toimittajan asiantuntemukseen myös sovellussalkun painotuksissa. Älyttömän hyvä, että Thinking Busineksen kokemus oli mukana määrittelyssä ja saatiin johtamiselementit mukaan. Asiantuntijan avulla vältyimme hukkumasta yksityiskohtiin eikä tähän vaiheeseen tarvinnut uhrata kuin pari työpäivää. Määrittelypäivien jälkeen parametrointiin meni vain muutama lisäpäivä ja sovellus saatiin käyttöön sovitussa ajassa. 2

3 Sovellussalkku toi mukanaan selkeyttä ja läpinäkyvyyttä Aiemmin Oulun kaupungin sovellukset dokumentoitiin Excelissä. Sovellussalkun käyttöönotto toi selkeyden ja vertailtavuuden lisäksi mukanaan myös paremmat analysointi- ja raportointimahdollisuudet. Tämä puolestaan auttaa eri sovellusten tulevaisuudensuunnittelua sekä kokonaisuuteen liittyvää päätöksentekoa. Kaiken kaikkiaan IT:n läpinäkyvyys on parantunut. Excel-maailmaan verrattuna työnteko sovellussalkun kanssa säästää myös työaikaa monissa eri tilanteissa. Täyden hyödyn varmistamiseksi on tärkeää, että kaikki sovellukset on kuvattu salkussa. Saarela kertoo, että kaupungin organisaatioyksiköillä on vastuu lisätä salkusta mahdollisesti puuttuvien sovellustensa tiedot, sillä muussa tapauksessa sovellukset eivät ole mukana yhteisissä käsittelyprosesseissa, kuten budjetoinnissa, riskienhallinnassa ja muissa johtamisen prosesseissa. Salkusta pystymme hahmottamaan IT:n kokonaisarkkitehtuurin, Excelillä se ei olisi onnistunut. Nyt voimme sujuvammin hyödyntää eri sovelluksia useammissa organisaatioissamme. Salkusta saamme eri käyttäjäryhmien toisistaan poikkeavat näkökulmat esille yhdenmukaisesti. Yhdenmukaista tietoa on helppo käyttää johtamisen välineenä. Tulipalojen sammuttamisesta ennakoivaan IT:n johtamiseen Saarela kertoo, että puolen vuoden käyttökokemuksen perusteella Oulun kaupungissa ollaan tyytyväisiä hankintaan, se on osoittautunut onnistuneeksi monelta eri kannalta. Sovelluksen hinta-laatusuhde on kohdallaan. Koulutuksiakaan ei ole tarvittu. Sovellus maksaa nopeasti itsensä takaisin, kun ei tarvitse kouluttaa välinettä vaan voidaan lähteä oman toimintatavan opastuksesta liikkeelle. Palvelumalli, pilvipalvelu, on meille helppo vaihtoehto. Palvelun käyttökatkoksia ole ollut ja lisäksi ohjelmisto on varmatoiminen. Oma kypsyystasomme on noussut Thinking Portfolion käytön myötä ja prosessimme ovat nopeutuneet. Huojentavaa on ollut, että olemme päässeet tulipalojen sammuttamisesta ennakointiin perustuvaan IT arkkitehtuurin johtamiseen. Prosessin omistaja pystyy oikeasti johtamaan IT:tä eikä päinvastoin. Lisätietoja: Juha Saarela IT Specialist, Oulun Kaupunki Juha.saarela(at)ouka.fi Esimerkiksi talousarviokäsittelyssä käytetään sovellussalkkua tarvittavien sovellusten esittämiseen. Organisaation muutostilanteissa salkun tietojen perusteella tarkistetaan ja päivitetään tarvittavat omistajamuutokset sekä sopimukselliset asiat. Prosessin omistaja pystyy oikeasti johtamaan IT:tä eikä päinvastoin Salkusta saamme informaation sovelluksen kriittisyydestä, käyttöajoista ja palvelun tyypistä, eli tuottaako palvelun oma datakeskus vai käytetäänkö sovellusta pilvestä. 3

4 Thinking Portfolio Yhteystiedot Esa Toivonen Toimitusjohtaja Puh esa.toivonen (at) thinkingportfolio.com Aarni Heiskanen Puh aarni.heiskanen (at) thinkingportfolio.com AE Thinking Business Group Aleksanterinkatu 15 B Helsinki Korkein luottoluokitus Soliditet

5 COPYRIGHT THINKING PORTFOLIO