Tarjouspyyntö 11.3.2015 Tarjouspyyntö Suomalaiset ja Horisontti 2020 puiteohjelman raporttien laatiminen Tekes the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI-00101 Helsinki, Finland +358 295055000 +358-9-6949196
Tarjouspyyntö 2 (12) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ...3 2 HANKINNAN KOHDE...3 2.1 TAUSTA JA TAVOITE... 3 2.2 HANKINNAN SISÄLTÖ / HANKINNAN KUVAUS... 4 2.3 OPTIO... 5 3 SOPIMUSKAUSI...5 4 AIKATAULU...5 5 HANKINTAMENETTELY...5 6 TARJOAJAN KELPOISUUS...6 7 TARJOTTAVAN TIIMIN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET...6 8 TARJOUKSEN VERTAILUKRITEERIT...6 8.1 LAATU... 6 8.1.1 TIIMIN OSAAMINEN... 6 8.1.2 ALUSTAVA TOTEUTUSSUUNNITELMA... 7 8.2 HINTA... 7 9 SOPIMUSEHDOT...8 10 MAKSUEHTO...8 11 HANKINTAAN LIITTYVIEN KULUJEN KORVAAMISESTA...8 12 ALIHANKINNAT JA TARJOAMINEN RYHMITTYMÄNÄ...8 13 OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET...9 14 TARJOUKSEN VOIMASSAOLO...9 15 TARJOUSTIETOJEN JA TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS...9 16 TARJOUKSEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUS... 10 17 TARJOUKSEN TEKEMINEN JA LIITTEET... 10 18 TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET... 10 19 TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN... 10 20 ALLEKIRJOITUKSET... 11 LIITTEET... 11
Tarjouspyyntö 3 (12) Viite: EU-hankintailmoitus julkaistu HILMA-tietokannassa. Tarjouspyyntö on myös julkaistu osoitteessa /tarjouspyynnot 1 Hankintayksikkö Innovaatiorahoituskeskus Tekes on yritysten, yliopistojen, korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten haastavien tutkimus- ja kehitysprojektien ja innovaatiotoiminnan rahoittaja ja aktivoija. Autamme yrityksiä muuttamaan kehittämiskelpoisen idean liiketoiminnaksi tarjoamalla rahoitusta ja asiantuntijapalveluja. Toiminnallamme edistämme yritysten kansainvälistä kilpailukykyä, autamme kasvattamaan tuotantoa ja vientiä ja luomme perustaa työllisyydelle ja yhteiskunnan hyvinvoinnille. Asiakkainamme on vuosittain noin 3 000 yritystä ja 50 yliopistoa, korkeakoulua ja tutkimuslaitosta. Projektirahoitukseen käytettävissämme on vuosittain noin 550 miljoonaa euroa, millä voimme käynnistää runsaat 2 000 tutkimus- ja kehitysprojektia. Tekesin toimipisteet ovat Helsingissä ja seitsemässä kaupungissa ulkomailla. Alueverkostossa ELY-keskusten innovaatiot ja kansainvälistyvä liiketoiminta -yksiköt tarjoavat Tekesin palveluja osana Tekesin verkostoa. Tekesin tehtävissä Suomessa ja ulkomailla työskentelee noin 400 henkeä, joista 90 ELY-keskuksissa. Lisätietoja Tekesistä löytyy Internet-osoitteesta. 2 Hankinnan kohde 2.1 Tausta ja tavoite EU:n tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelmat ovat laajoja ja monivuotisia kokonaisuuksia, joiden avulla Euroopan unioni tukee tärkeinä pitämiään aiheita. Puiteohjelmien sisällöstä, toteutuksesta ja rahoituksesta päätetään neuvotteluissa, joihin osallistuvat Euroopan komissio, Euroopan parlamentti sekä unionin jäsenvaltiot. Puiteohjelmasta rahoitetaan yritysten, yliopistojen ja tutkimuslaitosten kansainvälisiä tutkimus- ja innovaatioprojekteja, verkottumista sekä tutkijoiden koulututusta ja liikkuvuutta. Jaettava rahoitus perustuu kilpailuun. Tämänhetkinen EU:n tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelma on nimeltään Horisontti 2020, ja siitä rahoitetaan eurooppalaisia tutkimus- ja innovointihankkeita vuosina 2014 2020 yhteensä lähes 80 miljardilla eurolla. Komission tavoitteena on luoda ohjelman avul-
Tarjouspyyntö 4 (12) la Eurooppaan kasvua ja uusia työpaikkoja sekä parantaa eurooppalaisten yritysten asemaa globaalissa kilpailussa. Tekesiin sijoitetun EUTIn (EU:n tutkimus- ja innovaatio-ohjelmat) tehtävänä on aktivoida yrityksiä, yliopistoja, tutkimuslaitoksia ja muita t&i-toimijoita hyödyntämään eurooppalaisten tutkimus- ja innovaatio-ohjelmien tarjoamia mahdollisuuksia. EUTI järjestää aktivointi-, koulutus- ja tiedotustilaisuuksia EU:n tutkimuksen puiteohjelmista sekä ylläpitää kansallisen yhteyshenkilöstöverkoston toimintaa. EUTIn vastuulla on myös raportoida suomalaisille vastuutahoille (mm. TEM, OKM) ja osallistujaorganisaatioille (mm. yliopistot, tutkimuslaitokset ja yritykset) suomalaisten osallistumisesta Horisontti 2020 -ohjelmaan. Raportoinnin tarkoituksena on antaa tietoa eurooppalaisen tutkimusyhteistyön määrästä ja painotuksista Suomessa, seurata suomalaisten osallistumisen kehitystä sekä ohjata puiteohjelma-aktivointitoimenpiteiden suunnittelua. Raportoinnissa aineistona toimivat komission kolme kertaa vuodessa lähettämät (salassa pidettävät) MS Access -tietokannat. Aineisto rakentuu kahdesta tietokannasta: 1) hakemustietokannasta, joka listaa kaikki Horisontti 2020-ohjelman hakemukset ja hakemusten osallistujat. Horisonttia edeltävän EU:n tutkimuksen 7. puiteohjelman hakemustietokannassa oli 20.6.2014 mennessä kaiken kaikkiaan yli 135 000 arvioitua hakemusta, joissa oli yli 600 000 osallistumista. Näistä suomalaisosallistumisia lähetetyissä ja hakukriteerit täyttäneissä hakemuksissa oli 12 280; 2) sopimustietokannasta, joka listaa kaikki komission allekirjoittamat hankkeet ja niiden osallistujat. Sopimustietokanta kattoi viimeisen päivityksen yhteydessä noin 130 000 osallistumista, joista 2 625 oli suomalaisia. Jokaisesta hakijasta ja hankkeesta on molemmissa tietokannoissa nimet, lyhyt hankeesittely, yhteystiedot, budjettitiedot sekä useita muita hakuun, hankkeeseen ja osallistujiin liittyviä tunnistetietoja. Jokaisessa projektissa on useasta maasta osallistujia, yleensä 5-15. 2.2 Hankinnan sisältö / hankinnan kuvaus Hankinnan kohteena on nykymuotoisen kaltaisen raportin laatiminen. Raportti laaditaan komission kesä-heinäkuun vaihteessa 2015 lähettämien Access-tiedostojen pohjalta. Nykymuotoinen raportti löytyy täältä: http://www.tekes.eu/globalassets/global/tekes_eu/palvelut/suomi-7possa-2014-09-15- final.pdf Raportti laaditaan suomen kielellä ja sen loppuun liitetään n. 10 sivun mittainen englanninkielinen tiivistelmä.
Tarjouspyyntö 5 (12) Raportti tulee toimittaa taitettuna pdf-muotoon ja oikoluettuna. Tekesin tulee hyväksyä teksti ennen lopullista versiota. Lisäksi raportin keskeisistä havainnoista tulee toimittaa 20-30 dian MS PowerPoint - esitysmateriaali. 2.3 Optio Tarjoukseen liittyy kaksi optiota: 1. Raportin (1/ vuosi) laatiminen 2016-2017 sekä 2. Raportin (1/vuosi) laatiminen 2018-2022. Optiokausina raportin sisältö ja muoto saattavat muuttua jonkin verran nykyisestä. 3 Sopimuskausi Sopimus tulee voimaan arviolta 28.5.2015 ja päättyy arviolta 31.12.2015. Mikäli optio tai optiot otetaan käyttöön, päättyy sopimus vastaavasti 31.12.2017 tai 31.12.2022. 4 Aikataulu Komission tietokannat, joiden perusteella raportti laaditaan, saadaan käyttöön vuosittain n. kesä-heinäkuun vaihteessa. Raporttien tulee olla hyväksytysti julkaistavissa n. 4 viikon kuluttua komission aineiston toimituksesta toimittajalle. Tekes huolehtii raporttien julkaisusta. 5 Hankintamenettely Hankinta suoritetaan EU-hankintana, käyttäen avointa hankintamenettelyä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Tekesillä on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista.
Tarjouspyyntö 6 (12) Mikäli Tekes ei voi tehdä sopimusta tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan kanssa, voi se tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa toiseksi sijoittuneen kanssa. 6 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeen (liite nro 3) mukaiset vaatimukset. 7 Tarjottavan tiimin vähimmäisvaatimukset Vähimmäisvaatimukset tiimille: Tiimin tulee koostua 2-3 henkilöstä, joista yksi nimetään päävastuulliseksi. Vähintään kahdella tiimin jäsenellä tulee olla vahvaa (vähintään 2 v) kokemusta relaatiotietokannoista, datan käsittelystä sekä data-analyysissä käytettävien ohjelmien käytöstä ja/tai kehittämisestä. 8 Tarjouksen vertailukriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailukriteerit ja niiden painoarvot ovat seuraavat: 8.1 Laatu 8.1.1 Tiimin osaaminen Henkilöiden osaamisen painoarvo vertailussa 40 % Jokaisesta palveluun tarjottavasta henkilöstä tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteenä 2 oleva taulukko. Tiimiä vertaillaan kokonaisuutena ja ottaen huomioon kunkin henkilön arvioitu työpanos. Henkilön osaamista verrataan seuraavan kriteerin perusteella: o Teoreettinen ja menetelmällinen asiantuntemus. Osoitetaan työkokemuksella (henkilön taulukko). Arvostamme kokemuksen pituutta ja vastaavuutta hankinnan kohteena olevaan raportointiin.
Tarjouspyyntö 7 (12) 8.1.2 Alustava toteutussuunnitelma Alustavan toteutussuunnitelman painoarvo vertailussa 30 % Tarjouksessa tulee antaa lyhyt (max. 3 x A4 laajuinen) suunnitelma työn toteutuksesta. Sen tulee pohjautua tarjouspyynnön kohdassa 2 olevaan hankinnan kuvaukseen. Suunnitelman tulee sisältää vähintään seuraavat asiat: - ohjelma, jolla tietokantaa käsitellään - käytettävät menetelmät ja tietolähteet raakadata-aineiston lisäksi; - palveluun osallistuvien henkilöiden nimet ja rooli sekä kunkin arvioitu työmäärä palvelun tuottamisessa Vertailu: Tarjousten vertailussa arvioidaan seuraavia tekijöitä (alakriteerit): - menetelmien ja keinojen monipuolisuus ja sopivuus hankinnan kohteeseen nähden (kohta 2) ; - substanssiosaajien ja menetelmäasiantuntijoiden työpanosten ja työnjaon tarkoituksenmukaisuus hankinnan kohteeseen nähden (kohta 2) Kumpikin rivi (alakriteeri) on vertailussa samanarvoinen eli kullakin alakriteerillä on sama painoarvo. Laadun vertailu Laadun vertailussa käytetään seuraavia laskukaavoja ja pisteytystapaa: Alakriteerit pisteytetään asteikolla 0 5 (0=täysin puutteellinen vastaus 1=heikko, 2=tyydyttävä, 3=melko hyvä, 4=hyvä, 5=erinomainen). Alakriteerit ovat keskenään samanarvoisia, niiden saamat pisteet lasketaan yhteen, ja muunnetaan asteikolle 0 100 käyttäen seuraavaa kaavaa: tarjouksen pisteet / parhaat pisteet * 100. Siten eniten yhteenlaskettuja pisteitä saanut tarjous saa 100 pistettä kyseisestä kriteeristä ja muut laskukaavan mukaisesti suhteessa vähemmän. 8.2 Hinta Hinnan painoarvo vertailussa on 30 % Tarjouksen hinta on annettava euroina, ilman arvonlisäveroa, seuraavasti: Hinta on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 1 seuraavasti:
Tarjouspyyntö 8 (12) 1) Kokonaishinta/ nykymuotoisen kaltainen raportti kohdassa 2.2 kuvatun mukaisesti sisältäen sekä työveloituksen että mahdolliset muut kustannukset. 2) Tuntiveloitus mahdollisten, erikseen tilattavien lisätöiden osalta. Vertailuhinnan laskennassa käytetään tuntihinnan kertoimena 37,5. Kerroin on laskennallinen ja tuntityöt veloitetaan toteutuneen mukaisina. Tarjouksen vertailuhinta muodostuu kohtien 1 ja 2 summasta. Hinnan vertailussa käytetään seuraavaa kaavaa: halvin hinta/tarjouksen hinta * 100. 9 Sopimusehdot Hankintaan sovellettavat sopimusehdot ilmenevät tarjouspyynnön liitteenä olevasta sopimusluonnoksesta. Lisäksi sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa, JYSE 2014 Palvelut. Sekä sopimusluonnoksen että JYSE 2014 Palvelut sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, jotka tarjoajan on hyväksyttävä sellaisenaan. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseensa omia sopimusehtojaan. Mikäli tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa ei päästä sopimukseen, jatketaan neuvotteluja toisella sijalla olevan kanssa. 10 Maksuehto 30 päivää netto, mikä lasketaan laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 11 Hankintaan liittyvien kulujen korvaamisesta Tekes ei korvaa tarjouksen tekemisestä aiheutuneita kuluja. Tekes ei korvaa matkakuluja eikä työn tekemiseen tarvittavia työvälineitä, ohjelmia tms. 12 Alihankinnat ja tarjoaminen ryhmittymänä
Tarjouspyyntö 9 (12) Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa Toimittajat voivat tehdä tarjouksia ryhmittymänä (laki julkisista hankinnoista 61 ). Jos tarjouksen antajana on ryhmittymä, on tarjouksesta käytävä ilmi selkeästi, mistä tarjouksen osasta kukin ryhmittymän jäsen vastaa. 13 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 14 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 120 päivää edellä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien. 15 Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Julkisuuslain 11 2 momentin 6 kohdan nojalla tarjousvertailussa käytetyt tiedot ovat asianosaisjulkisia ja tarjoaja hyväksyy tämän tarjouksen antaessaan. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, vertailuhinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintapäätös on tehty. Tarjousasiakirjat ovat kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessään tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Tarjouspyyntö 10 (12) 16 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tullaan hylkäämään. 17 Tarjouksen tekeminen ja liitteet Tarjous tulee tehdä kirjallisena suomen kielellä. Kaiken tarjousaineiston tulee olla tarjouksen mukana, esim. www-sivuilla oleviin tietoihin ei voi viitata. Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi, y-tunnus, postiosoite sekä tarjouksen yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarjoajan tulee huolehtia, että tarjous sisältää seuraavat liitetiedostot: 1. Alustava toteuttamissuunnitelma 2. Hintataulukko 3. Henkilön taulukko kaikista tarjottavista henkilöistä 4. Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 5. Selvitys liikesalaisuuksista 18 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 23.3.2015 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus(at)tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 25.3.2015 mennessä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan tällöin osoitteessa: /tarjouspyynnot Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin. 19 Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 20.4.2015 klo 16.00. Tarjous pyydetään toimittamaan ensisijaisesti suojatulla sähköpostiyhteydellä -> Tekes -> Yhteystiedot -> Virallinen luottamuksellinen posti (suojattu yhteys)
Tarjouspyyntö 11 (12) Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä tarjoajan nimi ja tarjouksen tunnus:. Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 5 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx - tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx - tiedostoina. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous liitteineen saapuu perille ajoissa. Myöhästynyttä tarjousta ei huomioida. Tekesin sähköpostijärjestelmä lähettää vastaanotetuista viesteistä kuittauksen. Sähköpostitse lähetettäessä tarjouksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun tarjouksen sisältävä viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos tarjous lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Toissijaisesti tarjous voidaan toimittaa myös postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki 20 Allekirjoitukset Innovaatiorahoituskeskus Tekes Hannu Kemppainen johtaja Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti. Liitteet 1. hintataulukko 2. henkilön taulukko 3. vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 4. selvitys liikesalaisuuksista 5. sopimusluonnos
Tarjouspyyntö 12 (12) 6. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut): http://www.gtk.fi/export/sites/fi/gtk/tarjouspyynnot/jyse_2014_palvelut.pdf