SISÄLLYS 1. Mitä voit tehdä Excel 97:lla?.. 2 2. Excelin käynnistäminen ja ikkunaan tutustuminen... 3 3. Tietojen syöttäminen soluun... 4 4. Virheiden korjaaminen... 5 5. Automaattinen täydennys... 6 6. Solujen kopioiminen ja siirto.. 6 7. Rivien ja sarakkeiden käsittely... 7 8. Lajittelu on helppoa!... 8 9. Muotoillaan lukuja!... 8 10. Näin tallennat taulukkosi... 10 11. Työkirjan avaaminen... 10 12. Tehdään summa-kaavat!... 11 13. Näin kopioidaan kaavat... 12 14. Ohjattu funktio... 12 15. Muotoillaan taulukko... 13 16. Tehdään taulukosta kaavio!... 14 17. Esikatselu ja tulostaminen... 15 APUA TAULUKKOLASKENTAAN KotiPC:N PIKAOPPAAN AVULLA Tämä pikaopas opastaa sinua käyttämään taulukkolaskentaohjelmaa. Opettelemme ohjelman käyttöä tekemällä taulukon, joka auttaa sinua pitämään kotisi raha-asiat helpommin järjestyksessä. Opas esittelee Excel 97- versiota, mutta sitä voidaan soveltaa myös muiden Excel-versioiden opiskeluun. Oppaan esimerkkien avulla saat hyvät valmiudet Excelin käytössä. Mukavaa opiskelua oppaan parissa! Copyright Teknolit Oy Ailakinkatu 2, 40100 Jyväskylä Puh. 014-339 7700, Fax 014-339 7755 www.teknolit.fi info@teknolit.fi Toimitus ja taitto: Jarkko Ahlqvist 1. MITÄ VOIT TEHDÄ EXCEL 97:LLA? 2 Excel 97......on erittäin monipuolinen työväline mm. kaikenlaiseen laskentaan, budjetointiin, suunnitteluun, kaavioiden tekemiseen, tietokantojen hallintaan ja piirtämiseen. Excel-taulukon tietoja voit muokata haluamaasi muotoon: Taulukon sarakkeita ja rivejä voit muotoilla ja lajitella lähes rajattomasti. Voit liittää kaavoja taulukon sisältämiin tietoihin ja laskea niillä. Saat luotua erilaisia graafisia käyrästöjä ja diagrammeja. Ohjelma sisältää myös piirtoominaisuuksia. Voit piirtää erilaisia karttoja. Voit liittää taulukoihin muissa sovellusohjelmissa tehtyjä tekstejä ja grafiikkaa. Mitä sinä tulet tekemään? Tarkoituksena on opastaa sinut tekemään vaihe vaiheelta yksinkertainen kirjanpitotaulukko. Taulukossa tullaan laskemaan sinun vuotuiset rahamenosi. Sitä mukaa kun etenemme taulukon tekemisessä, opit uusia tapoja Excelin käytöstä. Opit mm. muotoilemaan taulukkoa ja lukuja sekä käyttämään automaattista täyttöä hyväksesi. Teemme taulukkoon myös pari kaavaa ja funktiota. Katsomme myös millaisen kaavion saamme aikaiseksi. Lopuksi vielä tulostamme valmiin taulukon, josta voit ihailla aikaansaannostasi.
2. EXCELIN KÄYNNISTÄMINEN JA IKKUNAAN TUTUSTUMINEN Napsauta Käynnistä-painiketta (Start) hiirellä. Siirrä hiiren kohdistin kohtaan Ohjelmat (Programs). Napsauta avautuvan luettelon Excel-kuvaketta. Excel käynnistyy ja voit aloittaa taulukon tekemisen. Jos koneesi työpöydällä on Excel 97:n pikakuvake, voit käynnistää ohjelman sitä kaksoisnapsauttamalla. Zoomausvalintaluettelo Vakiotyökalurivi Muotoilutyökalurivi Kaavarivi Aktiivinen solu Sarakkeet Muotoilutyökalurivi Vieritysnuoli Vieritysruutu Rivit Taulukonvalitsimien vierityspainikkeet Taulukonvalitsimet Automaattinen laskenta -ruutu Tilarivi Työkalurivit Kuvassa ovat esillä normaalistikin näkyvät vakio- ja muotoilutyökalurivit. Ne sisältävät painikkeita Excelin tavallisimpia toimintoja varten. Esimerkiksi tulostus tai tallentaminen onnistuu vakiotyökaluriviltä, kun taas tekstin lihavointi ja tasaus muotoilutyökaluriviltä. Solu Excel-taulukon perusyksikkö on solu. Solun on oltava aktiivinen, jotta siihen voidaan kirjoittaa. Aktiivisen solun tunnistat paksummasta reunuksesta. Solusta toiseen voit liikkua nuolinäppäimillä tai hiiren avulla. Sarakkeet ja rivit Taulukko jakautuu kirjaintunnuksella varustettuihin sarakkeisiin ja numeroituihin riveihin. Solun osoite A1 tarkoittaa siis solua, joka on A-sarakkeen rivillä 1, vastaavasti D4 on D-sarakkeen rivillä 4 oleva solu. 3
3. TIETOJEN SYÖTTÄMINEN SOLUUN Lähdetään tekemään harjoitusta tyhjään taulukkoon. Jos näytössäsi ei ole tyhjää taulukkoa, avaa uusi työkirja napsauttamalla vakiotyökalurivin Uusi työkirja -painiketta. Kaavarivi Soluun kirjoittaminen 4 Oletuksena solu A1 on aktiivisena. Siirry kuitenkin nuolinäppäimillä tai hiirellä napsauttamalla soluun A2. Kirjoita soluun esim. Sähkölasku. Voit myös painaa Enteriä, jolloin pääset soluun A3 Jatka eri menojen kirjoittamista taulukkoon. Siirry soluun B1 ja kirjoita siihen lyhenne Tammi. Kirjoita vielä tammikuun menosi. Kaavarivi Nimiruudussa, kaavarivin vasemmassa reunassa näkyy aktiivisen solun osoite. Nimiruudun oikealla puolella näkyy aktiivisen solun sisältö (teksti tai laskentakaava). Kirjoittamasi sanat tulevat siis näkyviin myös kaavariville, josta käsin voit esim. korjailla tekstiä (ks. viereinen sivu) tai syöttää tietoa valitsemaasi soluun. Taulukot Tämän sivun esimerkissä lähdimme täyttämään ja käyttämään Taulukkoa 1. Oletuksena työkirjassa on kolme taulukkoa, mutta niitä voi tarpeen vaatiessa tehdä lisääkin. Taulukosta toiseen liikutaan taulukonvalitsimien avulla. Mikäli kaikki taulukonvalitsimet eivät ole näkyvissä, saat vieritettyä niitä näkyviin vasemmassa reunassa olevien nuolipainikkeiden avulla. Napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi taulukonvalitsinta saat esille pikavalikon, josta voit esim. muuttaa taulukon nimeä. Valitse Nimeä uudelleen -komento (Rename). Kirjoita aktiiviseen taulukonvalitsimeen haluamasi nimi esim. Vuosi 1999 ja paina Enteriä. Älä vielä kirjoita muita vuoden kuukausia vaan tehdään se sivulla 6, Automaattisen täydennyksen yhteydessä. Solun sisältö Aktiivisen solun koko sisältö näkyy kaavarivillä. Esimerkiksi soluun A8 on kirjoitettu teksti Vakuutukset. Koska solu B8 on tyhjä solu, näkyy solun A8 sisältö taulukossa myös osittain solun B8 päällä. Solun varsinainen sisältö on kuitenkin aina tallennettu yhteen soluun (A8). Jos taulukon solussa B8 olisi tietoa, loppuosa solusta A8 jäisi näkymättä. Sarakeleveyttä kasvattamalla saat solussa olevan tiedon kokonaisuudessaan näkyviin (ks. s. 7). Tekstin rivitys Jos haluat jakaa samaan soluun tulevan tekstin useammalle riville, käytä Alt+Enter-näppäinyhdistelmää.
4. VIRHEIDEN KORJAAMINEN Kirjoitusvirheet voidaan Excelissä korjata joko suoraan soluun tai kaavariville. Soluun korjaaminen Aktivoi se solu, jonka sisällössä huomaat virheen, napsauttamalla sitä hiirellä tai siirtymällä siihen nuolinäppäimillä. Esimerkissä solun B4 luvun 1400 paikalle korjataankin oikea vuokra eli luku 1500. Kirjoita näppäimistöltä oikea tieto, luku 1500. Korjaamasi tieto näkyy sekä kaavarivillä että aktiivisessa solussa. Hyväksy korjaus napsauttamalla Enteriä. Aktiiviseksi soluksi tulee B5. Kumoa ja tee uudelleen Excel 97:ssa on mahdollista kumota 16 viimeisintä toimintoa. Kumoa-painikkeella perut esim. virheelliset korjaukset. Tee uudelleen -painike tekee Kumoa-painikkeen peruman toiminnon uudelleen Korjaaminen Kaavarivin avulla Aktivoi korjattava solu. Esimerkissä vaihdetaan solun B9 luvun 400 paikalle luku 470. Vie hiiriosoitin kaavariville (huom! ei soluun), jolloin hiiriosoittimen muoto muuttuu I-osoittimeksi. Napsauta hiirtä I-osoittimen ollessa lukujen 0 ja 0 välissä. Tekstikohdistin alkaa vilkkua korjattavien lukujen välissä. Paina näppäimistöltä askelpalautinta ja kirjoita tilalle 7. Voit hyväksyä muutoksen napsauttamalla kaavarivin Enter-painiketta tai näppäimistön Enter-näppäintä. Solujen tyhjennys Valitse solu (solualue) ja paina näppäimistön Deletenäppäintä. Kaavarivin painikkeet Kun olet aloittanut aktiivisen solun sisällön kirjoituksen tai korjauksen, kaavarivin keskellä näkyvät Peruuta-, Enter-näppäin ja Muokkaa kaavaa -painikkeet. Nämä painikkeet näkyvät kaavarivillä niin kauan, kunnes hyväksyt (Enter) tai perut (Esc) kirjoituksen tai korjauksen. Merkin poistaminen Sekä solussa että kaavarivillä toimivat tekstinkäsittelyn periaatteet. Delete-näppäimellä voit poistaa tekstikohdistimen oikealla puolella olevia merkkejä ja askelpalauttimella (Backspace) vasemmalla olevia merkkejä. Peruuta Enter Muokkaa kaavaa 5
5. AUTOMAATTINEN TÄYDENNYS Seuraavaksi teemme loput vuoden kuukaudet. Olisimme voineet kirjoittaa ne yksitellenkin, mutta on nopeampikin tapa. Aikasarjoissa valitaan ensimmäinen solu, mutta muissa sarjoissa valitse kaksi ensimmäistä solua ennen täyttöä. Aktivoi solu B1 (Tammi). Siirrä hiiren osoitin solun oikeaan alanurkan pienen neliön (täyttökahva) päälle. Paina hiiren painike alas ja vedä solun M1 kodalle (Joulu). Vapauta painike ja kuukaudet tulevat näkyviin. Kirjoita vielä lopuksi soluun N1 Yhteensä. 6. S0LUJEN KOPIOIMINEN JA SIIRTO Koska vuokra on kaikkina kuukausina sama, valitse solu B4 ja vie hiiren osoitin täyttökahvan päälle. 6 Paina hiiren painike alas ja vedä solun M4 kodalle. Vapauta painike ja vuokrat tulevat näkyviin. Yksittäisen solun siirto Valitse siirrettävä solu ja vie hiiriosoitin solun reunaviivan kohdalle. Hiiriosoitin muuttuu nuoleksi. Paina hiiren painike alas, pidä painike alhaalla ja vedä solua osoittavaa kehystä. Vapauta hiiren painike solua osoittavan kehyksen ollessa halutun solun kohdalla. Solualueen siirto Valitse ensin siirrettävä solualue. Alueen valinta tapahtuu siten, että valitset ensin alueen ensimmäisen solun, painat hiiren painikkeen solun keskellä alas ja vedät hiirellä alueen viimeiseen soluun. Vie hiiriosoitin valitun solualueen reunaviivan kohdalle, jolloin hiiriosoitin muuttuu nuoleksi. Paina hiiren painike alas, pidä painike alhaalla ja vedä solualueen kokoa osoittavaa kehystä. Vapauta hiiren painikekehyksen ollessa halutussa kohdassa. Kopioi- ja Liitäpainikkeet Excelissä toimii myös normaali Windowsin leikepöydän käyttö: Voit esimerkiksi kopioida aktiivisen solun sisällön Kopioi-painikkeella ja liittää sen uuteen paikkaan Liitä-painikkeella. Solujen kopioiminen Jos haluat siirtämisen Ctrl sijaan kopioida solun, solualueen tai useamman yksittäisen solun sisällön, pidä vetämisen aikana Ctrl-näppäintä alhaalla.
7. RIVIEN JA SARAKKEIDEN KÄSITTELY Unohdimme laittaa taulukkoomme puhelinlaskun, joten lisäämme seuraavaksi yhden rivin. Valitsemalla pikavalikosta Poista-komennon (Delete), olisit saanut poistettua rivin 4. Rivin lisääminen Napsauta hiiren kakkospainiketta esim. rivin 4 päällä. Valitse avautuvasta rivin pikavalikosta Lisää-komento (Insert). Rivi 4 näkyy tämän jälkeen tyhjänä. Ennen lisäystä rivi 4 ja sen alapuolella olleet tiedot ovat siirtyneet yhden rivin verran alaspäin. Kirjoita nyt soluun A4 Puhelinlasku. Sarakkeen lisääminen Vastaavalla tavalla kuten lisäsit rivin, tapahtuu sarakkeenkin lisääminen. Napsauta hiiren kakkospainikkeella saraketunnusta, esim. J, ja valitse pikavalikosta Lisää-komento. J-sarakkeen ja sen oikella puolella olevat tiedot siirtyvät yhden sarakkeen oikelle. Pikavalikosta löydät myös Poista-komennon. Koska kaikkien solujen sisältö ei näy, joudumme muuttamaan sarakeleveyttä. Rivikorkeus ja sarakeleveys Vie hiiriosoitin A-sarakkeen saraketunnuksen oikeassa reunassa olevan pystyviivan kohdalle, jolloin hiiriosoitin muutuu sarakeosoittimeksi. Paina hiiren painike alas, pidä painike alhaalla ja vedä sarakkeelle uusi leveys niin, että kaikki sarakkeen tiedot tulevat näkyviin. Vapauta lopuksi hiiren painike. Rivikorkeuden muuttaminen Vie hiiriosoitin haluamasi rivin rivitunnuksen alareunaan, paina hiiren painike alas, pidä se alhaalla ja vedä riville haluamasi korkeus. Jos kavennat saraketta liikaa, eivätkä numerot mahdu soluihin, niiden tilalle tulee ####-merkintä. Usean sarakkeen tai rivin muutos Kun valitset ensin useampia saraketai rivitunnuksia hiirellä vetämällä, voit samalla kertaa muuttaa useamman rivin tai sarakkeen korkeutta tai leveyttä. Samalla periaatteella onnistuu myös useamman rivin tai sarakkeen lisäys ja poisto. Kokeile muuttaa kaikkien kuukausien sarakeleveyttä yhdellä kertaa! 7
8. LAJITTELU ON HELPPOA! Käytetään seuraavaksi hyväksi Excelin laajoja lajitteluominaisuuksia laittamalla eri menot aakkojärjestykseen. Napsauta rivitunnusta 2. Paina vaihtonäppäin (Shift) pohjaan ja napsauta rivitunnusta 10. Näin olet saanut valittua lajiteltavat rivit. Napsauta vakiotyökalurivin Lajittele nousevasti -painiketta. Excel lajittelee taulukon tiedot aakkosjärjestykseen. Napsauta taulukon ulkopuolella, jotta saat valinnan poistettua. Voit myös valita solualueita, jolloin lajittelu kohdistuu ainostaan valittuun solualuueeseen. 9. MUOTOILLAAN LUKUJA! Täytetään seuraavaksi taulukkoa aina syyskuuhun saakka. Laitetaan mukaan myös desimaalilukuja, jotta voisimme kokeilla lukujen muotoilua. Desimaalit 8 Syötetään tietoja tällä kertaa seuraavalla tavalla: valitse solualue C2:J9. Nyt voit aloittaa lukujen kirjoittamisen suoraan soluihin. Liiku soluista toiseen ainoastaan näppäimistön Enterillä. Oletusmuotoiluna Excel poistaa 0:t lukujen alusta. Kun haluat kirjoittaa esim. suuntanumeron, valitse Muotoile solut -ikkunan Lukuvälilehdellä luokka Teksti (ks. seuraava sivu).
Kun olet kirjoittanut luvut, valitse solualue B2:J10. Napsauta Lisää desimaaleja -painiketta, niin saat kaikki luvut näkyviin yhden desimaalin tarkkuudella. (Kun napsautat toisen kerran näkyvät luvut kahden desimaalin tarkkuudella jne.). Tuhaterotin Valitse solualue B2:N11. Valitse tyhjätkin solut, koska kun myöhemmin syötämme niihin tietoa, on soluissa voimassa tehdyt asetukset. Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse pikavalikosta Muotoile solut (Format Cells). Valitse Muotoile-solut -ikkunasta Luku-välilehti (Number). Valitse luokaksi Luku. Valitse Käytä tuhaterotinta -kohta ja valitse desimaalien määräksi 0. Napsauta lopuksi OK ja tekemäsi muutokset astuvat voimaan. Lukujen muotoilu -painikkeet Helpoin tapa muotoilla lukuja on käyttää vakiotyökalurivin painikkeita. Kokeile ainakin valuutta- ja prosenttimuotoa joihinkin lukuihin. Jos tarvitset tarkempaa muotoilua, käytä kohdissa 4 8 esitettyä Muotoile solut -valintaikkunaa. Pilkkumuoto Valuuttamuoto Vähennä desimaaleja Kommentit Excelissä on mahdollista merkitä soluun lisätietoa, jotka saa tarvittaessa näkyyviin näytölle, mutta jotka eivät oletusasetuksilla näy tulostettaessa. Tekemäämme taulukkoon voitkin lisätä jonkin kommentin, muistin virkistämiseksi myöhempää taulukon tutkiskelua varten. Valitse esim. solu B3. Napsauta kakkospainiketta ja valitse pikavalikosta Lisää kommentti (Insert Comment). Kirjoita haluamasi lisätiedot ja sulje kommetti napsauttamalla sen ulkopuolella. Kommentin saat taas näkyviin viemällä osoittimen solun B3 päälle, jonka oikeaan yläreunaan on ilmestynyt punainen kolmio kommentin merkiksi. Prosenttimuoto Lisää desimaaleja 9
10. NÄIN TALLENNAT TAULUKKOSI Napsauta vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Voit myös valita Tiedosto-valikosta Tallenna-komennon (File/Save). Valitse Kohde-luettelosta haluamasi levyasema ja Kohde-kansio. Valitse tarvittaessa Kohderuudun alapuolella näkyvästä luettelosta kaksoisnapsauttamalla oikea kansio. Tässä esimerkissä tallennetaan C-aseman Temp-kansioon. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun Excelin oletusnimen paikalle työkirjasi nimi, esim. menot.xls. Napsauta Tallenna-painiketta. Sulje tallentamasi työkirja sen sulkemispainiketta napsauttamalla (ks. viereinen keltainen laatikko). Uudelleentallennus samalla nimellä Napsauta joko Tallenna-painiketta tai anna komento Tiedosto/Tallenna. Työkirja tallentuu suoraan aiemmin tallentamasi työkirjan päälle. Tallennuksen yhteydessä ei avaudu erillistä Tallenna nimellä -valintaikkunaa. Sulkemispainikkeet Valikkorivin sulkemispainike sulkee aktiivisena olevan työkirjan, mutta jättää mahdolliset muut työkirjat ja Excelin avoimeksi. Otsikkorivin sulkemispainike lopettaa Excelin ja sulkee samalla kaikki avoinna olevat työkirjat. Uudella nimellä tallentaminen Kun haluat tallentaa työkirjasi uudella nimellä tai uuteen kansioon, anna komento Tiedosto/Tallenna nimellä (File/Save As). Aikaisemmin tallentamasi versio säilyy tällöin omassa kansiossaan muuttumattomana. Otsikkorivin sulkemispainike Valikkorivin sulkemispainike 11. TYÖKIRJAN AVAAMINEN 10 Vanha työkirja (menot) avataan napsauttamalla Avaa-painiketta tai valitsemalla Tiedosto-valikosta Avaa-komento (File/Open). Valitse Kohde-luettelosta oikea asema ja sen alapuolella olevasta luettelosta oikea työkirjan nimi. Napsauta Avaa-painiketta. Voit avata neljä viimeksi käytössä ollutta työkirjaa suoraan Tiedostovalikosta. Ne näkyvät valikon alaosassa.
12. TEHDÄÄN SUMMA-KAAVAT! Excelissä on yli 200 funktiota, joista tärkein on SUMMA-funktio. Sen avulla lasketaan soluissa olevat luvut yhteen. Seuraavaksi laskemmekin taulukostamme kuukausittaiset sekä jokaisen ryhmän vuosittaiset menot yhteen. Sarakkeen yhteenlasku Valitse solu B11, johon laskemme tammikuun menot. Napsauta vakiotyökalurivin Summa-painiketta. Excel ehdottaa kaavaksi =SUMMA(B10). Meidän on valittava kaavaan kuukauden kaikkien ryhmien menot eikä vain vuokra. Joten vie hiiriosoitin solun B10 päälle ja paina hiiren painike pohjaan. Vedä solualue soluun B2 saakka ja vapauta hiiren painike. Näet kaavassa uuden solualueen (B2:B10). Hyväksy kaava painamalla Enteriä. Saat tulokseksi 2970. Mikä on kaava? Kaava on yksinkertaisimmillaan perinteinen laskutehtävä, jonka tulos näkyy solussa. Jos tässä esimerkissä kirjoitat itse soluun B8 kaavan =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10 ja hyväksyt sen Enterillä, näet solussa B11 luvun 2970. Kaava alkaa aina yhtäsuuruusmerkillä ja se kirjoitetaan ilman välilyöntejä. Kaavassa pätevät yleiset aritmeettiset laskujärjestykset eli kerto- ja jakolaskut lasketaan ennen yhteen- ja vähennyslaskuja sekä sulkulausekkeen sisällä olevat merkinnät lasketaan ensin. Rivin yhteenlasku Täytä kaikki taulukon tyhjät kohdat nollilla, niin näet millä tavalla se vaikuttaa SUMMAkaavan laskemiseen. Valitse solu N9 ja napsauta Summa-painiketta. Excel osaa nyt oletuksena ehdottaa kaavaan solualuetta B9:M9, koska solualue ei sisältänyt tyhjiä soluja. Paina Enteriä ja saat tulokseksi 415. Yleensä tämän tyyppisissä taulukoissa ei kannata jättää lukujen tilalle tyhjiä soluja, vaan täyttää ne nollilla. Excelin oletukset Summapainiketta käytettäessä Excel lisää automaattisesti SUM- MA-funktion kaavaan sen lukuja sisältävän solualueen, joka on summafunktiosolun ylä- tai vasemmalla puolella. Jos sekä yläpuolella että vasemmalla puolella on lukuja, Excel valitsee yläpuolella olevan solualueen kaavaan. 11
13. NÄIN KOPIOIDAAN KAAVAT Valitse solu N9, jossa meillä on summa-kaava. Vie hiiren osoitin täyttökahvan päälle ja paina hiiren painike alas. Vedä ylöspäin ja vapauta solun N2 kohdalla. Solussa N9 oleva kaava on kopioitunut suhteellisesti soluihin N2:N8. Voit jatkaa kaavan kopioimista vielä alaspäinkin. Vie osoitin uudelleen solun N9 täyttökahvan päälle ja kopioi kaava soluun N10. Kopioi vielä lopuksi solun B11 kaava soluun N11 asti. Tällähetkellä vuoden menosi olisivat 32 325 mk. Täyttökahva Jos solu sisältää kaavan, voit kopioida sen täyttökahvan avulla vaaka- tai pystysuunnassa. Jos solussa ei ole kaavaa, kopioi täyttökahvan vetäminen solun sisällön. Voit käyttää täyttökahvaa myös eri tyyppisten sarjojen tekemiseen, esim. aikasarjat (ks. s. 6). 14. OHJATTU FUNKTIO Lasketaan tammi-syyskuulta menojen kuukausittainen keskiarvo. Kirjoita soluun A13 Keskiarvo (kk) ja valitse solu B13. Napsauta vakiotyökalurivin Ohjattu funktio -painiketta. Valitse funktioluokaksi Tilasto ja funktioksi KESKI- ARVO (Statistical/Average) ja napsauta OK-painiketta. Mikä on funktio? Funktiot ovat Exceliin ohjelmoituja toimintoja, jotka helpottavat kaavojen kirjoittamista. Kun teit edellisen sivun esimerkissä soluun B11 kaavan: =SUMMA(B2:B10) ja hyväksyit sen Enterillä, saat saman tuloksen kuin olisit kirjoittanut itse kaavan =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10. 12
Valitse Luku1-ruutuun solualue B11:J11 taulukosta maalaamalla ja napsauta OK-painiketta. Soluun B13 kaavariville ilmestyy kaava =KESKIARVO(B11:J11) ja solussa näkyy alueen B11:J11 keskiarvo 3092. Kun lisäät lokakuun menot taulukkoon, korjaa keskiarvokaava. Napsauta ensin solua B13, sitten kaavarivin kaavaa ja korjaa solualueeksi (B11:K11). 15. MUOTOILLAAN TAULUKKO Käytetään taulukon muotoilussa hyväksi Automaattista muotoilua niin, että luettavuus ja ulkonäkö parenee. Valitse solu A1 ja anna komento Muotoile/Automaattinen muotoilu, jolloin Excel automaattisesti valitsee solualueen A1:N11. Valitse Muotoilut-kohdasta Klassinen2. Napsauta OK-painiketta ja taulukko muotoutuu valitsemallasi muotoilulla. Valitse solu N11. Napsauta Täyttöväri-painiketta ja valitse haluamasi väri. Lihavoidaan vielä solun N11 luku napsauttamalla Lihavoitu-painiketta. Valitse vielä lopuksi solu A13 ja kokeile haluamiasi muotoiluja. Jos olet muotoillut talukkosi omilla muotoiluillasi ja teet sen jälkeen Automaattisen muotoilun, niin Excel muuttaa useissa tapauksissa tekemäsi muotoilut. Joten jos käytät Automaattista muotoilua, niin tee omat muotoilut vasta sen jälkeen. 13
16. TEHDÄÄN TAULUKOSTA KAAVIO! Tehdään vielä pylväskaavio selventämään sitä, miten suuren osuuden kukin ryhmä vie kokonaissummasta vuodessa. Valitse solualue A2:A10, paina vaihtonäppäin (Shift) pohjaan ja valitse solualue N2:N10. Napsauta Graafinen kuvaaja -painiketta. Valitse kaavion lajiksi pylväs ja malliksi ensimmäinen vaihtoehto. Napsauta Seuraava-painiketta (Next). Valitse Riveillä-vaihtoehto ja napsauta Seuraava-painiketta. Kirjoita kaaviolle otsikko ja napsauta Seuraava-painiketta. Sijoitetaan kaavio Objektina. Napsauta Valmis-painiketta ja kaavio ilmestyy taulukkoosi. 14 Kun liikutat hiiren osoitinta kaavion päällä, niin keltainen opasteteksti näyttää eri alueita kaaviosta. Kaksoisnapsauttamalla esim. kaavioalueen päällä, pääset muotoilemaan sitä. Voit myös siirtää kaaviota, paina hiiren painike pohjaan kaavioalueen päällä ja siirrä hiirtä. Voit myös muuttaa kaavion kokoa sen koonmuuttokahvoista vetämällä. Koonmuuttokahvat
17. ESIKATSELU JA TULOSTAMINEN Mikäli haluamme taulukon kaavioineen mahtuvan yhdelle A4- sivulle, täytyy se kääntää asetuksissa vaakaan ja pienentää sen kokoa. Muutamme tulostuksen asetuksia esikatselun kautta. Ennenkuin napsautat Esikatselu-painiketta, varmista ettei kaavio ole valittuna (muuten esikatselussa näkyisi ainoastaan kaavio ja voisit tulostaa pelkästään sen). Ikkunan vasemmassa alareunassa näet, monellekko sivulle taulukko nyt tulostuisi. Vasemmassa yläkulmassa ovat Seur- ja Edell-painikkeet, joita napsauttamalla voit selata taulukkosi sivuja. Napsauta Asetukset-painiketta. Valitse Sivu-välilehdeltä arkin suunnaksi Vaaka. Skaalaa taulukkoa 90%:iin. Reunukset-välilehdellä keskitä taulukkosi vaaka- ja pystysuoraan sivulle. Hyväksy OK-painikkeella ja katso mahtuuko taulukko sivulle. Aloita taulukon tulostaminen napsauttamalla Tulosta-painiketta. Palaat Normaali-näkymään ja Tulosta-ikkuna aukeaa. Käynnistä tulostus OK-painikkeella. Käy muuttamassa Sivun asetukset -ikkunan Sivuvälilehdeltä skaalausprosenttia, jos taulukko ei mahtunut sivulle ensimmäisellä kerralla. 15