Ohje tekstinkäsittelyharjoitus 10. Pöytäkirja, jossa käytetään ylätunnistetta. Tehtävän aloitus

Transkriptio

1 Ohje tekstinkäsittelyharjoitus 10 Pöytäkirja, jossa käytetään ylätunnistetta Standardiasiakirjan asettelut Microsoft Word 2007 ja 2010 versioissa Word ohjelman oletusasetukset ovat sellaiset, että suomalaisen standardin mukaisen asiakirjan aloittaminen ei ole aivan yksinkertaista. On monta pientä muistettavaa asiaa ja monet opettajat opettavat asian omalla tavallaan. Asiakirjastandardi SFS-2487 muuttuu ja uusia suosituksia tulee aika ajoin. Tässä on yksi tapa saada standardi kohdalleen. Mikä SFS on? Suomen Standardisoimisliitto SFS on standardisoinnin keskusjärjestö maassamme. Jäseninä liitossa on elinkeinoelämän järjestöjä ja Suomen valtio. Liiton palveluksessa on runsaat 50 henkeä. SFS on riippumaton, taloudellista voittoa tavoittelematon yhdistys. Standardisoimisliitto on jäsenenä kansainvälisessä standardisoimisjärjestössä ISOssa (International Organization for Standardization) ja eurooppalaisessa standardisoimisjärjestössä CENissä (European Committee for Standardization). Lähde: Standardisoimisliiton tehtävät huolehtii siitä, että Suomeen luodaan standardikokoelma, joka vastaa maan tarpeita ja sisältää kansainvälisten ja eurooppalaisten sopimusten edellyttämät kansalliset standardit. ohjaa ja koordinoi kansallista standardisoimistyötä ja vahvistaa kansalliset SFS-standardit. Tehtävän aloitus Avaa tyhjä asiakirja. Uuden asiakirjan oletuksena on, että aina kun painat enteriä näppäimistöltä, asiakirjan kappaleen jälkeen tulee 10 pt väli. Tavallisessa asiakirjassa tämä on hyvä asia, mutta standardimuotoisessa asiakirjassa osoitetietojen ja listojen välissä ei saa olla ylimääräistä tyhjää. - Poista siis ensimmäisenä 10 pt välistys Sivun asettelu-nauhalta Jälkeenruudusta (muuta nollaksi) tai Aloitus -nauhan tyyleistä Ei väliä painikkeesta - Muuta haluamasi Fontti ja fonttikoko Yleinen fontti on TimesNewRoman tai Arial 12 pt Jos asiakirjan sarkaimet ja sisentäminen ovat sinulle uusi asia, tai kaipaat ensin kertausta, olisi hyvä jos teet tekstinkäsittelyharjoitus 5 alapuolella olevan Sisentäminen harjoituksen - Riviväli 1 Aloitus-nauhalta - Muuta asiakirjan marginaalit eli sivunreunat standardia mukaellen. Vasen reuna 2 cm, yläreuna 1 cm. Oikea reuna ja alareuna on helpointa laittaa 1 cm:n (helppo muistaa: vasen 2 cm, muut 1 cm). Sivun asettelu Reunukset-painike

2 Pöytäkirjan kirjoittaminen - ylätunniste Monisivuisessa asiakirjassa suositellaan, että kirjoittajan tunnistetiedot näkyvät jokaisen arkin yläreunassa. Siksi kirjoittajan osoitetiedot, asiakirjan nimi, asiakirjan numero. sivunumerointi ja päivämäärä kirjoitetaan ylätunnisteeseen. - Avaa ylätunniste kaksoisklikkaa paperin yläreunassa (1 cm marginaali alueella) Samalla avautuu uusi työkalunauha Ylä- ja alatunnistetyökalut, josta voidaan lisätä mm. päivämäärä ja sivunumero sekä sivumäärä Pikaosat-painikkeen kautta Sarkaimet Ylätunnisteessa: Sarkainasetukset täytyy muuttaa 2,3 cm:n välein. Normaalitilanteessa ylätunnisteessa on keskittävä sarkain kohdassa 8,5 cm ja oikea sarkain kohdassa 17 cm. - Vedä nämä sarkaimet pois hiirellä (tartu hiiren ykköspainikkeella kiinni mustasta sarkaimen merkistä, raahaa hiirellä ja pudota arkille (vapauta hiiren painike) viivain päälle/pois Nyt viivaimen alareunassa näet harmaat palkit (7 kpl) 2,3 cm välein (2,3 cm, 4,6 cm, 6,9 cm, 9,2 cm, 11,5 cm, 13,8 cm ja 16,1 cm kohdalla). Nämä ovat sarkaimet Tarkasta että ylätunnisteessa on sama fontti jo fonttikoko, mitä aiot käyttää muussa asiakirjassa esim. Arial tai TimesNewRoman 12 pt (Aloitus-nauhalta) Katso ohje sivunumeroinnin ja päivämäärän lisäämiseen seuraavilta sivulta! - Aloita ylätunnisteen kirjoittaminen. Sarkaimella siirryt rivillä eteenpäin (nuolet mallissa). Enterillä lopetat rivin ja pääset seuraavalle riville. Jos haluat, niin Aloitus-nauhalta saat mallin mukaiset asettelumerkit päälle. Painikkeen nimi on Näytä kaikki. 9,2 cm 13.9 cm 16,1 cm

3 sarkain 4 sarkain 6 ja 7 Sivunumerointi Miten lisäät sivunumeron ja -määrän? Niitä ei kirjoiteta näppäimistöltä! Kun olet kirjoittanut ensimmäisen rivin melkein valmiiksi, jätä kursori vilkkumaan ylätunnisteessa siihen kohtaan josta sivunumero alkaa Sivunumero - Valitse työkaluista Sivunumero, Nykyinen sijainti Normaali numero Sivumäärä sulkeissa (1) Kirjoita sulku auki ( ja valitse Pikaosat Kenttä ja valitse sieltä NumPages, OK ja kirjoita sulku kiinni ) Tunniste on nyt tämän näköinen - Kirjoita osoitetiedot ja puhelinnumero ja lisää päivämäärä

4 Päivämäärä Pysyvä päivämäärä voidaan kirjoittaa näppäimistöltä, mutta helppo tapa on valita Päivämäärä-painike. Aseta kursori oikeaan paikkaan ja klikkaa Päivämäärä ja aika, OK. Päivänmäärän muoto voi olla: - pysyvä, joka ei enää muutu asiakirjaa avattaessa - päivittyvä, joka muuttuu kalenterin mukaisesti samalle päivälle, kun avaat asiakirjan Viimeistely - Lisää vielä 3 enterin painallusta päivämäärän jälkeen. Tämä asettaa ylätunnisteen + marginaalin 9 riviä korkeaksi, jolloin pöytäkirjan kirjoittaminen alkaa automaattisesti riviltä 10. Näin myös monisivuisen asiakirjan jatko-osat (muut sivut) alkavat automaattisesti riviltä 10 rivit Sulje ylätunniste, koska itse pöytäkirjaa ei kirjoiteta tunnisteeseen. Kaksoisklikkaa hiirellä paperin keskiosassa, jolloin palaat normaali asiakirjaosaan. Asiakirjan rivit Asiakirjan rivien paikasta on kaksi erilaista koulukuntaa siitä, missä kohtaa on ensimmäinen asiakirjan rivi. Toiset eivät huomio laskennassa 1 cm:n marginaalia, toiset taas laskevat että rivit 1 ja 2 ovat marginaalissa. Katso Harjoitus 9 - Kokouskutsu Rivin korkeus fonttikoolla pt on 5 mm. - Marginaalissa lasketaan olevan rivit 1 ja 2 (yläreuna 1 cm) - Joten standardin 3. rivi on se rivi, johon ensimmäisenä päästään kirjoittamaan (YHDIS- TYS YLEISHYÖTY.). Tässä harjoituksessa ylätunnisteen ensimmäinen rivi - Päivämäärä tulee riville 6 tällä rivillä on myös päivämäärän paikka. - rivit 7, 8 ja 9 entereillä, jotta monisivuisen asiakirja ylätunnisteet asettuvat automaattisesti oikein - Ylätunniste suljetaan ja kursori vilkkuu rivillä 10 tunnisteen alapuolella

5 Aloita pöytäkirjaosan kirjoittaminen. Käytä oikeita sisennystapoja. Jatko-osan lisääminen kohdat 5 eteenpäin - Avaa moodlesta pöytäkirjan jatko-osa Pöytäkirja2 - Maalaa asiakirjan teksti jatko-osassa - Valitse kopioi - Voit sulkea tämän asiakirjan - klikkaa kirjoittamasi asiakirjan kohta 4 kappaleen alapuolelle - Liitä Nyt on tarkistettava liittyikö teksti oikein? Usein ongelmana on fontti ja fonttikoko sekä alussa mainittu 10 pt välistys. - maalaa nyt liitetty teksti kappaleesta 5 alaspäin (ihan loppuun) - tarkasta välistys 10 pt (Sivun asettelu-nauha Välit jälkeen 0 pt) - muuta fontti jo fonttikoko käyttämääsi fonttiin - tarkasta riviväli 1,0 - Tallenna työ