6.7.2016 Sivu 1/6 Hankintayksikkö Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä Hankinnan kohde Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä (KTO) pyytää tarjoustanne pesulapalveluista. Vaatimukset palvelulle ovat liitteessä 1. Kyseessä on hankinta, jossa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä on laissa tarkoitettu julkinen hankintayksikkö. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava suljetussa kuoressa, kuoreen merkintä Pesulapalvelut Tarjous on toimitettava.2016 klo 12:00 mennessä Varsinais- Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymälle osoitettuna osoitteeseen Myllyojantie 2, 21520 Naskarla. MÄÄRÄAJAN JÄLKEEN SAAPUNEITA TARJOUKSIA EI OTETA HUOMIOON. Lisäksi tarjoajan tulee lähettää tarjous sähköpostilla määräajan päättymisen jälkeen osoitteeseen: hankinnat@kto-vs.fi Lisätiedot Tarjoaja voi pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hankinnat@kto-vs.fi Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Kysymykset -Pesulapalvelut Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä.2016 kello 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
6.7.2016 Sivu 2/6 Kaikki kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan ensimmäisen kerran..2016 lähettämällä ne sähköpostitse kaikille niille tarjoajille, jotka ovat esittäneet kysymyksiä määräaikaan mennessä. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset lähetetään myös tarjousaikana niille tarjoajille jotka ilmoittavat osoitteeseen hankinnat@kto-vs.fi halukkuutensa saada tietoonsa kysymykset ja niihin annetut vastaukset. Tarjouksen jättämistä varten jakelupisteisiin on mahdollista tutustua sopimalla ajankohdasta sähköpostilla hankinnat@kto-vs.fi. Lisätietoja toiminnastamme saa kotisivuiltamme www.kto-vs.fi Tarjouksen antaminen Tarjoukseen ei saa sisällyttää varaumia tai ehtoja. Kaikkien hintojen tulee sisältää palvelun tuottamisen vaatimat erillisten neuvottelujen ja tapaamisten kustannukset sekä niistä aiheutuvat matkakustannukset (päivärahat, kilometrikustannukset, matkaliput, jne.) kuntayhtymän tiloihin Paimiossa. Erillisiä matkakustannuksia ei hankkeen aikana makseta. Tarjoajan tulee nimetä yhteyshenkilön varahenkilö. Kilpailutuksen ja hankinnan kieli Kaikki tarjouspyyntöön, tarjoukseen tai sopimukseen liittyvät asiakirjat tulee olla suomenkielisiä. Kaikki kommunikaatio tapahtuu suomenkielisenä koskien sekä puhuttua että kirjallista kommunikaatiota; tämä koskee myös kaikkea palvelun tuottamiseen liittyvää. Hinnat Tehtävät tarjoaja sitoutuu tekemään tarjouksen kiinteisiin hintoihin sopimusaikana tapahtuviin toimituksiin. Optioaikana hyväksytään hintojen korotukset elinkustannusindeksin nousun mukaan. Hintoja voi korottaa ensimmäisen kerran ensimmäiselle optiovuodelle. Toimittaja voi myös esittää hinnankorotusta optiovuodelle omien muuttuvien kustannustensa nousun perusteella, mutta Toimittajan on todennettava kustannustensa nousu ehdottomasti ja läpinäkyvästi. Kustannusten nousun on oltava luonteeltaan Toimittajan oman vaikutuspiirin ulkopuolinen, esim. palkkojen TESkorotus tms.
6.7.2016 Sivu 3/6 Hinnat annetaan per KTO:n keskimääräinen pyykkimäärä / viikko / yksikkö. Vaihtoehtoisesti hinnat voidaan ilmoittaa per pesty pyykkikilo (Vertailussa käytettävä KTO:n ilmoittamia painoja). Hinnat sisältävät kuljetuksen liitteenä olevaan listaan merkittyihin KTO:n yksiköihin ja kaiken muun tarvittavan työn, tarveaineet kuten pyykinpesu- ja muut käsittelyaineet. Hinnat voivat olla yksikkökohtaiset, yksikön lopettaessa muiden hinnat eivät saa muuttua. Samoin palvelun piiriin mahdollisesti tulevien uusien yksiköiden hinnoittelu tulee olla samalla tasolla muiden kanssa ainoastaan kuljetuksen osuus voi olla eri. Muutokset palvelun tarpeessa KTO ilmoittaa välittömästi tiedon saatuaan oleelliset pyykkimäärän muutokset. Laskutus muuttuu ilmoitetun määrän mukaiseksi ilmoituskuukautta seuraavan kuukauden alusta vastaamaan uutta pyykkimäärää. Tarjousten voimassaolo Tarjousten on oltava voimassa vähintään: 31.12.2016 saakka. Palvelun tuottajan valintaperusteet Palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja. Tarjousten vertailuperusteet ja pisteytys tapahtuvat seuraavasti: 1. Kokonaiskustannusten paino on 70% * Kustannukset lasketaan kahdelle vuodelle sisältäen kaikki tarjoajan veloittamat tarjottavaan kokonaisuuteen kuuluvat tuotteet ja palvelut. Kustannusten vertailu - Tarjoaja ilmoittaa kustannukset KTO:n arvioimalla keskimääräisellä pyykkimäärällä. Tarjoajan on ilmoitettava hinnoitteluperusteet ja hinta per viikko annetulla pyykkimäärällä. * Pisteet lasketaan siten, että - Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä. Paras tarjous = 100 pistettä, muut suorassa suhteessa vähemmän. - Laskukaava: halvin tarjous/oma tarjous * 100 pistettä).
6.7.2016 Sivu 4/6 2. Laatu ja ympäristöasioiden paino on 30 %: * Sertifioitu laatujärjestelmä, paino 15 %, maksimipisteet 100: - Ei sertifioitua laatujärjestelmää = 0 pistettä - Tarjoajan toiminta on riippumattoman luokituslaitoksen kerran vuodessa auditoima = 25 pistettä - Auditoinneissa ei ole tullut esiin talouden kannalta tai toiminnan laadun tai tuotteiden ja palvelujen laadun merkittäviä puutteita 5 vuoteen = 25 pistettä - Tarjoajalla on toimiva reklamaatiojärjestelmä tai käytäntö = 25 pistettä. - Asiakkaiden pyykin hävikki on alle 1 % = 25 pistettä. * Ympäristöasioiden paino toiminnassa 15 %, maksimipisteet 100: - Tarjoaja tekee säännöllisesti ympäristökatselmuksen = 25 pistettä - Ympäristövaikutusten arviointi on käytössä = 25 pistettä - Tarjoajalla on tavoitteellinen ympäristöohjelma ja sen toteutuksen seuranta = 25 pistettä - Katselmuksissa ja ympäristövaikutusten arvioinneissa ei ole tullut esiin mitään ympäristölle vahingollista toimintaa tai ympäristölle vahingollisten aineiden käyttöä 5 vuoteen= 25 pistettä. Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset ilmoitetaan ESPDlomakkeella, liite 2. Muut sopimusehdot Sopimusaika on kaksi vuotta alkaen 1.1.2017 (=> 31.12.2018) ja kaksi yhden vuoden optiovuotta sen jälkeen. (2 + 1 + 1 vuotta). Laskutus 3. Maksuehto on 21 pv netto. 4. Laskutus tapahtuu kerran kuussa 5. Lasku on yksikkökohtainen (=KTO:n kustannuspaikka) ja sen liitteenä on oltava erittely tuotetuista palveluista ja toimitetuista tuotteista.
6.7.2016 Sivu 5/6 Hankintasopimuksen syntyminen Hankintasopimussuhde syntyy, kun Tilaaja ja Tarjoaja ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet hankintasopimuksen. Tilaaja voi allekirjoittaa sopimuksen vasta hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Tarjoaja sitoutuu tekemään tilaajan kanssa hankintasopimuksen, jonka ehdot ovat tarjouspyynnön mukaiset. Hankintayksikkö varaa oikeuden olla solmimatta hankintasopimusta, mikäli hankinta osoittautuu selvästi ennakoitua kalliimmaksi tai muusta perustellusta syystä. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: - Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. - Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. - Yleisesti julkiseksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
6.7.2016 Sivu 6/6 Varsinais-Suomen Erityishuoltopiirin kuntayhtymä LIITTEET - Liite 1, KTO pesulapalvelujen tarve 2017 - Liite 2, Sopimusluonnos -