Toimivilla työvälineillä rutiinien pyörittämisestä tehokkaaseen asiantuntijatyöhön

Transkriptio

1 Toimivilla työvälineillä rutiinien pyörittämisestä tehokkaaseen asiantuntijatyöhön Peter Bergström, tietohallintojohtaja, Sitra Toimittaja Capgemini Finland Oy

2 Sitra on sekä yritysrahoittaja että yhteiskunnallinen vaikuttaja sekä näkijä että tekijä sekä käynnistäjä että luopuja sekä kilpailukyvyn että hyvinvoinnin rakentaja 2

3 Rahoitustoiminta Hankkeita käynnissä ~ 340 Sijoituksia yrityksiin ~ 120 Projektirahoituksia ~ 170 Valmistelussa ~ 40 hanketta Tunnustelussa ~ 20 hankeaihiota Sopimuksia voimassa ~ 900 Päätöksiä vuonna 2008 ~ 120 Tilaisuuksia vuonna 2008 ~ 130 3

4 Projektin käynnistyessä vuonna 2005 Asiakasrekistereitä oli tusinan verran Tilaisuuksien hallinnointiin oli yhden käyttäjän työkalu Asiakirjatuotanto oli kokonaan manuaalinen, verkkolevyt käytössä Office 2003 ja joukko asiakirjamalleja oli käytössä Hankeprosessi oli manuaalinen Päätös- ja sopimustiedot rekisteröitiin raportointia varten Hanse -järjestelmään j 4

5 Sahti järjestelmä (Sitran asiakas- ja hankehallinnan tietojärjestelmä) 1. Asiakashallinta 2. Tilaisuuksien hallinta 3. Dokumenttien hallinta Intranet Extranet Intranet Internet/Extranet 4. Hankehallinta Dokumenttien hallinta Yhteiskäyttö Hankehallinta Asiakashallinta Tilaisuudet Viestintä ja Ryhmätyö Sisältö Dokumentit Hanketiedot Asiakastiedot Käyttäjätiedot 5

6 Asiakas- ja tilaisuuksienhallinta Asiakashallinta Käyttöön keväällä 2007 > yhteyshenkilöä > organisaatiota Tilaisuuksienhallinta Käyttöön keväällä 2008 Markkinointilistat, kutsut Ilmoittautumiset, osallistumiset Valmisteluaineisto, tilaisuuden aineistot i Web-sivut, -materiaalit Dokumenttien hallinta Dokumentit Intranet Hanketiedot Yhteiskäyttö Internet/Extranet Hankehallinta Asiakashallinta Tilaisuudet Asiakastiedot Viestintä ja Ryhmätyö Sisältö Käyttäjätiedot 6

7 Asiakashallinta 7

8 Tilaisuuksien hallinta 8

9 Office-järjestelmä Käyttöönotto kesällä 2008 Office 2003 Office 2007 Dokumenttienhallinta (MS MOSS 2007) Korvaa verkkolevyt Oma sivusto Tiimisivusto Muut sivustot (projektit yms.) Et Extranet-sivustott t t Asiakirjatuotannon automaatiota Asiakirjapohjat ja -tyylit Versiohallinta Asiakirjojen luokittelutiedot Sähköinen asiakirjan allekirjoittaminen Dokumenttien hallinta Dokumentit Intranet Hanketiedot Yhteiskäyttö Internet/Extranet Hankehallinta Asiakashallinta Tilaisuudet Asiakastiedot Viestintä ja Ryhmätyö Sisältö Käyttäjätiedot 9

10 Sivustot korvasivat verkko-levyt 10

11 Sähköiset asiakirjat (metatiedot + automaatio) 11

12 Hankehallinta Pilotointi Syksyllä 2008 Laaja käyttöönotto (h-hetki) h Sisältö Hanketiedot, päätökset, sopimukset, tarkastuspisteet Päätöskäsittelyprosessi Hankekohtaiset MOSS-sivustot Hankkeen tarvitsemat asiakirjapohjat Runsaasti automaatiota Kokoustyöskentelyn MOSS-sivustot Esityslista ja pöytäkirja osittain automaattisesti Arvonmääritysprosessi Hankkeiden budjetointiprosessi Laaja raportointijärjestelmä Dokumenttien hallinta Dokumentit Intranet Hanketiedot Yhteiskäyttö Internet/Extranet Hankehallinta Asiakashallinta Tilaisuudet Asiakastiedot Viestintä ja Ryhmätyö Sisältö Käyttäjätiedot 12

13 Asiakashallinta Hankehallinta Hankeprosessi Päätöskäsittely Liidi Asiakas ottaa yhteyden y +Asiakkuus Hankemahdollisuus Sitra pohtii Tunnustelu Budjetti Valmistelu Toteutus

14 Asiakirja Järjestelmä avustava työnkulku Päätöskäsittely pääasiallinen työnkulku sähköinen allekirjoitus? Hankevastaava Kokousassistentti Päätöstiedot Esityslistalle Esityslista Kokouskutsu Päätösesitys Kiireellinen Päätöstieto Kokous Pöytäkirja Sopimuk sen teko Allekirjoituspyyntö sama sähköinen asiakirja Tiedoksi päätös/ Jatkotyöpyyntö Päättäjä Hyväksytty päätös 14

15 CRM: Tiedot ja prosessit 15

16 MOSS + Office: Sähköiset asiakirjat 16

17 Laaja raportointijärjestelmä 17

18 Mitkä ovat hyödyt? Asiakkuus hallinnassa yhdessä pisteessä Hankkeet, sopimukset, yhteydenotot, osallistumiset Tilaisuudet hallinnassa valmiit palvelut Markkinointilistat, i t t kutsukirjeet, ki t web-ilmoittautuminen, itt t i osallistumiset,... Asiakirjat hallinnassa sähköisesti Asiakirjan generointi, allekirjoitukset, arkistointi Hankkeet prosessissa yhtenäiset toimintatavat Automatisoidut työnkulut, tehtävälistat, raportointi napin painalluksella Tiedot ja asiakirjat helposti saatavilla läpi organisaation 18

19 Miksi CRM + MOSS + Office? Toimittajat Tilaisuudet Palvelut Palvelupyynnöt Ilmoittautu mi-set Tehtävien hallinta Kiinteistöt Rekrytointi Koulutukset SIdosryhmät Microsoft Dynamics CRM Alihankkijat Kalusto Yritysomaisuus Kumppanuu- Reklamaatio Elinkaaren det t hallinta Tuotteet Liikelahjat Lisenssit.. Helppo ja luonnollinen käyttökokemus Työkalut prosessien rakentamiseen ja analysointiin Joustava ja helposti integroituva sovellusalusta 19