Sähköinen työpöytä. Millainen se oikein on? Kuka sitä (haluaa) käyttää? Aki Antman Sulava Oy

Transkriptio

1

2 Sähköinen työpöytä Millainen se oikein on? Kuka sitä (haluaa) käyttää? Aki Antman Sulava Oy

3 Agenda Alkusanat ja puhujan lyhyt esittely Mikä on (tulevaisuuden) sähköinen työpöytä? Miten sähköinen työpöytä suunnitellaan ja toteutetaan?

4 Facebookin käytön kehittyminen

5 Nykytila?!? Työntekijät saavat vastauksen Facebookissa kysymyksiinsä Omassa intranetissä taas vastauksia ei saa juuri mihinkään Tietoa etsitään ensisijaisesti Googlesta Sisäiset tietolähteet toissijaisia tai niitä ei käytetä ollenkaan Sisäisen tietotyön välineenä usein sähköposti Sidosryhmien kanssa kommunikoidaan entistä useammin julkisten (pilvi)palveluiden kautta Dokumentit dokumenttienhallinnassa Ja valitettavasti myös sähköpostissa, levyjaoissa, useissa extraneteissa, omilla koneilla, julkisissa pilvipalveluissa jne. Asiakaskäynnit kirjataan Foursquareen ja LinkedIn-verkostoon lisätään tavatut henkilöt Yrityksen oma CRM ei kuitenkaan ole ajan tasalla

6

7 Sulavan lyhyt esittely

8 Aki Antman 2010 Sulava, toimitusjohtaja Sininen Meteoriitti, toimitusjohtaja / hpj RTSe PLC / tuotantojohtaja Helsingin kaupunki, IT

9 Mikä Sulava on? Sulava Oy on tietotyön tuottavuuden parantamiseen erikoistunut konsultointiyhtiö Microsoft-teknologia, pilvipalvelut ja sosiaalinen teknologia ovat osaamisemme ydintä Henkilöstön omistama kotimainen kasvuyritys 17 työntekijää, kaikki erittäin kokeneita ICT-ammattilaisia

10 Mikä on sähköinen työpöytä?

11 Määritelmä? On hyvin kuvaavaa, että termille sähköinen työpöytä ei ole olemassa suoraa tai selkeää englanninkielistä vastinetta Suomessa on rakennettu sähköisiä työpöytiä lähes vuosikymmenen ajan ja lähestulkoon kaikki hankkeet ovat epäonnistuneet tai jääneet tavoitteistaan Sähköinen työpöytä ei korvaa muita tietojärjestelmiä, vaan kokoaa käyttäjälle tärkeät tiedot, sovellukset ja kommunikointivälineet yhteen näkymään

12 Sähköinen työpöytä?!?

13 Sähköinen työpöytä?!?

14 Sähköistä työpöytää ei kannata rakentaa selaimeen Valmis työpöytä olemassa kaikissa päätelaitteissa ja se toimii kaikissa päätelaitteissa päätelaitteen ehdoilla Käyttäjän henkilökohtainen työpöytä on tehty mukautettavaksi selaimessa toimiva sovellus ei Työpöydälle on helppo tuoda uusia sovelluksia ja toiminnallisuuksia selainsovellukseen ei Työvälineet (Word, Excel, PowerPoint, CRM, ERP jne. eivät tule työpöydän sisään) mutta niistä pitää voida tuoda helposti näkymiä työpöydälle

15 Sähköistä työpöytää ei kannata rakentaa selaimeen Selainpohjaisen sähköisen työpöydän määrittely ja suunnittelu on työlästä (ja kallista) Selainpohjaisen sähköisen työpöydän toteutus on erittäin kallista ja riskialtista. Käyttäjät eivät ole tottuneet käyttämään eivätkä halua käyttää kaikkia palveluita ja sovelluksia yhden selaimessa toimivan portaalin kautta Jos työpöytä rakennetaan selaimeen, offline-käyttö ei ole mahdollista

16 Windows Start menun kehitys

17 Kehityksen tulos? Change in Start menu feature usage between Windows Vista and Windows 7

18

19 Windows 8 työpöytä Tältä näyttää Windows 8:n työpöytä erillistä start menua ei enää ole.

20 Sähköinen työpöytä Työpöydälle voi tehdä linkkejä myös suoraan sovellusten sisäisiin näkymiin

21 Sähköinen työpöytä Tilejä voi ryhmitellä ja näkymää voi zoomata

22 Haku Haku on kiinteä osa käyttöliittymää

23 Haku Haku hakee luonnollisesti myös tiedostoista, sähköposteista, SharePointista jne.

24 Haku Hakutuloksia voi katsoa myös minkä tahansa sovelluksen näkökulmasta!

25 Tiedon jakaminen Charms -valikon kautta voi jakaa tietoa

26 Tiedon jakaminen Toimintoa voidaan helposti laajentaa eri sovelluksilla

27 Mitä sähköisellä työpöydällä on?

28 Perusasiat kuntoon Tietotyö pois sähköposteista Ei liitetiedostoja sisäisissä sähköposteissa Ei uutisten välittämistä sähköpostitse Ei työnjohtamista sähköpostitse Pikaviestintä ja videoneuvottelut Työryhmätyöskentely ja dokumenttien samanaikainen muokkaus Vuorovaikutteiset viestintämallit Pääsy työpaikan tiedostoihin myös talon ulkopuolelta Tuki erilaisille päätelaitteille

29 Perusasiat kuntoon Sosiaalinen media Sosiaalinen toimintamalli Sosiaalinen teknologia Sosiaalinen arkkitehtuuri

30 Esimerkkejä hyödyntämisalueista Liiketoiminnan kehittäminen Tuotekehitys ja innovointi Yhteistyö kumppaneiden kanssa Ulkoinen viestintä Markkinointi Sisäinen viestintä Henkilöstön yhteistyö Myyntityö Asiakaspalvelu

31 Sähköisen työpöydän sisältö Tietoa ja näkymiä tietoon Tilapäivityksiä, nostoja ja ehdotuksia Mittareita Kommunikointivälineet Muistutukset ja tehtävät Oikopolut (huom! Sovellusten sisälle, ei vain sovellusten käynnistys) Ohjeet ja opasteet Uutisia, viihdettä, sosiaalista mediaa, kirjanmerkkejä, henkilökohtaisia asioita

32 Miten sähköinen työpöytä syntyy?

33 Suunnittelu Älä ala määritellä tyhjästä sadat ja tuhannet ovat jo tehneet tämän Mieti kenelle sähköinen työpöytä tehdään ja koska sitä käytetään Pilotoi ja kokeile älä osta kalliita konsultti- tai määrittelyprojekteja Erota lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet Älä räätälöi valmistuotteita pilalle Valtaosa tarvittavista lisensseistä ja tuotteista on todennäköisesti jo olemassa

34 Toteutus Jos uusia tuotteita (esim. SharePoint) otetaan käyttöön, kannattaa räätälöinnit minimoida Tietoarkkitehtuuri ja tietomalli suunniteltava huolellisesti Sovellusten tarjottava rajapinnat tiedon hakemiseksi esitettäväksi sähköisellä työpöydällä Toteutus voidaan ja useimmiten kannattaa vaiheistaa Loppukäyttäjien ohjeistus ja koulutus keskeisessä roolissa

35 Yhteenveto Käyttäjät käyttävät nyt ja tulevaisuudessa kehittyneitä palveluita tiedon tuottamiseen ja jakamiseen Jos työnantaja ei kykene tarjoamaan palveluita, käyttävät käyttäjät verkon julkisia palveluita ja/tai omia päätelaitteitaan Sosiaalinen teknologia mahdollistaa huomattavasti nykyistä tehokkaamman tietotyön Sähköistä työpöytää ei kannata rakentaa selaimeen

36 Sulava Oy Mannerheimintie Helsinki Aki Antman aki.antman@sulava.com