ValueFrame & M-Files -aamiaisseminaari. Dokumenttienhallinnan ulkoistaminen pilvipalveluksi Janne Romppanen / M-Files Oy

Transkriptio

1 ValueFrame & M-Files -aamiaisseminaari Dokumenttienhallinnan ulkoistaminen pilvipalveluksi Janne Romppanen / M-Files Oy

2 Sisältö M-Files Oy Dokumenttienhallinta Merkitys Määritelmä Organisaatiomme nykytila? Pilveen? Helppokäyttöisyyden merkitys ValueFrame Docs by M-Files Keskeiset hyödyt

3 M-Files Oy Perustettu vuonna 1989 Henkilöstöä yli 70 Toimipaikkoina Tampere, Espoo, Dallas M-Filesia käyttää asiakasta yli 80 maassa M-Files: uuden sukupolven dokumenttienhallintaohjelmisto Kehitetty noin 100 miestyövuotta Suomessa yli 400 asiakasorganisaatiota Strateginen yhteistyösopimus ValueFrame Oy:n kanssa 2011

4 Tampereen Teknillisen Seuran Teknologiayrittäjyyspalkinto 2010 lisätietoja lehdistötiedotteesta Red Herring 100 Global Finalisti lisätietoja Red Herringin sivuilta Deloitte Technology Fast 50 Finland, sijoitus 19 vuonna 2010 lisätietoja lehdistötiedotteesta Deloitte Technology Fast 500 EMEA, sijoitus 461 vuonna 2010 lisätietoja lehdistötiedotteesta Ruban d Honneur European Business Awards finalisti lisätietoja lehdistötiedotteesta DM Document Manager Awards 2011 finalisti kolmessa kategoriassa lisätietoja lehdistötiedotteesta M-Files Oy

5 Referenssit

6 Dokumenttienhallinnan merkitys Dokumenttien hallinnan merkitys liiketoiminnalle on siinä, että kun prosessit kommunikoivat keskenään, ovat dokumentit operatiivisen toiminnan välikappale. Dokumentti toimii yrityksissä myös tiedon ja osaamisen varastona. Dokumentti on usein myös tuote tai keskeinen osa tuotetta" Jyväskylän yliopiston informaatioteknologian professori Pasi Tyrväinen, Tietokone-lehden artikkelissa 12/ Dokumentteihin on tallennettuna 80 % yritysten tietopääomasta 1 - vain 20% on tietokannoissa - Toimihenkilöt käyttävät jopa 20 % työajastaan dokumenttien/tiedon etsimiseen ja 50 % tapauksista eivät löydä hakemaansa 2 - työn tuottavuus heikkenee, kilpailukyky kärsii - Tehokas dokumenttienhallinta säästää merkittävästi aikaa ja rahaa - dokumentteihin liittyviä kustannuksia voidaan alentaa jopa 40 % 3 1) Jyväskylän yliopisto, 2) IDC & DMA, 3) Gardner, Inc

7 Dokumenttienhallinnan määritelmä Verkkolevyt Työasemat Sähköpostit Paperidokumentit Keskitetty dokumenttienhallinta

8 Dokumenttienhallinnan nykytila? SOPIMUS HAKEMISTORAKENTEEN ONGELMAT HALLINTO TARJOUS Jäykkä, ei tue käyttäjien erilaisia tarkastelutarpeita Tarjous.doc PROJEKTI TARJOUKSET Kannettavien paikalliset C- asemat, sähköpostiliitteet, paperikopiot - keskimäärin 19 kopiota / dokumentti 1 C:\ Y:\ ASIAKAS SOPIMUS SOPIMUS TARJOUS Ei tehokkaita hakumenetelmiä, etsimiseen jopa 16 % työajasta 1 = /v/10 toimihenkilöä Ei automaattista versioitumista - laatujärjestelmien yksi perusvaatimus ei toteudu! TUOTE SOPIMUKSET TARJOUS Ei tue organisaatiomuutoksissa: kasvu, henkilövaihdokset - 70 % dokumenteista tuotetaan uudelleen 1) International Data Corporation (IDC) & Document Management Alliance (DMA)

9 Pilveen? Yritykset käyttävät IT-budjetistaan % oman IT-infrastruktuurin ja ohjelmistolisenssien hankintaan ja ylläpitoon 1 Onko osa yrityksen ydinosaamista ja -toimintaa? Siirtyminen pilvipalveluihin luontainen kehitys Tiedostopalvelimien ylläpito keskeinen osa em. kustannusta Kapasiteetti, varmentamisratkaisujen järjestäminen Oikeuksien hallinta ja ylläpito Etäkirjautuminen, synkronointi Dokumenttienhallinnan ulkoistaminen keventää yrityksen sisäistä kuormaa merkittävästi Työpanos tulipalojen sammuttamisesta kehitykseen 1) Microsoft, 2011

10 Organisaation tiedonhallinta Koostuu muutamasta keskeisestä järjestelmästä, esim: projektit, osaprojektit, tehtävät asiakkaat, yhteyshenkilöt HTTPS Intranet Extranet Olennaista järjestelmien saumaton, kaksisuuntainen integroituvuus!

11 Helppokäyttöisyyden merkitys Luotettavuusvaade Käyttäjän koettava käyttö helpotukseksi suhteessa muihin vaihtoehtoihin Toimintatavan muutos tulee olla mahdollisimman pieni Erilliset päivitykset järjestelmään poissuljettu vaihtoehto ValueFrame Docs by M-Files Integroitu suoraan osaksi Windows-käyttöympäristöä Myös WWW-vaihtoehto

12 ValueFrame Docs by M-Files - keskeiset hyödyt Tuttu käyttöliittymä helppokäyttöisyys ratkaisu onnistumiseen Tehokkaat hakumahdollisuudet työn tuottavuus sekä uudelleenkäytettävyys Muutoshistorian tallentuminen toiminnan laatu, ongelmatilanteiden välttäminen Sijainnista riippumatta etäyhteydet, yhteydettömän tilan toiminta Paperiarkiston sähköistäminen toimistotyöskentelyn tehostuminen Dokumenttien luokitus kokonaisuus hallintaan