Loppuraportti 2014-2015 KEMPELEEN TERVEYSKESKUS SUUN TERVEYDENHUOLTO Kaarina Raunio Kaisa Turunen Hanna-Maija Tiiliharju Eija Aho
Sisällys 1. Johdanto 3 1.1. Kunta 1.2. Hammashuolto 2. Lähtötilanne/Ongelmat. 4 3. Tavoitteet. 5 4. Hankkeen eteneminen 5 4.1. Mittaukset 4.1.1. Työajanseuranta 4.1.2. T3-ajat 4.1.3. Työtyytyväisyys 5. Toimenpiteet. 9 6. Tehdyt muutokset... 11 7. Tuloksia ja pohdinta 12 8. Liitteet 2 kpl. 14 2
1. Johdanto: 1.1. Kempele on n. 17 000 asukkaan voimakkaasti kehittyvä ja yksi Suomen nopeimmin kasvavia kuntia. Väestömäärä kasvoi 2000-luvulla keskimäärin 360 asukkaalla vuodessa. 2010-luvulla kasvu on tasoittunut 1-2 prosenttiin vuodessa. Vuoden 2015 alussa väkiluku oli 16 889. Väestöennusteen mukaan vuonna 2020 kempeleläisiä olisi 18 600. Kasvu luo haasteita palveluiden järjestämiselle. Väestön vuosittainen 8-9 %:n vaihtuvuus tuo lisähaasteita palveluihin. Kempeleen tunnuslause on Hyvä kasvaa Kempeleessä. Väestön nuori ikärakenne on Kempeleen yksi ominaispiirre, liki puolet kempeleläisistä on alle 30-vuotiaita. Muuttoliike tuo Kempeleeseen pääasiassa nuoria lapsiperheitä, myös syntyvyys on korkea. Tulevaisuudessa ikääntyneiden määrä kasvaa Kempeleessä poikkeuksellisen paljon. Kunta onkin aktiivisesti kehittänyt palveluitaan. Kunnan peruspalvelut ovat kunnossa. Kuntalaisten hyvinvointi on se, mitä Kempeleessä tavoitellaan. Kempeleen väkiluku 31.12.2014 16868 3
1.2. Terveyskeskushammashoidon tavoitteena on tarjota kuntalaisille laadukkaat perushammashoidon palvelut. Kiireellinen hoito pyritään järjestämään saman päivän aikana, kun asiakas ottaa yhteyttä. Ei-kiireelliseen hoitoon pääsee 3-4 kuukauden sisällä. Hammashoitoloita Kempeleessä on kaksi, Ylikylän hammashoitola sekä terveyskeskuksen hammashoitola. Hammaslääkäreitä on kahdeksan, joista yksi on oikomishoidon erikoishammaslääkäri ja yksi orientoiva hammaslääkäri. Suukirurgipalveluja hankitaan ostopalveluna kerran kuukaudessa. Suuhygienistejä on kolme. Heistä yksi avustaa hammaslääkäriä neljänä päivänä viikossa. Hammashoitajia on yhdeksän. Kaksi hoitajista toimii ajanvarauksessa. 2. Lähtötilanne/Ongelmat: Päätimme lähteä mukaan hankkeeseen, koska odotusajat hammashoitoon olivat muodostuneet kohtuuttoman pitkiksi. Hoitojaksot venyivät, jatkohoitoajat olivat kaukana. Kiireettömät ajat olivat jopa kuukausien päässä. Lisäksi ongelmaksi oli muodostunut päivystysaikojen riittämättömyys. Suuri ongelma oli myös päivittäiset puhelinruuhkat. Yksi ajanvaraaja ei ehtinyt purkaa puheluja tarpeeksi nopeaan tahtiin. Kaikista näistä seikoista johtuen asiakkaat antoivat paljon negatiivista palautetta ja henkilökunta väsyi. Käyttämättä ja perumatta jääneitä ajanvarauksia oli paljon ja näin ollen työajan mahdollisimman tehokas käyttö ei ollut mahdollista. Hoidon kysyntää on lisännyt kansalaisten vapaus valita terveyskeskuspalvelut oman kotipaikkakuntansa ulkopuolelta, ikääntyneiden kasvanut osuus sekä väestön kasvu. 4
3. Tavoitteet: Tavoitteeksi asetimme ensimmäisen seminaarin 11. 12.12.2014 jälkeen, että T3 aika olisi 30 joulukuuhun 2015 mennessä ja 14 maaliskuuhun 2016 mennessä. Huomiota kiinnitettäisiin myös hyvän ja perusteellisen hoitosuunnitelman tekoon ja sitä kautta hoitoon käytettävän ajan tehokkaaseen ja järkevään käyttöön myös työnjako huomioon ottaen. Puhelinruuhkasta pääseminen oli yksi päätavoitteista, samoin käyttämättä/perumatta jääneiden aikojen vähentäminen. Tärkein lopputavoite olisi tyytyväiset asiakkaat ja henkilökunta. 4. Hankkeen eteneminen: Rokuan joulukuun 2014 seminaarin jälkeen sovimme tiimin palaveripäivät tammikuulle ennen mittausten alkua ja ainakin kerran sen aikana (4.-5. viikot). Välitavoitteeksi laitettiin T3 ajan laskeminen tammikuun toiselta viikolta alkaen ja siitä eteenpäin joka viikko keskiviikkoisin. Yhdessä tiimin jäsenten kanssa sovimme pyrkivämme kannustavan, innostavan ja positiivisen ilmapiirin luomiseen työyhteisössä => muuttamalla työskentelytapojamme voimme saavuttaa pysyviä ja toimivia uusia käytäntöjä. Suunnittelimme henkilökunnalle suunnatun palaute vihon, johon voi halutessaan anonyymisti kirjoittaa ajatuksia työyhteisön toimintaan, toimintatapoihin, työvälineisiin yms. liittyen. Palautevihon anti käydään läpi seuraavan kuukauden palaverissa. Hammaslääkäreiden perehdytys tasapainolaskurin käyttöön sovittiin niin, että jokainen tiimin jäsen perehdyttää 1-2 hammaslääkäriä. Tiimin palaverissa 8.1.2015 kävimme läpi vielä tasapainolaskurin sisältöä ja sovimme tiimin jäsenille omat perehdytettävät hammaslääkärit. Jokaiselle tiimin jäsenelle tulostettiin tasapainolaskurikaavakkeet tutustumista varten, ensimmäinen koekäyttö toteutettaisiin tammikuun kolmannella viikolla. Sovimme yhteisten instrumenttien (esim. poisto- ja juurihoitoinstrumentit) ja muiden yhteisten välineiden keskitetystä säilytyksestä. 5
Henkilökunnan yhteisessä kokouksessa 21.1.2015 sovittiin, että ajanvarauksen yhteydessä asiakasta kehotetaan tulemaan vastaanotolle hieman varattua aikaa aiemmin, ettei esitietolomakkeen täyttöön mene hammaslääkärin aikaa. Potilaita on myös ohjattu esitietolomakkeen täyttöön netin kautta, jonka jokainen voi halutessaan tehdä kotona. Hammaslääkäreille painotenttiin hoitosuunnitelman huolellista laatimista sekä hoitoon käytettävän ajan arviointia. Pyrkimys olisi saada hoito loppuun mahdollisimman vähillä hoitokerroilla. 4.1. Mittaukset aloitettiin tasapainolaskurin ensimmäisellä koekäyttöpäivällä 14.1.2015. Koekäytön jälkeen esiin nousikin muutamia kysymyksiä, joihin ehdimme selvittää vastaukset ennen varsinaisia mittauksia. 4.1.1. Työajan seuranta, tasapainolaskurin tuloksia: 6
7
4.1.2. T3-ajat 4.1.3. Työtyytyväisyyden mittaamista varten saimme Oulun kaupungilta mallin viikkofiilislapuista. Työtyytyväisyyttä mittasimme viikolle 26 saakka. Vastausprosentti on vain 52,5 %, mikä osaksi johtuu siitä, että osa on ollut pois töistä. Kesälomien aikaan fiiliksiä ei ole mitattu, mutta mittaaminen jatkuu taas syyskuun alusta. 8
5. Toimenpiteet: Ensimmäisen seminaarin jälkeen toteutuneita toimenpiteitä olivat tiimin palaverit, ensimmäinen 8.1.2015, jossa käytiin läpi tasapainolaskurin sisältöä sekä suunniteltiin työajanseuranta- ja hoidon kysynnän-lomakkeet. Hammashoitohenkilökunnan palaverissa 17.12.2014 informoitiin työntekijöitä ja perehdyttiin lomakkeisiin. T3 ajan laskennan aloittaminen tammikuun toiselta viikolta lähtien. Työajan seuranta toteutettiin viikoilla 4-5, sitä ennen oli yksi koekäyttöpäivä 14.1.2015. Ideavihko otettiin käyttöön. Siihen onkin tullut muutosideoita, joista osa on jo toteutunut. Päätimme, että annamme pääsääntöisesti vain yhden jatkohoitoajan kerrallaan. Kävimme läpi asiakkaille annettavan esitietolomakkeen ja päivitimme sen ajan tasalle. Projektin edettyä helmikuulle (seminaari 26.- 27.2.2015), aloitimme omien kartoitustemme analyysillä. Muutosten arvosanaksi valikoitui 3 (asteikolla 1-5). Suunnittelimme tekstiviestimuistutuksen käyttöön ottoa peruuttamatta ja käyttämättä jääneiden aikojen vähentämiseksi. 9
Tasapainolaskurin analyysissa selvisi, että peruuttamatta jätettyjen aikojen määrä 2 mittausviikon sisällä oli 45 kpl. Laskurissa selvisi myös loma-aikojen aiheuttamat heilahdukset. Tämän vuoksi ajanvarauskirjat päätettiin laittaa kiinni loma-ajoille. Hukka-aikojen minimoimiseksi suunniteltiin myös Efficalle laitettava aikuisten rcsuositus, joka näkyisi potilaan käynnit ja varaukset tiedoissa. Hammaslääkäreiden sairauslomien varalle ajanvarauskirjalle merkitään ns. puskuripäivät (meillä on ollut jo käytössä!). Uusintahoitokäyntien vähentämiseksi potilaalle varattu aika pyritään käyttämään tehokkaasti. Hoito tehdään joko kokonaan valmiiksi tai mahdollisimman pitkälle, potilaan yksilöllisestä tarpeesta riippuen. 15 minuutin blokkiajanvaraus suunniteltiin tehostamaan hml:n ajankäyttöä. Hammaslääkärin ja suuhygienistin välistä työnjakoa tarkasteltiin uudestaan, voisiko nykyisiä käytäntöjä tehostaa/muuttaa? Suuhygienistien depuraatio-ajoista keskusteltiin, voisiko niitä lyhentää nykyisestä 60 min:sta 30min:iin.? Lasten esitietokaavakkeet päätettiin päivittää. Nettiin tullaan suunnittelemaan omahoito-osio potilaalle, ns. pikaohjeet mm. lasten maitohammastapaturmasta. Jatkossa tehtäviin tilastointeihin päätettiin lisätä väärään hoitolaan menneiden potilaiden määrä, koska nämä lisäävät peruuttamatta jätettyjen aikojen määrää. Viimeisessä seminaarissa 27. 28.4. 2015 sovelsimme PDSA- suunnittelua uusien toimintamallien luomisessa. Useamman koululaisen ottamisella samalle ajalle 10
minimoidaan hukka-aikoja. Päivystysajanvarauskäytäntöä muutetaan niin, että potilaalle ilmoitetaan noin-ajat (työläämmät vs. nopeahoitoisemmat potilaat). Erikoishammaslääkäripalveluiden hankkimista harkittiin ostopalveluna. Toiminnan tehostamiseksi suunniteltiin hml/kahden shg:n yhteistyötä niin, että hml:n tarkastuksen jälkeen tehdään tarvittava paikkaushoito ja suuhygienisti jatkaa suoraan mahdollisesti tarvittavaa paron hoitoa? Jononpurkusuunnitelmaksi laadittiin 15min blokkiajanvarauksen lisäksi potilaan jatkohoidon varaaminen hoidon aloittaneelle hammaslääkärille tai hammaslääkärille, kenellä on lyhyin T3- aika. Potilaan hoidon säännöllisyys ja ennaltaehkäisevä hoitotyö pyritään toteuttamaan tarkastusvälin huolellisella suunnittelulla. Ylikylän koululla koululaisten poisjäänti tarkastuksista ja jatkohoidosta on ongelma. Tavoitteeksi asetettiin parantaa koulun ja hammashoitolan välistä tiedonkulkua (miten?). Vaihtoehtona myös soitto oppilaan luokanvalvojalle, muistutus koulun kautta hammashoitoajasta (vaitiolovelvollisuus?) 6. Tehdyt muutokset: Odotusaikojen lyhentämiseksi ja T3 ajan parantamiseksi olemme antaneet asiakkaille pääsääntöisesti vain yhden jatkohoitoajan kerrallaan. Päivystysaikoja on varattu tietyille viikonpäiville mittauksissa esille tulleen tarpeen mukaisesti ja ne annetaan 15 minuutin blokeille. Aikuisten (uusien asiakkaiden) tarkastusajat annetaan vielä toistaiseksi puolen vuoden päähän (hoitotakuun puitteissa), muille rc-suosituksen mukaisesti. Suunniteltu 15 minuutin blokkiajanvaraus oli hetken aikaa käytössä, mutta siitä luovuttiin muiden, paitsi päivystysaikojen osalta henkilökunnan koettua sen hankalaksi. Hoitosuunnitelmat laaditaan tarkemmin ja kirjataan kertomukseen. Puhelinruuhka oli yksi suurimmista ongelmista. Saimme toisen hammashoitajan ajanvaraukseen maaliskuussa 2015. Tekstiviestimuistutusta on ehdotettu otettavaksi käyttöön perumatta jääneiden ajanvarausten vähentämiseksi. 11
Ajanvarauksen yhteydessä asiakasta on kehotettu tulemaan vastaanotolle hieman varattua aikaa aiemmin, että hän ehtii täyttää esitietokaavakkeen hyvissä ajoin ennen vastaanoton alkua. Näin hammaslääkärille/suuhygienistille jää enemmän aikaa toimenpidettä varten ja aika tulee käytetyksi tehokkaammin. Suunniteltu esitietokaavakkeen päivitys toteutettiin. Asiakkaita on myös informoitu ja kannustettu käyttämään kunnassa käytössä olevia sähköisiä palveluita (esitietolomake, kansalaisen ajanvaraus). Työtyytyväisyyden parantamisen mahdollistamiseksi olemme ottaneet käyttöön viikoittaisen työtyytyväisyyskyselyn. Henkilökunnan palavereissa on tarkoitus käydä läpi kyselyn tuloksia ja pohtia työtyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä. Tarveaineiden ja instrumenttien keskitetty varastointi toteutettiin, sekä hankittiin sellaisia hammaskivi-instrumentteja, joita ei tarvitse teroittaa. 7. Tuloksia ja pohdinta: T3-aika on hitaasti parantunut, mutta asettamaamme tavoitteeseen aikataulun suhteen emme pääse, koska meillä ei ole ollut erikseen jonon purkua, vaan tulos on saavutettu kohdassa muutoksia esitetyillä tavoilla. Uskomme kuitenkin T3-ajan paranevan ajan kuluessa nykyisillä käytössä olevilla toimenpiteillä. Puhelinruuhkaa ei enää ole. Muutos on ollut erittäin myönteinen. Asiakkaat ovat tyytyväisiä ja puheluiden luonne on selvästi muuttunut positiivisemmaksi. Lisäksi osa asiakkaista on omaksunut hyvin sähköisten palveluiden käytön ja mahdollisuudet, mikä puolestaan on vaikuttanut myös puhelinliikenteeseen. Päivystysaikojen 15 minuutin blokkiajanvaraus päivystyspotilailla ja esitietokaavakkeen täyttäminen ajoissa ennen vastaanoton alkua on tehostanut ajankäyttöä. 12
Jatkossa on tarkoitus suorittaa uusi työajanseuranta syksyllä ja arvioida tilanne uudelleen sekä tehdä muutoksia tarpeen mukaan. T3-ajan laskemista jatketaan, samoin työtyytyväisyyden mittaamista. Projektin eteenpäin vieminen muun työn ohessa on välillä ollut haasteellista, mutta siihen osallistuminen on ollut meidän mielestämme hyvä potku kohti parempaa asiakastyytyväisyyttä ja työhyvinvointia. Iso kiitos projektin vetäjille ja jokaiselle työyhteisön jäsenelle, jotka kaikki omalla panoksellaan edesauttoivat projektin onnistumisessa. 13
LIITE 1 Hyvä potku 2014 2015 Hammaslääkäreiden aikojen kysynnän mittaus Pvm: Puhelin: ulkoinen kpl yht. sisäinen kpl yht. hlvo 15 hlvo 30 hlvo 45 hlvo 60 päiv 30 jh 30 jh 45 jh 60 Luukku: ulkoinen kpl yht. sisäinen kpl yht. hlvo 15 hlvo 30 hlvo 45 hlvo 60 päiv 30 jh 30 jh 45 jh 60 14
Aihe muualle ohjaukseen kpl yht. ei aikaa (otetaan yht. myöh/pyydetty soittamaan uudelleen) ohmu (ohjattu esim. teknikolle) lähesh (lähetteet erikoissairaanhoitoon) kir (suukirurgin jonoon) Lisätyötoiminnot esim. peruutukset, ajanvaihdot kpl yht. vaih (vastaanottoajan vaihtaminen tai peruminen) per (perui viime tipassa) muu (muu syy, esim. potilaat joudutaan perumaan) Sisäinen lähete hlvo15 hlvo30 hlvo45 hlvo60 päiv30 kpl yht. shghl hlhl 15
LIITE 2 Hyvä Potku 2014 2015 Hammaslääkäreiden työajanseuranta Kempeleen tk, suun terveydenhuolto hll: pvm: Merkitse eri työaikalajeihin käytetty aika minuutteina yht. hlvo (välisiivouksineen) jh päiv tstopot (potilaaseen liittyvä + soittopyynnöt) tsto (esim. populus jne.) ruo-ka (siirtymisineen) hall meet (siirtymisineen) koul 16
Potilas ei tullut vastaanotolle (kpl) Hammaslääkäreiden aikojen kysynnän mittaus: (vastaanotolla annettu aika merkitään tähän ja ajanvarauksessa annettu aika merkitään ajanvarauksessa!) Sisäinen kysyntä (vastaanotolla annettu jatkohoitoaika) kpl yht. hlvo 15 hlvo 30 hlvo 45 hlvo 60 jh 30 jh 45 jh 60 päiv 30 Ulkoinen kysyntä (esim. soittopyynnön yhteydessä annettu aika) kpl yht. hlvo 15 hlvo 30 hlvo 45 hlvo 60 jh 30 jh 45 jh 60 päiv 30 Aihe muualle ohjaukseen kpl yht. ohmu (ohjattu esim. teknikolle) lähesh (lähetteet erikoissairaanhoitoon) kir (suukirurgin jonoon) 17