Hyvä Potku -hanke. - Kierros 8. Helsingin kaupungin Suun terveydenhuollon loppuraportti

Transkriptio

1 Hyvä Potku -hanke - Kierros 8 Helsingin kaupungin Suun terveydenhuollon loppuraportti Auero Merja Dadi Liisa Hiekkanen Seija Huupponen Tuula Karjalainen Hanna Kärkinen Anna-Liisa Pesonen Katja Saarela Riitta Salonen Pirita Varsio Sinikka

2 Sisältö 1 Johdanto Lähtötilanne Tavoitteet ja toimenpiteet Mittaukset ja tasapainolaskelma Lähipalvelujen tasapainolaskureiden yhteisanalyysia Keskitettyjen palvelujen tasapainolaskureiden analyysia Kehittämistoimet ja aikataulu Tulokset Aikuisten kiireettömän hoidon jono Kolmas vapaa kiireetön aika (T3, T3J) Työtyytyväisyys Asiakastyytyväisyys Miten tästä eteenpäin?

3 1 JOHDANTO Helsingin kaupungin suun terveydenhuolto on osa kaupungin sosiaali- ja terveysviraston Terveys- ja päihdepalvelut -osastoa. Suun terveydenhuolto jakaantuu kahteen jaokseen, jotka ovat lähipalvelut ja keskitetyt palvelut. Lähipalvelut-jaos vastaa hammaslääketieteellisten perushoitopalvelujen, tavanomaisen erikoishammaslääkäritasoisen oikomishoidon ja yleisanestesiahammashoitopalvelujen tuottamisesta helsinkiläisille. Lähipalvelut on jakaantunut seitsemään hoitolaryhmään, jotka muodostuvat 32 hammashoitolasta, liikkuvasta suunhoitoyksiköstä (LIISU) ja keskitetystä ajanvarauksesta. Hoitolaryhmien sisällä suukirurgian, protetiikan ja hampaiston kiinnityskudossairauksien hoitoa on vastuutettu tietyille hammaslääkäreille, jotka ovat saaneet lisäkoulutusta tehtävään. Lähipalveluissa aikuisväestö ohjataan asuinpaikasta riippumatta hammashoitolaan, joka potilaalle parhaiten sopii tai jossa vastaanottoaikoja on nopeimmin saatavilla. Hoitotakuun määräajoissa pysymiseksi henkilöstölle on neuvoteltu paikalliset sopimukset lisätöistä. Keskitetyt palvelut -jaokseen kuuluvat Helsingin kaupungin yliopistohammasklinikka, pääkaupunkiseudun ja Kirkkonummen suun erikoishoidon yksikkö (PKS-Sehyk), päivystys ja ostopalvelut. Yliopistohammasklinikka vastaa hammaslääketieteen kandidaattien kliinisestä opetuksesta Helsingin yliopiston sekä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen. PKS-Sehyk vastaa erikoishammaslääkäripalvelujen (pl. tavanomainen oikomishoito) tuottamisesta pääkaupunkiseudun ja Kirkkonummen väestölle. PKS-Sehykissä on erikoishammaslääkäreitä kaikilta kliinisiltä aloilta ja se toimii erikoistuvien hammaslääkärien koulutuspaikkana. Keskitettyjen palvelujen päivystysyksikkö koostuu kolmesta hammashoitolasta, joissa yksikkö vastaa suun terveydenhuollon keskitetystä päivystyksestä ja mm. suuressa hoidon tarpeessa olevien päivystyspotilaiden jatkohoidosta. Yksikkö vastaa myös pääkaupunkiseudun ja Kirkkonummen väestön virka-ajan ulkopuolisesta ilta-, viikonloppu ja arkipyhäpäivystyksestä, joka toteutetaan vuokratyövoimalla. Ostopalveluyksikkö puolestaan valmistelee suun terveydenhuollon palveluhankinnat sekä ohjaa, valvoo ja kehittää ostopalvelutoimintaa. Yksityissektorilta hankitaan palveluja sopimuksiin perustuvina ostopalveluina ja palveluseteleillä. 2

4 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä Helsingin kaupungin suun terveydenhuolto Hyvä Potku -hanke 2015 Helsingin kaupungin väkiluku oli vuoden 2015 alussa , pääkaupunkiseudulla ja Kirkkonummella oli yhteensä noin 1,2 miljoonaa asukasta. Helsingin suun terveydenhuollossa on 308 hoitohuonetta ja 657 vakanssia. Kliinisessä potilastyössä työskentelee 214 hammaslääkäriä, 330 hammashoitajaa, 73 suuhygienistiä ja 16 vastaanottoavustajaa. 2 LÄHTÖTILANNE Helsingin suun terveydenhuollon lähtötilanteessa syksyllä 2014 suurimmaksi ongelmaksi koettiin aikuisten kiireettömän hoidon jono, jossa oli edellisenä keväänä pahimmillaan ollut yli potilasta (kuva 1). Ennen jonoon asettamista potilaille tehdään, useimmiten puhelimitse, hoidontarpeen arvio. Odotusaika hoidon aloitukseen oli pisimmillään 7 8 kk, joten kiireettömään hoitoon pääsy ylitti ns. hoitotakuun kuuden kuukauden määräajan. Pääasiallisia syitä jonon kasvuun olivat aikuisten kiireettömän hoidon kysynnän kasvu (kuva 2) ja budjetin ylitysuhka syksyllä 2013, jolloin lisätöiden tekemistä ja palvelusetelin jakamista rajoitettiin Kuva 1: Aikuisten kiireettömän hoidon jonossa olevien potilaiden lukumäärä vuonna 2014 ja tammi-heinäkuussa vuonna

5 Kuva 2: Aikuisten kiireettömän hoidon kysyntä/kk (jonoon asetetut ja tutkimuspalvelusetelin saaneet potilaat yhteensä) vuosina Ongelmalliseksi koettiin myös se, että aikuispotilaiden hoitojaksot venyivät pitkiksi ja hoitoprosessi pilkkoutui monelle eri toimijalle. Ajanvarauskirjoissa oli runsaasti erilaisia vastaanottolajeja, minkä vuoksi kirjojen hallinta ja vapaiden vastaanottoaikojen löytyminen oli vaikeaa. Isossa organisaatiossa ohjeiden ja toimintakäytäntöjen saaminen yhdenmukaisesti kaikkien tietoon ja samalla tavalla ymmärretyksi oli haastavaa. Oikomishoidossa ongelmalliseksi koettiin se, että seulonnat olivat ruuhkautuneet osassa kaupunkia. Ostopalveluyksikössä oli tarve varmistaa, että ostettavat palvelut täydentävät omaa toimintaa mahdollisimman hyvin kulloisenkin tarpeen mukaan. Yliopistohammasklinikan pääasiallisena ongelmana oli se, että opiskelijat joutuivat ajoittain odottamaan pitkään opettajien ohjausta tai hoitohenkilökunnan tukea ja avustamista potilaiden hoidoissa. Tämän todettiin haittaavan ja pitkittävän potilaiden hoitoja sekä viivyttävän opiskelijoiden kuntaoikeuksien saamista ja valmistumista. Lisäksi odottamisella ja henkilökunnan riittämättömyyden tunteella oli negatiivinen vaikutus työhyvinvointiin. 4

6 Lähtötilanteessa PKS-Sehyk:llä oli tarve sujuvoittaa lähetekäytäntöjään ja saada purettua eri erikoisalojen jonoja sekä estää jonojen syntyminen jatkossa. Pahin tilanne oli suu- ja leukakirurgian sekä protetiikan ja purennan kuntoutuksen erikoisaloilla, joissa potilas joutui odottamaan ensimmäistä aikaansa jopa 4 6 kk. Keskitetyllä päivystyksellä oli puolestaan tarve lyhentää päivystystoimenpiteeseen odottavan potilaan odotusaikaa. Suun terveydenhuollossa oli jo aiemmin tehty lukuisia kehittämistoimenpiteitä tasapainotetun tuloskortin pohjalta. Palvelujen alueellinen tarve (koulujen määrä, väestön ikäjakauma ja sairastavuus sekä palvelujen käyttöaste jne.) oli kartoitettu ja resurssit mitoitettu vastaamaan näihin tarpeisiin. Ajanvaraus oli keskitetty, ja ajanvarauskirjojen rakenne muokattu siten, että kaikkien potilasryhmien hoitoon pääsy varmistettiin hoidon kiireellisyys huomioiden. Sähköinen asiointi ja tekstiviestimuistutukset oli otettu käyttöön. Tiimityömalleja oli kehitetty ja jonoja purettu jononpurkutalkoilla sekä lisätyösopimuksen turvin. Tutkimuksen sisältävä palveluseteli oli suunniteltu otettavan käyttöön. Terveydenedistämisen asiantuntijan vakanssi oli perustettu, monikulttuurisuuden asiantuntija koulutettu ja terveydenedistämisen prosessia kehitetty. Myös esimiestyötä oli tuettu mittavilla esimieskoulutuksilla. 3 TAVOITTEET JA TOIMENPITEET Hyvä Potku -hankkeen tavoitteet määriteltiin siten, että ne tukevat sosiaali- ja terveysviraston strategisia tavoitteita. Hyvä Potku -hanke otettiin pysyvästi suun terveydenhuollon johtoryhmän ja hoitolakokousten asialistoille. Tavoitteena oli, että hoitoloista ja toimintayksiköistä nousevat hankkeeseen liittyvät ideat ja tarpeet tulisivat kuultua ja että johto voisi tukea sekä lähiesimiehiä että henkilökuntaa kehittämistyössä. Ensimmäisessä Hyvä Potku -seminaarissa tammikuussa 2015 suun terveydenhuollolle asetettiin yhdessä keskustellen yhteiset tavoitteet (taulukko 1) ja sovittiin toimenpiteistä (taulukko 2), joiden ajateltiin edistävän tavoitteisiin pääsyä. 5

7 Taulukko 1: Suun terveydenhuollon yhteiset tavoitteet Taulukko 2: Suun terveydenhuollon yhteiset toimenpiteet Lisäksi suun terveydenhuollon hoitolaryhmät ja toimintayksiköt pohtivat paikallisia ongelmia hyödyntäen esimerkiksi kalanruototyökalua ja asettivat omia tavoitteitaan sekä myös välitavoitteita. Nämä on esitetty hoitolaryhmien ja toimintayksiköiden omissa raporteissa. 6

8 4 MITTAUKSET JA TASAPAINOLASKELMA Tasapainolaskurimittaukset toteutettiin vuoden 2015 helmikuun alussa viikoilla 6 7. Aikataulu mittausten suunnittelulle ja ohjeistukselle oli suhteellisen kiireinen, ja tästä johtuen mittausalustoja ei ehditty kunnolla testata eikä niiden käyttöä yhtenäistää. Mittauksissa oli joitain selkeästi havaittavia virhekirjauksia, mm. kysynnän merkitsemisessä oli osin tuplakirjausta ja osin puutoksia kirjauksessa. Tavassa kirjata toteuma oli eroja eri henkilöiden välillä ja paikoin toteumakaavake poikkesi laskuripohjasta. 4.1 LÄHIPALVELUJEN TASAPAINOLASKUREIDEN YHTEISANALYYSIA Suunniteltuun työaikaan verrattuna toteutunut kliininen työaika oli vähentynyt ja hallinnollinen/vastaanoton valmisteluaika lisääntynyt, jopa kaksinkertaistunut o Syinä kliinisen työajan vähenemiseen olivat työntekijöiden yllättävät poissaolot ja potilaiden perumattomat poisjäännit o Syinä hallinnollisen työajan / vastaanoton valmisteluun käytetyn ajan kasvuun oli mm. se, että kyseiselle ajalle oli kirjattu Hyvä Potku -merkintöihin käytetty aika, perumattomista poisjääneistä jäänyt hukka-aika ja liian pitkien vastaanottoaikojen tyhjäkäyntiaika Toteutuneen vastaanottoajan osuus työajasta oli keskimäärin 10 % suunniteltua vähäisempi o Jatkohoitopotilaat hoidettiin suunniteltua nopeammin ja jäljelle jäänyt aika käytettiin hallinnolliseen työhön Röntgenkuvauksiin varatuissa ajoissa oli suuri ero suunnitellun ja toteutuneen välillä: kuvauksiin varattu aika oli toimenpiteiden kestoon nähden ylimitoitettu. Kuvausten lomassa tehtiin muita työtehtäviä. o Vastaanottoaikojen sisällöt muuttuivat arjen tilanteissa Peruutusajalle tuli hoidon tarpeeltaan muun tyyppinen potilas kuin mitä alun perin oli suunniteltu, usein ensiapuhoidon tarpeessa oleva Jos peruutusaikoja ei olisi ollut käytettävissä ensiapu- ja kiireellisten potilaiden hoitoja varten, olisi näiden aikalajien aikoja tarvittu huomattavasti enemmän 7

9 o Tiettyjen vastaanottolajien aikoja oli suunniteltu liikaa kysyntään nähden Liikuntaesteisten potilaiden aikojen ja suuhygienistin jatkohoitoaikojen kysyntä oli suunniteltua vähäisempi o Tiettyjen vastaanottolajien aikoja oli suunniteltu liian vähän kysyntään nähden Ensiapu- ja kiireellisiä aikoja olisi tarvittu enemmän, sillä niiden toteuma oli huomattavasti kysyntää suurempi o Tasapainolaskurin virheellisen kirjauspaikan vuoksi hoitohenkilökunnan potilaiden odottelu kirjautui kliiniseen työhön ja vääristi lopputuloksia Kysynnän ja toteuman suhde vaihteli eri hoitola- ja ammattiryhmittäin o Hammaslääkärihoidon kysyntä ei missään hoitolaryhmässä mahtunut toteutuneelle työajalle o Suuhygienistien kysynnän ja toteuman välillä oli vielä suurempia eroja, ja osassa kysyntä olisi hyvinkin mahtunut toteutuneelle työajalle o Hammashoitajien toteumassa oli eniten väljyyttä Hukkatyön määrä oli arviolta 3 4 %. Hukkatyötä syntyi seuraavista syistä: o perumattomista poisjäänneistä johtuva tyhjäkäynti o potilaiden myöhästyminen ja siitä johtuvan odottelu o laboratoriotöiden odottelu tai työn saapumattomuus o ajanvarauskirjojen joustamattomuus (potilaalle varattua koko vastaanottoaikaa ei pystytty käyttämään hyödyksi) o potilaille oli alun perin annettu väärän pituinen aika toimenpiteen kestoon nähden o koneiden rikkoutuminen o huoneiden käytön päällekkäisyys o tauot olivat suunniteltua pidempiä tai toteutuivat suunniteltua useammin Oikomishoidon tasapainolaskurin erityispiirteitä olivat: o suunnitellun ja toteutuneen kapasiteetin välillä oli suuri ero, joka johtui mittausajanjaksolle kohdentuneista yllättävistä poissaoloista o erikoishammaslääkärin kliinisestä potilastyöajasta keskimäärin 2 tuntia / päivä (30 %) kului muuhun kuin varsinaiseen potilastyöhön 8

10 o ei tulleiden potilaiden määrä oli samalla tasolla kuin lähipalveluiden muissa toiminnoissa vastaten 0,5 hammaslääkärin viikkotyöaikaa Taulukko 3: Perumatta poisjääneiden potilaiden määrä lähipalveluissa hoitolaryhmittäin kahden mittausviikon aikana Hoitolaryhmä Hammaslääkäri Suuhygienisti Hammashoitaja HR HR HR HR HR HR HR Oikomishoito 76 Yhteensä Lähipalveluissa perumatta poisjääneiden potilaiden määrä viikossa vastaa noin kuuden peruskoulutetun hammaslääkärin, kolmen suuhygienistin ja yhden itsenäistä hoitotyötä tekevän hammashoitajan viikon työpanosta. Oikomishoidossa peruttamatta poisjääneiden potilaiden määrä viikossa vastaa noin puolikkaan erikoishammaslääkärin työpanosta. 4.2 KESKITETTYJEN PALVELUJEN TASAPAINOLASKUREIDEN ANALYYSIA Mittausviikoilla päivystysaikojen kysyntä oli tavanomaista. Keskitetyssä päivystyksessä oli jonkin verran tyhjäkäyntiä, koska lähipalvelujen hoitoloissa oli päivystysaikoja vapaana enemmän kuin yleensä. Näin ollen hallintoaikaa toteutui suunniteltua enemmän. Perumattomia poisjääntejä oli päivystyksessä 5 % työajasta. Suurihoitoisia päivystyksen jatkohoitopotilaita vastaanottavassa Meilahden 9

11 hammashoitolassa erot suunnitellun ja toteutuneen työajan välillä johtuivat pääosin potilaiden peruutuksista tai poisjäänneistä. Perumattomia poisjääntejä siellä oli 3 % käynneistä. PKS-Sehyk:ssä suunnitellun ja toteutuneen työajan erot vaihtelivat erikoisaloittain hyvinkin paljon. Kaikilla erikoisaloilla oli jonoa lukuun ottamatta pedodontiaa, jossa toisaalta ajat oli annettu ajanvarauskirjoihin pitkälle tulevaisuuteen. Pedodontiassa aikaa kului selvästi enemmän potilaiden hoidon valmisteluun kuin muilla erikoisaloilla. Mittausten mukaan kysyntään pystyttiin vastaamaan kaikilla erikoisaloilla. Sisäinen kysyntä kirurgiaa lukuun ottamatta oli suurta. PKS-Sehyk:ssä hukkatyötä aiheuttivat tekniset ongelmat mm. tietojärjestelmissä, endodontiassa käytettävien mikroskooppien siirtely ja odottelu, myöhästyneet potilaat tai se, ettei potilas halunnutkaan suunniteltua toimenpidettä. PKS-Sehyk:ssä perumattomien potilaiden määrä oli vähäinen. Yliopistohammasklinikalla mitattiin, kuinka kauan opiskelijat joutuivat odottamaan henkilökohtaista ohjausta ja avustamista sekä sitä, miten henkilökunnan työaika jakautui eri tehtäviin. Lisäksi mitattiin opettajien potilaskontaktien lukumäärää. Mittaustulosten mukaan tiimiopettajien tai oppialaan perehtyneiden opettajien odotusaikojen vaihteluvälit olivat suuria, odotusajoissa oli suuria työvuorokohtaisia eroja ja odotusajat jakautuivat epätasaisesti klinikkasalissa. Erikoishammaslääkärien odotusaikojen vaihteluvälit olivat vielä suurempia kuin tiimiopettajilla ja erikoisalojen välillä oli suurta vaihtelua. Erikoishammaslääkärien pitkiä odotusaikoja ylipäätään oli paljon. Hammashoitajien odotusajat olivat pääsääntöisesti enintään viisi minuuttia. Erityisesti hammashoitajien toteutuneesta työajasta suuri osa kohdentui muuhun kuin kliiniseen työhön. Ostopalveluyksikön tekemät mittaukset ostopalveluvastaanotolla toivat esille muun muassa sen, että perumattomia aikoja ei pystytty hyödyntämään, vaikka kyse on yhdestä isosta vastaanotosta. Alun perin liian pitkäksi suunniteltua vastaanottoaikaa ei pystytty hyödyntämään kokonaan, koska ostopalveluvastaanotto voi hoitaa vain lähetteellä pyydetyn hoidon, esimerkiksi säryn jatkohoidon. Mittausten ajankohta ei ollut paras mahdollinen, koska ostopalveluvastaanoton palveluntuottaja oli vaihtumassa pian mittausviikkojen jälkeen. 10

12 5 KEHITTÄMISTOIMET JA AIKATAULU Keväällä 2015 hoitolaryhmissä ja toimintayksiköissä käynnistettiin PDSA-syklin mukaisesti erilaisia toiminnankehittämiskokeiluja, joiden tavoitteena oli saatavuuden parantaminen kysyntää vähentämällä, kapasiteettia lisäämällä, vaihteluun varautumalla ja repun purkamisella. Kesäkuussa 2015 Hyvä Potku -seminaarissa kullekin hoitolaryhmälle ja esimiehille sekä suun terveydenhuollon johdolle vastuutettiin tiettyjä kehittämiskokeiluja, joita oli hoitoloissa ideoitu ja pienimuotoisesti jo kokeiltukin: o Lähetetään samana aamuna lisätekstiviestimuistutus nuorille, joilla perumattomia poisjääntejä on muuta väestöä enemmän o Laaditaan asiakastiedote perumattomien poisjääntien suun terveydenhuollolle aiheuttamasta resurssihukasta ja kustannuksista o Vähennetään / muokataan ajanvarauskirjojen vastaanottolajeja ja yhtenäistetään niiden pituuksia o Kukin lähiesimiespari luo alaistensa ajanvarauskirjat yhdessä vastuuhoitolassaan o Puretaan aikuisten kiireettömän hoidon jono ja suunnitellaan ensi vuoden ajanvarauskirjat siten, ettei uutta jonoa pääse muodostumaan o Kehitetään uudenlaisia tarkastuskäytäntöjä o Jaetaan henkilöstöresurssit entistä tarkoituksenmukaisemmin ottaen huomioon väestön tarpeet, henkilöstön osaaminen ja työnjako sekä huonetilat. Hyödynnetään eri ammattiryhmien osaaminen maksimaalisesti o Kehitetään varahenkilöjärjestelmää vastaamaan henkilökunnan äkillisiin poissaoloihin o Arvioidaan uudelleen kutsukäytännöt ja lopetetaan koko ikäluokkaa koskevien rutiinikutsujen kirjaaminen potilastietojärjestelmään o Arvioidaan uudelleen keskitetyn ajanvarauksen aukioloaika, koska aamun ensimmäiset peruutusajat saattavat nyt jäädä tyhjiksi o Kehittämistyössä ennakoidaan mahdolliset toimintaympäristömuutokset 11

13 Taulukko 4: Yhteenveto kokeiluista vv lähipalveluissa LÄHIPALVELUT Hoitolaryhmä HR 1 Toimintamalli lohkeamavastaanotto yhteiskirjalla vastaanottolajien niputtaminen kohdennetut tekstiviestimuistutukset poisjääneille HR 2 lohkeamavastaanotto yhteiskirjalla koululaistarkastukset yhteistyönä eri ammattiryhmien kanssa aikuisten kiireetön vastaanotto yhteiskirjalla koululaistarkastukset monihuonemallilla koululaisten tarkastus ryhmäkäynnillä HR3 8-luokkalaisten ryhmätarkastukset anestesiapotilaiden hoitoprosessin kehittäminen aikuisten tarkastukset tiimityömallilla (3 shg+1 hml) HR4 lohkeamavastaanotto yhteiskirjalla koululaisten tarkastus monihuonemallilla (1 shg+ 2 hh) koululaisten tarkastus yhteiskirjalla (2 shg) päivystyspotilaat yhteiskirjalla kohdennetut tekstiviestimuistutukset poisjääneille HR5 lohkeamavastaanotto yhteiskirjalla koululaistarkastukset monihuonemallilla aikuisten kiireetön vastaanotto yhteiskirjalla aikuisten tarkastukset tiimityömallilla varahammaslääkärikokeilu potilaiden hoito monihuonemallilla (shg+hh) HR6 koululaistarkastukset monihuonemallilla 12

14 röntgenaikojen lyhennys (30 min -> 10/15/20 min) erilaisia aikuisten tutkimusmallikokeiluja 1-vuotiaiden ryhmätarkastus yhdistettynä yksilölliseen tarkastukseen HR7 varahammaslääkärikokeilu erilaisia kokeiluja koululaisten tarkastuksiin palveluseteleiden tekeminen keskitetysti toimenpiteiden keskittämien pitkälle hoitoajalle ei-kliinisen työajan ajallinen keskittäminen Oikomishoito ajanvarauskäytäntöjen selkiyttäminen seulontajonojen seuranta Ajanvaraus käyntiä korvaavien puheluiden toimintamalli ensiapupotilaiden selitetekstien kohdentaminen varautuminen vaihteluun kehittämällä toimintatapoja ruuhkattomiin tilanteisiin Taulukko 5: Yhteenveto kokeiluista vv keskitetyissä palveluissa KESKITETYT PALVELUT Toimintayksikkö Päivystys Toimintamalli Hallinnollisen työajan aloitus klo ja työpäivä klo asti Kliinisen työn aloittaminen osassa huoneita jo ennen klo 8 (PKS-päivystyksen tai lisätyön aloittaminen ei viivästy sovitusta) Sairaalapotilaille ennakoidusti pidemmät päivystysajat Osaa päivystyspotilaista pyydetään tulemaan paitsi tasatunnein, myös kello puolelta (odotusajat lyhyemmiksi) Hallinnollista työaikaa keskitetään 13

15 Koululaisten ryhmätarkastukset PKS-SEHYK Lähetekäytäntöjen kehittäminen (kriteerit, checklista, käsittely jne.) Ajanvarauskirjojen yhtenäistäminen (vastaanottolajit ja niiden suhteelliset osuudet jne.) Viisaudenhammasklinikka Yliopistohammasklinikka Varahenkilöjärjestelmä: kiertävä hml-opettaja omassa toiminnassa ja varahammaslääkäri Meilahden hammashoitolasta, varahoitajille koulutusta Ajanvarauskirjojen kehittäminen (eri erikoisaloille yhteiset jne.) H5-kurssin kandidaatit H3-kurssin kandien tutoreina Aloituspalaveri oppialoittain ja tiimeittäin, kehityskeskustelut tiimeittäin Kirjauskäytäntöjen kehittäminen Työilmapiirin parantaminen Hoitajat tekevät oheistyöt kandien kliinisen työajan ulkopuolella Ostopalvelut Ostopalveluvastaanoton virtuaalikirja ja polipotilaiden keskittäminen tietyille hammaslääkäreille Monihuonemallikokeilu ostopalvelussa Juurihoitolähetekriteerien tarkennus Palvelusetelilaskujen korjauspyynnöt sähköpostitse 14

16 6 TULOKSET 6.1 AIKUISTEN KIIREETTÖMÄN HOIDON JONO Aikuisten kiireettömän hoidon jono (kuva 4) on lyhentynyt vuoden 2015 ensimmäisen alkupuoliskon aikana, vaikka kysyntä on kasvanut viime vuodesta lähes neljänneksellä (kuva 2) kiireettömän hoidon jonossa olijat, lkm Kuva 4. Aikuisten kiireettömän hoidon jono vuonna 2015 ensimmäisellä puoliskolla Jono on lyhentynyt useiden yhtäaikaisten toimenpiteiden seurauksena: o Potilaita on tarkastettu runsaasti lisätöinä o Hammaslääkärit velvoitettiin lisäämään tarkastuksia perustyöajalla loppukeväälle 2015 o Tutkimuksen sisältävä palveluseteli otettiin käyttöön joulukuussa 2014 o Jonon muodostumista ehkäistiin kertomalla ajanvarauksessa potilaille muista vaihtoehdoista jonoon asettamisen sijaan, lisäksi tutkimuspalveluseteliä alettiin tammikuussa jakaa suoraan kiireetöntä tutkimusaikaa varaaville potilaille sen sijaan, että potilas olisi ensin asetettu jonoon (kuva 5) 15

17 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo Kiireettömän hoidon jonoon asetetut Tutkimuspalvelusetelipotilaat Kuva 5. Aikuisten kiireettömän hoidon jonoon asetetut ja tutkimuksen sisältävän palvelusetelin saaneet potilaat viikoittain vuonna 2015 Aikuisten kiireettömän hoidon kysyntä tulee todennäköisesti edelleen kasvamaan liittyen muun muassa heikkoon taloustilanteeseen ja yksityisen hammashoidon Kelakorvausten leikkaamiseen. Samaan aikaan julkisen sektorin säästöpaineet lisäävät epävarmuutta kunnallisen suun terveydenhuollon asemasta ja rahoituksesta. Kiireettömän hoidon ns. hoitotakuun mukainen kuuden kuukauden määräaika on osaltaan ollut varmistamassa suun terveydenhuollon resursointia sosiaali- ja terveysviraston sisällä. Yhtenä uhkakuvana voidaankin nähdä se, että mikäli kiireettömän hoidon jono saadaan purettua, suun terveydenhuollon resursseja vähennetään ja jono kasvaa uudelleen. Jonottomuuden ylläpitäminen tulee olemaan joka tapauksessa haastavaa. Paljon kehittämistyötä, jatkuvaa parantamista ja hyvien käytäntöjen levittämistä tarvitaan, jotta resurssit riittävät paitsi aikuisten kiireettömän hoidon jonon estämiseen, mutta myös suun terveydenhuollon kaikista muista vastuualueista huolehtimiseen. 16

18 6.2 KOLMAS VAPAA KIIREETÖN AIKA (T3, T3J) Hyvä Potku -hankkeessa on asetettu tavoitteeksi, että toukokuun 2016 lopussa sekä kolmannen vapaan kiireettömän ajan mediaani (T3) että kolmannen vapaan jatkohoitoajan mediaani (T3J) on kolme viikkoa. T3-aikoja on seurattu Hyvä Potku -hankkeen aikana, mutta niin kauan kuin kiireettömän hoidon jono on pitkä, T3-aika ei ole kovin informatiivinen. Ensimmäisen kiireettömän ajan T3 on pysynyt hienoisesti alle kuuden kuukauden hoitotakuussa. Elokuussa ( ) hammaslääkärien kiireettömän hoidon jatkohoitoaika T3J oli 53 vrk, suuhygienistien ensimmäisen ajan T3 oli 59 vrk ja jatkohoitoajan T3J puolestaan 26 vrk. Oikomishoidossa T3 oli 41 vrk. Seuraavan kerran T3-aikoja mitataan, kun kiireettömän hoidon jono on saatu purettua. Etenkin jononpurkutalkoiden aikana T3J todennäköisesti kasvaa. Tavoite saada T3J kolmeen viikkoon on erittäin haastava. On kuitenkin äärimmäisen tärkeää huolehtia siitä, että sekä ensimmäinen vastaanottoaika että jatkohoitoaika voidaan tarjota kohtuuajassa. 6.3 TYÖTYYTYVÄISYYS Työtyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti viikoittain Fiilismittari-kyselyn avulla. Koko henkilökunnalle lähetetään kerran viikossa sähköinen Digium-kysely, jossa kysytään kouluarvosanaa työtyytyväisyydestä. Kyselyä on toteutettu vuoden 2015 aikana huhti-toukokuun vaihteesta lähtien ja siihen on vastannut viikoittain n henkilöä. Fiiliskyselyn kautta henkilökunnalla on myös ollut mahdollisuus lähettää suun terveydenhuollon johdolle anonyymisti avointa palautetta, johon johto on reagoinut ja laatinut vastapalautteen. Työtyytyväisyyden keskiarvo on vaihdellut kouluarvosanojen 6,9 7,7 välillä (kuva 6), mediaani on ollut keskiarvoa selvästi korkeampi, kouluarvosanan 8 luokkaa. Avoimien vastausten kautta saadun palautteen perusteella työtyytyväisyyteen vaikuttivat heikentävästi kevään aikana erityisesti työn kiireisyys, potilastietojärjestelmän toukokuisen versionvaihdon aiheuttamat ongelmat ja ostopalveluvastaanoton vajaakapasiteettiin liittyvä ylimääräisten päivystyspotilaiden aiheuttama rasitus hoitoloissa. 17

19 ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Helsingin kaupungin suun terveydenhuolto Hyvä Potku -hanke ,7 7,4 7,4 7,3 6,9 7,1 7,2 7,1 7,1 7,3 7,4 7,5 7,7 7,7 7, Kuva 6: Fiilismittari-kyselystä saatu työtyytyväisyyden keskiarvo koko suuntessa kouluarvosana-asteikolla ASIAKASTYYTYVÄISYYS Asiakastyytyväisyyttä mitattiin tammi-kesäkuun ajan päivittäin HappyOrNot-laitteilla lähipalvelujen 25 hammashoitolassa. HappyOrNot-laitteella asiakkaat voivat antaa pikapalautetta tyytyväisyydestään hammashoitoon painamalla laitteen hymiönäppäimiä valiten joko tyytyväisen, melko tyytyväisen, melko tyytymättömän tai tyytymättömän hymiön. Koko suun terveydenhuollon tasolla tulokset olivat kuukaudesta toiseen samoja; keskimäärin 92 % palautelaitetta käyttäneistä oli saamaansa hammashoidon palveluun joko tyytyväisiä tai melko tyytyväisiä (kuva 7). Tyytyväisyydessä oli eroja hoitolakohtaisesti, eri viikonpäivinä ja eri kellonaikoina. Eroavaisuuksia pyrittiin selvittämään ja tarvittaessa mahdollisuuksien mukaan vaikuttamaan taustalla oleviin syihin. 18

20 100 % 90 % % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä tyytymätön tai melko tyytymätön tyytyväinen tai melko tyytyväinen Kuva 7: Asiakastyytyväisyys suun terveydenhuollossa tammi-heinäkuussa MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN? Suun terveydenhuollossa vakiinnutetaan Hyvä Potku -hankkeen myötä vahvistunut kokeilumyönteinen jatkuvan parantamisen toimintakulttuuri. Ennen uusien toimintamallien käyttöönottoa arvioidaan huolellisesti niiden vaikuttavuus ja vaikutukset tuottavuuteen, kuten aiemminkin on pyritty toimimaan. Pienten ketterien kokeilujen kautta kehitettyjen hyvien käytäntöjen levittäminen koko suun terveydenhuoltoon varmistetaan. Koko henkilökunnan osaamista ja asiantuntemusta halutaan hyödyntää järjestelmällisesti kehittämistyössä. Henkilökunnalla on mahdollisuus esittää toiminnan kehittämisideoita jatkossa myös ns. Fiilismittarikyselyssä, jota tullaan jatkamaan varsinaisen Hyvä Potku -hankkeen päätyttyäkin. Asiakasosallisuutta kehittämistyössä lisätään esimerkiksi hyödyntämällä palvelumuotoilun keinoja ja Helsinki Region Infoshare -avoimen datan asiakkaille tuomia uudenlaisia osallistumismahdollisuuksia. Suun terveydenhuollon roolia kiinteänä osana muuta sosiaali- ja terveydenhuoltoa vahvistetaan muun muassa siten, että suun terveydenhuolto osallistuu Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston kehittämishankkeisiin, esimerkiksi terveysasemien Hyvä Potku -hankkeisiin, soveltuvin osin. 19