Espoo Kiinteistöpalvelujen toimintasuunnitelma 2015

1 Espoo Kiinteistöpalvelujen toimintasuunnitelma 2015 Laatija Maija Lehtinen 27.2.2015

2 Sisällysluettelo 1. Toiminnan kuvaus, organisaatio... 3 2. Keskeiset tavoitteet... 6 2.1. Valtuuston asettamat sitovat tavoitteet... 6 2.2. Yksikön omat tavoitteet ja miten ne edistävät TATU tavoitteiden saavuttamista:... 6 2.3. Kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2015 ja toteutuksen aikataulu... 9 3. Liikevaihto... 9 3.1. Liikevaihto asiakkaittain... 11 3.2. Tuottavuutta edistävät toimenpiteet ja mittarit... 12 4. Henkilöstö... 13 5. Osaamisen kehittäminen... 15 5.1. Kehityskeskustelut... 15 5.2. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet:... 15 5.3. Koulutukset, joiden pitää olla määrätyillä työntekijöillä aina voimassa... 15 5.4. Seuraavista suuremmista koulutuskokonaisuuksista sovitaan vuosittain liikelaitoksen johdon kesken... 16 6. Muut tuotannontekijät... 17 7. Hankinnat... 18 7.1 Palvelut... 18 7.2. Aineet ja tarvikkeet... 20... 20 8. Toimitilat... 20 9. Investoinnit ja poistot... 21 10. Toiminnan seuranta... 21 11. Riskit... 23 12. Liitteet... 24

3 1. Toiminnan kuvaus, organisaatio Liikelaitoksen toiminnan näkymät riippuvat siitä, miten kaupungin johto linjaa omistajatilaaja-tuottajamallin. Toimintavuonna palvelujen tuottaminen jatkuu ja samalla aloitetaan suunnittelu TILTU:n mukaisen päätöksen mukaan. Kuva 1. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen organisaatio. Kunnossapidossa on LVIA- ja Sähkötekniset kunnossapitotyöt palveluyksiköt yhdistetty yhdeksi Talotekniset palvelut -palveluyksiköksi. Palveluyksikön yhdistämisellä on tavoitettu taloudellista etua sekä sisäisen yhteistyön lisääntymistä. Näin kunnossapidossa on toiminnassa kaikkiaan kaksi palveluyksikköä, Rakennustekniset palvelut ja Talotekniset palvelut -palveluyksiköt. Rakennusteknisissä palveluissa keskitetään toiminta korjaustyöt, sopimustyöt sekä uuteen rakennuttamispalvelut palvelualueeseen. Rakennuttamispalvelut -yksikkö toimii linkkinä Hankintapalveluihin. Urakkasopimusten ja puitesopimusten kilpailutus tapahtuu lähes kokonaan Hankintapalvelujen kautta. Vain pienet urakat kilpailutetaan liikelaitoksessa Cloudia hankintajärjestelmällä. Kunnossapidon operatiivinen toiminta on keskitetty Mikkelän tukikohtaan. Tuntipalkkaisten kuukausipalkkaisiksi siirtymisten vaikutuksesta, Rakennustekniset palvelut - palveluyksikössä vähennetään esimiesten määrää niin, että yhdellä rakennusmestarilla tulee olemaan noin 10 suoraa ammattimiesalaista. Muiden rakennusmestareiden työpanos siirtyy ostopalvelujen tilaamiseen, rakennuttamiseen ja valvontaan.

4 Kunnossapidon ostot ja tilaukset otetaan selvitykseen vuoden puolivälissä. Tavoite on säätää ostettavien aineiden ja tarvikkeiden määrää ja laatua ja siirtyä sähköiseen tilaamiseen tuotannonohjausjärjestelmän kautta. Kiinteistönhoidon toiminnassa on siirrytty kahteen kiinteistönhoitoalueeseen, jota johtaa kaksi aluepäällikköä ja kuusi työnjohtajaa. Muutoksessa on painotettu erityisesti työnjohdon osuutta, jonka on todettu olevan tärkein esimiestehtävä operatiivista toimintaa tekevissä yksiköissä. Kiinteistönhoidon mitoitusta ei siirretään uuteen mitoitusjärjestelmään vaan jatketaan Clean Net - järjestelmällä. Kiinteistönhoidon aineiden ja tarvikkeiden hankintaselvitys aloitetaan. Aluksi selkeytetään tilattavien tuotteiden määrää ja laatua, keskitetään ostot tiettyihin tuotteisiin ja tehdään tilaus sähköisesti Espoo Logistiikalta. Kiinteistönhoitopalvelut yksikössä on lisäksi Apuvälinekorjauspalvelut -palvelualue, jonka sisällä on Huoltokuljetukset -palvelualue, jotka toimivat Puolarmetsän sairaalassa ja Aurorakodissa. Toimintavuoden aikana valmistellaan näiden kahden toiminnon osalta Puolarmestän sairaalan toiminnan loppumista ja palvelujen siirtymistä Espoon sairaalaan. Tämä tarkoittaa kolmen apuvälinekorjaajan siirtymistä HUS Apuvälinekeskuksen ja viiden huoltomiehen siirtymistä HUS Logistiikan työntekijöiksi. Aurorakodin ja muiden pitkäaikaishoitopaikkojen palvelut jäävät aluksi entiselleen. Myöhemmässä vaiheessa koko apuvälinekorjauspalvelut siirtynee HUS Apuvälinekeskuksen tehtäväksi. Siivouspalveluiden toiminta jatkuu nykyisellä organisaatiolla. Työmäärämitoitusten priorisoinnissa etusijalle laitetaan ne kohteet, joissa saavutetaan suurin kustannussäästö. Selvitetään, mitkä kohteet jatkossa siivotaan omana työnä ja mitkä ostopalveluna. Palvelustrategian mukainen ostopalvelujen lisääminen aloitetaan kilpailuttamalla suurten koulujen siivous vuosien 2015 2017 aikana yhteistyössä Hankintapalvelujen kanssa. Vastaavien laitoshuoltajien määrää vähennetään luonnollisen poistuman tai työtehtävämuutosten kautta. Siivouspalvelujen siivoustarvikkeet ja - aineet tilataan sähköisesti Espoo Logistiikan kautta. Toiminnassa yhä suurempi painoarvo on oman tuotannon tehostamisessa sekä oman ja ostopalvelun laadun valvonnassa ja terveen kilpailun edistämisessä. Aula- ja turvallisuuspalvelujen toiminta jatkuu nykyisellä organisaatiolla. Turvaamistehtävien ja asiakastilaisuuksien vartiointitehtävien arvioidaan lisääntyvän. Ostopalveluiden määrää lisätään normaalin poistuman kautta. Vartiointikilpailutuksen uusinta toteutetaan yhteistyössä Hankintapalvelujen kanssa.

5 Uusi kokonaiskilpailutusmuoto, kokonaiskonseptin kilpailuttaminen on ollut esillä mm. yhteisneuvotteluissa Vantaan kaupungin kanssa. Liikelaitos, Hankintapalvelut ja Vantaan kaupunki suunnittelevat markkinavuoropuhelun järjestämistä suurten toimittajien kanssa tammikuussa. Toimintaympäristön vertailussa liikelaitos vastaa keskisuurta yritystä. Vastaavien palvelujen tuotannossa kuntakenttä on eri kaupungeissa hyvin erilainen. Joissain kunnissa on tehty kuntaliitoksia palvelujen tuottamiseksi, joissakin muissa yhtiöitetty palveluja ja joissain purettu käytössä ollut tilaaja-tuottajamalli. Liikelaitostaminen taso ja palvelukokonaisuudet vaihtelevat kaupungeittain. Vantaalla, Turussa ja Helsingissä kiinteistöpalveluihin on liitetty myös ateriapalvelut. Tampereella tilaaja ja tuottaja toimivat samassa liikelaitoksessa, Turussa ja Vantaalla ja Helsingissä toiminta on yhtiöitetty tai yhtiöitetään ja samalla ulkoistettu markkinoille. Yleensä siivouspalvelut tuotetaan kiinteistöpalveluissa, Turussa siivouspalvelut on liitetty tilaajalle ja palvelumaksut laskutetaan vuokrien mukana. Olemme suuruudeltamme noin 30 % Helsingin vastaavasta palvelutuottajasta, joka on Palmia. Helsinki teki päätöksen Palmian palvelujen yhtiöittämisestä. Palmia tuottaa vastaavia palveluja ja sen lisäksi sillä on myös ateriapalveluita, hyvinvointipalveluja ja puhelinvaihdepalveluja. Nämä palvelut huomioimatta, liikevaihtomme on noin 50 % Palmian liikevaihdosta. Palmiassa kiinteistönhoito on jaettu tekniseen huoltoon ja ulkoalueiden hoitoon. Tekninen huolto sisältää kiinteistönhoidon teknisen osan lisäksi myös kunnossapidon LVIAS - korjaustyöt, jotka ovat meillä omana kunnossapidon yksikkönään. Yksityisiin isoihin toimijoihin verrattuna, joita ovat mm. ISS-Palvelut, Coor, SOL-Palvelut, Lassila & Tikanoja ja Caverion liikelaitoksemme on liikevaihdoltaan pieni. Liikevaihto ja henkilöstö on taulukossa 1. Yritys Palvelut Liikevaihto milj. euroa Henkilöstö Espoo Kiinteistöpalvelut EKI Siivous 37,4% Kiinteistönhuolto 36% Turvallisuus 11 % Rakennuttaminen 4 % Apuvälinekorjauspalvelut Huoltokuljetukset 52,7 604 ISS palvelut Oy Siivous 36,7 % Kiinteistönhuolto 35,7 % Turvallisuus 12,1 % Ruokailu 5,3 % Rakennuttaminen 2,5 % 534 11 461

6 Lassila & Tikanoja Oyj Coor Service Oy Caverion Oyj Toimitilapalvelut Siivouspalvelut Kiinteistönhuolto- ja tekniikka Jätehuolto- ja kierrätyspalvelut Manageeraus ja ympäristöpalvelut Käyttäjäpalvelut (toimitila-, toimisto-, turvallisuus-, aula- ja siivouspalvelut Kiinteistöpalvelut (tekninen hoito, projektit, energia- ja hallintopalvelut) Tuotantopalvelut ja Strateginen neuvonta Kiinteistötekniikan huolto ja ylläpito Kiinteistötekniikan projektitoimitukset Energiatehokkuuspalvelut Teollisuuden palvelut Projektit 45%, huolto ja ylläpito 55% 668 8 847 790 7 000 2 544 17 0670 SOL Palvelut Oy Kotipalvelut Siivouspalvelut Toimitilapalvelut Kiinteistöpalvelut Pesulapalvelut Turvallisuuspalvelut Henkilöstöpalvelut 262 11 482 Taulukko 1. Suurimmat yksityiset palveluntuottajat ja niiden liikevaihto ja henkilöstö 2. Keskeiset tavoitteet 2.1. Valtuuston asettamat sitovat tavoitteet Liikelaitoksen tulos on positiivinen. 2.2. Yksikön omat tavoitteet ja miten ne edistävät TATU tavoitteiden saavuttamista: 1. Espoolaisen liikelaitosmallin kehittäminen yhdessä konserniesikunnan ja muiden toimialojen kanssa tavoitteena kaksinkertaisen resursoinnin eliminointi ja tuottavuuden parantaminen Tavoitteenamme on siirtyä selkeään tuottajaliikelaitosmallin mukaiseen toimintaan. Lisäksi koko kaupungin tavoitteena on kaksinkertaisen tilaajaresurssin purku liikelaitoksemme ja Tilakeskus- liikelaitoksen osalta kunnossapidossa ja kiinteistöhoidossa. Tavoitteemme on, että Espoo Kiinteistöpalvelut vastaa koko kiinteistönhoidosta ja kunnossapidon korjauksia

7 kokonaisvaltaisesti. Tilakeskus vastaa uudisrakentamisesta ja kunnossapitotöiden suunnittelusta. 2. Palvelustrategian laatiminen kaikkiin liikelaitoksiin tavoitteena kilpaillun markkinan tehokkaampi hyödyntäminen Kaikissa näissä suunnitelmissa liikelaitoksessa on tilaaja-ostaja -organisaatio, joka tilaa ja valvoo palvelujen tuottamista ulkopuolisilta yrityksiltä. Osto-organisaatioiden koko määräytyy palvelujen mukaan ja selviää myöhemmin. Siivouspalveluissa valmistellaan suurempien koulujen siivouksen kilpailuttamista vuosien 2015-2017 aikana, säästötavoite on 10-15 % nykyisestä toiminnasta. Tällä kilpailutuksella ostopalvelujen määrä kasvaa 50 %:iin nykyisestä 38 %:sta. Omien laitoshuoltajien määrä tulee vähenemään vuoden 2017 loppuun mennessä 30-40 henkilöllä riippuen siitä, kuinka monta työntekijää poistuu muista syistä kuin jäämällä eläkkeelle. Vuoden 2017 lopussa laitoshuoltajia olisi näin laskien noin 160-170 henkilöä. Myöhemmin kohteita kilpailutetaan lisää, joten omia laitoshuoltajia ei ole lopulta lainkaan palveluksessa, mikäli joitakin kohteita ei priorisoida tehtäväksi omana työnä. Selvitetään voidaanko palvelujen tuottamista tehostaa palvelujen kokonaiskonseptikilpailuttamisella. Tämä tarkoittaisi kiinteistönhoidon, siivouksen ja vahtimestaripalvelujen kilpailuttamista samaan aikaan joissakin kohteissa. Keskustellaan myös Cateringin kanssa siitä, että ateriapalvelut voisi olla mukana konseptissa. Valmistellaan kiinteistönhoidon kilpailuttamista alueittain tai vaihtoehtoisesti kokonaiskonseptikilpailutus huomioiden. Kiinteistönhoitopalveluista eläköityy / saavuttaa eläkeiän tai määräaikainen työsuhde päättyy n. 17 henkilöltä vuosien 2015-2016 aikana. Määrä saattaa olla suurempi riippuen siitä, kuinka monta työntekijää poistuu muista kuin edellä mainituista syistä. Tämä puoltaisi kilpailuttamista luonnollisen poistuman huomioiden, alueittain. Alueellinen kilpailutus on oman toiminnan suunnittelun kannalta paras vaihtoehto, joudumme huomiomaan kaluston, sen poistot ja/tai leasingvuokrajaksojen pituudet. Omaan tilaaja-ostaja -organisaatioon on jäätävä riittävä määrä henkilöstöä varmistamaan ostopalvelujen toimivuuden, valvonnan, laadukkuuden, sopimuksen mukaisuuden ja asiakaspalvelullisuuden. Myös liikuntatilojen kiinteistönhoidon liittämismahdollisuus liikelaitoksemme kiinteistönhoitoon tulee selvitettäväksi Tilakeskuksen kanssa. Vahtimestaripalveluissa ostopalveluiden määrää lisätään normaalin poistuman kautta. Omia vahtimestareita ei jatkossa enää rekrytoida. Muiden turvallisuuspalvelujen tuottaminen jää oman yksikön tehtäväksi. Valmistellaan apuvälinekorjauspalvelujen siirtäminen HUS Apuvälinkeskukseen 2016 vuoden alusta ja Puolarmetsän huoltokuljetusten siirtäminen HUS Logistiikalle vuoden 2016 alusta. Kunnossapidossa panostetaan edelleen korjausten rakennuttamisen ja valvonnan osaamiseen ja prosesseihin yksityisten puitesopimuskumppaniemme tehokkaamman hyödyntämisen varmistamiseksi. Pitkällä tähtäimellä pyritään nykyistä n. 90 % ostopalveluastetta edelleen lisäämään. 3. Kaluston käytön ja tilojen tehostaminen tavoitteena kustannustehokkaampi toiminta Laaksolahden tukikohdasta on luovuttu ja kunnossapidon toiminta keskitetty Mikkelään.

8 Konekaluston käytön optimointia Espoo Logistiikan kanssa jatketaan. 4. Liikelaitosten yleiskulujen pienentäminen tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut muille toimialoille Oman liikelaitoksen organisaation hionta jatkuu ja kaikessa kehittämisessä tavoitteenamme on yleiskulujen pienentäminen. Palvelujen tuotteistaminen aloitetaan. Yhtenä tavoitteenamme on asiakasosaamisen kehittäminen ja asiakasyhteistyön keskittäminen. Puolarmetsän sairaalassa toimii sosiaali- ja terveystoimen asiakasyhteyshenkilö, jonka roolia on tarkoitus laajentaa koko sosiaali- ja terveystoimen asiakkuuteen, jotta varmistetaan palvelujemme jatkuvuus ja yhteistyö toimialan kanssa jos Puolarmetsän toiminta päättyy 2016. 5. Työhyvinvoinnin ja esimiestyön kehittäminen tavoitteenaan motivoitunut, työkykyinen ja sitoutunut henkilöstö, minkä seurauksena saavutetaan poissaoloista ja tapaturmista aiheutuvien kustannusten väheneminen Esimiesosaamista on kehitetty ESA- projektiin osallistumalla ja kannustamalla esimiehiä JET/TEAT -koulutukseen. Esimiehen vastuuta painotetaan kaikissa henkilöstöasioissa. Kokouskäytäntöjä tulee uudistaa niin, että kokoustamisesta jäänyt aika käytetään palvelujen tuottamisen kehittämiseen, yhteistyötä lisätään ja tiedon kulku varmistetaan. Yli 30-pv poissaoloista tehdään ilmoitus ajoissa työterveyshuoltoon. Työkykyarviointeihin valmistaudutaan ja yhteistyötä tehdään työterveyshuollon ja urapalvelujen kanssa. 6. Hankintatoimen kehittäminen tavoitteena koko kaupungissa kustannustehokkaampi toiminta Urakoiden ja vuosisopimusten hankinnat on siirretty Hankintapalveluihin, yhteistyötä lisätään. Hankintapalvelujen kilpailuttamien urakoiden valvonta on keskitetty rakennustekniset kunnossapitotyöt palveluyksikön rakennuttamispalvelut -yksikköön. 7. Liikelaitosten tuotannonohjauksen kehittäminen tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottovalmistelu on käynnissä. Mobiilipalvelujen käyttöönottoon panostetaan erityisesti toiminnan tehostamiseksi. Kunnossapidon raportit saadaan jatkossa automaattisesti kuukausittain, joten asiakkaille raportointi helpottuu merkittävästi. Kiinteistönhoidossa huoltokirjaa käytetään tehokkaasti toiminnan raportoimiseksi ja kiinteistöjen elinkaaren kunnossapidon ylläpitämiseksi.

9 2.3. Kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2015 ja toteutuksen aikataulu Asiakaskohteessa palvelevat henkilöt toimivat yhteisvastuullisesti Vastuuhenkilöt toimitusjohtaja, palvelujohtajat ja -päällikkö Yhteisen tahtotilan kirkastaminen Vastuunjaon selkeyttäminen Kriittisten tehtävien määrittäminen ja varmistaminen Yhteistyökäytäntöjen jalkauttaminen Tavoitteen aikataulu 31.12.2015 2015 Palvelutuotannon ohjauksen ja hallinnan nykyaikaistaminen Vastuuhenkilöt toimitusjohtaja, palvelujohtajat ja -päällikkö Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotto (2.2.2015) Kustannushallinnan ja raportoinnin parantuminen (kevät 2015) Laskutuksen selkeyttäminen ja sujuvoittaminen (kevät 2015) Sähköinen tilaamisen käyttöönotto (31.12.2015) Palvelustrategian määrittäminen Vastuuhenkilöt toimitusjohtaja, palvelujohtajat ja -päällikkö Mitä palveluyksiköissä kannattaa tehdä itse ja mitä ostetaan (30.3.2015) Hankintaosaamiseen, tilaamiseen ja ostopalvelujen valvontaan painotetaan Varmistetaan henkilöstön osaaminen muutoksissa (31.5.2015) Asiakkuusvastaavuuden kehittäminen Vastuuhenkilöt toimitusjohtaja, palvelujohtajat ja -päällikkö Kaikille liikelaitoksen palveluille määritellään palveluista vastaava yhteyshenkilö yli organisaatiorajojen Tavoitteen aikataulu 31.8.2015 3. Liikevaihto Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen liikevaihto on 52,690 milj. euroa, johon sisältyy myös muut tuotot 10 000 euroa, jotka muodostuvat työllistettävien tukirahoista. Liikelaitoksen katetavoite on 2 % liikevaihdosta. Muutokset edelliseen vuoteen; Muutosta edelliseen vuoteen -12 %. Muutos johtuu hinnan alennuksista ja Tilakeskuksen tilausten pienestä vähentymisestä. Kasvaa 690 000 euroa kun L3 alue jää hoitoomme toistaiseksi. Liikelaitoksen toiminta perustuu seuraaviin sopimuksiin, jotka ovat liikevaihdon muodostumisen perusta. Lisäksi tehdään käyttäjäpalveluja tilausten mukaan. Kiinteistönhoitosopimus Tilakeskuksen kanssa, kiinteistönhoito sisältyy käyttäjiltä perittävään tilavuokraan (6,6 milj. euroa, hinta ilman L3 - aluetta). Sopimushinta voi vielä muuttua, mikäli L3 alue jää liikelaitoksen hoitoon. Kiinteistönhoidon sopimuksen liitteenä on sekä vartiointisopimus

10 että Espoo Kaupunkitekniikan (EKA) vihertyösopimus. EKA laskuttaa vihertöistä suoraan Tilakeskusta ja Aula- ja turvapalvelut laskuttavat Tilakeskukselta suoraan vartioinnin ja avainhallintapalvelun (262 000 euroa). Muutokset edelliseen vuoteen; L3 alueen ulkoistus/ EKI:n omana työnä jatkaminen on edelleen avoinna. Kiinteistönhoidon sopimukseen kuului ennen vartiointisopimus (80 000 e). Espoo Kaupunkitekniikka teki ennen vihertyösopimuksen suoraan Tilakeskuksen kanssa. Aula ja turvapalvelujen avainhallinnan osuus (182 000 e) on vähennetty kunnossapidon budjetista. Kunnossapitosopimus on tehty Tilakeskuksen kanssa. Kunnossapito sisältyy käyttäjiltä perittävään tilavuokraan. Ohjelmoidut vuosikorjaus- ja perusparannustyöt sekä lisätyöt ovat yhteensä 21,015 milj. euroa. Lisäksi toteutetaan käyttäjäpalvelut tilausten mukaan. Muutokset edelliseen vuoteen; Tilakeskus rakennuttaa kaikki pihojen korjaukset, joka alentaa EKI liikelaitoksen liikevaihtoa. Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen yleiskulut sisältyvät korjausten hintoihin. Siivoussopimukset toimialojen tulosyksiköiden kanssa, laskutetaan sopimuskumppanilta kuukausittain (vuositasolla 18.279 milj. euroa). Muutokset edelliseen vuoteen; Hintoja alennettu 4 % yksiköittäin viime vuodesta. Aula- ja turvallisuuspalvelut sopimukset toimialojen tulosyksiköiden kanssa, laskutetaan sopimuskumppanilta kuukausittain (4,425 milj. euroa). Muutokset edelliseen vuoteen; Hintoja alennettu 2 % yksiköittäin viime vuodesta. Apuvälinekorjauspalvelut sopimus sosiaali- ja terveystoimen kanssa, laskutetaan kuukausittain 736 000 euroa (sisältää Puolarmetsän sairaalan sähkövarallaolon 75 000 euroa). Ei muutoksia edelliseen vuoteen Huoltokuljetuspalvelut, sopimus EC ja sosiaali- ja terveystoimen kanssa 386 000 euroa, laskutetaan kuukausittain. Ei muutoksia edelliseen vuoteen. Seuraavissa luvuissa on esitelty palveluyksiköiden liikevaihtoa hieman tarkemmin asiakassuhteiden mukaan. Kiinteistönhoito-, siivous- ja aula ja turvallisuuspalvelujen vahtimestaripalvelujen tulot jakautuvat tasan koko vuodelle ja palvelut laskutetaan kuukausittain kiinteinä veloituksina laadittujen sopimusten mukaan. Kiinteistönhoidon sopimus muodostuvat kahdesta osasta, varsinaisista kiinteistönhoitopalveluista ja erikseen laskutettavista hoitokustannusosista, joita ovat nuohous-, IV-kanavienpuhdistus-, ja opastehankintakustannuksista (270 000 euroa). Kiinteistönhoitopalvelujen kattolumien pudotukset ja lumien siirrot ovat kausiluonteista työtä ja ne eivät sisälly sopimukseen. Niiden osuus on 700 000 euroa. Kattolumien pudotukset ja lumien siirrot laskutetaan erikseen toteuman mukaan lisättynä yleiskuluilla. Kiinteistönhoitoon aiemmin kirjattuja huolto- ja korjaustöitä seurataan aiempaa tarkemmin ja selvitään työt, jotka kuuluvat kunnossapitoon niin, että saadaan kiinteistönhoitoon oikeat kustannukset. Kiinteistönhoito maksaa liikuntatilojen lamput ja suodattimet, näiden osuus noin 25 000-50 000 euroa budjetista.

11 Aula- ja turvallisuuspalvelujen sosiaalitoimelle tarjoamat asiantuntijapalvelut laskutetaan erikseen tilauksen ja toteuman mukaan. Liikelaitoksen tarjoamat käyttäjäpalvelut (ei siivous ja aula- ja turvallisuuspalvelut) laskutetaan tilausten mukaan. Pienet tilaukset jakautuvat tasan koko vuodelle. Sivistystoimen tilaamat isot lähiverkkokaapeloinnit keskittyvät tehtäväksi koulujen loma-aikoihin. Kunnossapidon toiminnan painopiste on kesäaika, joka on koulujen ja päiväkotien loma-aika. Kunnossapidon vuosikorjaus- ja perusparannus työt laskutetaan kuukausittain kiinteinä laskuina sopimuksen mukaan. Perusparannusten ja vuosikorjausten yleiskustannukset sisältyvät korjausten hintoihin. Vahinkorahaston tai vakuutusyhtiön korvaamat vahinkolaskut (yli 15 000 euron vahingot ns. V9 -kustannuspaikka) laskutetaan erikseen vahinkokorjausten valmistuttua. Pienemmät vahingot laskutetaan kuukausilaskutuksena kunnossapidon muun laskutuksen mukana. Kunnossapidon urakat ja puitesopimukset kilpailutetaan Hankintapalvelujen kanssa yhteistyössä. Hankintapalvelujen laskutus siirretään korjausten hintoihin tuotannonohjausjärjestelmän laskutuksen kautta. Apuvälinekorjauspalvelut laskuttaa palvelunsa osittain kiinteinä ja osittain muuttuvina, korjaustöihin perustuvina kustannuksina. Laskutuksen perusteita mietitään ensimmäisen toimintavuoden aikana yhteistyössä tilaajan kanssa. Huoltokuljetuspalvelut laskutetaan Espoo Cateringilta ja Sosiaali- ja terveystoimelta palvelusopimuksen mukaan. 3.1. Liikevaihto asiakkaittain Kuvassa 2 on esitetty liikelaitoksen tulot asiakkaittain. Suurimmat asiakkaamme toimialoista ovat Tekninen ja ympäristötoimi (55 %) ja Sivistystoimi (30,4 %). Pali; 850 ; 2 % Muut; 889 ; 2 % TYT; 28 970 ; 55 % Sito; 16 013 ; 30 % Sotet; 5 522 ; 10 % Koha; 435 ; 1 % Sito Sotet Koha TYT Pali Muut Kuva 2. Tulojen jakauma toimialoittain (1 000 euroa).

12 3.2. Tuottavuutta edistävät toimenpiteet ja mittarit Suurimmat tuottavuutta edistävät toimet ovat liikelaitoksen organisaatiomuutokset ja sitä kautta saatava toiminnan tehostuminen ja yleiskulujen alentuminen, ostopalvelujen lisääminen sekä toimitilojen ja kaluston tehokas käyttö sekä tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotto. Muita tuottavuutta edistäviä toimia ovat: Kiinteistönhoidon ja siivouspalveluiden mitoitusten päivittäminen ja käyttöönotto kohteissa Kiinteistönhoidon aluejaon uudistaminen ja kiinteistönhoidon aine-, tarvike- ja tavarahankintojen keskittäminen ja sähköiseen tilaamiseen siirtyminen Siivoustarvikkeiden ja -aineiden sähköinen tilaaminen ja logistiikka Espoo Logistiikalta Toimitilojen käytön tehostaminen, erikoisselvitys aluetoimistojen (5) osalta Hankintojen keskittäminen Hankintapalveluihin ja yksikön osaamisen täysi hyödyntäminen Alihankintoina tehtävien töiden tehokas rakennuttaminen ja valvonta Palvelujen kehittäminen yhteistyössä asiakkaiden kanssa, kehityskokoukset Kohdekohtaisesta yhteistyöstä (vahtimestari, kiinteistönhoitaja, laitoshuoltaja) haetaan synergiaa, joka voidaan ohjata asiakkaiden hyödyksi Kunnossapidon esimiestason muutokset tehostavat ja keskittävät esimiesosaamista Kiinteistönhoitokaluston toimintasektorin laajentaminen ja käytön tehostaminen vähentää uuden kaluston tarvetta ja toisaalta vanhoista koneista luopuminen vähentää korjauspalvelujen tarvetta, joka tehostaa toimintaa kun toimintakatkot vähenevät. Huomioidaan Espoo Logistiikan optimointipalvelu Liikelaitoksen viralliset kaupunkitasoisesti seurattavat suoritteet ovat taulukossa 2. Yksikkö Mittari 2012 2013 2014 TA 2015 TS 2016 TS 2017 LV:sta % LV:sta Kiinteistönhoitopalvelu Kustannus/m 2 /vuosi 8,8 8,9 6,6 6,4 6,3 6,3 6 693 13,1 t Siivouspalvelut Kustannus/m 2 /vuosi 21,6 23,3 21,3 20,6 20,2 19,8 18 338 35,8 Kunnossapitopalvelut kustannukset /työ 2 336 2 042 1 805 1 954 2 024 2 095 20 051 39,2 Kunnossapidon vuosiohjelmatyöt Kunnossapidon vikakorjaukset kpl/vuosi 753 1 098 1 128 1 105 1 128 1 150 kpl/vuosi 6 736 9 952 10 000 8 000 7 500 7 000 Taulukko 2. Liikelaitoksen suoritteet (luvut indeksitarkistettu 2010=100).

13 Liikelaitoksen toimintaa kuvaavat muut suoritteet, joita liikelaitos seuraa, on taulukossa 3. Palveluyksikkö Suorite Määrät (2014) 1. Kiinteistönhoito kiinteistönhoitokustannukset euroa per m 2 arvio 7 924 390 euroa 1 091 900 m 2 7,26 /m 2 0,60 /m 2 /kk hoidettava rakennustilavuus/kiinteistönhoitaja 33,63 m 3 Mitoitustaulukon yhteenveto 31.10.2013. Luku ei ole vertailtavissa aiempaan tilastoon. palvelupyyntöjen lukumäärä (kiinteistönhoito) GM-huoltokirja (1.1.-31.10.2014) 4 750 kpl 2. Siivouspalvelut siivottavat neliöt 776 330 m 2 siivouskustannukset euroa / m 2 23,65 /m 2 siivottavien neliöiden määrä/laitoshuoltaja, 2 632 m 2 arvio 776330/ 295= 2632 3. Kunnossapito vuosiohjelman vuosikorjaustyöt euroa/vuosi 7 476 709 /v vuosiohjelman vuosikorjaustöiden kpl /vuosi vuosiohjelman töiden hinta euroa / kpl vuosiohjelman perusparannustyöt euroa/vuosi vuosiohjelman perusparannustöiden kpl/vuosi perusparannustöiden hinta euroa / kpl lisätyöt euroa/vuosi 971 kpl/v 7 700 /kpl 6 558 051 /v 93 kpl/v 70 517 /kpl 6 980 240 /v lisätöiden kpl/vuosi (tehty 31.10.2013) 8 972 kpl (10/2014) tehtyjen lisätöiden hinta euroa/kpl yli 15 000 euron vahinkojen kustannukset per vuosi 778 /kpl 155 000 /v 4. Aulapalvelut turvaamiskäyntejä kpl/vuosi/sote 134 kpl (10/2104) vahtimestarikustannus (SOTE) euroa / vuosi vahtimestarikustannus (SITO) euroa / vuosi vahtimestarikustannus per henkilö (29 SOTET) euroa/vahtimestari/kk (sisältää sijaistukset ja vuokrat) vahtimestarikustannus per henkilö (42 SITO) euroa/vahtimestari/kk Taulukko 3. Liikelaitoksen omat muut suoritteet 31.10.2014 tilanteesta. 1 630 000 /v 1 966 000 /v 4 684 /kk 28,73 /h 3 901 /kk 23,93 /h 4. Henkilöstö Henkilöstömäärä on esitetty Hijat järjestelmästä trendiajon mukaan otettuina tunnuslukuina, joissa ovat mukana sekä kuukausipalkkaiset että tuntipalkkaiset työntekijät (31.10.2014). Liikelaitoksen henkilöstösuunnitelma on vuoden 2015 talousarvioin liitteenä. Tarkennukset henkilöstösuunnitelmaan ovat seuraavat. Henkilöstöä on 612 (31.10.2014), joista vakinaisia on 586 ja määräaikaisia 23. (työllistettyjä 3). Naisia on henkilöstöstä 322 ja miehiä 290. Vakinaisten miesten keski-ikä on 48,89 v ja naisten

14 48,97 v. Vakinaisia 60 v täyttäneitä liikelaitoksen työntekijöistä on 90 eli 14,7 %. Liikelaitoksen suurimmat henkilöstöryhmät ovat laitoshuoltajat 295, kiinteistönhoitajat 89, vahtimestarit 67 ja kirvesmiehet 18. Suurin osa kentällä työskentelevistä työntekijöistä ovat ammattitutkinnon suorittaneita. Muut liikelaitoksessa työskentelevät ovat suorittaneet koulu- tai opistotasoisen tutkinnon. Palveluyksiköiden johto on opisto-, AMK ja ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita. Henkilöstömäärä on laskenut 13:lla edellisestä vuodesta. Tuotannon tuen henkilömäärä on laskenut viiteen, neljällä työntekijällä. Tuotannon tuen toiminnan kaksi painopistealuetta ovat henkilöstöhallinto ja talouspalvelut. Kilpailutus ja rakennuttamispalvelut on siirretty Rakennustekniset kunnossapitotyöt palveluyksikölle. Liikelaitoksen henkilöstömäärä ei kasva. Tehtäviä muutetaan joustavasti, nimikkeitä muutetaan toiminnan muuttuessa ja tehtäväkuvia muokataan. Pääosa henkilöstöstä työskentelee palvelutuotannossa Aula- ja turvallisuuspalveluissa vahtimestareina, Siivouspalveluissa laitoshuoltajina, Kiinteistönhoidossa kiinteistönhoitajina ja Kunnossapidossa kirvesmiehinä ja muina ammattimiehinä. Palvelustrategian laadinnan myötä oman tuotannon osuus alenee edelleen. Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee muuttamaan erityisesti kunnossapidon työn sisältöä merkittävästi. Mobiililaitteiden käyttö lisääntyy ja jokaisen työntekijän tietotekniikkataidot nousevat merkittäväksi osaamisalueeksi. Työsuojelun toiminnan painopiste on siirtynyt ennakoivaan suuntaan. Tavoitteena on tapaturmien ja sairastavuuslukujen ja kustannusten alentaminen edelleen nykytasosta, henkisen hyvinvoinnin lisääminen sekä henkilökunnan työssä pysyminen terveenä ja työkykyisenä eläkkeelle asti. Liikelaitokselle on laadittu työsuojelusuunnitelma 24.8.2012, joka löytyy liikelaitoksen ryhmätyötilasta Työsuojelu -kohdasta liitteineen. Työsuojelusuunnitelma päivitetään 2015 alussa. Työsuojelun toimintaohjelma on liitetty osaksi Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen toimintajärjestelmää. Tavoitteena on saada työsuojelu lakisääteiseltä tasolta osaksi henkilöstön jokapäiväistä toimintaa. Jokainen palveluyksikkö laatii omasta toiminnastaan työsuojelusuunnitelman lomakemuodossa. Lomakkeet liitetään työsuojelusuunnitelman osaksi. Työsuojelun tavoitteena on työnantajan ja työntekijöiden yhteisin toimenpitein edistää työn turvallista ja terveellistä suorittamista, huomioon ottaen työssä ja työympäristössä vaikuttavat fyysiset ja henkiset rasitustekijät. Henkilökunnan työssä jaksamiseen tullaan kiinnittämään entistä enemmän huomiota. Konkreettisia toimenpiteitä ovat mm. tavaksi otetut turvallisuuskävelyt Safety Walkit, tavoite viisi kävelyä / vuosi läheltä piti -tilanteiden ilmoittaminen ja käsittely henkilönostimille on määritetty selkeät vastuuhenkilöt ja päivitetty kansio, johon merkitään laitteiden käyttö ja huollot siivouspalveluissa on päivitetty suojainten käyttöohje työturvallisuusasiat on nostettu kaikkien työkokousten asialistalle henkilökohtaisten suojainten ohjeistus käydään vuosittain läpi työpaikkakokouksissa huolehditaan keskitetysti työturvallisuuskorttikoulutuksen ja EA korttien voimassaolosta

15 Riskiarvioiden päivittäminen ajan tasalle toteutetaan jokaisena toimintavuotena niin myös vuonna 2015. 5. Osaamisen kehittäminen Liikelaitoksen työntekijöiden osaaminen varmistetaan ajan tasalla olevalla esimiesosaamisella, ohjeistuksella, toimintamalleilla ja prosesseilla. Lisäksi tehtävien vaihtajat perehdytetään ajan tasalla olevalla materiaalilla. Palveluyksiköt laativat vuoden 2015 aikana omat toimintaansa liittyvän perehdytysoppaansa johon lisätään palveluyksikön tärkeimmät työturvallisuusohjeet. Vuoden 2015 painotus tulee olemaan tietotekniikan perusteiden hallinta, joka liittyy uuden tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottoon 2.2.2015. Työntekijöiden perehdyttäminen järjestelmään aloitetaan suunnitellusti heti kun testiympäristö on valmiina. 5.1. Kehityskeskustelut Tavoite ja kehityskeskustelut aloitetaan vuosittain liikelaitoksen johdosta syyskuussa. Edetään syksyn ja kevään aikana läpi kaikkien organisaatiotasojen. Tavoitteena kehityskeskusteluissa on pitää pääsääntöisesti henkilökohtaiset keskustelut. Suurien ryhmien kuten laitoshuoltajien, kiinteistönhoitajien ja vahtimestareiden osalta on mahdollista pitää pienryhmäkeskusteluja. Kehityskeskustelut raportoidaan omalle esimiehelle ja keskusteluissa esille nousseet ideat ja kehityskohteet huomioidaan mahdollisuuksien mukaan käytännössä. Kehityskeskustelujen tilannetta seurataan liikelaitoksen johtoryhmässä. 5.2. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet: Työntekijät osallistuvat kaupungin ja toimialan tarjoamaan koulutukseen palveluyksikön johdon ja työntekijän yhteisen kehityssuunnitelman mukaan. Liikelaitoksessa koulutetaan omia työntekijöitä ns. täsmäkoulutuksilla ja tuetaan työn ohella omaehtoista opiskelua. Palveluyksiköistä osallistutaan johdon päätöksellä vuosittain pidettäviin alan messuihin ja päiviin, joista haetaan uusinta tietoa palvelujen tuottamiseen. Tällaisia tapahtumia ovat vuosittaiset siivousalan, rakennusalan, turvallisuusalan, kiinteistönhoidon, rakennusautomaation ja talotekniikan erilaiset tapahtumat ja päivät. Palveluyksiköiden johto linjaa vuosittain osallistumisen näihin tapahtumiin niin, että toiminta on yhtenäistä liikelaitos tasolla. Työntekijöitä kannustetaan omatoimiseen osaamisen kehittämiseen ja alan tutkintojen suorittamiseen sekä omaehtoisella opiskelulla ja kaupungin tarjoaman stipendikukkaron kautta. 5.3. Koulutukset, joiden pitää olla määrätyillä työntekijöillä aina voimassa Seuraavat taulukon 5 omaehtoiset ja lakisääteiset koulutukset tulee olla voimassa aina sovituin ehdoin.

16 Koulutuksen nimi Osallistujat Koulutussykli EA koulutus Työturvallisuuskortti Työnjohtajat, rakennusmestarit, palveluohjaajat, aluepäälliköt Talotekniset palvelut kaikki työntekijät 23 kpl Muissa yksiköissä noin 5 % Vahtimestarit n. 30% Työnjohtajat, rakennusmestarit, palveluohjaajat, aluepäälliköt kiinteistönhoitajat ammattimiehet 3 v välein (2 pv koulutus). Koulutuksen päivitys 3 v välein (½ pv koulutus). Vain yksi päivitys on mahdollista, jonka jälkeen uusittava 2 pv:n koulutus 5 v välein Tulityökortti: Talotekniset palvelut kaikki työntekijät Rakennustekniset palvelut tarvittava määrä Kiinteistönhoitopalvelut tarvittava määrä 5v välein Alkusammutus koulutus Vahtimestarit 3 v välein Henkilönostimien käyttökoulutus Hygieniapassi Nostimia käyttävät työntekijät ja heidän työnjohto Laitoshuoltajat, jotka käsittelevät työssään elintarvikkeita x kpl tarvittaessa tarvittaessa, voimassa toistaiseksi Siivoustyön perusteet: Uudet laitoshuoltajat tarvittaessa Sähkötyöturvallisuus SFS 6002-koulutus Taulukko 4. Lakisääteiset koulutukset Sähköteknisiä asiantuntijatöitä tekevät tarvittaessa 5.4. Seuraavista suuremmista koulutuskokonaisuuksista sovitaan vuosittain liikelaitoksen johdon kesken RAPE rakennuttamisen perusteet tai muu vastaava koulutus: rakennuttajat ja valvojat: koskee kaikkia kunnossapidon yksiköitä KOKO Kosteusvaurioiden korjaamisen koulutus ja tutkinto: rakennusmestarit SÄTKY - koulutus 1/2 henkilölle: sähköteknisiä asiantuntijatöitä tekevät S1/S2 tutkintoon osallistumismahdollisuus kiinnostuksen mukaan: sähköteknisiä asiantuntijatöitä tekevät Kiinteistönhoidon perus-, ammatti- tai erikoisammattitutkinto; kiinteistönhoitajat Vartijan tai virastomestarin ammattitutkinto: vahtimestarit Toimitilahuoltajan perustutkinto tai laitoshuoltajan ammattitutkinto: laitoshuoltajat Työpaikkaohjaajan koulutus: kaikkien yksiköiden työnjohto tarpeen mukaan; palveluohjaajat, työnjohtajat Siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto: palveluohjaajat JET- Johtamisen erikoisammattitutkinto: aluepäälliköt

17 Siivousteknikon erikoisammattitutkinto: aluepäälliköt Työmäärämitoitukseen liittyvät koulutukset: työnmitoitusta tekevät palvelusuunnittelijat eri yksiköissä Kielikoulutus; laitoshuoltajat ja muut suomenkielen koulutusta tarvitsevat Lisäksi muihin kaupungin tarjoamiin ajankohtaiskoulutuksiin osallistutaan esimiesten määrittämällä tavalla. Tällaisia koulutuksia ovat mm. Hankintalain muutoksiin liittyvät koulutukset Henkilöstöasioiden tiedon päivittäminen Tietotekniset koulutukset (esim. word, excel, powerpoint, outlook, ryhmätyötila) Asiantuntijaluennot 6. Muut tuotannontekijät Liikelaitoksella on käytössä kaikkiaan 28 Espoo Logistiikasta leasing-sopimuksella vuokrattua ajoneuvoa (ATP 2, KP 19, KH 5, SP 1, Apuvälineet 1). Kunnossapidolla on lisäksi yksi työmaan taukovaunu, yksi vene (Buster) ja yksi venetraileri sekä 4 peräkärryä. Kiinteistönhoidon traktoreita on 72 kpl, joista 32 on uusia Espoo Logistiikasta leasing sopimuksella olevia ja loput vanhoja huonokuntoisia. Työkalustoon (Wille) liitettäviä telinenostureita on kaksi (2) ja lisäksi on yksi (1) henkilönostin. Kunnossapidossa on käytössä 3 henkilönostinta ja noin 50 sisäilmapuhdistinta.

18 Sisäisiä konevuokria maksetaan kiinteistönhoidossa noin 629 000 euroa ja konekorjauksiin, joista pääosan muodostaa kiinteistötraktorit, menee vuosittain n. 90 000 euroa. Korjauskustannukset ovat pudonneet kahden vuoden aikana noin 81 % (vuonna 2011 kustannukset 478 682 euroa). Liikelaitoksella on tarvittavat käyttöoikeudet yhteisiin kaupungin tietojärjestelmiin, joita ovat tuotannonohjausjärjestelmä Microsoft Dynamics, KOKI -kiinteistötietojärjestelmä, Grandlund Manager (GM)-huoltokirja, ERP, FPM, QV, Rekry, HIJAT ja TPJAT tuntikirjausjärjestelmä. Liikelaitoksen yhteisenä ryhmätyötilana toimii Sharepoint ryhmätyöohjelma, johon liikelaitoksen palveluyksiköt ja niiden asiakirjat siirretään vuoden aikana. Ryhmätyötilan käyttöä lisätään ja kehitetään palveluyksiköitä paremmin palvelevaksi. Liikelaitoksella on käytössä Cloudia -hankintajärjestelmä. Kiinteistönhoidon työnmitoitus tehdään Clean Net ohjelmalla, josta siirrytään ATOPkh- järjestelmän käyttöön ja siivoustyön mitoitus ATOP ohjelmalla. 7. Hankinnat 7.1 Palvelut Ulkoisten palvelujen ostojen osuus liikevaihdosta on 45,3 %. Palvelujen ostoihin vuonna 2015 on budjetoitu noin 25,9 milj.euroa. Suurin menoerä palvelujen ostoissa on rakentamis- ja kunnossapitopalvelut, joiden osuus on noin 15,1 milj. euroa. Vuokrat 2 096 4 % Henkilöstökulut 21 416 42 % Poistot 22 0 % Aineet, tarvikkeet ja tavarat 1 841 4 % Palvelujen ostot 25 921 50 % Muut kulut 80 0 % Aineet, tarvikkeet ja tavarat Palvelujen ostot Henkilöstökulut Vuokrat Poistot Muut kulut Kuva 3. Liikelaitoksen menojen jakauma (1000 ).

19 Kaikkien palveluyksiköiden puitesopimuskilpailutukset tehdään yhteistyössä Hankintapalvelujen kanssa. Muutoksena viime vuoteen on se, että hankinnat ja kilpailutukset korjausurakoiden sekä kunnossapidon puitesopimustoimittajienkin osalta siirrettiin Hankintapalveluihin. Palvelujen ostot tehdään kilpailutetuilta puitesopimustoimittajilla ja suurimmat korjausurakat kilpailutetaan normaalilla urakkakilpailutuksella tai kevennettynä kilpailutuksena. Kilpailutettuja vuosisopimustoimittajia on kunnossapidossa noin 120 ja siivouksessa 41. Kiinteistönhoito on ulkoistanut osan talvikunnossapidosta kolmelle eri toimittajalle. Liikelaitos ilmoittaa vuosittain marraskuussa Hankintapalveluille kootusti seuraavan toimintavuoden kilpailutukset. Erillinen hankintalomake on liikelaitoksen ryhmätyötilassa (Tuotannon tuki/hankinnat kansiossa EKI Hankinnat 2015). Liikelaitoksen hankintapalvelujen kanssa kilpailuttamat suurimmat rakennus/palvelu- ja tavarahankinnat ovat Palvelu/rakennushankinnat Laitoshuoltajien sijaistukset ja erikoispesut 4,0 milj. euroa Mattotyöt 3,6 milj. euroa Massalattiatyöt 3,2 milj. euroa Siivouspalvelut 3,0 milj. euroa Vartiointi 2,0 milj. euroa Kattohuopatyöt 2,0 milj. euroa Lattialakkaukset 1,8 milj. euroa Sisämaalaustyöt 1,5 milj. euroa Ulkomaalaukset 1,2 milj. euroa Pihojen ja viheralueiden korjaustyöt (yhteinen EKA) 1,2 milj. euroa Korjauslasitukset 0,7 milj. euroa Tavarahankinnoista suurimpia ovat Siivousaineet ja tarvikkeet 0,3 milj. euroa Saniteettipaperit ja jätesäkit (yhteinen LOG kanssa) 0,05 milj. euroa Rautakauppatarvikkeiden, kiinnikkeiden ja puutavara 0,8 milj. euroa Kiinteistöjen ilmanvaihtosuodattimet 0,753 milj. euroa Liikelaitos tuottaa palvelut omana ja ostopalveluina taulukon 6 mukaan. Tavoite on jatkossa selvittää kilpailutettujen markkinoiden ja oman ja ostopalvelujen tuottamisen hintaa.

20 Taulukko 6. Oman työn ja ostopalvelujen osuus liikelaitoksessa. 7.2. Aineet ja tarvikkeet Aine ja tarvikeostot tehdään kilpailutetuilta toimittajilta. Aineiden ja tarvikkeiden osuus liikevaihdosta on noin 3,5 % (kuva 3). Aineiden ja tarvikkeiden ostoon on budjetoitu 1,8 milj. euroa. Suurin menoerä aineiden ja tarvikkeiden ostoissa on käyttöaineet ja tarvikkeet, joiden osuus on noin 0,8 milj. euroa. Muutoksena edelliseen vuoteen on se, että siivousaineet ja tarvikkeet tilataan sähköisesti Espoo Logistiikan kautta, joka siis vähentää ulkopuolisia ostoja ja lisää sisäisiä menoja. Kiinteistönhoidon aineiden ja tarvikkeiden hankinta on saada loppuvuodesta myös sähköiseen tilaamiseen ja hankintaan Espoo Logistiikalta. 8. Toimitilat Liikelaitoksella on käytössään 5 081 m2 toimitiloja ja niistä maksetaan sisäisiä vuokraa 914 268 euroa. Mikkelän tukikohdan osuus vuokrasta on 284 981 euroa, joka on 31 % kaikista vuokrista. Edelliseen vuoteen verrattuna toimitilavuokrat ovat nousseet 16 %. Liikelaitoksen hallintotilat sijaitsevat Virastopiha 2 B 2 krs. tiloissa. Tiloja on 1 280 m 2 ja niistä maksettava vuokra on 156 759 euroa. Siivouspalveluilla toimistotiloja on 389 m 2, aula- ja

21 turvallisuuspalveluilla 191 m 2, kiinteistönhoidossa 98 m 2, rakennustekniset kunnossapitotyöt yksiköllä 297 m 2, talotekniset palvelut yksiköllä 209 m 2 ja tuotannon tuella 96 m 2. Vahtimestareiden toimipisteitä on sosiaali- ja terveystoimen toimipisteissä 20 ja sivistystoimen kouluissa 43 ja työväenopistossa 16. Kunnossapidon toiminta on keskitetty Mikkelän tukikohtaan. Apuvälinekorjaus- ja huoltokuljetuspalvelujen tilat sijaitsevat Puolarmetsän sairaalassa ja Aurorakodissa. Siivouksen ja kiinteistönhoidon aluetoimistoja on viisi kappaletta. Ne sijaitsevat seuraavissa osoitteissa: Harakantie 22: 75+40 m2 = 115 m2 vuokrahinta 34 380 e Vasamatie 1: 152 m2 vuokrahinta 22 306 e Itätuulentie, Kielas: 268 m2 vuokrahinta 68 823 e Matinsyrjä 1: 337 m2: vuokrahinta 26 484 e Soukka: 141 m2, vuokrahinta 12 929 e Vuokrahinnaltaan suuri on Kielaksessa oleva toimitila, jonka siirtämisestä / luopumista selvitellään. 9. Investoinnit ja poistot Liikelaitos investoi 135 000 euroa tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Tietojärjestelmien keskittämisen kautta investointi on siirretty Espoo ICT:lle. 10. Toiminnan seuranta Talousarvioin seurannassa tärkeimmät taloudelliset tunnusluvut ovat menot, tulot, kate, laskutustilanne sekä toiminnan talouden ennakointi. Liikelaitoksessa toiminnan seurantaa tehdään jokaisella yksikkötasolla. Liikelaitoksen johdon työpalaveri pidetään säännöllisesti keskiviikkoisin klo 9.00-11.00. Kokouksessa käsitellään kerran kuukaudessa liikelaitoksen taloutta. Palveluyksiköiden johtajat kertovat taloustilanteen ja laativat toiminnastaan nelikenttäraportin. Näiden tietojen perusteella controller ja toimitusjohtaja laativat liikelaitostasoisen talousseurannan ja nelikenttäraportin toimialalle. Kaupunki- ja johtokuntatason seuranta-asiakirjojen avulla kootaan talousasiat yhteen. Talousasioidenlisäksi johto käsittelee kokouksessaan liikelaitoksen toimintaan liittyviä ja siihen vaikuttavia ajankohtaisia asioita. Palveluyksiköiden johtajat vievät taloudellisen seurantatiedon omien yksiköidensä viikko/kuukausikokouksiin. Kunnossapidossa seurataan tehtyjen töiden ja aloitettujen töiden määrää kolmella eri sektorilla: vuosiohjelman mukaiset vuosikorjaustyöt vuosiohjelman mukaiset perusparannustyöt

22 lisätyöt, jotka aiheutuvat rikkoontumisista Kiinteistönhoitopalvelujen ja siivouspalveluiden osalta seurataan mitoituksen vaikuttavuutta kustannuksiin. Aula- ja turvallisuuspalveluissa seurataan erityisesti muiden kuin vahtimestaripalvelujen (turvaamiset, asiantuntijapalvelut) aiheuttamia kustannusvaikutuksia. Kehityskokouksia pidetään säännöllisesti asiakkaiden kanssa. Liikelaitoksen ja toimialojen väliset kehityskokoukset pidetään kerran vuodessa. Käytännössä mukana kokouksissa on ollut myös Tilakeskus- liikelaitoksen edustus. Toimintaa jatkettaneen kolmikantakokouksella koska kiinteistöasiat puhuttavat asiakkaita edelleen. Järjestämisvastuu toimintavuonna on liikelaitoksellamme. Puolarmetsän sairaala ja Aurorakoti ovat olleet sosiaali- ja terveystoimen erityiskohteita ja niissä kehityskokouksia jatketaan kaksi kertaa vuodessa asiakaspäällikön vetämänä. Samoin sivistystoimen erityiskohteita ovat olleet Saunalahden monitoimitalo ja Nöykkiön koulu, joissa on pidetty useita kehityskokouksia. Tilakeskus -liikelaitoksen kanssa pidetään kuukausittain EKI-TIKE seurantakokous, jossa käsitellään tilapalveluja, erityisesti kiinteistönhoitoa ja kunnossapitoa talouden ja toiminnan kannalta. Liikelaitoksen sisäisiä yhteistyökokouksia kohteissa pidetään vuosittain noin 20-30. Niihin kutsutaan myös joissakin kohteissa käyttäjä mukaan. Lisäksi muissakin kohteissa järjestetään tarpeen mukaan kehityskokouksia ja neuvotellaan palvelujen laaduista erilaisissa käyttäjän koolle kutsumissa kokouksissa. Liikalaitoksen kokoukset ja osallistujat on lueteltu taulukossa 6. Kokous Osallistujat Aikataulu TIKE-EKI seuranta Kehityskokous Toimialat SOTE/SITO/PALI - EKI - TIKE Kivinen Harri, Puustinen Pekka, Routto Elina, Lehtinen Maija, Turunen Päivi, Hyppänen Arja, Yrjölä Reijo, sihteeri/ TIKE Johto ja yksiköiden johtajat Järjestämisvastuu 2015 EKI 1 x kk 1 x vuosi/toimiala Yhteistyökokoukset suurissa kouluissa n. 20 kpl Palveluyksiköt: aluepäälliköt, työnjohtaja/palveluohjaaja, työntekijät Käyttäjä: rehtori, apulaisrehtori 1-2 x vuosi

23 Kehityskokous Puolarmetsän sairaala Kehityskokous Aurorakoti Kehityskokous Saunalahden monitoimitalo Kehityskokous Nöykkiön koulu Kehityskokous SITO johto - EKI johto Taulukko 7. Liikelaitoksen asiakaskokoukset Käyttäjä; kaikkien yksiköiden johto Palveluyksiköt: aluepäällikkö, työnjohtaja/palveluohjaaja, työntekijät Käyttäjä; kaikkien yksiköiden johto Palveluyksiköt: aluepäällikkö, työnjohtaja/palveluohjaaja, työntekijät Palveluyksiköt: aluepäälliköt, työnjohtaja/palveluohjaaja, työntekijät Käyttäjä: rehtori, apulaisrehtori Palveluyksiköt: aluepäälliköt, työnjohtaja/palveluohjaaja, työntekijät Käyttäjä: rehtori, apulaisrehtori Palvelujohtajat, toimitusjohtaja Käyttäjä: SUKO, SUVA, SVEBI edustajat 2 x vuosi 2 x vuosi 2-3 x vuosi 2 x vuosi 10-12 x vuosi Asiakaspalautetta liikelaitokselle tulee montaa eri kautta eri osapuolille ja sitä käytetään palvelujen kehittämiseen. Suorat asiakaspalvelut kentällä työnjohdolle ja päälliköille, käsitellään heti Suorat asiakaspalautteet tulevat toimitusjohtajalle tai palvelujohtajalle sähköpostilla. Palautteeseen annetaan heti vastaanottokuittaus ja palaute käsitellään asianosaisen yksikön palvelujohtajan kanssa. Lopullinen vastaus annetaan noin 3 arkipäivän sisällä sähköpostilla. Essin palautelomakkeen kautta tulevat palautteet menevät omaan sähköpostilokeroon, jonne on oikeudet kaikilla palvelujohtajilla ja toimitusjohtajalle. Joku meistä vastaa saatuun palautteeseen ja merkitsee sähköpostin käsitellyksi. Toimitusjohtaja lukee kaikki palautteet ja on tietoinen myös annetuista vastauksista. Postilokeron tilanne tarkastetaan kuukausittain johdon työpalaverissa Asiakastyytyväisyyskyselyn (1 x vuosi) mukana tulleet palautteet käsitellään johtoryhmässä ja mietitään palvelujen kehittämistä saatujen palautteiden pohjalta 11. Riskit Tiltu -projekti aiheuttaa liikelaitoksen omien palvelujen tuottamisen loppumisen pitkällä tähtäimellä. Henkilöstön motivoiminen palvelujen tuottamiseen heikkenee. Tilanteesta johtuen on nyt jo vähennetty rekrytointia ja lisätty työssä olevien työntekijöiden työkuormaa. Tämä aiheuttaa työpaineiden ja työn kuormittavuuden kasvua. Usko tulevaan horjuu.

24 Liikelaitoksen työntekijä aiheuttaa (esim. työkoneella) käyttäjälle tai kaupunkilaiselle vakavan vamman tai kuoleman. Riskiarvioinnit on tehty ja työturvallisuus on nostettu kaikille työkokousten asialistoille. Konekoulutusta ja esimieskoulutusta on annettu. Vuosisopimuksiin on lisätty muistutus, että toimitaan henkilöriskialttiilla alueella. Asia joka meidän olisi pitänyt huomata aiheuttaa kiinteistön rakenteelle vahinkoa ja käyttäjälle terveys- tai turvallisuusvaaran. Kiinteistönhoidon omavalvontajärjestelmä on käyttöönotettu. Tilaajan kohdetarkastuksia tehdään säännöllisesti. Huoltokirja on kohdekohtainen, kiinteistönhoito seuraa rakenteita (vauriot, halkeamat ym.). Kohdekohtainen yhteistyö on käynnistetty, ilmoitusvelvollisuus kaikilla toimijoilla. Liikelaitos epäonnistuu ostopalvelujen kilpailutuksessa ja sopimusten valvonnassa. Sopimuksessa määritellään sanktiot ja mahdollisuus sopimuksen purkuun. Valvontaa tiukennetaan. Harmaan talouden tapauksia tulee julki liikelaitoksen toiminnan vastuualueella ja asiaa ruoditaan julkisuudessa. Uusiin velvoitteisiin on valmistauduttu ja luotu uusi toimintamalli 1.7.2014 voimaantulleen lainsäädännön noudattamiseksi. Liikelaitoksessa on parannettu sopimuksien sanktioita ja purkumahdollisuuksia epäselvissä tapauksissa. 12. Liitteet Projektit täytetään suoraan salkkuun Tuloskortti Yksikön tarina