TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) TALONRAKENNUKSEN KUSTANNUSLASKENNAN SEKÄ RAKENNUSKUSTANNUKSIIN LIITTYVÄN KONSULTOINNIN PUITESOPIMUS VUOSILLE 2016-2017 SEKÄ OPTIO VUOSILLE 2018-2019. Kirkkonummen kunnan yhdyskuntatekniikan toimiala pyytää tarjoustanne otsikon mukaisista konsulttipalveluista vuosille 2016 2017 sekä optio vuosille 2018-2019. Kirkkonummen kunnan yhdyskuntatekniikan toimiala rakennuttaa uudis- ja peruskorjaushankkeita vuosittain n. 14-15 M :lla. Käynnistyvien hankkeiden kustannussuunnittelutehtävät on tarkoitus teettää puitesopimuskumppaneilla silloin kun hankkeen rahoitus sen mahdollistaa. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA:ssa (http://www.hankintailmoitukset.fi) 07.06.2016. Hankintamenettelynä käytetään avointa puitejärjestelyä. Pyydämme tarjoustanne seuraavasti: Tarjottavan työn tulee sisältää vähintään (kelpoisuusehtojen toteuttaminen koskee tätä konsultointia): Jäljempänä esitettävien rakennustyyppien KUSTANNUS- LASKENTA JA -KONSULTOINTI Lisäksi tilaaja voi tällä puitesopimuksella tilata (mikäli ko. palveluja on konsultilla tarjolla): Asemakaavojen ja muiden kaavojen kustannuslaskentaa ja -konsultointia Kuntateknistä kustannuslaskentaa ja -konsultointia Muuta rakennus- ja kuntateknistä kustannuskonsultointia Tarjous tulee antaa vertailuhintana jäljempänä kuvatulla tavalla. Tarjoushinnat ovat voimassa vuosina 2016 ja 2017. Optio voidaan ottaa käyttöön molemminpuolisella suostumuksella. Mahdollisen option tullessa voimaan vuosille 2018 2019 pidetään erillinen neuvottelu hinnantarkastuksesta. Tehtäviä ei yksilöidä tässä vaiheessa, vaan tehtävän laajuus ja tavoitteet määritellään kutakin yksittäistä tilausta tehtäessä. Valitut konsultit voivat tarvittaessa käyttää alikonsulttia, mutta vastaavat mahdollisten alikonsulttien hankinnasta ja alikonsulttien työn tuloksesta sekä laadusta kuin omastaan. Työ edellytetään tehtäväksi voimassa olevien rakentamista koskevien määräysten ja hyvän suunnittelutavan mukaisesti ammattitaitoista työvoimaa käyttäen.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Työt tehdään RT-kortiston ja muiden alan tuoreiden ohjeistusten ja nimikkeistöjen jne. mukaisesti. Konsulttityöhön liittyvät asiakirjat tulee toimittaa tilaajalle alkuperäistiedostoina sekä muunnettuina pdf:iksi ja/tai tilaajan kanssa sovitulla tavalla tilaajan laskuun tulostettuina. Kulloisenkin tehtävän niin edellyttäessä konsultin tulee laatia myös PowerPoint-esityksiä. Yhteyshenkilö nimetään tarjouksen liitteenä olevaan lomakkeeseen (liite 1). Tarjous tulee antaa suomenkielisenä, ja asiointikieli on suomi, jonka sujuvaa kirjallista ja suullista osaamista edellytetään konsulteilta. Tarjous tulee antaa arvonlisäverottomana (alv 0 %). Tilaaja valitsee korkeintaan 10 konsulttia, joiden kanssa tehdään puitesopimus. Tarjous koskee vuodesta 2016 tarjouksen/tarjousten hyväksymisen jälkeen tilattavia töitä. Työn aloittamisesta sovitaan kunkin tilauksen yhteydessä. Tarjous tai puitesopimus eivät velvoita tilaajaa tilaamaan tietyltä tarjoajalta. Tilaaja pidättää oikeuden tehdä hankintoja myös erillisillä tarjouskilpailuilla tai muilla hankintalain mukaisilla menettelyillä, mikäli katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi. Kaikki Kirkkonummen kunnan toimialat voivat hyödyntää solmittavaa puitesopimusta. Yksittäisten suunnitteluhankkeiden kilpailuttaminen puitesopimuskaudella Tilaaja pyytää kattohinta-arviota tarjousta yksittäisestä hankkeesta valitsemiltaan tehtävään soveltuvilta konsulteilta. Hankkeen toteuttajaksi valitaan kokonaishinnaltaan halvimman kattohinnan tarjonnut konsultti. Alle 30.000 hintaisia yksittäisiä suunnitteluhankintoja voidaan tehdä myös harkinnanvaraisesti suorahankintana. Kunkin toimeksiannon osalta laaditaan kattohinta-arvio viikon kuluessa konsultin saatua tiedot ko. toimeksiannon sisällöstä tilaajan hankelomakkeella tai vastaavana aineistona. Puitesopimuksen ideana on, että konsulttitaho hoitaa toimeksiannon kokonaisvaltaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi lähtöaineiston hankintaa, suunnittelupöytäkirjan ylläpitoa ja yhteydenpitoa sidosryhmiin (yritykset, yksityiset). Tilaaja edellyttää, että ainakin projektipäällikkö osallistuu puitesopimuksen piirissä olevien hankkeiden suunnitteluun ja kokouksiin tarpeen mukaan (työpalaverit, yleisötilaisuudet, luottamushenkilökokoukset; projektipäällikön osuuden hankeen
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) kokonaistyöajasta oltava vähintään 10 %). Tilaajalla on oikeus vaatia konsulttia esittämään tuntikirjanpitoon perustuva selvitys 10%:n toteutumisesta. Tilaaja hyväksyy hankkeeseen esitetyn projektipäällikön ja muun hanketiimin referenssien perusteella hankekohtaisesti (siis ei osana tätä tarjouspyyntöä varten tuotettavaa aineistoa, vaan kunkin hankkeen aloituksen yhteydessä) ja pidättää itsellään oikeuden vaihdattaa projektipäällikön tai tiimin jäseniä, mikäli katsoo sen tarpeelliseksi. Projektipäällikön referenssit tulee esittää viimeisen kolmen vuoden ajalta korkeintaan viidestä kohteesta. Palkkio yksittäisistä suunnitteluhankkeista puitesopimuskaudella (ks. myös kohta Muut sopimusehdot) Yksittäisten hankkeiden tilaukset tehdään tämän tarjouspyynnön ehdoilla sekä konsultin laatiman henkilöryhmittäisen ajankäyttöarvion ja saatujen tarjousten tuntiveloitushintojen pohjalta (hinta-arvio). Projektipäällikön/vastuuhenkilön työn osuuden tulee olla vähintään 10% konsulttityön ajankäytön kokonaismäärästä. Tilaajalla on oikeus vaatia konsulttia esittämään tuntikirjanpitoon perustuva selvitys 10%:n toteutumisesta. Palkkio tehdystä työstä maksetaan kuukausittain aikapalkkiona toteutuneiden ja toteen näytettyjen työtuntien (tuntikirjanpito) mukaisesti korkeintaan hankekohtaiseen tarjouksen mukaiseen hinta-arvioon saakka. Tätä enimmäishintaa ei saa ylittää ilman tilaajan suostumusta. Kopiokulut maksaa tilaaja. Konsultin tulee käyttää tilaajan osoittamaa kopiolaitosta, ellei muuta sovita. Hankkeissa käytetään viivästyssakkoa hankkeen aikataulun viivästyttyä tilaajasta johtumattomista syistä hankelomakkeessa esitetystä aikataulusta. Viivästyssakko on 2 % hankkeen puheena olevaa konsulttityötä koskevasta kustannusarviosta/viikko kunnes tilaaja on todistettavasti (esim. suunnittelukokouksen pöytäkirjamerkinnän perusteella) ottanut konsulttityön vastaan. Muut sopimusehdot Maksuaika on 30 päivää. Puitesopimuksessa ja sen nojalla tehtävissä toimeksiannoissa noudatetaan konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013 seuraavin poikkeuksin ja täsmennyksin:
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) - erityisiä korvauksia ei makseta tietokoneiden, tietokoneohjelmien ja matkapuhelinten käytöstä eikä työn aikaisista työpapereiden ja luonnosten kopioinnista - majoitus- ja matkakorvauksia ei makseta vaan ne on sisällytettävä tarjouksen mukaisiin yksikköhintoihin - tilaajalla on oikeus luovuttaa konsultin tuottamia suunnitelmia, piirustuksia tai tiedostoja kolmannen henkilön käyttöön, kun kyseessä on kohteen rakentaminen, jatkosuunnittelu tai muu tähän verrattavissa oleva toimenpide - konsulttisopimuksissa eriteltävät liitteet luetellaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: tarjouspyyntö liitteineen, tarjous liitteineen Kelpoisuusehdot Kelpoisuusehtojen täyttyminen osoitetaan täydentämällä tarvittavat tiedot liitteisiin sekä liittämällä aineistoon mukaan seuraavassa edellytetyt todistukset. 1. Hankintalain ja tilaajavastuulain edellyttämät, liitteessä 3 luetellut todistukset. 2. Referenssit (liite 2) 2.1 Tarjoavan yrityksen on liitteen 2 taulukossa osoitettava, että se on laskenut vähintään 15 kpl vähintään 1000 br-m 2 :n talonrakennuskohdetta viimeisen 3 vuoden aikana. Mainittujen 15 kohteen joukossa tulee olla vähintään 3 yli 9000 br-m 2 :n kohdetta ja vähintään 3 pienempää kohdetta kokoluokassa 1000-2500 br-m 2. 3. 2.2. Tarjoavan yrityksen on liitteen 2 taulukossa osoitettava, edellä kohdassa 2.1 mainitut 15 hanketta edustavat vähintään kolmea (3) seuraavista rakennustyypeistä siten, että tyyppi muu rakennus voidaan laskea mukaan vain 3 kohteen osalta (liite 2): Päiväkoti Koulu Kirjasto Muu kulttuurirakennus (musiikkitalo, kulttuuritalo, teatteri jne.) Terveydenhoitoalan rakennus (terveyskeskus, sairaala jne.) Muu rakennus 4. Yrityksen tulee kyetä tuottamaan talonrakennuksen kustannusarvioita Haahtelan TAKU-ohjelmalla tai tuottamaan kustannusarvioita Haahtela (TAKU)- tyyppisellä jaottelulla. Tilaajan vakioitujen prosessien vuoksi molemmissa tapauksissa edellytetään kykyä tuottaa kustannusarviot Haahtelan määrittelemällä tavalla sekä tavoitehinta- että rakennusosalaskelmina. Tämä pykälä on kirjoitettu mahdollistamaan hankintalain edellyttämä tasapuolinen kilpailu. Tilaaja ei vastaa mahdollisista tekijänoikeuskysymyksistä em. osin. Tämän kelpoisuusehdon toteutuminen merkitään liitteeseen 1.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) 5. Tilaaja edellyttää, että kustannuslaskelmiin varsinaisten laskemien lisäksi tulee liittää vähintään 3-sivuinen selvitys, jossa esitellään laskelman perusteet (vähintään yleisjohdanto, lähtötietoaineiston kuvaus, riskien kuvaus, laskelmien tulokset ALV:llä ja ilman sekä hankevaraukset perusteineen). Tämän kelpoisuusehdon toteutuminen merkitään liitteeseen 1. 6. Yrityksellä tulee olla esitettynä tarjouksen liitteenä vastuuvakuutusasiakirja, joka kattaa suunnitteluvirheen tai -puutteen tai konsultin toiminnan aiheuttamat vahingot 500 000 euroon saakka. 7. Rakli-SKOL-ATL:n auditoitu laatujärjestelmä tai vastaava. Valintaperusteet Konsultit (korkeintaan 10 kpl) valitaan kelpoisuusehdot täyttävien tarjousten joukosta edullisimman vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinta lasketaan seuraavasti: Oletetaan toteutettaviksi kohteet: 1. Päiväkoti 1200 brm 2 2. Kirjaston peruskorjaus- ja laajennus (peruskorjaus 2000 brm 2 ja laajennus 2400 brm 2 ) 3. Terveyskeskus 10 000 brm 2 Konsultin oletetaan tuottavan em. kohteisiin seuraavat kustannuslaskelmat: a) Kunkin hankkeen hankesuunnitteluvaiheen Haahtela (TAKU)-tyyppinen tavoitehintalaskelma b) Kunkin hankkeen L2-aineistoon perustuva Haahtela (TAKU)-tyyppinen rakennusosa-arvio c) Em. kustannusarvioissa oletetaan olevan kohdan Kelpoisuusehdot alakohdan 5 mukainen selvitys Tilaajan oletetaan toimittavan hankkeisiin hankesuunnitelma-aineiston, josta ilmenevät kunnan hankeohjeen mukaiset seikat (sisältö, laajuudet, aikataulu sekä normaalisti myös karkea rakennustapaselostus) tai L2-aineiston eli ARK-, RAK- ja LVIS(A) -suunnitelmat. Projektipäällikön/vastuuhenkilön työn osuuden tulee olla vähintään 10% konsulttityön ajankäytön kokonaismäärästä. Lueteltuja rakennustyyppejä vastaavat kohdekohtaiset kokonaishinnat tulee arvioida ja syöttää liitteen 1 taulukkoon liit-
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) teessä olevan täyttöohjeen mukaisesti. Lisäksi syötetään tarjottava, erikseen tilattavan tuntiperusteisen työn keskihinta kerrottuna luvulla 100. Taulukko laskee em. summat yhteen. Puitesopimuksen kilpailuttamisen keskeyttäminen Tilaaja pidättää itselleen oikeuden keskeyttää hankinnan ilman korvausvelvollisuutta seuraavista syistä: - tilaaja on saanut ainoastaan yhden tarjouksen, ja voidaan katsoa, ettei todellista kilpailua ole syntynyt - tilaaja huomaa, että menettelyssä on tapahtunut virhe Tarjouksen jättö Tarjous tulee jättää 01.08.2016 klo 12.00 mennessä johonkin seuraavista osoitteista: Kirkkonummen kunta Kirjaamo 02401 Kirkkonummi Sähköpostiosoitteeseen: yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi Käyntiosoite: Kirkkonummen kunta Kirjaamo Ervastintie 2 Tarjouskuoreen tulee merkitä Tarjous, kustannuskonsultti 2016-2017. Sähköpostin aihekenttään tulee myös merkitä vastaavat tiedot. Tarjous tulee antaa liitteenä olevalla tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjouslomakkeella ilmoitetaan konsultin sertifioitu laatujärjestelmä tai tarjouslomakkeen liitteeksi tehdyllä korkeintaan kahden A4:n mittaisella tekstillä kuvataan sertifioimaton laatujärjestelmä tai laadunvalvontamenettely. Viimemainitussa tapauksessa tilaajan asiantuntijat arvioivat laadunvarmistuksen riittävyyden. Tarjoukseen tulee liittää liitteen 3 mukaiset todistukset.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Tarjous katsotaan myöhästyneeksi, jos se ei ole saapunut tarjouspyynnössä esitettyyn määräaikaan mennessä tarjouspyyntökirjeessä mainittuun osoitteeseen. Myöhästyneet tarjoukset palautetaan avaamattomina. Tarjouksen mukana ei tule toimittaa muita kuin tarjouspyynnössä pyydettyjä tietoja. Yleisiä esitteitä, henkilöluetteloita tai referenssiluetteloita ei oteta huomioon tarjousten käsittelyssä. Tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyynnön kelpoisuusehtoja ja tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjouksen on oltava voimassa kolme (3) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä. Lisätiedot Lisätietopyynnöt toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen: yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi 17.06.2016 mennessä, minkä jälkeen vastaukset kysymyksiin ovat nähtävillä Kirkkonummen kunnan nettisivuilla: http://www.kirkkonummi.fi/hankinnat. Vain em. tavoin toimitetut lisätiedot ovat sitovia. Kirkkonummella Yhdyskuntatekniikan toimiala Jari Tirkkonen Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja LIITTEET: http://www.kirkkonummi.fi/hankinnat: Tarjouslomake, liite 1 Selvitys referensseistä, liite 2 (Ei koske vuoden 2015 alun tarjouskilpailun perusteella puitesopimuksen saaneita yrityksiä). Lomake todistuksia varten, liite 3 Hankeohje tiedoksi, liite 4 Ote Kirkkonummen kunnan talousarviosta vuodelle 2016 (HUOM. osa investoinneista on peruskorjaustöitä, jotka eivät näy tässä liitteessä. Vuoden 2016 jälkeiset investoinnit eivät ole sitovia), liite 5